接待工作的内容往往具体而琐碎，涉及许多部门和人员。要求办公室人员在接待工作中要开动脑筋，综合考虑，把工作做得面面俱到、有条不紊、善始善终，也就是要一环扣一环，一丝不苟地做好每一件事；切忌有头无尾、缺少章法。比如，接到一个任务后，不能慌张忙乱，而要弄清情况，做好准备工作，同时可以拟订出完整的接待方案报领导审批，然后按领导审批后的方案一一落实，使客人感到宾至如归、处处方便。假如某一个环节没考虑周全，容易使人感到不热情、不重视，以致影响全局。许多单位都制定接待方面的规章制度，办公室接待人员必须严格遵照执行。例如不得擅自提高接待标准；重要问题随时请示汇报；对职责范围以外的事项不可随意表态；不准向客人索要礼品，对方主动赠送，应婉言谢绝，无法谢绝的，要及时汇报，由组织处理；要根据不同国家、地区、民族的风俗习惯来区别接待来访者。
3勤俭节约，保守秘密
接待工作在某种意义上是一项消费活动，需要人力、物力、财力的投入。办公室接待人员要厉行节约、精打细算、勤俭务实，不搞形式主义、不摆阔气、不讲排场、不大吃大喝，抵制奢侈铺张的不正之风，尽可能少花钱、多办事。
办公室人员在重要的接待工作中，往往参与接触到一些机要事务、重要会议、秘密文电资料等，所以要特别注意保密工作。迎来送往的过程中，尤其要注意言谈举止，注意内外有别，严守单位秘密。
五、交谈礼节
1交谈称呼
在交谈中，称呼语要得体，要看交谈对象的职业、年龄、性别等条件。在机关举行工作会谈，有职务的则应尊称职务，如李校长、王书记、郭厂长、刘主任等；对学者、知识分子，可称职称，如×教授、×工程师等。对下级年龄大的称“老×”，年龄小的称姓名，或“小×”。对各行各业的人，可以按其行业特色称呼，如理发员同志、售票员同志、司机同志、厨师同志，或者称“师傅”；对农民称“老乡”。对年龄大的可称“老大爷”、“老大娘”；对和自己年龄相当的可称“大哥”、“大姐”，对年幼的可称“小弟”、“小妹”等。与各种称呼比较，称“同志”这个称呼有较大的“跨度”和“保险系数”。
称呼时要用尊称，不能用鄙称，如剃头的、烧饭的、卖票的、开车的等，更不能称绰号。
对于某些人，称呼时要考虑到对方的心理因素，要注意他人的禁忌。如对于未婚的大龄青年，要是称他们“老××”，反而引起不快。
2交谈态度
交谈时态度要诚恳、热情、大方，这是交谈的基础，不能给对方一个油头滑脑或胆小如鼠的印象。只有坦诚相见、诚恳坦率、谦虚谨慎的谈论态度，才能创造融洽的交谈气氛，使人感到亲切自然。
首先要谦虚。在与别人交谈时，不要妄自尊大、盛气凌人、刚愎自用。我们在听别人自吹自擂时，总感觉不舒服，觉得此人水平不高，修养很低。有人在谈话中目中无人，张口“我怎么怎么”、“我们单位怎么怎么”，闭口“那个单位不好”、“谁谁才不行呢”等等。一讲起自己就滔滔不绝，不容别人插进一句，这样的交谈是不会取得成功的。在交谈场所，不要把自己的长处常常挂在嘴边，老在人前炫耀自己的成绩，一有机会就卖弄自己，这样无形中就贬低了别人，抬高了自己，结果也被人看不起。
其次要大方自然，交谈中双方要互相尊重，一方认真谈，一方倾心听。谈者最好面带喜色，不要板起面孔，也不能害怕对方，仰脸看天花板，或者低头看脚尖。
3插谈
如果别人在交谈，你不避嫌疑，硬凑向前去与其中的一个人谈，这是不会受欢迎的。你若要同其中的一个人交谈，最好先打个招呼，待别人谈话告一段落后再谈。如果同时在场谈话的有三人以上，听别人谈话时，你若有高见，别人一时又想不到恰当的表述，或正在缓慢、迂回之际，你可以插上一两句画龙点睛，会使谈话气氛活跃一些，但不能一直说下去，否则会引起别人的反感。若是同一个场合三个人交谈，你和其中的一人交谈时，不要忘记另外的人，要不时地进行“插谈”，或寻找契机，让他人有发言的机会，如将他人冷落一旁，或两个人窃窃私语，生怕别人听见，置其他人于尴尬的境地，这都是不礼貌的表现。如你需要私谈，可再寻找时间。
4听的礼节
交谈是双方的事，一方在谈，一方就要听。听也有很大的学问。
（1）耐心地把别人的话听完。把话听完这是一个对听者最低的也是最高的要求，听者要做到这一点并不容易，因为随着谈话者的感情，听者不由自主地掺杂个人感情进去，不管别人说话好听与否，听完对自己都是有益处的。因为听别人的谈话，可以看出对方对此事的态度，同时也给自己留出了思考的时间，可以想得周密一些，寻找“进攻”的理由或机会。
即使说话的对方是一个自己不喜欢，或者是面貌丑陋、声音尖怪、讲话粗野的人，或者一开始自己就存在成见，我们还是要真心实意地把对方的话听完，不能急忙打断别人的话。如“你说的不行，那怎么行呢……”或者“你听我说，你先听我说好不好”，有时还带着不耐烦的样子，这样实则对自己不好，这个时候要克制一下自己的感情，多训勉自己，一定要把话听完。
（2）听话时的表情。话是用耳朵听的，会听话的还能用“眼睛”听话。听话时的表情非常重要，一个重要的表情就是“眼睛”自始至终地温和地看着对方，使对方认为你是在真心听他谈话。听话时不要两眼困怠、似睡非睡，表现出无精打采的样子；更不能两眼瞪得很大，心里胡思乱想一些其他事情。
听别人说话时，要随着别人的表情点一点头，有时脸上可挂上一丝微笑，表示你愿意听他说话。
听别人说话时，不要玩东西，也不要经常看表，更不能站起来走动，或同另外的人谈话、耳语，这都是对讲话者不尊重的表现。
（3）听话时的语言表现。听别人说话，要表现得含蓄一些，要少用“是”、“不”、“对”、“不对”、“很好”、“可能”、“会好的”等这类浅显的字眼，要说出含蓄、深刻的话，以取得对方的信任。
同时还有一种情况，对方的话还未讲完，听者就掐头去尾，断章取义，随便给人下定论，或乱扣帽子，妄加评判，这只能说明听者的无知，这样也不能把谈话顺利地进行下去，不能获得满意的效果。
5交谈的语言
（1）交谈时语言要准确、通俗。交谈要用口头语言，正确地表达自己的思想。谈的话要能让人明白是什么意思，不能让人猜想，这就要求语言通俗化、口语化；不要用那些文绉绉的语言，文绉绉的语言既不亲切，又艰涩难懂，充满书呆子气，又有卖弄之嫌，结果往往事与愿违，有时还会闹出笑话。
语言的准确还表现在对听众对象的区别上。由于人的工作、地方不同，在用语上也就会不同，每个行业有每个行业的熟语和简称。如果用得不对，还会引起误解，因此谈话要看对象。
（2）谈话要委婉、生动。与对方交谈，遇到对方的毛病或不足之处不便启齿时，语气要委婉一些，不能伤对方的面子，那样会置对方于难堪的境地，会伤双方的情感。特别在社会交际和政治生活中，人们往往遇到不便直言之事，只好用隐约闪烁之词来暗示，不可直说。
使用委婉语，要注意避免晦涩艰深的语言。谈话的目的是让人听懂，不能一味追求奇巧，说出来让人丈二和尚摸不着头脑。要做到语言含蓄，必须善于洞察谈话的情景，恰当分析谈话的内容，还要反应敏捷，有随机应变的本领，这样才会使谈话自如。
谈话不能死气沉沉，翻来覆去就那一句话，而要生动。谈话生动的主要方法是形象、幽默，有些复杂的道理用一两句形象、幽默的话就能让人明白。
（3）交谈忌用的“口头禅”。口头禅指人在谈话中经常不自觉地吐露出来的重复性的语言，也叫口头语。口头禅是听众最厌恶的语言，让人听起来别别扭扭，不是滋味，常常把很好听的一句话分解得支离破碎，口头禅是废语，语言的垃圾，必须坚决清除。我们所听到的口头禅很多，每个人有每个人的口头禅，有的在谈话中重复得多一些，有的重复得少一些。有些人的口头禅变成了人们的笑料。有的口头禅根本与内容无关，但是还要说。如有个同志喜欢说“来说”口头禅：“大家要注意听了，来说不注意听怎么行呢，来说，谁不注意听，来说。”有的喜欢说“来讲”口头禅：“这个问题来讲，我们可以这样分析，就分析这个问题来讲，还有许多问题来讲。”这样谈话实在别扭。
有些人讲话不作准备，词语贫乏，说了上句没下句，有时常常思绪紊乱，不知所云，就用“这个这个”的口头禅来弥补，有时候有人竟一连多少个“这个这个这个这个……”并且说得很快。还有惯于用叹词作口头禅的如：“嘿”、“啊”、“哼”、“嗯”、“咳咳”、“嘛”等。
为去掉口头禅要做到讲话中：第一，要丰富自己的词汇，多读书，拓宽自己的知识面。第二，谈话时思维要清晰，头脑要冷静，经常暗自提醒自己，不说口头禅。第三，谈话时速度放慢些，口头禅往往是从说话过急、过快中溜出来的，不被人注意，有时自己也感觉不到，因此谈话前要考虑成熟，语气再放慢一些，自然口头禅就会少了。第四，有了口头禅，平常用力矫正，多朗诵诗文，并录下来，反复对照、修改，口头禅就会消灭的。
（4）随机应变的艺术。随着交谈的步步深入，可能会出现一些不好解决和不好回答的问题，此刻交谈者就要反应机敏、灵活，具有较强的应变能力，回答得恰到好处，既不失身份，又不失道理。
在交谈场合，有时候会遇到别人有意或无意的讽刺、挖苦，这时就应调动自己的智慧，随机应变，化被动为主动，根据不同的情况采用不同的对付办法，以自我防卫。
若是对方怀有恶意、故意挑衅，你要以牙还牙、针锋相对。
例如，周总理在一个美国记者提问的“堂堂中国人，为何还要用我们美国的钢笔”时，回答：“提起这支钢笔，话就长了，这是一位朝鲜朋友的抗美战利品嘛，作为礼物赠送给我的。我无功不受禄，就拒收。朋友说，留下做个纪念吧。我觉得有意义，就收下了这支贵国的钢笔。”那个记者听后，一脸窘相，怔得半晌说不出话来。
有时候遇到棘手的问题，可以幽默谐趣的方式回答，化险为夷，改变窘态。如果有人用过于唐突的言辞使你受到伤害，或使你难堪，你应含蓄以对，或采取装聋作哑、拐弯抹角，或采取顺水推舟、轻移“视线”、答非所问等办法反驳对手，会取得良好的功效。
六、宴会座次
1宴会安排
宴会开始之前，宾主入座要有讲究，有的互相谦让一番。其实谁主谁次，各位来宾心中有数，谦让只是出于礼貌罢了。我国各族人民向来有“长幼有序、亲疏有别”的礼仪规定，世界各国也在座次礼貌上莫不讲究。现在无论是机关、单位或是个人家庭举行宴会都讲究座次的安排，因为通过座次安排表示对客人的尊重，也便于主宾之间的交谈。
2欢迎客人
日常生活中请客是常有的事，作为东道主总是一片盛情想把酒菜安排得可口，以使客人满意。然而请客吃喝毕竟还是次要的，主要的还是宾主之间的交谈，感情的交流。因此东道主要对客人表示真诚的欢迎和尊重。
作为客人赴宴时也要讲究文明礼貌。首先要注意仪表，穿戴大方得体。赴宴要遵守时间，既不要太早，也不能迟到“闯席”，应比主人通知的时间稍提前一点到场。结了婚的人参加婚宴时，最好是夫妻双双赴宴。有小孩的人最好不带孩子赴宴，必须带时要教育好孩子遵守宴会规矩。当走到主人家里或酒楼席边，应首先跟主人打招呼。对于后来的客人，不管相识不相识，都需要笑脸相迎，点头示意，互相问好。对长辈老人，要主动起立，让座问安，对于小孩则应问姓询岁，多加爱抚。
3请客入座
入席时，主人早有安排，会向客人招呼，做客的不必急于就座。宴会中的桌次、座次谁先谁后，宾主心中都清楚，通常应让主要来宾入上座，主人主要负责人紧陪，下属人员依次就座。
就座之际还应向其他客人表示礼让，如有女宾，应先让女宾就座。入座之后还有一些简短的交谈，作为客人应注意应答，不可一入座就等待就餐，左顾右盼、玩弄碗筷、垂涎三尺，更不能先吃桌上摆好的冷菜。
4上菜斟酒
客人入座后，稍停片刻，就可以上菜了。一般是先上凉菜，待喝酒进行一段时间再慢慢上热菜。
斟酒，应从第一位主宾开始，按顺时针方向绕餐桌依次进行。给每位客人斟酒，应手持酒瓶，商标先向宾客示意一下，如客人有不同意的表示，应换其他酒。斟酒姿势要端正，站在客人身后右侧，右手拿酒瓶斟酒，不可左右开弓，身体不可紧贴客人，但也不能离得太远，斟酒不可太满，以八分满为好。瓶口不可搭在酒杯口上，距离两厘米为宜，免得相互碰击。要注意瓶内酒量的多少，倒时，瓶内酒越少，出口速度越快，酒容易冲出酒杯。要掌握好酒瓶倾斜度，使酒徐徐注入酒杯，酒到杯中有八成时，要旋转瓶身，抬起瓶口，使最后一滴酒分布在瓶口边缘上，做到点滴不洒。倒啤酒的速度要慢，让啤酒顺着杯边流入杯内，这样既能把杯中倒满，又避免产生大量泡沫溢出。
5致祝酒词
酒菜上好后，还不能忙着端杯喝酒或拿筷子吃菜，还要等东道主（主持人）致祝酒词。祝酒词是宴会的开场锣鼓，如果敲得悦耳动听，便可给宴会创造一个良好的气氛。祝酒词有的是事先写好的，国宴上的祝酒词多是这样，也有的祝酒词是即兴表达，但不管是什么场合的祝酒词，都应简短、观点明确，且富于文学色彩，语言幽默风趣、耐人寻味、感情真挚等特点。有不便说的话，并且非要说不可，也不能直接说出，而要委婉表达。
6宴会文明
在宴会上，还要注意吃得文明。第一道菜上来，应等主人让过以后，大家都吃时再吃，不可争先恐后，更不能站起来夹菜。进餐时吐出来的骨头等应放在自己面前的桌上，不要随地乱扔。夹菜的动作要轻，不要碰倒杯盘，溅及邻客，弄得大家手忙脚乱，减少兴致。吃时要闭着嘴咀嚼，不要发出响声。喝汤时，要用汤匙舀着喝，如果汤和食物太热，不可用嘴吹，应等到不烫时再用。吃的时候，要随时附和别人的谈话，不能埋头闷吃、闷喝，不苟言笑。
饮酒要留有余地，慢酌细饮，千万不可喝“英雄酒”。饮酒前后，要谈一些愉快的、健康的见闻和真实感受，不可说伤人的话。席半离场是不礼貌的；确需离场，须向主人说明情况，表示歉意；并向本席客人点头示意方可离去。
日常办公用品的管理
一、办公物品领用申请管理
在办公用品领取和发放工作中，保管员要坚守工作岗位，服务要热情周到，对不符合领取规定的，要做好解释工作，使之能够理解。
1一般文具
文具申请可定于每月25日前，由各部门填写“文具领用申请单”，交行政部门统一采购，次月5日发放。
2印章
公务用的各种人员、单位、公司印章，均须事先提出申请单，经部门主管及管理部经理审核后，交行政部门采购并登记、管理。
3到职离职人员
新进人员到职时，由该部门提出文具申请单，向行政部门请领文具。人员离职时，应将剩余文具一并交所属部门交接人，行政部门督办。
4名片
