在涉外公务活动中，一定少不了各种活动安排，如会见、会谈、签订协议，举行各种仪式，等等。掌握这些礼仪要求，就会促使交往目的的实现。
（一）会见与会谈礼仪
在涉外活动中，不论是什么性质，一般均应根据双方身份及来访目的，安排相应领导人和部门负责人会见。
会见是涉外交往中一种常见的和重要的活动。会见的目的在于双方通过直接的、面对面的交谈与互动来增进感情、加深了解、交流看法，或通过磋商来解决矛盾，达成共识。所以，涉外交往中的许多成果都是在会谈的过程中形成的。其中，谙熟并遵循会见与会谈的一些礼节要求，对于保证这项活动的成功无疑有着重要作用。
会见又可分为接见或拜会。身份较高者去见身份较低者，或是主人会见客人，一般称为会见。凡身份较低者去见身份较高者，或是客人去见主人，一般称为拜会或拜见。从内容上讲，会见有礼节性的，也有政治性的、事务性的具有实质意义的会见。礼节性会见一般时间不长，话题较为广泛，形式也比较随便。政治性会见一般要谈论双边关系、国际局势等重大问题，话题较为严肃，形式较为正规。事务性会见则涉及一般外交交涉、业务商谈和经贸、科技、文化交流等内容，有较强的专业性。
1.座位安排
（1）会见座位的安排
无论是在什么样的房间，都必须依人数的多少、房间的大小及形状、房门的位置等情况而安排座位，宾主可以穿插坐，也可分开坐，取决于采用何种方式方便讨论或谈话。会见场所的座位形状有弧形、方形（长椅和单椅两种）。
（2）会谈座位的安排
会谈的座位安排一般依照西方惯例，使用长方形、椭圆形或圆形的桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人以背向门落座，而让客人面向大门。其中，主要会谈人员居中，其他人按照礼宾顺序左右排列。在这里需要说明的是，许多国家都把译员和记录员安排在主要会谈人员后面就座。我国习惯上是把译员安排在主要谈判人员的右侧就座，这主要取决于主人的安排。
在日常应用中，单位还会有一些更适合自己所要求的一些方式。必须指出的是，无论何种方式，都必须体现出双方（或各方）相互平等的意念，即不能表现出故意把哪一方放在前，而冷落另一方。
2.会谈会见的准备
（1）报名姓名。提出会见（会谈）要求的一方，应该把要求会见人的姓名、职务以及目的预先告知对方，同时将自己一方参加会见的人员姓名、性别和职务等较详细的情况提交对方。
（2）及时申请。如果是被要求会见的一方，在得到通知后，应尽快申请，在上级部门批示是否可以之后，要尽快通知对方会见的时间、地点、会见人员和注意事项等。同时安排会见当中的一些具体事项（如接送人员、车辆、场地、旗帜、茶点、座位卡等等的安排）。在初步准备妥当之后，还要通知对方有关具体情况。这时不要忘了通知我方参加会见的其他人员及有关事项。
（3）准时到达。主人应该首先到达，但如果是身份较高的人士接见，那这位人士可以在客人到齐后再到场。
（4）房间大小要适宜。如果房间面积较大，人数较多，需要准备扩音器并预先调试好。同时，还要在桌子或椅子上摆放中外文书写工整而且字体较大（便于识读）的座位卡，或者由对外宾比较熟悉的几位人士引导就座。
（5）准备饮料。如果摆放有茶几或桌子，还应准备些饮料。我国主要是准备传统饮料——茶水。夏天可摆放矿泉水等，但不可准备含有酒精的任何饮料。如果会见时间长，还可准备咖啡或红茶。
（6）安排合影。如果准备合影，要预先统计好有多少人需要照相，并画好合影图，安排好礼宾次序。一般是主人居中，主宾紧挨主人的右边，主客双方间隔排列，两端则由主方人员把边。如果需要分前后排分列，还要考虑第一排人员的身份、双方人员在职位上的均衡，同时也要注意到场地的大小、是否能把所有的人都摄入镜头，等等。合影的时间一般安排在主客双方见面之后，但有时也放在会见之前。
（7）热情迎接。客人到达时应该派代表到门口迎接，并负责引领进会客间。客人身份很高而企业也有条件时，可以考虑铺设地毯。会见结束后，主人应送客到车前或在门口道别，等送客人离去后再离开。
3.交谈的礼仪
在涉外活动中，交谈是开展任何公共关系的最主要方式。这里不仅仅是指要有一个或几个好的翻译，它还指要会使用在谈话中的各种礼节，以期达到成功的合作。
谈话无疑是一门艺术，掌握好如何使人由爱听你的话到接受你的意见，就是谈话的艺术。在日常生活中，有的人说话能起到好作用，但有的人却一开口就让人不欢而散。所以，掌握涉外谈话礼仪很重要。
（1）语言规范。谈话中尽量不要使用方言土话和俗语等不规范的语言，无论你的讲话多么精彩，你的主要目的是要让对方听懂，其他的都必须为它让路。如果你弄了许多让翻译为难的字词，那就证明你的讲话是失败的，对外宾已经没有多少实际意义了，因为对方根本就听不懂。
（2）耐心听取。作为涉外人员，更多的时候是要把本企业的情况介绍给对方，而不能只当个好听众，在我们谈话时，要学会随时注意对方的反应，更要给对方机会来阐述他们的观点和要求。而不要一味主观地揣测对方，凭自己的想象作判断和发表意见。这样就会使对方感到在发言权上得到了尊重。反之，如果你搞一言堂，那只会使对方反感，甚至丧失了与你合作的兴趣。
（3）音量适宜。谈话以让对方听见和听清为准，声音不要过高。否则外宾以为你爱争吵、易恼怒，会产生反感和鄙视的情绪。
（4）谨选话题。话题要因人而异，要多说与对方相关的话题。切不要话题太专业化或总是以和自己有关的事情为题，这样就会让对方觉得话题枯燥，甚至感到厌倦，并由此产生你很自私的认识。在成功的谈话中，如何选择话题是关键的问题。在谈话出现冷场也需要迅速寻找下一个话题。那么，在与外宾的交谈中，更要选择双方感兴趣的话题。一般说，体育比赛、艺术（美术、音乐、舞蹈、雕塑、建筑，等等）、文学、电影电视、风光名胜、烹饪艺术、天气和气候、土特产品等等都是好的话题。在这里，要注意到对方的文化、宗教等背景，不是所有的话题都合适，比如不要和西方人谈论狗、猫等各种宠物的味道如何鲜美；不要对信仰伊斯兰教的外宾谈猪和对印度教民谈牛的烹饪等。要选择双方都知道并熟悉的话题。无论是你还是外宾，只有在都熟悉某一话题时才可能真正谈在一起。既不要欺人，也不要自欺。
（5）照顾所有客人。谈话对象要尽可能地多，争取与每一位客人都谈笑风生，让每个客人都感到你注意到了他，并对他有所了解。这样他就会有受到重视的感觉，从而对你和你所代表的单位产生好感。不要只和一个或几个人私语，或使用其他外宾不懂而只有这个外宾懂的汉语交谈。更不要只盯着某个或几个女士谈个没完，这样不仅男士鄙视你，就连女士都会讨厌你。
（6）表情积极。向对方讲话时，要注意目光保持平视，俯视显得傲慢，仰视显得卑怯，这两种印象都应该避免。谈话时，眼光要柔和、安详、沉着、善意。面部表情要尽量保持微笑和轻松。在合适的场合所使用的表达方式要活泼幽默，以营造一个良好的、融洽的气氛。
（7）姿势恰当。肢体语言要配合好。可以运用动作来强调或帮助表达你所说的话，但不要夸张，适可而止。不要用手去指对方的鼻子或身体；不要双臂交叉相抱（这在许多西方国家是“不要靠近我”的意思）；听对方讲话时要全神贯注，眼神要与对方的眼神接触，不要东张西望或不耐烦的表情。听对方的讲话要注意内容，而不要对行文方式或读的字音等细枝末节纠缠。
（8）反应热烈。当对方讲话或说话时，不要轻易去打断他，这样显得很粗鲁，即使要补充或发表意见，也要等到对方讲完后。适当的反应是礼貌的，比如点点头、微笑、简单地重复对方的观点或加点诸如“是吗”“真的”“原来这样”，等等，会表现出你在认真听。但千万不要在对方一句话还没说完时，就已经“嗯”好几次，让人觉得缺少教养。参与他人的谈话要征得同意，决不要悄悄地凑上去听，这会让人怀疑你在偷听。如果对方欢迎你参加他们的谈话，也不要推辞。如果有事需要打断他们的谈话，也要离得远一些向他示意。
（9）对不同结论要心平气和。无论是什么话题，都会有个结论的问题，但由于双方对某个问题有不同的看法，就难免会有不同甚至相悖的结论。遇到这种情况，可以和对方心平气和地摆明自己的观点，这不仅是允许的，而且是必要的，更要寸步不让，但一定要注意风度。当然，作为公共关系人员，主要任务是搞好合作。要尽量避免僵局，以免因“虚”废“实”。
