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第16章 制度:迈向理性的基石(2)

从20世纪90年代末开始,许多公司实行e管理,如微软、思科公司,将一切制度e化,其目的也是为了让员工极便捷地了解制度,更好地规范各种行为。无论在思科总部还是其下属各分公司里,员工们都在网上安排将盈利、将费用报告归档,而经理们则通过互联网来评价下属、收集竞争对手的信息、监控销售状况。据说,由于客户支持方面85%的疑问都可以在网站上解决,公司一年节约开支6亿美元。

时至今日,以信息化和互联网技术为特征的新经济,更加要求制度必须在公平和效益原则上下工夫,二者实则互相影响,可以统一在制度不断优化的过程当中,最后融合为一体。

在诺基亚,不分职位高低,最重要的一点,就是要公开和诚实地沟通,互相信任,互相支持。你不必对老板言听计从,可以创造自己的世界,诺基亚与员工的眼光和目标是共同的,每年都有一次信息分享,每个员工都知道诺基亚的方向,然后确定自己的位置。为了创新,诺基亚容忍失败,只要你不断学习,就坚信你能够“重写新规则。”

可以说,诺基亚将效益置于公平的每一个环节中,也就撒下了可以预期到的希望种子。诺基亚正是这样做了,成功果然就降临了。

魔鬼躲在细节中

一位经营之神说:理想是用于规划人生的思考,但它终究使更多的人不知所措。这实际上讲的是理想落实到每一个细节中的艰难和无奈,常常让人们无法行进。确实,如果想让制度对创业经营切实有效,必须在一个个的细节上下工夫,让每一项制度都能解决一个问题,让每一个问题都能在制度上得到解决办法。这需要不断完善,更需要不断务实,一切成果都来源于对细节的关注。

世界船王包玉刚的经营管理,是一套以追求高效率为目标,以每天为根本的严密有效的日常管理制度。他这样概括自己的日常制度,“首先是以每天为基础,对船只经营的各方面的紧密管理、监督,是船主生死攸关的关键。”“选择最可靠的设备,周密的训练,稳健的保养制度,尤其是严密督促日常船务管理工作,是船东成败的极重要因素,充足的资金准备,良好的会议制度,有条理的内部管理和基本经验并有实惠的生意头脑也同样重要,我个人对于船只安全和船员训练都极为重视。”一切都是对细节的关注,其主要精髓在一个“严”字。比如一艘新砂石船在处女航时,由于船长酗酒,一头扎进台风里,船搁浅了,修理费达七位数之巨,船长及有关行政官员同时被解雇。

制度将每一个问题要落到实处,否则,就会造成“大而空”的可笑局面。制度是将原则细化到每一点,并非为了原则而原则,而是为解决问题服务。只有详尽细密的制度,才能保证管理处于有序状态,并一直具有持续性。对于制度,越是最基本的东西越要有规有矩,这是对企业成本的最起码要求,即制度的精细甚至琐碎,才会让制度成为企业和员工间最低成本的唯一契约。

在诺基亚,一位高级管理人员如此描述自己加盟进来的“艰难历程”“经过8小时的心理测试,通过3小时面试,见过不同部门的12位管理人员,才进了诺基亚。”据说,这种严格的员工招聘制度,即使是招聘最普通的员工,或许不需要见那么多人,测试那么长时间,但也必须要通过这三关。对于这种费时费力的严格招聘,诺基亚的解释是:“因为我们觉得招聘一个人进公司,我们希望能培养他,不但在技术上培养,在价值观方面也要培养。甚至价值观与思想的培训更为重要,因为技术很容易学到,软件的东西就比较难一些,我们希望在招聘之初就与他在价值观上有认同感,以便在公司今后的发展中用价值观的认同和企业文化留住这些人才。”仍是出于细节的关注,诺基亚让员工获得了成长机会,诺基亚也同样得到壮大。

经营制度化,就是对一切行为搭建一条通往成功的大道,每一步的偏差直接影响实现目标时的代价,所以,对细节的关注也是社会化的必然要求,甚至是降低成本的捷径。这就像一把尺子,只有精确到一定刻度,才能应付各种各样的情况,才能形成良好的量化机制。对细节的关注,是制度科学化的要求,是管理克服主观性和感情色彩的要求,是经营走向理性轨道的要求,需要投入最大的精力和最艰辛的努力。

麦当劳之所以能够成为“快餐王”,一个重要原因就是有一套严格至极的制度管理方案。例如,它要求全球60多万员工对顾客的服务,必须做到快、精、好,否则就要重罚,乃至于被炒鱿鱼。对员工的卫生要求具体严格,有严密的上岗程序。对产品的质量标准要求非常精细,例如牛肉饼要经过40多项的检查,土豆条炸出后7分钟、牛肉饼出炉后10分钟、苹果饼出炉后1个小时内未能及时售出,就不能再供应出去。在管理上,形成了独特的“走动管理,”即要求公司管理人员常到下面走走、看看、听听、问问,以便在走动中发现问题和解决问题,麦当劳推行“走动管理”的方法煞费苦心,强令所有经理的椅背都要被锯掉,以至于许多经理开始很不理解,不久就悟出了其中的良苦用心。

企业具有严密细致的制度,一方面可以避免许多不必要问题的出现,另一方面提高各个环节解决问题的实际能力,在竞争中不断获胜。一切价值往往就存在细节中,把躲在细节里的魔鬼赶出去,天使自然就降临在面前。特别是将各个细节都关注后,可以产生价值优化效应,让一切对手都无法匹敌,这种市场冲击力往往是无可比拟的。

例如,奔驰车型设计制度十分严格,可以说关注到每一个细节,赢得了举世公认的声誉。为设计出既保持奔驰传统形象又尽可能降低成本的新型车,公司设计人才包括流体动力学家、美学家、心理学家、销售商乃至顾客,新车型从研究、设计、绘制到做出模型,每一个环节、每一个零部件都要用最科学的仪器进行测量和测试,并且细致到测定行进时的空气抵抗系数。这种在产品设计上的“严酷”制度,为奔驰具有市场中最强大竞争力打下了坚实基础。

与时代一起跳动

经营制度存在的意义,在于实现成本的最低化。随着时代的变化,各种节约成本的管理方法应运而生,MRP、MRPII、ERP、IERP等等物流管理概念推陈出新,也要求制度不断适应现代社会要求,才能走上真正的发展道路。

制度变革的动因如下:

现代经济变化的要求

新经济以信息化和互联网技术为主要特征,信息技术成为降低成本的主要工具。因此,许多制度必然打上诸如“网”的烙印,并在实践中出现各种具体内容的不同变化。今天,仅仅适应变化是不够的,只有领导变化才是最佳选择,否则,只会被时代淘汰。

例如,微软公司、思科公司、通用电气等等,都实现了E化管理,这已经成为一种趋势。因为制度网上化,可以节省大量人力,提高工作效率,最终产生出巨大经济效益。面对现代经济的变化,制度不可能不变革,只有变革,才能真正找到出路。

适应各种外部环境的要求

全球经济一体化是一个必然趋势,创业者必须应付世界各国的大环境,在制度上更要因时因地而异,才能符合各国的国情。不同的国家就像不同的棋盘,只是游戏规则不同罢了。爱立信总裁柯德川回答如何管理跨国队伍时说道:“我们有一句行话,就是我们应该为全球着想,本地化行动。也就是说我们要为公司的整个全球计划实施工作考虑全球状况。但是在每一个特定的国家,我们希望像本地公民一样运作本地公司。”

其次,任何一种经营的具体外部环境也总会在不断变化,例如所在国的政治、经济、法律方面政策的变化,都要求适应新的规则,这些在制度上也必须体现出来,否则,就会付出相当高的社会成本,甚至毁于一旦。许多跨国公司总裁往往与各国政要来往频繁,就是出于审时度势的需要。

企业内部发展变化的要求

企业由小到大,总在不断发展,一切规章制度也会随情况变化不断修改、丰富和充实。在最初经营阶段,往往人少事少,考虑不够全面或充分,随着规模发展到一定程度,所涉及的事务越来越繁杂,经验也在一点一滴积累,制度也一步一步得到完善。可以讲,任何经营制度,都是伴随创业者一步一步成长起来的,都是根据客观实际不断积累起来的,往往经过长期摸索才逐步建立起合理而行之有效的一套方案出来。

据权威专家测算,当创业规模扩大到一倍后,其制度往往需要完善两倍,否则,其成本就会出现超速增长,导致企业缺氧而亡。在企业发展到一定程度,各个环节都要产生成本,只有用制度将其控制在某个极限之内,企业才会正常运转。此外,一些制度由于存在的各方面条件已经发生很大变化,继续坚持,只会阻碍企业的运营,此时,只有对其进行必要的改革,才是对企业生命的延长。

企业强化自身的需要

任何企业不可能生存在真空里,出于强化自身的要求,总要不断借鉴和学习别人经验,其次要解决自身的劣势,这都需要通过制度改革才能实现。如果一个创业者不懂得让自身不断强壮,就会被无情的时间和市场远远抛在一边。从20世纪初“科学管理之父”弗里德列克·w·泰勒直至20世纪中期的彼得·德鲁克,关于制度需要创新的论证一直没有结束,美国麻省理工学院教授20世纪末期公认的著名管理学家尼葛洛庞帝说:“预测未来的最好办法就是创造未来。”这对制度是非常适用的。制度如果得不到创新,创业者就不可能有什么未来,这是不需要预测的。

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