选准时机，获取更多信息
沟通不能随心所欲，而应选准时机。时机不恰当，就可能会严重影响沟通的效果，使我们不仅无法从沟通中获取更多有价值的情报，还有可能会弄僵与沟通对象之间的关系，为再次沟通造成更多困难。相反，如果沟通时机得当，就能够帮助我们收获很多。在这方面，FBI科学实验室的彭·杰克博士就曾经指出：“我们要在正确的时机去和适当的对象沟通适当的话题。”
彭·杰克博士曾经对人的思维能力做过长期的专门研究，他发现人的思维在每天上午的时候比较冷静和理性；随着时间的推移，到了下午的时候，人们会因为疲劳而变得思维有些混沌，在思考问题时也不会过于深入；到了夜晚，人们则会因为身心俱疲而渴望得到放松和休息，这时思维方式会呈现出偏感性的特点。基于这样的思维变化规律，FBI的探员们就会更加科学地安排和他人的沟通时机。如果是要召开会议，与同事一起探讨一些理性的话题，就会尽量选择在上午进行。而要是想对一些嫌疑对象“套话”，则会尽量选择在下午或晚上进行，因为这时对方状态往往比较放松，探员们也比较容易从其口中获得更多线索。
一位FBI前探员劳伦斯·沃克也曾经这样说道：“我们FBI探员常常会将约谈安排在下午进行，这可能是套取他人口中真话的最佳时段。”有一次，沃克准备与刚刚进入印第安纳大学工作的一位韩国教授见面，他选择在当天傍晚时分来到该教授居住的公寓。
沃克一见到教授就友好地向其微笑问好，可那位教授却感到有些紧张，表现得非常拘束。沃克见教授正在做晚饭，便和蔼地开了个玩笑：“实在抱歉，我选择这个时候来拜访，您可能要在餐桌上多加一副餐具了。”教授一听也笑了起来，心情放松了不少。于是沃克和教授一起来到厨房，他一边看教授准备菜肴，一边好像不经意似的跟教授东拉西扯起来。在闲谈的过程中，沃克将自己想问的信息隐藏到了看似平常的一个个问题中，而教授因为状态非常放松，也愿意将自己的情况坦诚相告。
经过一番沟通后，沃克了解到教授的工作是非常基础性的，没有特定的需要保密的内容，也没有不合法规的项目，和自己正在经办的一起案件并没有直接的关联。但是他又从教授口中得到了一个非常有用的线索，使他注意到了之前被自己忽略的一个线人，于是他满意地与教授道别，圆满地结束了这次沟通。
沃克能够顺利进行沟通并获得自己需要的信息，就是因为他非常注意选择适当的沟通时机。事实上，除了要注意选择一天之中最适合的时间进行沟通外，FBI还会注意以下这些与沟通时机有关的原则。
1.根据天气决定沟通时机
FBI顾问、世界知名的心理学专家保罗·埃克曼曾经对“天气影响人类情绪”的课题进行过深入研究，他指出：“恶劣的天气容易诱发人类的负面情绪，可能会引起或加重抑郁、烦躁、愤怒、悲伤等坏情绪。”因此，FBI探员在与他人沟通时，就会尽量避免在阴雨连绵、暴雨交加的天气进行，特别是在与一些有抑郁倾向的对象谈话时，更是要尽量选择在晴好的天气进行，以免因对方情绪不佳而影响沟通效果。
2.根据对方所处状况决定沟通时机
在沟通时不能一味只图自己方便，还要考虑到沟通对象目前的状况是否“方便”，这样才能保证对方的注意力不会受到干扰，而沟通也才能够取得更加理想的结果。
比如FBI探员准备向一些对象咨询问题时，如果看到对方正为了一些事务而忙碌、分身乏术时，就不会要求立刻与其对话，以免打扰对方，引起对方的反感；再如对方正在与其他人探讨一些重要问题时，如非特别必要，FBI探员们一般也不会随意开口打断对方，以免让对方感觉很不礼貌。总之，FBI探员们会尽量选择对方比较空闲、放松的时机与对方对话，这样对方也能够集中注意力在探员想问的问题上，沟通也才能够更加顺利地进行下去。
3.根据对方的生理、心理表现决定说话的时机
FBI探员们还会在沟通前和沟通中注意观察沟通对象的生理、心理表现，如果感觉对方的状态不适合接受询问，他们就会很自然地转换话题，说些更加轻松的事情或是干脆提前中止询问。
比如FBI探员在沟通时发现对方有身体不适的现象，如脸色发白、呼吸急促、大汗淋漓，或是发现对方情绪很不稳定，有大喜大悲、发呆、怔忪、词不达意等情况时，都会注意调整沟通时机，如有必要就会立即结束谈话。
此外，FBI探员们还会注意在谈话期间满足对方自我表现的欲望，他们不会一味滔滔不绝地问话，却不给对方留下一点说话的空间。探员们还会把握好适时的停顿和沉默，让谈话变成双向沟通，而不至于成为无效的“个人表演”。
选对场合，掌控对方心绪
沟通场合选择是否得当，对于沟通能否顺利开展同样具有重要意义。对此，在FBI服役超过20年的资深探员彼得·克里斯迈特指出：“探员们必须谨慎选择沟通的场合，并采取相应的沟通策略，这样才能更好地掌控对方心绪，让对方愿意说出更多真相。”
克里斯迈特曾经负责一起凶杀案的调查工作，该案件的被害人是美国加利福尼亚州一位著名的富豪比尔泽恩老先生，当时很多人都怀疑比尔泽恩离奇遇害与他年轻漂亮的太太杰西卡大有关系。
克里斯迈特与杰西卡在警察局进行过一次谈话，这位太太表现得异常冷静，看不出有什么悲伤的情绪，回答问题也是滴水不漏，让克里斯迈特和同事感到非常棘手。
在经过一番调查后，克里斯迈特决定换个私人一些的场合再做一次沟通，于是他征得了杰西卡的同意，来到了她在海边的一所别墅。这所别墅始建于20世纪80年代，是比尔泽恩先生特地买下来送给她的生日礼物。
当克里斯迈特对这所别墅发表了一番真诚的赞美后，杰西卡冷漠的表情终于出现了松动，她的神色看起来有些悲伤，还用怀念的语气说道：“我永远也不会忘记我第一次来到这里的情景，我的丈夫给了我一生难忘的惊喜。他比我大二十多岁，很多人都怀疑我们之间的爱情并不纯粹，可是他们肯定想象不到我们在一起是多么融洽和快乐。”
在杰西卡回忆过去的时候，克里斯迈特一直留心观察着她的表情，可以确定她所说的话确实是肺腑之言。接下来，在克里斯迈特的请求下，杰西卡带着他在别墅里游览了一番。在这个过程中，杰西卡也为他讲述了很多她和丈夫之间感人的爱情故事，让他深深为之感动……
如果说在这次沟通前，克里斯迈特对杰西卡还存有一些怀疑，那么在这次沟通后，他毫不犹豫地将杰西卡的名字从嫌疑人名单中划掉了。此后不久，通过克里斯迈特和同事的不懈努力，案件终于告破，凶手确实不是杰西卡，之前怀疑她的那些人都夸奖克里斯迈特，说他有“先见之明”，可他却谦虚地说：“我只是找对了沟通场合，才得到了有价值的信息，洗刷了无辜者的嫌疑。”
在上面这个案例中，FBI探员将沟通的场合选择在对方最为熟悉和喜爱的环境中。在这样的沟通场合，对方会有一种安全、放松的感觉，只要进行适当的引导，就能够开启对方的心扉，听到对方的心声。不仅如此，由于是在对方平时生活出入的场合进行沟通，探员们也可以更加方便地了解对方的一些生活习惯，更有可能探听到一些不为人知的隐秘信息。
当然，这也并不是说所有的沟通都应当安排在对方熟悉的地方，为了更好地掌控对方的心绪，我们不妨参考FBI探员们在选择沟通场合时经常会采用的一些方法：
1.根据沟通内容选择沟通场合
在与他人进行沟通的时候，首先应当依据自己的沟通内容来慎重选择沟通场合。比如准备讨论的是比较严肃和正式的问题，那么就适合在正式的场合进行交流，这样双方都会对所谈话题引起足够的重视，在措辞的时候也会注意做到严谨、准确。但如果要谈论一些私人问题，则适合在非正式的场合进行交流，像一些环境清幽、气氛良好的酒吧、咖啡厅、餐厅等等都可以成为沟通时不错的选择。在这种场合沟通时，对方也容易卸下心防，可能会说出更多有价值的信息。
2.根据沟通对象特点选择沟通场合
在选择沟通场合时，我们还应当考虑到沟通对象的特点，最好能够多进行换位思考，看看沟通对象最有可能在什么样的场合吐露心声。FBI探员们在这方面可谓经验丰富，他们会将一些态度蛮横的嫌疑人带到警察局等具有威胁性质的场合，对他们进行正式侦讯，在沟通时语气也会适当强硬一些，这样可以对嫌疑人的心理起到一定的震慑作用，使他们不得不同意配合调查。当然，对于像本节案例中的杰西卡这样善于隐藏内心的沟通对象，FBI探员也会选择带有私密性质的场合与其交谈，以便使对方的态度软化，为沟通提供更多的可能。
3.根据与沟通对象的关系选择沟通场合
与沟通对象的亲疏、上下级关系等，也可以影响沟通场合的选择。比如在与关系亲近的亲人、朋友、同事等沟通时，可以选择在一些气氛温馨的私下场合进行，这样既便于双方在沟通时不受拘束地畅所欲言，也能够让双方之间的关系变得更加融洽、亲密。但要是和初次相见的陌生人以及地位尊崇的上级领导等进行沟通，则应当选择气氛严肃的场合如会议室、办公室进行，以便双方可以开诚布公地谈话，避免一些不必要的因素干扰。
需要提醒的是，在选择好沟通的场合后，有时还应当注意其中的环境因素，比如光线的幽暗与明亮、空气的滞闷和清新、天气的炎热与清凉等等。这些环境因素会对沟通对象产生不同的影响，会让他们的心境有所变化，并有可能影响到他们表达的欲望，所以我们还应当利用好这些环境因素，才能更好地预设沟通氛围，提高沟通质量。
形象得体，放大“首因效应”
“首因效应”是心理学中的一个词语，它强调的是第一印象的重要性，指的是人们在初次见面之后，对他人产生的第一印象往往是最鲜明和深刻的，也是最不容易发生改变的，这种第一印象会直接影响到沟通的顺利与否，并会在今后的沟通中持续发挥作用。也正是因为这样，那些形象良好、得体的人，总是能够让沟通对象在第一时间对自己产生好感和信任，这对于接下来展开话题进行沟通就能够产生事半功倍的效果。
对于这一点，FBI第一任局长，坐镇FBI近50年的美国前总统埃德加·胡佛更是高度重视，他曾经多次在各种场合声称，FBI探员们的个人形象非常重要，一定要让人一眼就能获得其从容、干练、自信、有条不紊的好印象，用“首因效应”推进沟通顺利进行。
1924年，胡佛被任命为FBI前身的调查局（BOI）的局长，为了培养人才，胡佛建立了专门培训职业特工的学校——特工人员训练中心。每一位学员都要在这里经过20个星期的培训，考试合格后，才能成为正式探员。在这种培训中，学员们除了要学习射击、格斗技能，掌握情报搜集、分析的技巧外，还要学习如何打造个人最得体的形象。
在胡佛的倡导下，教官们都会这样告诫学员们：“你们必须把头发剪得整整齐齐，发型要保持清爽、利落；服装要保持干净、笔挺，给人们留下正规、有干劲的好印象；还有，别忘了擦干净你们的皮鞋，否则你们辛辛苦苦维持的形象就会被一双肮脏的鞋子轻易毁掉。”在教官们的谆谆教诲之下，学员们也都会注意维护自己的形象，使得从训练中心走出的探员们总是能给人以专业、大方、值得信赖的好印象。
胡佛对于这样的训练极其重视，尽管工作十分繁忙，他仍然会尽量抽出时间到训练中心去视察。在这种时候，学员们也都会紧张起来，他们会穿上雪白的衬衣、笔挺的西服，拿出自己最好的状态，整整齐齐地分立在训练中心大厅的两侧，等待接受胡佛的“检阅”。有一次，胡佛在视察时像往常一样慢慢走过大厅，同时不停地打量着这些学员的仪容、衣着、精神状态。突然，他停在了一个男学员的面前，目光盯着他的西服看了几秒钟，然后意味深长地瞥了训导主任一眼后就离开了。
那位学员又紧张又害怕，不知道自己犯了什么错。后来还是训导主任为他解开了谜团。原来胡佛认为学员不应该穿着三件式的西服，因为那更适合商务人士，而不符合FBI探员的身份。学员这才恍然大悟，也为自己考虑不周而感到懊悔。
胡佛对于FBI探员的形象要求或许有些苛刻，但这确实说明了形象在沟通中具有不可或缺的重要作用，想要给他人留下良好的印象，放大“首因效应”，从而促进沟通顺利进行，并提升沟通的质量，就需要我们十分注意自己的形象。
那么，在与他人沟通之前，我们应当从哪些方面来打造和提升个人形象呢？以下是FBI探员们的一些成功经验，可以供我们在实践中参考。
1.仪容端庄
仪容指的是个人的外貌形象，在沟通中，仪容会引起对方的特别关注，也会影响对方对我们的整体评价，因此仪容是打造形象时需要注意的重中之重。对于FBI探员们来说，他们对于仪容的基本要求是自然、清洁、得体、美观，像面颊、眼角、口鼻、手脚都要保持干净，头发要打理整齐，指甲要修剪整齐，并且要注意身体卫生，避免蓬头垢面、体味和口气熏人。只有这样，探员们才能给各种沟通对象以良好的第一印象，并赢得他们的信任。
2.表情和善
在与他人沟通和交流时，和善的表情也能为个人形象加分不少，它能够增强个人的亲和力，容易在说话时让沟通对象感觉愉悦，也可以让沟通气氛变得更加轻松。FBI探员们还发现，在沟通对象怀有较强的戒备心理时，用一个充满真诚的微笑就可以让他们减少敌意，有助于让他们敞开心扉，愿意讲出更多有价值的信息。
3.举止得体
肢体动作也是个人形象的组成部分，简洁有力的动作、大方的举止能够传达出一种自信、从容、镇定的精神状态，也能让沟通对象受到有益的感染。相反，动作僵硬不自然或小动作太多就会给人以紧张、别扭的感觉，对于沟通氛围的营造也会产生不利的影响。因此，FBI探员们都会注重自己的举止表现，做到行动时昂首阔步，静止时姿态大方、淡定从容，让沟通对象被他们身上流露出的强大气场所深深吸引。
4.服饰整洁
整洁得体的服装也能够为个人形象增光添彩，对于FBI探员们来说，日常工作中可以不穿着制服，但外出执行较大的任务时则需要穿着印有“FBI”字样的现场识别服，这样能够给他人以专业、值得信任的感觉。另外，即使在平时沟通时穿着便装，探员们往往也会选择比较正式的两件套西装或西装套裙，在天气寒冷的时候则会在西服外穿剪裁大方、款式高雅的深色风衣、大衣等，同时会注意尽量少佩戴首饰，以免影响自己的专业形象。
5.谈吐大方
从一个人的言谈话语中可以看出其文化素养、教育水平、礼貌修养等特质，所以FBI探员们会注意规范自己的谈吐，在说话时会注意发音清晰、语速快慢得当、音量轻重适中，他们不会故意高声喧哗吵闹，也不会无礼地打断他人的发言，更不会在言语中夹杂不文明的词汇。另外，他们在说话时还会做到条理清楚、叙述分明、言简意赅，使得沟通对象能够更加准确地理解他们的用意，并对他们所说的话语感到信服。
总之，FBI探员们就是通过注意以上这些细节，才让自己呈现出专业、大方、得体、可靠的良好形象，并且能够与他们作为执法人员的身份吻合，为他们在一次又一次沟通中获得良好成果提供了基本的条件。
知悉距离，获得心理认可
在沟通时，我们要注意与对方的身体之间保持合理的距离，这种距离虽然无声无形，但却能影响到沟通的顺利与否。因为如果距离太远，会让对方产生疏远的感觉，而且对方可能会听不清我们所说的话语，也看不清我们脸上的细微表情，这样就会严重影响沟通的质量；可要是距离太近，但关系又不是足够亲密的话，又会让对方有一种很不舒服的感觉，也会让沟通的氛围陷入尴尬。对于这个问题，FBI前特工，著名的“侦探大师”乔·纳瓦罗指出：“人与人之间应当注意一定的空间距离。这种空间距离不但界定了沟通的形式，也确定了沟通的广度与深度。”
纳瓦罗曾经和FBI的一些心理学家做过这样一个有趣的实验：
在美国加州的一家警察局里，等候厅中的座位上只有一个模样普通的中年人，他百无聊赖地看着对面墙上的电视机，等待有警员来接待自己。正在这时，纳瓦罗装扮成一位普通的市民，手里拿着一些文件，径直走过去，坐在中年人的身边。
中年人疑惑地看了看纳瓦罗，而纳瓦罗则拿起了文件，似乎将注意力完全集中在那些文字上。中年人又看了看周围的环境，发现空座位还有那么多，可纳瓦罗偏偏选择了离他最近的位置，这种过近的距离让他感觉很不舒服，但又不好意思责怪纳瓦罗。于是中年人烦恼地摇了摇头，用责备的眼神瞥了纳瓦罗一眼，然后站起身，在等候厅另一头找了个空座位坐下。现在他与纳瓦罗之间的距离变得安全、舒服多了，这让他脸上的表情逐渐松弛下来。
纳瓦罗细心地观察着这个中年人的全部反应，并小心地记录下来。没过多久，大厅里的人逐渐多了起来，空座位也变得越来越少。在这个过程中，纳瓦罗发现，几乎所有人都不喜欢和陌生人紧紧地挤在一起，他们总是会努力寻找离陌生人较远的座位坐下。
纳瓦罗还安排了几位心理学家去扮演“捣乱者”的角色——他们随机挑选对象，像纳瓦罗对那位中年人所做的那样，在空座位还较多的时候却非要坐在别人身旁，结果被测试的对象无一例外地表现出了奇怪、讶异或反感的情绪，其中有一个老妇人甚至直接不客气地质问道：“你离我这么近，想要干什么？”
俗话说，“距离产生美”。事实上，人与人之间的确存在着看不见的界限，而乔·纳瓦罗的实验恰恰证实了这一点。正是因为每个人都有个人的领域意识，所以在沟通中就容不得他人随意地侵入。因此，我们要想和别人展开一场愉快的沟通，就不得不注意将沟通控制在对方允许的空间限度内。
那么，我们应该如何在沟通中与他人保持适当的距离呢？以下是FBI探员们在沟通时会遵循的空间距离原则，而这些距离的理论基础来自有“空间关系学之父”美誉的美国著名人类学家爱德华·霍尔。
1.亲密距离
所谓亲密距离，指的是我们与亲人、爱人、密友在沟通时可以保持的距离，这个距离可以不超过45厘米，其中又可分为近位亲密距离和远位亲密距离这两种类型。
（1）近位亲密距离
近位亲密距离的范围为0～15厘米，它是人们在沟通时可能采用的最小间隔。在这个距离之内，人们可以进行更多的身体接触，如爱人之间的爱抚、亲人之间的抚慰、朋友之间的促膝谈心等等。这种近位沟通能够让交流的氛围变得更加温馨、愉快，而沟通双方之间的关系也会变得更加紧密。当然，如果彼此之间的关系并没有如此亲密，贸然进行这种近位接触就是一种很不礼貌的行为，会引起沟通对象的强烈反感，很有可能让沟通无法顺利进行下去。
（2）远位亲密距离
远位亲密距离的范围为16～45厘米，在这个距离内，沟通双方之间的身体接触虽然会少一些，但彼此之间仍然可以呼吸相闻、眼神相接，沟通的氛围同样是比较亲近、友好的。在这个距离内，人们可以畅所欲言地谈论一些私事，在沟通方面也不会感觉到太多障碍。同样，这样的距离也只适合关系密切的人在沟通时采用，关系一般的人采用这种距离就可能会让对方感觉受到了冒犯。
2.个人距离
个人距离比起亲密距离要更有分寸感，它也可以分为近位个人距离和远位个人距离。
（1）近位个人距离
近位个人距离的范围为46～80厘米，在这个空间距离内，双方能够进行握手之类的礼貌性接触，便于进行友好的交谈，但又不会让对方感觉到压力。这个距离比较适合在非正式的社交场合中采用，FBI的探员们在与平时比较熟悉的同事、熟人沟通时，常常会采用这种距离。
（2）远位个人距离
远位个人距离的范围约为81～120厘米，以这个距离进行沟通，双方会感觉到更加自由、舒适，便于进行开诚布公的交流。
3.社交距离
社交距离指的是在平时工作、社交等较为正式的场合，与关系一般的同事、上级、客人等沟通时采用的距离。它的近位范围为121～200厘米，比较适合在社交聚会、日常工作中采用，在这个距离内，人们可以互打招呼，同时也各不干扰；远位社交距离的范围则为201～370厘米，适用于非常正式的谈话场合，像FBI的探员们在讯问嫌疑人的时候，往往就会采用这种距离。讯问时，他们还会在自己和对方之间摆放一张宽阔的办公桌，以增强自己的威严感，同时也会让谈话氛围变得非常严肃，迫使对方不得不端正态度，认真地回答探员提出的各种问题。
4.公共距离
公共距离是人们在公众场合沟通时会采取的距离，其近位距离为371～760厘米，而760厘米以外则属于远位距离。这个距离对于关系完全陌生的人进行沟通时非常适用，既能保证沟通的双方可以互相听清、看清，也不会造成彼此空间领域的互相侵犯。不过也因为双方之间发生的互动较少，所以会影响到沟通的质量和效果。因此想要实现有效的沟通，还是要尽量采用前几种空间距离。
需要提醒的是，沟通时采用的空间距离也并非一成不变，FBI的探员们在与来自世界各地、各行各业的人士打交道的时候发现，不同国家、不同民族、不同文化背景的人对于空间距离的理解不尽相同。
比如在拥挤的电梯内，里面的人员彼此陌生，那么东方人通常更能够忍受身体与身体之间的接触。他们虽然也会觉得不太舒服，但很少会出声抱怨；而很多西方人却会把嫌恶的感觉表现得非常明显，他们可能会直接开口表达自己的不满。类似这种情况，其实是深受各自不同的文化影响而造成的，东方人往往有着传统的和谐观点，对于不舒适环境的“耐受力”要强一些，而西方人则普遍注重个人的自由和隐私，对于空间距离受到侵犯的问题就会表现得格外重视。
由此可见，在日常的沟通中，我们除了要熟知一些通用的社交距离外，还得了解不同国度人们的习惯社交距离，在具体的场合中灵活地加以利用，这样才不会闹出笑话来。
安排座位，影响沟通气氛
在沟通时座位的安排看似无关紧要的小问题，但是FBI探员们在做沟通准备的工作时却会对其非常重视。这是因为座位如果能够得到巧妙的安排，一方面能够对营造良好沟通氛围有所帮助，有助于说服对方，促进共识的达成；另一方面，出人意料的座位安排还会让对手感到很不适应，有可能打乱他们的阵脚，从而可以让FBI探员在沟通中掌握更多优势。
对此，在FBI洛杉矶分局工作超过8年的女探员凯蒂·格林这样说道：“我们在沟通前，对于座位的朝向、宾主座位的安排、落座的次序等都应当精心布置，这样我们才有可能获得更加理想的沟通效果。”
凯蒂·格林曾经用发生在自己身上的一个小故事来说明这个问题。
一天，格林和自己的先生以及一位女性好友一起到一家高级餐厅就餐。当时正是就餐高峰时段，餐厅里人很多。他们不得不耐心等待了半个小时，才等到了空桌。这时，格林的女友急急忙忙地走了过去，她在一把椅子上坐下，同时示意格林坐在自己的身旁，而格林的先生则可以坐在格林的对面。
格林对于这样的安排显然并不满意，她笑着对女友说：“我还是坐到你对面好了。”女友感到非常奇怪：“我已经很久没有见到你了，你不想和我靠得近一些吗？”
见女友态度坚决，格林也没有多说什么，就在女友身旁的椅子上坐下，她的先生对座位的安排倒是没有什么异议，于是三人在愉快的气氛中开始了谈话。
可是没过多久，女友就感觉有些不舒服了，因为她有很多话题想要与格林交流，可因为格林坐在自己旁边，所以她不得不经常扭头说话。而当格林答话的时候，为了看清格林的反应，她又不得不继续保持扭头的动作，这让她感觉非常别扭。当然，坐在她旁边的格林也有同样的感受。
女友这时候才明白格林之前为什么会要求坐在对面，她佩服地说：“你是怎么知道我们怎么坐才最合适呢？”格林微微一笑道：“这很简单，因为我很久以前就接受过这方面的训练，在安排座位时会考虑到性别的特点。”
女友不禁好奇地问：“座位和性别有什么关系呢？”格林耐心地告诉她：“FBI的专家们通过研究发现，在安排座位的时候女性更适合面对面相对的座位安排。因为女性之间的交流比男性要频繁一些，面对面交流更加便于彼此之间传递和接收信息。当我们能够看清对方脸上的每一个细微的表情时，这样的交流对于女性来说才会是有趣和高效的。”
女友又接着问道：“那男性呢，他们在座位安排上也有讲究吗？”格林点头笑道：“确实如此。男性的情况和女性正好相反，他们大多不喜欢被人从正面盯着看，那会让他们有一种强烈的压迫感，所以两个男性并排而坐常常会比对坐更让他们感觉舒服。”
听完格林的讲解后，女友恍然大悟，也对沟通中座位的安排更加重视了。
从这个案例中，就可以看出座位安排对沟通质量的重要性。在现代各种商务沟通以及日常生活的沟通交流中，我们不妨向FBI探员们学习一些技巧和方法，从而能够巧妙地安排座位，为顺利沟通做好准备。
1.根据沟通对象的地位高低合理安排座位
在安排座位时应当考虑到沟通对象的身份高低，使得座位能够符合对方的地位、影响力，不会因为座位安排不妥而引起对方的不快，导致沟通难以为继。一般按照国际惯例，座位以右方为尊，同时座位居中者身份要高于两边。而在一些参与人数较多的正式场合，身份较高者的座位应安排在前排、距离房门较远的地方。
另外，在乘坐轿车时，座位安排也要注意符合身份。一般在轿车上，后排右位为身份最高者的座位，其次是后排左位，再次才是前排的座位。比如FBI探员们如果需要执行一些保护任务，往往都会让被保护的官员、名人等坐在后方，而自己则坐在前排的副驾驶位。
2.用技巧性的座位安排提升己方的气势
对于FBI探员们来说，他们还要在沟通中应对像讯问这样的情境，因此他们会需要通过技巧性的座位安排来提升气势。比如他们常常会将嫌疑人安排在背靠墙壁或有屏障的座位上，这样可以让嫌疑人产生一些安全感，会让他们处于自以为轻松、安适的状态，从而会逐渐放松警惕，在不知不觉中吐露更多信息。相反，如果嫌疑人背后的环境比较空旷，甚至有人来回走动，他们就会提高警惕，还可能处于高度戒备的状态。在这种情况下进行讯问，就可能很难让嫌疑人主动开口说真话。
另外，FBI探员们还可能将嫌疑人的座位安排得较低，使得他们不得不挺直腰身讲话，这会让他们感觉不适、紧张，而探员们自己的座位较高，这样有利于“俯瞰”嫌疑人，尽显自己的威严和气势。
3.在座位不利的情况下巧妙化解劣势
FBI探员们总是会面对各种复杂的沟通情境，有时他们可能会“客场作战”，而沟通对象又深谙一些安排座位的技巧的话，那么探员们就难免会遇到一些座位不利的情况了。不过对于身经百战的探员来说，想要化解这样的问题也很简单。比如，一位FBI探员来到一位企业家的办公室搜集情报，结果被安排到了较低的座位，而且企业家还安排员工故意搬来了一把简陋的座椅，对于这种明显的座位劣势，这名FBI探员直接表示了拒绝，并“圆滑地”说明自己不是不愿意坐，而是因为有脊柱不适这样的健康原因，不能坐太低的座位，让企业家对他也感觉无可奈何。
不过，有时座位劣势一开始可能并不明显，常常是在沟通中才会逐渐让人感觉很不舒服，这时为了化解劣势，我们不妨学习FBI探员的一个妙招——自然而然地一边说话一边站起来走动，这样既摆脱了不利座位的影响，也能够吸引沟通对象的注意力，使我们提出的问题能够更加受到重视。
搜集情报，摸清对方底细
在与他人沟通之前，如果能够摸清对方的底细，了解对方的需求，掌握对方的优势和劣势，那么我们在沟通时无疑能够占据更加有利的地位，也更能够引导沟通向着有利的方向发展。为此，FBI资深谈判专家托马斯·罗德里格斯指出：“我们在沟通之前，应当尽可能地获取对方的信息和情报，而且这种信息应当越多越好。当然，这不仅需要一双敏锐的善于观察的眼睛，更需要我们多方地去调查和打听，这样才能获得更多的有利信息，也可以为良好的沟通奠定基础。”
罗德里格斯曾经参与过一起绑架人质案件的危机谈判工作。
1998年，一伙武装分子占领了俄亥俄州首府哥伦布的一所教堂，控制了80多名人质。他们自称是某恐怖组织成员，在警方与他们沟通后，他们说出了自己的诉求：要求警方释放关押在俄亥俄州监狱的几名“兄弟”，并且提供100万美元及足够的交通工具供他们安全离开此地。
由于案情严重，影响非常恶劣，FBI立刻接管了此案。对于如何处理此案，FBI内部也出现了严重的分歧，有的探员认为不应该随意妥协，否则可能会造成先例，引来更多模仿者；但更多的探员则认为应当先顺着恐怖分子的要求来，避免激怒他们，毕竟在他们手中还有大量人质。
罗德里格斯受命前去与恐怖分子谈判，为了确保沟通顺利，他非常审慎地调查了大量资料，了解了恐怖分子的头目——拉扎尔的一些情况。罗德里格斯发现拉扎尔是当地某帮派组织的头目，可是当地其他帮派组织却不承认他的地位，还对他进行各种打击。所以罗德里格斯猜测拉扎尔是想通过策划此次恐怖事件来提升自己的威信，扩充自己的势力。
带着这样的想法，罗德里格斯胸有成竹地来到了现场，他首先诚恳地表示了自己对拉扎尔的尊重，夸奖了他的魄力和行动力，充分满足了拉扎尔强烈的自尊心。在赢得了拉扎尔的好感后，罗德里格斯开始对他进行说服工作，他对拉扎尔说：“我明白你想要独当一面的雄心壮志，但或许你应该用解决危机来证明自己的能力，而不是试图制造更多危机。”罗德里格斯的话引起了拉扎尔的深思。
罗德里格斯又想办法说服了本地的其他帮派组织代表，让他们派专人前来参加谈判，并表示从现在开始承认拉扎尔的地位和角色，这种从未有过的受重视的感觉让拉扎尔十分满意。最后，在扣留人质3天后，他同意释放全部人质，并接受了警方的传讯。几个月后，拉扎尔因多项罪名成立，被判处终身监禁。
在这个案例中，我们可以看到，如果不是因为FBI的谈判专家在沟通前搜集到了重要的情报，那么在与恐怖分子沟通时就无论如何也不可能如此轻易地命中目标，并最终成功地解决了一场危机。由此可见，在沟通前我们切勿轻视搜集资料的准备工作，这会对我们占据沟通主动权、提升沟通质量产生很多积极的作用。
具体来看，在为沟通做准备时，我们需要注意搜集以下几方面与对方有关的信息。
1.沟通对象的基本情况
沟通对象有时可能是一个人，也有可能是两人甚至多人。无论要面对什么样的沟通对象，我们都应当像FBI探员那样，在沟通前下功夫了解沟通对象的职务、分工、权限等工作信息以及性别、年龄、家庭情况、兴趣爱好、个人经历、人际关系等个性化信息，以便分析出最适合采用的沟通方式和技巧，以推动沟通的顺利进行。
2.沟通对象所在机构或团体的情况
如果沟通对象是代表某机构、团体来与我们进行交流，我们就还要了解其所在的机构或团体的基本情况。比如FBI的探员们在处理一些经济案件，需要与某些企业的高层、中层管理人员沟通之前，会事先了解对方所在企业的一些基本情况，包括企业的性质、主营业务、注册资金、财务状况、负债率、信誉等。了解这些信息，更有助于探员弄清楚对方的主张和他们追求的目标，从而可以制定自己的沟通策略，这样在沟通过程中就可以做到从容不迫、有的放矢，也可以更好地引导对方思路，获得更多有价值的信息。
3.沟通对象的主要诉求
在沟通前我们还应当根据自己搜集到的资料和情报，争取准确地分析出对方的主要动机、诉求，这常常可以使看似陷入僵局的沟通局面变得豁然开朗。而这需要我们透过纷繁复杂的现象，去直击对方最关心的本质问题。比如在本节案例中，FBI的谈判专家就绕开了恐怖分子声称的释放罪犯、获取现金和交通工具之类的表面诉求，通过调查其身份和经历找到对方真正的诉求是想要“证明自己”，从而能够采取更加有效的办法解决危机。
当然，沟通前需要搜集的情报和信息还有很多方面，我们在搜集时一定要注意从尽可能多的来源全面地采纳信息，以免因为偏听偏信而造成错误的认知。另外，我们在搜集到有价值的信息之后，一定要从客观的角度去进行分析，切不可因个人情绪妄下结论，以至于影响判断，结果反而对沟通造成不利影响。
