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第11章 国有国法,家有家规——管人要用制度说话(2)

还有一家规模不小的公司,在管理上也出现了朝令夕改的问题。公司一切都看老板娘的心情,老板娘今天开心,出台一项福利制度,可是明天却予以否认,或说忘记了,或说昨天出台的制度没有细想,还要具体思考一下。然而,当你没有按照制度执行时,她却突然间想起某项制度,大声斥责你的不对。

曾经有一次,公司要出台员工绩效考核制度,但是这项制度前前后后改了五六次,到最后还是没有确定。或许是因为这些原因,公司的员工频繁流动,今天可以招来30名员工,一个星期后,可以炒掉29名员工。

管理者在出台制度、下达命令时朝令夕改,会让员工摸不着头脑,无法应对工作,整天忙着收拾残局。在这样的企业员工不可能快乐,因为他们工作起来没有积极性,没有成就感。这样的企业也是没有希望的,因为它缺乏向心力和凝聚力,管理者彻底失去了员工的信任。所以,企业管理者要认识到朝令夕改的危害性,改变这种不良的管理习惯。

一般情况下,管理者出台制度后朝令夕改,主要有以下两大原因:

第一,制度操作难度太大,可行性太差。有些企业在制定规章制度之前,没有对实际工作进行调查,没有充分考虑生产、销售、售后等各个环节的实际情况,于是闭门造车,或生搬硬套别人的制度,结果制度出台后,发现水土不服,缺少可操作性。这样也会导致朝令夕改。

第二,制度没有系统性和连贯性。企业规章制度是一项较为复杂的系统,但不少企业管理者在制定制度时,却抱着“走一步算一步”的态度,不注重制度的前后联系,导致前一项制度与后一项制度缺少连贯性,甚至割裂开来、相互拆台,这也是造成制度朝令夕改的原因。

除了以上两点原因之外,管理者出台制度朝令夕改最大的一个原因是,他们本人性格犹豫不定、遇事反复无常,或做事不慎重等等。那么,怎样才能避免出台制度朝令夕改呢?对此,管理者可以从三个方面努力:

(1)制定制度要慎重一些,注重前瞻性和大局观

在制定制度时,管理者要考虑到客观情况的变化,要前瞻性、全局性地看待实际情况。尽可能制定多种制度方案,慎重地从中选出最佳的一个方案,以保证制度经得起客观实际的考验,即使遇到一些突发性事件,也不至于大幅度地调整制度。

(2)制定制度要结合实际,注重具体性和可行性

制定制度是为了真正能够解决实际问题,如果制度对解决实际问题没有任何帮助,比如制度空洞无物、过于抽象,让人无所适从,或者制度要求过于严格、目标太高,让人无法达到等,这样的制度都是没有意义的制度。因此,在制定制度时,要从实际出发,结合企业的具体目标,站在全局的高度,把握制度的具体性和可行性。

(3)制定制度要征询员工意见,体现民主性和人性化

有些企业花了很长时间制定了详细的制度,但就是执行不下去。为什么呢?这与制度缺乏民主性和人性化有很大的关系。要知道,如果只有生硬的制度,却没有体现出人性化,员工往往会产生排斥和不认同的心理。因此,在制定制度前期,应多听取员工的意见,并在制度中附上明确的考核体系和奖惩标准,这样的制度才会产生约束力和激励性,才容易有效地贯彻执行。

4.制度要抓重点,要简洁、明确

不少公司的制度文本拿出来一大叠,厚厚的像一本书,翻开内文,细细一看,你会发现,里面啰唆的内容一大堆。原本一句话可以说清楚的,他们硬生生地扩展成一段话,好像写得“丰满”就意味着制度完善一样,好像上面的字越多,显得制度考虑的问题越全面一样。

其实,真正好的制度,并不是越复杂、条款越多越好,而是针对一定的问题,把该考虑到的方面考虑到,避免有些员工钻制度的空子。与此同时,制度的表述应简洁、明确、言简意赅,让大家看得明白,容易执行。说到容易执行,我们就不得不提制度的另一个极端,那就是过于简单,过于模糊笼统,没有具体的执行标准。举个例子:

某公司员工上班迟到现象屡见不鲜,经常是一过了上班时间,只有两三个员工准时坐在电脑前办公,多数员工没到公司。10分钟之后,那些迟到的员工手里提着早餐,三三两两、陆陆续续地来到公司,然后大家打开电脑、聊着天、吃着早餐、看着新闻,这么一折腾,时间差不多过了1个小时,原本上午只有3个小时的上班时间,仅剩下两个小时。

有几次,公司领导来到公司,发现很多员工没来,于是意识到要解决这个问题。一天,他开会时宣布:“大家注意了,为了提高工作效率,以后上班不要迟到了。”就这么一句话管用吗?当然不管用,这句话说出来等于没说。因为这项规定没有监管的负责人,没有任何惩处措施。

果然,那些习惯了迟到的员工,除了在会议的第二天做了做样子早到之外,过后又和往常一样了,他们继续发扬着上班迟到的“工作作风”……

在这个案例中,领导者针对具体的问题——员工上班迟到频繁的现象,做了一个规定:“以后上班不要迟到了。”这个规定抓住了迟到问题,但是没有提出具体、明确的要求和处理措施,也没有指定具体的监管人,因此,这项规定流于形式,如风中的一团烟雾很快就烟消云散了。如果该规定明确指出,以后上班迟到多少分钟,要扣发多少钱;考勤制度由谁来具体负责监督实施等,那么效果就会大不一样了。

现实中,公司在制定制度的时候,发生这种舍本逐末、表述繁冗或过于笼统、不够明确的现象是非常普遍的。那么管理者在制定制度时,应注意什么呢?

(1)抓住重点问题,避免舍本逐末

有些制度条文中,列举了很多无关紧要或关系不大的内容,这会严重削弱制度中重点内容的分量,是典型的喧宾夺主。比如,有一项制度是针对员工上班聊QQ的,但制度条文中,却大篇幅地说员工上班聊QQ的不良影响,这有必要吗?管理者只需规定上班除工作不准闲聊QQ即可,闲聊者一经发现如何处理等,无需在制度中讲大道理。

(2)制度表述要简明扼要,避免啰唆

制度的出台,是为了让公司全体成员执行,如果制度条文太繁琐,就会削弱制度的威信。比如,有一家纺织厂的《安全守则》中,有这样一条:“公司厂区内不得燃放可燃性或容易导致燃烧的器具。”这句话就不够简明,不易被人理解,其实这句话的意思就是——厂区之内,严禁烟火。

(3)内容具体,避免误解

内容具体的制度,不容易让人产生误解,可以减少执行过程中的偏差。所谓具体,指的是公司希望员工怎样做,如果员工不怎样做,将会受到怎样的处罚。因此,制度包含了两方面的内容,一方面是不允许员工做什么,另一方面是如果员工违反了规定,将受到怎样的处罚。可是很多公司在制定制度时,只有前一个方面,却没有后一个方面,违背了制度应该承担什么责任,没有事先的约定。

比如,公园的草坪上有“请勿践踏草坪”的标语,但是草坪照样被人践踏。厂房里有“禁止吸烟”的字样,但是员工照样在厂区吸烟,为什么会这样呢?因为这些禁止的内容,根本没有惩罚性,如果把那句标语改成“禁止吸烟,违者罚款”,甚至更具体一些“禁止吸烟,违者罚款100元”,那么这项规定就更有约束力了。

身为管理者,一定要搞清楚制度的作用体现在哪里。毫无疑问,制度是规范人们的行为的,让人们按照一定的标准去行事,如果员工没有做到,要承担什么责任?是扣奖金、扣工资、降级,还是辞退?当然,具体怎样处罚,还需管理者自己思考清楚。

5.得不到执行的制度都是“纸老虎”

建立一套合理的规章制度是经营和管理好企业的前提,但是有了制度不等于高枕无忧,如果有合理的制度,却没有有效执行,那么会出现什么情况呢?有这样一个案例:

一天晚上,某家公司的财务室被撬开,墙边的保险柜也被打开,柜内的20万元现金被盗。这笔钱是公司第二天急用的购料款,但这笔钱突然丢失了,严重影响了公司的正常业务。

然而,令人不解的是,这个保险柜是国内最先进的一款,柜子上面有报警器、电击系统和密码装置,而且密码系统由电脑控制。既然保险措施如此齐备,那保险柜为什么还会被盗贼轻而易举地打开呢?

事后经过调查发现,使用保险柜的出纳是个马虎大意的人。虽然公司制定了一整套财务保卫的规章制度,但是出纳根本没有按制度执行。在他看来,这个保险柜确实不错,但是他觉得公司很安全,没必要小题大做,因此他把钱放进保险柜之后,并没有将其锁上,而是虚掩着保险柜的门,这样便于他取钱时方便……

有保险柜不用,有制度不执行,这样的保险柜还有何用?这样的制度还有何用?这个案例告诉我们,企业的规章制度再好,如果没有不折不扣的执行,制度也会沦为一纸空文,无法发挥应有的作用。

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