在筹划一次新闻发布会时，尽可能为报刊和电视台的摄影编辑准备生动形象的视觉材料。不要那种画面上只是总经理站在讲台后发言或一群经理坐在桌旁开会的乏味照片。例如，在宣布一项新的建筑项目开工时，最好能展示模型。
2.新闻发布会注意事项。
（1）新闻发布的邀请必须发给同议题有关的记者和编辑。书面邀请信应在会前2天至10天寄出，随后再次用电话落实。
（2）新闻发布会的场地选择十分重要。会场背景应能同所需要发布的新闻性质相融洽。无论选择什么场地，都要为新闻界人士提供方便的电话、电传和打字设备。有些事件的发布会还要考虑安排交通工具。
（3）新闻发布会的时间安排不要同其他重要新闻事件相冲突，并须适应大多数新闻机构的截稿时间要求，包括报纸、电台和电视台，使记者们在会后有时间来写报道。
（4）如果新闻发布会上有拍照的机会，应事先通知摄影编辑，同时应让饭店专业摄影师在场拍摄照片，供饭店自用，并提供给未能在现场拍照的新闻单位。
（5）发布会开始时，务必使每一位来宾在入口处登记，并由一名装束整洁、机智敏锐的公共关系人员向到来的新闻界人士打招呼，引导他们就座并回答初步的问询。
（6）记者到会后，应发给每人1份事先准备好的新闻文件包，其中有如下材料：新闻发布稿、技术性说明（必要时）、主持会议者的传略材料和照片，以及会上要展示的产品或设施模型的照片。
（7）会议的时间（包括答记者问）宜控制在1小时以内。应以1位会议主持者为主回答记者的提问，必要时由其他人辅助。对无关或过长的提问应有礼貌地坚决制止。会议应有正式结尾。
（七）如何处理坏消息和突发事件
1.坏消息。
坏事的发生和坏消息的传播对任何企业来说都是一种灾难，对于旅店业尤其如此。因为旅店业要不断地和各种各样的人打交道，饭店不可能总是为其旅客和雇员的行为负责。坏消息的发生总是不可避免的。但是饭店通过与新闻界合作，可以设法减少坏消息的危害性。
总经理应同公共关系部主任协商，确保饭店的良好声誉不致受到损害，并在其后答复新闻界的询问时将饭店管理当局对事件的立场以公正的陈述告知新闻界。
2.突发紧急事件。在饭店突然发生严重事件时，新闻界通常会立即前来询问。这时饭店管理当局应明确表态，指出只有主持事件调查的有关部门负责人才有资格答复新闻界的询问。饭店管理当局的答复通常是“无可奉告”。新闻记者们当然不会满足于这个简单的回答，因而有必要解释一下饭店当局为什么无可奉告。例如：
（1）在发生火灾或纵火的情况下，询问的答复只能到消防部门那里去找。饭店方面暂时无法对起火原因作出说明，因为消防部门正在对此进行依照惯例的调查，并且会公布调查结果。
（2）自杀、炸弹、精神病患者的失常行为等不幸事件在整个旅游业和交通运输业中已变得越来越频繁。如果在长城饭店发生上述事件，并有新闻记者前来询问时，则须请他们前往有关处理部门去查询。同时饭店发言人要求新闻记者在报道中不要提及饭店的名称，提出这一要求是有着充分的心理学根据的。只要经过解释，大多数记者也是会谅解的。当然，记者们不可避免地会提出这样一个问题，既然饭店在成为其他事件的场所时都要求新闻报道提及饭店名称，为什么当不幸事件如自杀发生在饭店时，饭店却要求新闻界在报道事件发生地点时只说“本市一家饭店”而不提饭店名称呢？
3.处理突发事件的注意事项。
（1）事前要有所准备，从长城饭店可能成为严重事件发生地点这样一个假设出发，制定一项灵活机动的应急计划，委派应急发言人、新闻发言人和备用人员，跟报社、广播电视台和公安局事先打招呼，在饭店之外设立一处临时新闻总部。
（2）事件发生时要保持镇静，如需转移到临时新闻总部去，应告知新闻界；与高级经理协商，确认所发生事件的事实，讨论应采取的措施；对新闻界的反应要迅速，建立新闻室供记者使用；采取积极措施如宣读市长的慰问信，或考虑召开记者招待会，进行大量的宣传工作，同新闻界保持经常联系，将事件的发展告知记者们和地方公众领袖。
（3）事件过后做好善后工作。例如：设想出积极报道题材；迅速及时地讲出所了解到的事实真相，发现新闻报道中有失实之处立即纠正；对于第一位写信或打电话来慰问的人士寄发感谢信，写给市长、省长的感谢信可作为新闻发布；安排有关团体、老顾客及新闻记者参观出事地点，使他们亲眼看到所采取的改进事态的步骤；召开有主要有关方面人士参加的新闻发布会；对于曾帮助支持过饭店的人士每人发一封感谢信；可考虑在当地报纸上刊登感谢地方支持的大幅广告，以及对主要救助组织（红十字会、急救站、医院等）给以捐助。
公共关系人员的考评
国外企业在招聘公共关系工作人员时，除了根据其学历、专业和经历外，还常常使用各种各样的检测方法。
一、“公共关系工作人员资格鉴定表”一百题
根据前面讨论的对公共关系人员的基本要求，结合我国实际环境的需要，我们将已被很多组织采用的“公共关系工作人员资格鉴定表”一百题提供给读者，以作为公共关系部门对公共关系人员进行资格审察的参考。
以下问题，每小题答案为“是”，计1分；答案为“否”，计0分。满分为100分。
（一）知识
1.是否大学毕业？
2.是否经过公共关系学方面的专门学习和训练？
3.是否掌握经济学方面的基本知识？
4.是否掌握社会学方面的基本知识？
5.是否掌握经营和管理学方面的基本知识？
6.是否掌握市场营销学方面的基本知识？
7.是否了解财务、会计方面的基本知识？
8.是否受过哲学和逻辑学方面的思维训练？
9.是否了解传播学？
10.是否对心理学感兴趣？
11.是否掌握舆论调查与民意测验的方法、技术？
（二）技术
12.是否能够独立撰写各类新闻稿件？
13.是否掌握摄影技术？
14.是否掌握美工技术？
15.是否掌握演讲技术？
16.是否有较好的演讲口才？
17.是否了解广告技术？
18.是否掌握中英文电脑打字技术？
19.是否能够运用计算机技术进行信息传播？
20.是否懂得各种印刷规则？
21.是否掌握公共关系礼仪？
（三）性格
22.是否性情中庸、和悦近人？
23.接人待物是否从容不迫、落落大方？
24.是否能来往于大庭广众之下而不畏惧？
25.是否乐观？
26.是否有耐性？
27.是否有奉献精神？
28.是否有决心和毅力面对困境和挫折？
29.做事是否按部就班？
30.是否健谈？
31.仪表是否动人？
（四）品德
32.为人是否公道正派？
33.说话办事是否诚实可靠？
34.是否有明辨是非的能力？
35.做工作是否有良好的责任感和道德感？
36.是否能以大局为重？
37.是否相信人性本善说？
38.是否对他人有信任感？
39.是否关心他人并赢得同事的信赖？
40.是否能遵守诺言？
41.是否有严谨的行为？
42.是否有高尚的情操？
（五）经验
43.是否有新闻工作的经验？
44.是否有与新闻界打交道的经验？
45.是否有广告、推销方面的经验？
46.是否有人事管理方面的经验？
47.是否有社会交际或社会活动方面的经验？
48.是否从事过舆论调查和民意测验？
49.是否有谈判方面的经验？
50.是否有教师的工作经验？
51.是否有财会部门的工作经验？
（六）阅历
52.阅历是否广泛？
53.是否了解世界各国的风俗习惯？
54.是否了解我国各地的不同习惯？
55.是否了解我国各民族的民族特点？
