案例一：主持词忘记送了
某地区党委全会闭幕式即将开始，领导已走上主席台准备入座。会务工作人员急忙赶过去，请示主持会议的领导同志：“送审的主持词是否有改动？如属程序变动请告知，以便做好会务准备。”会议主持人却丈二和尚摸不着头脑：“我没见过主持词，不知道会议由谁主持。现在就要开会了，不熟悉会议程序，我不能主持会议。”事情怎么会弄成这样的呢？原来，这位领导有两位秘书，其中一位事先接到了会务工作人员提前送来的主持词后，忘记送给领导；另一位秘书随领导到会场接待室后，因为领导与别的领导在交谈，也就没有按会务工作人员的要求及时请示，主观地认为领导没有特别交办，估计主持词不会有什么改变。结果会务工作人员传递过来的信息到这两位秘书这里就变成了无效的劳动。因而造成主席台上这一幕僵局。幸好会务组事先打印了几份送审的主持词，摆在几个主要领导同志的座位上，并做好了会务准备。因此，待领导临时商议，重新确定主持人后，会议仍按预定的程序进行，避免了一次重大的事故。
这个案例告诉我们，要避免会务工作中事故的发生，会前的准备工作一定要细致、周密。以前在办会过程中经常出现的诸如放错歌曲、忘记摆主席台上的台签、领导人颁奖时搞错对象、会议接待弄错性别、会议议题临时变更等问题，都会给办会人员带来很大的被动。无论是组织什么会议，要做好以下三点：一是要提前准备。会议议程、程序确定后，会务组应根据会议需要，编制注有主持人、讲话（传达、报告）人、发言人或宣读文件人员姓名的日程（议程）表送审。领导审定后，提前送达有关人员，使之明确任务，早做准备。二是要有多手准备。各类会务材料，如主持词、讲话（发言、传达）稿、在会上宣读的文件等，应在会前提前送达有关人员审阅。如送审的主持词、讲话稿有改动，则及时修改打印后再送。同时，另备一套材料，会前摆在有关人员的座位上，以应有人忘记带来之急，保证会议顺利进行。三是检查落实要细致。会务的各个环节，会前要逐一细致地检查落实。切忌粗枝大叶，凭主观臆断行事，以致由于疏忽而酿成事故。
