6.1会计电算化
简介一、什么是电算化会计？
随着人类社会步入信息时代，电子计算机的应用导致许多领域的工作方式产生重大变革，包括会计领域。会计电算化是会计史上一项突破性的变革。会计工作只有以电子计算机作为处理信息的工具才能符合现代企业的基本要求，才能在激烈的竞争中立于不败之地。本章主要介绍会计电算化的一些最基本的知识。作为财会人员应了解和学会运用计算机，以便更好地服务于会计工作。
电算化会计的产生是会计本身发展和经济管理对会计数据的要求日益提高的结果。它经历了一个不断完善的发展过程。早在1954年10月美国通用电器公司第一次将计算机用于工资计算……开创了电子计算机处理会计数据的先河。其后，电算化会计的发展主要经历了这样几个阶段：
理阶段
在这个阶段，采用计算机只是模仿会计数据处理的手工方式，作简单的“账本搬家”。多用于处理那些数据量大、计算简单、重复次数多的会计核算业务，如工资核算、材料收发核算业务等，一个具体业务对应于一个应用程序，结构以单机用户为主。在此阶段，人们主要考虑的是如何用计算机来提高工作效率和节省费用，并没有改变会计数据处理的性质。
1965～1970年会计数据综合处理阶段在这个阶段，通过计算机系统对各类会计数据进行综合加工处理，在会计数据的组织结构和处理流程等方面发生了较大的变化，具有一定的反馈功能，为内部控制、分析、预测和决策提供更为详尽和及时的会计信息。在这一阶段，整个数据处理基本上实现自动化。计算机的应用不仅代替了人工处理会计业务，而且开始以“管理工具”的面目出现在企业的会计管理活动当中。在作业处理方式上，成批处理与实时处理并重，进一步推动了会计处理向实时性……集中化发展。但是，会计数据处理仍是以处理为中心，处理技术仍然是考虑的中心问题。
每项业务数据仍对应于一个程序，同一数据在许多业务中多次出现。
1970年以后会计数据系统
处理阶段在这一阶段，会计业务中普遍采用了电算化方式，计算机在会计领域中的应用从以“处理”为中心转为以“数据”为中心，从而，提高了数据处理速度，在更大的范围内实现了“数据共享”，减少了原始数据的输入量……同时，以“数据”为中心使电算化会计工作发生了深刻的变化，会计的日常工作也不再是记账、算账、编制报表，而是如何熟练运用电算化会计系统，提供及时、可靠和相关的会计信息；如何建立以会计信息系统为中心的企业管理信息系统，增加必要的外部数据，形成满足决策要求的全面的数据库，进而将数据库与决策方法结合构成决策支持系统，为企业决策提供依据。
二、会计电算化有什么意义？
在会计工作中应用电子计算机和现代信息技术是提高会计工作质量和工作效率的重要途径，也是建立会计信息中心，实现宏观经济管理现代化的基础。财政部亦先后印发了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》等，对于会计电算化的推广和普及具有重要指导意义。推广和普及会计电算化的意义主要体现在以下三个方面……
1.提高财会工作效率
实现会计电算化后，大量的数据处理、查询核对、存储分析等工作由计算机完成，其速度与手工操作的速度不可同日而语，使会计人员从繁重、单调的记账、算账、报账工作中摆脱出来，从而可以把工作重点和主要精力转向对经济活动的分析、预测和日常管理方面，更好地完成会计反映和监督生产经营活动的各项任务，充分发挥会计决策的管理和控制职能。
2.提高财会工作质量
计算机使数学方法在会计工作中得到广泛运用，例如：运用数学方法进行辅助生产费用的交互分配，从而使成本计算的结果更加精确。计算机亦可以采取各种方法分析、校验数据，并有强大的逻辑运算功能，从而提高数据的可靠性，可以避免许多手工记账易漏易错的问题……提高核算的质量。
3.提高财务管理的水平
随着会计电算化向深度和广度发展，会计软件由核算型、封闭型、手工型向管理型、开放型……智能型发展。许多人工不能解决的问题能迎刃而解。特别是网络的发展，使企业内部各部门，企业与财税部门、上级单位、会计师事务所等建立互联网，使会计信息的及时性、系统性、全面性和共享程度可以充分得到体现，从而为企业掌握最新的经济动态提供有效的服务……提高企业的财务管理水平。
三、会计数据处理有哪几种方式？
随着数据处理技术的日益进步和经济管理要求的逐步提高，会计数据处理方式也在不断改进和发展。目前，会计数据处理方式大致存在三种方式。
1.手工数据处理会计
手工数据处理会计是完全由人借助于计算工具及凭证、账簿、报表等对会计数据进行确认、计量、记录、分类、计算、汇总、报告等会计工作。前述各章均为手工数据处理会计的方法和程序。
2.机械数据处理会计
机械数据处理会计是指在机电设备上使用穿孔卡片等对会计数据进行处理。其主要特征是：
在会计数据处理中，从原始数据的准备，以及经由记录、验证、分类、登记、计算、汇总、报告等一系列具体步骤都以机器为主，结合手工操作进行。机械数据处理会计与手工数据处理会计相比较，仅是数据处理的载体、传输的形式发生了变化，而在会计数据处理的方法、程序等都未作根本的变化。
3.计算机数据处理会计
计算机数据处理会计，简称为计算机会计，是以计算机以及数据传输和通讯设备作为数据处理系统的核心，完成从原始数据的搜集，以及经由记录、验证、分类、登记、计算、汇总、报告等一系列会计工作。在此过程中，会计人员只进行一些辅助性的操作，即会计人员只需把会计数据以规定的要求输入处理系统，计算机即可按照事先编制好的程序，自动完成会计数据处理，并将最终结果――财务报告打印出来。计算机会计与其他数据处理会计相比较，不仅仅是会计数据记录的载体、计算速度等发生质的变化，关键是会计数据处理方法的革命……
计算机会计的形成和发展，并不意味着它现在就全部取代手工数据处理会计和机械数据处理会计，不同的数据处理方式具有不同的应用条件。现阶段，我国企业中应用人工数据处理会计的领域还相当广泛。但是，随着科学技术的进步，计算机会计正在以前所未有的速度替代手工处理和机械处理程序。
可以说，会计数据处理技术经历了一个不断从低级向高级发展的过程，而计算机处理技术“是现阶段会计数据处理技术的最高形式”。
计算机会计系统是以计算机作为工具对会计数据进行处理的系统。从20世纪50年代计算机用于会计数据处理的初级阶段开始，人们从利用计算机单项处理一些数据量大而重复较多的业务开始，到70年代开始出现比较完整的计算机会计系统，计算机系统的账务处理功能逐渐加强，各个单项业务处理之间的联系开始形成一个比较完整的整体。从70年代以后，计算机在会计中的应用发展到一个新的阶段，计算机会计系统已经成为整个管理信息系统的重要组成部分。进入20世纪90年代以来，随着计算机的普及，计算机会计系统的设立已经成为普遍的现象。
四、计算机会计下如何进行会计核算与数据处理？
会计要连续、系统、综合地核算企业经济活动的全过程，为会计信息使用者提供有用的信息……就必须运用特有的方法，对大量经济业务产生的数据进行处理。从某种角度可以说会计核算工作的过程是对数据进行处理的过程。
数据处理是把记录下来的事实加工整理成有用信息的过程。数据处理过程包括以下几个步骤……
1.数据收集
收集大量的数据，并采用适当的方式将其记录下来，这是数据处理的第一步，它关系着输出数据的真实性、完整性。数据收集一般包括数据判定和数据记载两项工作。数据判定是指在取得大量数据的基础上，选择那些有意义、能够正确描述事件的数据，把这些数据输入处理系统，同时排除那些不能真实描述事件的数据。会计核算过程中的确认实际上就是这里所说的数据判定，即在企业发生的大量经济业务中，以能否用货币计量为标准，对发生的经济业务进行筛选，将能够用货币表现的经济业务输入会计核算系统；不能用货币表现的经济业务筛选淘汰掉。数据记载是把所需要的数据记载下来，可以记载数据的介质称为数据载体，会计上的数据载体就是会计凭证，通过会计凭证记录经济业务的发生或完成。将数据从原始凭证过入记账凭证，从会计核算的角度看，是分类的过程；从数据处理的角度看，则是通过加工进行了信息转换，由一般经济信息转换成会计信息，并且改变了数据记载的形式。2.数据校验数据校验是指对记载过程的数据进行校验，以保证完整和正确的数据进入处理系统。在会计工作中，是通过对取得的原始凭证进行审核完成的，并根据审核后的原始凭证编制记账凭证……表明通过审核的经济业务能够进入会计核算系统。
3.数据加工
数据加工是指通过算术运算或逻辑运算，把收集好的数据转换成信息的处理过程。数据加工过程一般包括分类、排序、核对、合并、计算、比较、选择等工作。对会计数据的处理一般也包括这些工作。根据审核后的原始凭证编制记账凭证，通过会计科目完成对经济业务的分类；通过复式记账方法完成信息转换过程；依据记账凭证登记有关账簿，连续、系统地反映某项经济业务，实现对会计数据的排序；定期将总分类账与明细分类账、与日记账等的核对，保证会计数据记录的正确性；采用一定的方法对材料采购成本、产品生产成本、商品销售成本等进行计算，以保证资产损益价值的正确；通过再次确认，选择满足会计信息使用者需要的数据。
4.数据传输
数据传输是指将数据从一个地方传送到另一个地方，或把最终结果传送给用户。财务报告是会计工作的最终结果，企业应定期编制财务报告，并报送给有关的会计信息使用者。
5.数据存储
数据存储是指将原始数据、中间结果和程序存储起来，以备调用。由于数据的收集和传输存在着时间上的差异，相同数据在不同处理过程中需要重复使用，因此，有必要将数据存储起来。会计数据的收集和使用时间不一致，而且对数据的处理过程是一个连续不断的过程，或者说是一个周期循环的过程，大量的会计数据均要存储起来，以备将来使用。会计数据是存储在序时账簿、分类账簿和有关的备查账簿中的。
通过上述说明，可以看出会计核算与数据处理的关系极为密切，可以这样说，会计核算是一种特殊的数据处理程序，是运用会计特有的方法，对经济业务的数据进行加工、处理、存储……传输出财务报告。
6.2计算机账务处理程序一、日常账务处理有哪些程序？
信息系统是指在一个组织中对资源的计划、组织、控制、决策及日常事务处理提供信息的系统。
会计信息系统是一个组织处理会计业务，并为企业管理者和决策者提供财务信息、定向信息和决策信息的实体。它通过收集、存储、加工、传输和利用会计信息，为预测经济前景和控制经营过程提供可靠服务。会计信息系统是从属于管理信息系统的一个子系统。
会计电算化信息系统是指以电子计算机硬件、软件系统为基础的执行会计信息系统功能的信息系统。它可分为以下三个层次：
1.会计电算化核算系统
它以提供财务信息为主，注重对经济业务的事后反映，其功能侧重于会计业务的日常核算，以替代手工处理，提高工作效率为目的。一般由账务处理子系统、会计报表子系统、工资核算子系统、固定资产核算子系统、存货核算子系统、成本核算子系统和销售核算子系统构成……
2.会计电算化管理系统
它以提供定向信息为主，注重对经营过程的事中控制，其功能侧重于对资金、成本、销售收入、利润的管理和控制，以充分发挥会计信息系统的监督、管理和控制职能为目的。一般由固定资金管理子系统、流动资金管理子系统、成本控制子系统、销售收入和利润管理子系统等构成。
3.会计电算化决策支持系统
它以提供决策信息为主，注重对经济前景的事前预测，其功能侧重于决策分析，目的是为企业决策者制定科学的经营决策提供帮助。它以各种预测、决策模型为基础，一般由量本利分析子系统、风险投资分析子系统、产量预测子系统和综合查询子系统构成。会计电算化核算系统是电算化会计信息系统的最主要内容，下面对该系统功能作进一步划分：
（1）账务处理子系统。
账务处理子系统是完成录入、审核、修改记账凭证并进行记账、查账、银行对账等日常业务的子系统，是会计信息系统的核心，包含了会计业务处理的基本内容。
（2）会计报表子系统。
会计报表子系统是会计信息系统最终输出汇总会计信息的处理功能。
上述两个子系统是商品化会计软件中最常见、最基本的。因为完整的会计软件离不开账务与报表。
（3）（表见下页）核算子系统。
固定资产核算子系统建立各种在用固定资产数据库；处理固定资产的增加……减少及有关统计事项；按车间、部门计算应提的折旧费；生成固定资产明细清单、折旧费计算表及有关折旧的机制转账凭证；输出按不同资金来源增加或不同原因减少的固定资产统计表等。
核算子系统主要功能
材料核算子系统建立各种材料的档案数据库；输入各类领料单……如出库单、入库单等；处理材料的收、发、存统计事项；核算库存资金；生成有关材料的机制转账凭证；输出各类材料库存资金动态表、储备明细表、材料期末数量及金额明细表，并输出按产品或按领用单位分配的材料领用分配表以及按不同来源、不同用途统计的物资统计表，作为成本核算的依据之一。
工资核算子系统在职工工资数据库的基础上，根据各类增、扣款项计算每月每个职工应发与实发工资；输出职工工资发放明细表和企业工资汇总表，并提供工资分配表，作为成本核算归集生产费用的原始依据；该系统还包括职工福利基金的提存和分配……工资及福利基金的转账等。
成本核算子系统输入账务处理模块中的基本生产、辅助生产、制造费用、管理费用明细账数据以及工资、材料等，核算中的工资分配表、材料领用分配表、固定资产折旧计算表数据；输入工时统计表，完工产品入库单，在产品明细表，半成品收、发、存表等原始数据；按产品成本对象归集上期在产品生产费用及本期基本生产发生额；然后，在本期完工产品及月末在产品之间进行分配；计算本月完工产品总成本及单位成本；输出在产品成本明细表及按成本项目反映的当月完工产品的总成本及单位成本。
销售核算子系统输入销售发票等原始数据；建立销售明细账、发出商品明细账及销售利润明细表；进行发出商品的核算；汇总销售收入；结转销售成本；进行销售税金、销售费用、销售利润的计算及转账。输出按产品分类的产成品收、发、存明细表，产品销售明细表，发出商品结存表，销售利润明细表等。
上述五个子系统，通过自动转账凭证，均可与账务子系统实现数据共享。如果实现网络化管理，则原始数据均可以在各部门输入，账务子系统只要将各部门的汇总数据通过网络传输过来，就可以实现数据共享。
二、会计循环步骤与方法有哪些特点？
将计算机会计数据处理和手工数据处理会计相比较，可以看出，二者的循环程序基本相同，但二者还是存在以下差别：
（1）存储能力及其介质不同。会计数据处理均须借助于日记账、总分类账、明细分类账等来完成，但在手工数据处理会计中采用的是订本、活页、卡片等账簿，其存储能力有限，且查找较困难。而计算机会计采用磁盘形式的账簿，存储能力大，查找容易。
（2）受人工干预程度不同。计算机会计的一个重要标志是会计数据处理的自动化。数据一旦进入处理系统后，整个处理过程自动完成，不需要人工干预。而人工数据处理会计从原始凭证审核开始，直到编制会计报表均须会计人员完成。
（3）灵活性和适应性不同。人工数据处理会计对一些特殊事项，可以依据合理性和合法性确定其会计处理方法，而计算机会计则无法识别这些非经常、非惯例项目的处理。同时人工数据处理能不断适应新情况，如会计改革，但计算机会计则必须投入较大的人力修改程序才能适应新情况。
6.3会计电算化信息系统
计算机会计系统与手工会计系统相比，不仅仅是处理工具的变化，而且它在会计数据处理流程、处理方式、内部控制方式及组织机构设置等方面都表现出一些新的特点。
一、数据来源和加工有哪些特点？
在会计数据的采集方面除
了人工采集输入会计数据，计算机会计系统还可以将一部分经济活动现场发生的原始数据通过自动输入装置转化为计算机可以直接处理的数据形式，而无需人工重新输入。如在超级市场中使用条形码扫描系统，在商品的进货与售出过程中，通过扫描仪对条形码的扫描，各种商品的名称、计量单位、单价、规格型号等数据就可自动输入到计算机系统。这些数据不但可以用来进行商品的管理，而且可以直接进行会计处理，速度快、差错少，提高了会计工作的效率。同时由于是即时处理，某些会计数据可以及时反馈给有关人员，大大提高了会计数据的有用性。
数据来源和加工的特点
在会计数据的存储方面原来用于记录会计数据的主要材料――纸张被基本上被取消了，而代之以软磁盘、硬磁盘、磁带以及光盘等各种磁性存储材料。新的存储材料体积小、存储密度大、易于传递、易于复制、易于保管，具有纸张无法比拟的优点。数据存储的时间周期可以大大缩短。
在会计数据的处理方面原始数据通过自动扫描装置或人工输入方式输入后存储于计算机，在此后的数据加工过程中，计算机自动按照事先编制的程序进行各种处理工作，很少或者完全不需要人工干预。此后……可以根据需要，随时查询或打印有关的账簿、报表。
在会计数据的传输方面
随着网络通信技术的发展，通过网络来传输会计数据已成为现实。在计算机网络中，电缆、电话线或卫星都可用于通讯，公司内各个部门及子公司的计算机联网之后，尽管远在千里之外，亦可随时相互调用会计数据。某些大的跨国集团，已经通过因特网来传递会计数据。
二、会计核算形式有哪些特点？
在手工方式下，对会计数据进行的分类整理是通过将记账凭证的内容按会计科目转抄到日记账、明细分类账以及总账的形式来实现的，因此围绕如何减少登账（转抄），特别是登记总账的工作量而产生了各种各样的会计核算组织程序。
常见的有记账凭证核算组织程序、多栏式日记账核算组织程序、科目汇总表核算组织程序、汇总记账凭证核算组织程序以及日记总账核算组织程序等五种。但这些核算组织程序，只能在一定程度上减少或简化转抄的工作，而不能完全避免转抄，这就决定了这些处理形式不可避免地带有手工处理的局限性。其主要缺陷是：
（1）数据大量重复。记账凭证是账务处理的起点，从一定的意义上可以这样说，它所包含的信息量几乎等于各种日记账、明细账、总账及会计报表所包含的信息量之和。也就是说从信息量的角度来看，后者并没有比前者增加什么。但由于手工处理设置了日记账、明细账、总账等环节，使得记账凭证上的数据被多次转抄。如当一笔反映现金支出业务的记账凭证编制完毕之后，需要在现金日记账及相关的明细分类账上同时转抄凭证上的日期、凭证号及摘要等数据项；此外还要将凭证上的某些数据项转抄在总账上。同一数据的大量重复，不仅浪费，还极易导致数据的相互矛盾。
（2）准确性差。在长期的账务处理实践中，人们总结出了一套特有的方法来避免和发现转抄错误。如记账凭证过账之后，一般在它上面加注对号以防止重复登账；明细账和总账采用平行登记的方法，以便相互核对发现明细账或总账中的过账错误和计算错误。但无论会计人员的素质如何，从填制记账凭证到编制报表的每一个环节中，转抄错误和计算错误都难以避免……手工会计下之所以会产生账证不符、账账不符、账表不符的现象，其原因就在这里。
手工会计下的会计核算组织程序并不是会计数据处理本身所要求的，而是手工处理的局限性决定的。计算机处理和手工处理相比，前者不仅在处理速度上比后者有成百倍、成千倍的提高，而且不存在因为工作时间过长或疲劳而引起的计算错误和抄写错误。这样，就产生了许多更适合计算机处理、效率更高、数据流程更加合理的账务处理形式，其中较为常见的是记账凭证文件核算形式。这种核算形式的特点是：在系统内主要建立记账凭证文件和科目余额文件，而不设现金日记账文件；银行存款日记账及明细分类账文件。平时根据已输入的记账凭证按会计科目逐笔更新科目余额文件。需要输出现金日记账、银行存款日记账或其他明细分类账时，可临时从记账凭证文件中经挑选整理而成。其数据流程是：
（1）由录入员通过键盘（或自动转账）输入记账凭证（记账凭证可分为收、付、转，现、银、转等三种格式或一种通用格式）。
（2）输入的凭证经检测无误后，写入记账凭证文件。
（3）随时用记账凭证文件更新科目余额文件，以便随机查询任意会计科目的当前借方发生额、贷方发生额及期末余额。
（4）根据科目余额文件和记账凭证文件编辑输出现金日记账和银行存款日记账以及其他各种明细分类账。
（5）根据科目余额文件编辑输出总账。
（6）根据科目余额文件，生成会计报表数据文件。
（7）根据会计报表数据文件编辑输出各种会计报表。
凭证文件核算形式的优点是数据流程简单，数据无重复存储，但由于日记账和明细账是通过临时挑选而成的，所以其响应程度相对来说较慢。但随着高速度计算机的出现，临时挑选所花的时间可以小到忽略的程度。所以这是一种比较适合计算机特点的核算形式。可以看出，它和手工方式下的会计核算组织程序有很多不同之处，主要有：
（1）改变了现金日记账、银行日记账及明细分类账的输出方式。在手工方式下上述账簿属于数据存储，随着一张新的记账凭证的产生，它上面的数据被转抄到相应的日记账或明细分类账上。如上所述，这种转抄过程不仅增加了工作量而且增加了出错的可能性。新的处理方式是：将现金日记账、银行存款日记账及各种明细分类账看作数据流，当需要这些账簿的时候由计算机从所有的记账凭证中依次按相应的会计科目进行挑选，然后或屏幕显示或打印输出即可形成这些账簿。如当需要查询现金日记账时，可由计算机从所有记账凭证中将涉及到现金科目的记账凭证挑选出来，再加以编辑就是现金日记账。实际上总账的输出也可采用这种方式，这时的总账和手工方式采用记账凭证核算组织程序下的总账完全相同。采用计算机后之所以可以采用这种什么时候要账什么时候从头挑一遍的方式，根本原因还是计算机的处理速度快，挑选所花的时间小到可以忽略的程度。采用这种方式的优点是：首先一笔一笔登账的过程没有了，简化了处理过程；其次不会出现账证不符的现象，只要记账凭证没有错，账就不会错；最后，减少了存储空间的占用。其缺点是占用了较多的机器时间，若计算机的档次较低，查询账簿时所用的时间有可能过长。
（2）明细账和总账之间的核对工作不复存在。在手工方式下，明细账和总账平行登记（这种做法与数据的二次录入非常相似），并定期进行核对，当明细账和总账的数据不相符时，说明必然有一方或双方有记账错误。从一定的意义上可以说，这是手工方式下一种行之有效的查错方法。但由于计算机不会产生计算错误，明细账和总账之间的核对工作随之消失。
（3）明细分类账的输出无法参照原始凭证或原始凭证汇总表。在手工方式下明细分类账除了要根据记账凭证登记外，还要参照记账凭证所附的原始凭证或原始凭证汇总表。采用计算机后，账务处理子系统的处理起点是记账凭证，一般不输入原始凭证，这就要求所输入的记账凭证对经济业务的描述要比原手工方式更加详细。
三、记账凭证编制有哪些特点？
在手工会计下，适应企业业务量的多少，可将记账凭证分为不同的种类。比较常见的做法有……
（1）分为收款凭证、付款凭证、转账凭证三类；
（2）分为现金凭证、银行凭证、转账凭证三类；
（3）分为现收、现付、银收、银付、转账五类；
（4）不分类，只设一种通用的记账凭证。
与手工方式相比，电算化方式下的记账凭证在内容上基本保持一致，但记账凭证的产生、取得及分类都有了很大的不同。电算化方式下，记账凭证有三个来源：
（1）手工编制的零星业务的人工凭证；
（2）其他业务子系统对业务处理后自动编制的机制凭证；
（3）账务处理子系统自身派生的派生凭证。相应地，记账凭证分为三类：人工凭证、机制凭证和派生凭证。其中，人工凭证是手工编制、手工录入的，后二者则是机器自动编制、自动转录的。下面，对电算化方式下的三种记账凭证作初步的分析，比较它们各自的产生过程和处理方法，并结合具体的经济业务进行说明。
1.人工凭证
对零星业务编制的人工凭证主要产生于未单独设置子系统进行核算的经济业务，如零星的现金收支、银行存款的存取及应收、应付账款的往来结算等。这些业务的处理类似手工方式下记账凭证的编制。即先填制原始凭证，包括自制原始凭证和外来原始凭证，经会计人员整理……加工、审核后，填制记账凭证，再交计算机操作人员手工录入，存入凭证文件。由于人工凭证从屏幕输入，所以设计一个直观、方便、准确性高的输入模块，将有利于提高凭证的输入速度，减少数据输入错误，提高系统的运行效率。这样，屏幕输入格式理所当然地不容忽视。设计屏幕格式，可以参考或沿用手工方式下收、付、转三种凭证格式。因为人工凭证主要涉及货币资金的收付，相当部分是收、付款凭证。通过选择适当的屏幕格式进行输入，可以减少输入的内容，提高速度和准确性，也符合人工编制凭证的习惯。当然，采用不同的格式并不意味着凭证文件也分为收、付、转三类，上文已指出这种分类已无实际意义，格式只是形式而已，凭证内容则是统一存放于凭证文件中，或是按电算化下的分类分别存放。除了屏幕格式的设计之外，利用汉字的自动输入和科目查询来简化输入工作，有利于提高系统的运行效率。
为了保证会计系统数据资料的正确、真实，只有输入功能并不是完整的输入模块，还应包括凭证输入过程中的编辑和数据检测。利用逻辑判断、平衡法则、检验法等检测手段对输入的记账凭证进行检测，及时发现错误并进行编辑修改，才能产生正确的人工凭证。可见，人工凭证的产生取决于手工填制、凭证录入、数据检测等一系列的工作，而设计一个直观、方便……准确的输入模块，又是其中关键的一步。
2.机制凭证
各业务子系统处理业务后自动编制的机制凭证，与人工凭证的区别比较大，它无需人工直接参与编制，而是在一定业务处理后，由各子系统自动编制凭证并传递到账务处理子系统。因此，针对一定的业务，在其业务子系统中设计一套简洁、明确、可靠的数据流程，是及时、准确地产生机制凭证的重要一步。
机制凭证与人工凭证涉及的业务不是明确界定的，可以根据自身特点和电算化程度高低，或多或少地采用人工凭证和机制凭证。机制凭证的广泛使用可以简化手工劳动，提高工作效率和准确程度，但也要求有较高水平的软件系统支持，尤其一些情况复杂的业务，没有可靠、流畅的程序支持，难以产生真实、正确的记账凭证；同时人工凭证也不可能完全取消，如支付办公费、其他应收款、其他应付款的往来结算等零星业务都离不开人工凭证，人工凭证在现阶段仍有其存在的必要性。
3.派生凭证
由账务处理子系统自身产生的派生凭证。它主要涉及期末一些固定的结转业务。这种记账凭证完全产生于账务处理子系统的内部，从而区别于产生于各业务子系统的记账凭证。其实，派生凭证和机制凭证都是通过设计一定的程序，由机器自动编制的记账凭证。所以，数据流程的确定和程序的设计对派生凭证的产生也同样重要。
会计信息系统中较典型的派生凭证是期末结转形成利润时产生的凭证。期末，要求把本期销售成本、销售税金；销售费用、销售收入等科目余额结转到利润科目，形成利润。这一过程是在账务处理子系统中完成的，产生比较完整意义上的派生凭证。
通过以上的分析可以看到，派生凭证完全由账务处理子系统完成，而机制凭证则是在业务子系统中产生再传递到账务处理子系统中的。同一笔业务通过不同的设计，可以产生不同类型的记账凭证。但凭证的内容则是一致的，这也反映了会计信息系统设计的灵活性，可以根据不同的需要，不同的考虑来完成同一项业务的处理。
人工凭证、机制凭证和派生凭证共同形成了会计信息系统的记账凭证体系，反映企业发生的所有经济业务，为账务处理提供信息，成为会计信息系统中账务处理子系统的起点，也是账务处理子系统的接口。所以，研究记账凭证如何生成、如何分类是十分重要的。现在的问题是，采用计算机处理以后还要不要沿用手工会计下对记账凭证的分类方式？新的条件下如何对记账凭证进行分类才是合理的？
在手工会计下，对记账凭证的分类一般是按经济业务所涉及的会计科目进行的。如收款凭证是指借方科目为“现金”或“银行存款”者；付款凭证是指贷方科目为“现金”或“银行存款”者；转账凭证则是指借贷科目均不为“现金”及“银行存款”者（其他种类的凭证以此类推）。在手工会计下，如果企业业务量比较大，由不同的会计人员编制不同种类的记账凭证，可以提高工作效率。更主要的是，这种分类方式便于登记日记账。在我国，要求企业必须逐日逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。对经济业务按会计科目进行分类，把涉及到现金或银行存款的业务单独分离出来，编制成收款凭证或付款凭证，可以很容易地根据凭证的外观挑选凭证进行登账，并可在一定程度上防止登账时的收付颠倒错误。
会计电算化以后，记账凭证一旦输入，此后的各种处理均通过计算机自动进行，原来手工方式下对记账凭证进行分类的意义随之降低。但电算化以后，记账凭证的来源发生了变化，如上所述其来源主要有三个：人工凭证、机制凭证和派生凭证。在这种情况下，我们所关心的已经不是根据记账凭证登账的工作量大小问题，而是凭证的来源。因为这时所有的记账凭证都存储在一起，必须从中明确的区分出凭证的来源。因此，会计电算化以后对记账凭证按其来源而不是按会计科目进行分类，是必要的且具有一定的必然性，没有必要继续沿用原手工会计对凭证的分类方式。
四、会计账簿编制有哪些特点？
这是由于会计核算组织程序变化而产生的派生问题。按照一般的解释，所谓账簿是指根据会计凭证序时、分类记录经济业务的簿籍。按其性质和用途可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。其中，序时账簿包括现金日记账、银行存款日记账；分类账包括总分类账和明细分类账；备查账簿则用于上述账簿中未记录或记录不详的内容进行补充登记。在手工会计下，上述账簿属于数据存储。一张新的记账凭证产生以后，将其数据按会计科目的方向进行转抄……登记，从而形成相应的日记账或分类账。
如上所述，新的处理方式已经改变了这种处理过程。如当需要查询现金日记账时由计算机从所有记账凭证中将涉及到现金科目的记账凭证挑选出来，再加以编辑即可。由此，我们可得到如下两点认识：
（1）账簿的概念发生了变化。电算化以后的所谓会计账簿只不过是根据记账凭证按会计科目进行归类、统计的中间结果，在计算机内部不存在手工意义下的各种账簿。
（2）将会计账簿分为日记账、总账及明细账的价值和必要性已经不大。电算化以后，只要给出一个会计科目，计算机就可将涉及到该科目的所有业务全部筛选出来形成所谓的账簿，而不管这个科目是现金科目还是银行存款科目，是总账科目还是明细科目。而且只要对挑选的结果按日期进行排序或索引，所有的账都可表现为日记账的形式。
这种变化是会计数据处理上的一次革命，它突破了手工会计的局限性。在手工方式下，我们不能要求会计人员按登记日记账的要求去逐日、逐笔登记所有账簿，这是人工所无法胜任的……既然使用计算机以后改变了这种状况，已经没有必要继续沿用手工会计下关于账簿的一些概念和分类方式。
五、会计岗位有哪些特点？
在手工会计下，根据管理的要求、业务类型和规模以及会计人员的实际情况进行岗位设置。
一种常见的岗位设置方案是：在财会部门下设财务、会计两科。财务科下设资金管理组、利润管理组；会计科下设采购和应付账款组、销售和应收账款组、工资核算组、仓库核算组、固定资产核算组、成本计算组以及总账报表组等。在计算机会计下，一般是由部分人员（包括系统维护员、数据管理员、操作员）按照内部牵制原则组成电算化会计组，利用会计信息系统完成原有的记账、算账任务。节省下来的人转向加强管理。一部分人员按照责任会计制度要求，负责资金、成本、利润的管理；另外一部分人员负责建立决策支持系统，通过对未来发展的分析与预测，提出各种不同的实施方案，为领导决策提供科学依据。
财政部于1996年6月10日发布的《会计电算化工作规范》，对电算化后的会计工作岗位提出了指导性意见。《规范》指出，会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。而电算化会计岗位进一步划分如下：
电算主管负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。此岗位要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理经验。电算化主管可由会计主管兼任。采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗。
软件操作负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿和报表、进行部分会计数据处理工作。此岗位要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平。
审核记账负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核……操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。此岗位要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训的水平，可由会计主管兼任。
电算维护负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗位要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。
电算审查负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。此岗位要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。
数据分析负责对计算机内的会计数据进行分析。此岗位要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平；采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由会计主管兼任。
我们看到，在计算机会计下，由于会计数据的采集、存储、处理以及传输形式的变化，有些岗位已失去存在的必要，有些岗位需要归并，另外又增加了一些新岗位。
六、内部控制有哪些特点？
会计从手工处理到电算化，表面上看来只是处理工具的变化，但计算机会计系统比手工会计系统要复杂的多。由于其特殊性，它必须具备强大的排除错误和干扰的自我保护功能，这种功能应由内部控制予以保证。手工方式下，通过职能分割与人员分工而形成的内部控制体系以及通过凭证、账簿、报表之间的勾稽关系而形成的内部控制体系相辅相成，适合于手工会计处理方式，可充分保证数据处理的真实、可靠和安全。会计电算化以后，内部控制的重点……由会计人员和会计业务部门转移到电子数据处理部门，财会人员对交易活动的直接监督减少了，原内部控制体系难于适应这一变化。计算机数据处理的集中性、连贯性，使因为大部分职权分割的控制作用近于消失，数据存储载体的改变及其共享程度的提高，又使手工会计中的账簿控制体系失去作用。在这种情况下，内部控制一方面要加强，另一方面要采用新的方式。电算化方式下，内部控制按实施环境可分为一般控制和应用控制。一般控制是普遍适用于计算机数据处理的控制，包括组织控制、计划控制、文档控制、硬件控制、软件维护控制、软件质量控制等。应用控制则是在运用计算机进行会计数据处理过程中所实施的内部控制，包括输入控制、处理控制及输出控制。一般控制及应用控制的好坏，直接影响到数据处理的准确性、及时性与完整性。
七、系统内部联结方式有哪些特点？
在手工会计下，会计部门根据业务特点分为若干组，各组之间数据的传递是以手工方式进行的。会计电算化以后，会计的整体功能通过各个子系统局部功能加以实现。在计算机会计系统内，各业务子系统一方面要对各自的原始凭证进行处理，输出满足特定管理要求的报表资料；同时要汇总原始数据、编制出记账凭证传输到账务处理子系统进行账务处理。对于工业企业来说，各业务子系统还要将有关费用的汇总分配数据传送到成本计算子系统进行成本计算。因此，子系统间的关系主要表现为数据传递关系。就各子系统而言，其数据的接受与传递大致有如下三种情况：
（1）单向接收型。属于该类型的子系统只接收来自其他子系统的数据，而不向外部传递数据……如狭义的报表子系统即属于此类。
（2）单向发送型。属于该类型的子系统只向其他子系统传递数据，而不接收数据。如工资子系统、固定资产子系统以及材料子系统等。
（3）双向联系型。属于该类型的子系统既向其他子系统传递数据，又接收来自其他子系统的数据。如账务处理子系统、成本子系统等。
如上所述，一个完整的计算机会计系统内各子系统间不存在数据传递关系的情况很少。在处理它们相互之间数据的传递关系上，可以有三种不同的做法。
（1）集中传递式。
在这种形式下，各子系统之间的数据传递关系，通过一个专门的自动转账系统来实现。相应地，在这种形式下还需要专门建立一个自动转账子系统，它一般具有数据接收、转账模式定义、费用汇总模式定义、生成汇总转账数据、数据发送以及转账数据的查询、打印等功能。
（2）账务处理中心式。
在这种形式下，各业务子系统对原始凭证汇总、处理后，编制出记账凭证直接传递到账务处理子系统，账务处理子系统对涉及到成本、费用的凭证进行汇总后，传递到成本子系统。采用这种方式，相应地要求有关科目按产品设明细科目，以便可以方便地汇集直接费用。
（3）直接传递式。
在这种形式下，各业务子系统首先对原始凭证汇总、处理后，编制出记账凭证传递到账务处理子系统进行账务处理；同时，工资、固定资产、材料等业务子系统以及账务处理子系统要将各种直接的、间接的费用按一定的标准汇总后传递到成本子系统进行成本计算。如对于材料子系统来说，一方面要对各种料单进行处理输出满足材料管理需要的报表资料；同时要编制出有关材料入库、出库的记账凭证传输到账务处理子系统，进行账务处理；此外，还要对领料单按领用部门和用途进行汇总，将材料费用汇总分配数据传输到成本子系统以便进行成本计算。
