“关键的少数与次要的多数”的原理也适于管理人员的时间安排。管理者可把80%的时间，用于20%的工作项目上，因为这20%工作项目的价值要占全部工作价值的80%。具体做法是：首先分析每项工作在整个系统中的地位、作用，然后分成A、B、C三类。A类占工作数量的15—25%，每天约1—3件，最重要，也最迫切，与实现系统目标关系很大，因此，必须下精力马上亲自去做，其花费时间约占60—80%。B类占工作数量的30—40%，每天3—5件，比较重要，时间也较迫切，可采取一般管理的方法，最好自己亲自做，也可委托别人办理，其花费时约占20—30%。C类占总工作数量的45—55%，不太重要，时间要求也不太急迫，对实现系统目标影响不大。不必花大精力用在这些锁碎的小事情上，可以委托别人去做，也可插空处理。其花费时间可在10%以内。
在分类之前，必须进行分析，要给自己提出如下三个问题：一是能不能取消这项工作。二是能不能与别的工作台并，三是能不能用简便的方法代替？经过这三个“能不能”处理后，再根据以下“四性”进行判断：“一是有效性，指是否具备限制工作效果的因素；二是关键性，指是否具备为达到既定目标所需要的完整条件或活动系统中影响全局的环节；三是重要性，是指对目标的贡献程度；四是迫切性，是指在时间上的要求，是否刻不容缓。这“四性”归结到一点，就是看这件工作对实现目标所起的作用，并依据这种作用的大小分类。”
最重要、最迫切的是两项重要指标，重要的事不见得全是最迫切的，而最迫切的事，又不见得是最重要的。因此，只有二者兼之，才可以列入A类工作，只满足一项指际，不能列入。倘若授权别人去做，则也可以不列入A类。最重要、最迫切是相对而言，是相比较而存在的，是指每次把精力集中于一件事情上，因此，每天总会有的工作符合上述原则。
管理者每天应用10分钟左右时间，静下心来，思考全日要做的工作，然后按A、B、C分类、列表，并认真实施，这会极大地提高工作效率。
（第六节）提高会议效率的艺术
要进行有效的管理活动，会议是不可缺少的，如交流思想、研讨问题，下达指示和计划、宣布政策和法令、汇报情况、解决矛盾、协调关系、进行决策，等等，需要召开各种不同的会议。如何开好会议，提高会议的效果，可以说是一门科学、艺术。
（一）做好会前的准备工作。开会前要明确会议目的，确定议题、程序和开会的方法方式；选定出席的人员；确定会议的时间、地点。要把会议目的、议题、时间、地点、要求事先通知参加者，请他们做好准备。会前应收集意见，准备必要的有关资料，做好会场的准备，搞好卫生、整理，桌椅的排列方法要适于会议的特点，会场上的照明、冷暖设备、通风、饮用水、烟碟等都要准备好。主持者和与会者都做了充分准备，会议就开得顺利、紧凑，效果就会好。
（二）计算会议成本。明确了会议成本，大家就会注意尽量节约时间。如果耗于会议的成本是1000元，而来解决节约900元的问题，是得不偿失的。如何计算会议成本，推荐两个公式：
会议成本＝与会者日工资和平均奖金及保险、福利费（元）/每天工作时间（分钟）×参加人数×会议时间（分钟）
平均奖金和保险、福利费因各单位不同而异，可根据具体情况计算平均数或计算一个系数。
会议成本＝每分钟平均工资（元）×3×2×开会人数×开会时间（分钟）
式中，系数“3”指劳动创造的价值等于工资的三倍，系数“2”指开会因中断正常工作，其损失加倍计算。
日本一家工程总公司，重视会议的质量，大幅度减少会议和缩短会议时间，会议效果大大提高，一年节约6亿日元。
（三）严肃会风。一要准时到会，不能迟到。二不准私下交谈，不允许做私活、开小差。三要发言尽量准确，不能信口开河，不能离题胡扯，而无端地浪费时间。四要集中时间和精力解决主要问题。五要发扬民主，不搞一言堂。与会者只有自由地说出自己的意见，才能更好地集思广益。否则，就会出现“领导讲话念稿子，回去传达翻本子，贯彻落实一阵子。”六要结论当场确认。当大家把意见、想法说完后，应注意把精华的意见集中上来。会而有议，议而有决，决而必行。
（四）减少会议时间，准时开会，不准拖延时间。国外有的公司有如下经验：在办公时间不准开会，凡二级主管会议，大都在下午6点以后举行，并不得超过60分钟。否则将由主席负责，轻者扣薪，重则解聘。严格限制会议时间，站着开会，这可以抓住问题的核心。有的公司把一般会议安排在午餐前，这时，与会者饥肠辘辘，无心闲谈碎扯，会议很快抓住中心。限制发言时间，举世瞩目的南北首脑的坎昆会议，每个发言者只有15分钟的时间。日本一个公司让职工学会开会的方法，教他们在一分钟内阐明符合议题的意见，避免讲那些与议题无关的废话。有人主张在会议室挂一时钟，象球类比赛那样随时显示出说话还剩多少时间，这会提醒与会者抓紧时间。
（五）控制与会者人数。国外集体心理学家研究表明、会议参加者超过10人以上，就容易出现不思考问题和滥竽充数的人。有的公司规定与会者一般不超过12人。据研究表明，参加会议的人数与人们之间沟通的渠道数量和难度成正比。
（六）主持者要因势利导。遇到冷场，要善于启发，或选择思想敏锐外向型的同志先发言。有时可以提出有趣的话题或事例，活跃一下气氛，以引起与会者的兴趣使之乐于发言。遇有离题情况，可根据具体情况，接过议论中的某一句话，或插上一句话做转接，巧妙柔和地使议论顺势回到议题上来。或者联系议论中的某一层意思，提出新的话题，以“言归正传”。当发生争执时，如果因事实不清，可让与会者补充事实，如事实仍不甚清，可暂停该问题的争执。如果因双方的逻辑推理有异，应首先肯定各方的有理之处，然后从整顿逻辑秩序入手。如果一方有意攻击另一方，可用目光、手势示意。主持者的任务是缓和冲突，而不能激化矛盾，更不能直接参加无休止的争吵。
主持者要善于观察与会者的性格、气质、素质、特点，并辨别各自属于哪一类型的人。时间管理专家为我们列举了如下三类19种：
1.建设性：（1）主动型，对问题提出新的意见或建议；（2）引导型，对讨论内容或别人的意见提出个人的适当看法；（3）启发型，对他人的意见做深入地讨论，达到启发大家的目的；（4）阐明型，列举有关例证，提出理论支持，深入探讨问题意义，对问题做更确切的说明。（5）试探型，提出有关问题，试探会议是否可以往下进行。
2.维系性：（1）缓和型，在适当时插一句笑话，或提议休息，以缓和会场上不快的气氛；（2）折衷型，愿意放弃自己的意见，以求会议顺利进行；（3）协调型，调节与会者的分岐和不同意见；（4）激励型，称赞、支持他人，表现友善；（5）沟通型，为保持意见交流渠道的畅通，鼓励大家积极参与讨论。
3.妨碍性：（1）侵略型，批评、贬低他人；（2）阻挠型，再度提出已做出决定的议题，顽固地反对、拒绝接受别人的观点；（3）冷淡型，不参加讨论，发呆、私下交谈；（4）转移型，不断更换话题；（5）操纵型，常操纵会议，显示个人权威，控制别人发言；（6）散漫型，爱讲题外话，讥笑他人；（7）捣乱型，专门干不利于会议的事情；（8）夸耀型，说话夸张，发言过多、过长，意在强调自己的存在；（9）自私型，大谈与会议无关的个人感受或意见，占用大家的时间。
主持者应根据上述各类人员特点区别对待，因势利导，牢牢掌握会议进程。
（七）提高会议效率的“十戒”、“五提倡”
“十戒”：（1）不开无准备的会议；（2）不开可开可不开的会议；（3）不开无目标、议题不明确的会议；（4）不开有许多议题的会议；（5）不要无关的人员参加；（6）不要作离题发言；（7）不要作重复性发言；（8）不开“马拉松”会议；（9）不要把会议开成吵架会、出气会、“整人”会，（10）不要议而不决。
“五提倡”，这是《人民日报》提出的：（1）提倡争论；（2）提倡各抒己见；（3）提倡全体发言；（4）提倡不超过一小时；（5）提倡站着开。
当结束这一节的时候，我们看看列宁是怎样重视会议效率的。列宁曾专门为人民委员会倡导和制定了开会的纪律，其内容：1.只请与讨论问题有关的人参加；2.不许迟到，无故迟到半小时罚款五卢布，半小时以上罚十户布。3.开会有事只许递纸条，禁止说小话；4.给报告人的时间是十分钟；5.给发言人的时间，第一次是五分钟，第二次是三分钟。6.发言不得多于两次；7.对议程赞成或反对的每次表决，占一分钟；8.例外情况按人民委员会的特别决议处理。从这些规定中，可以看出列宁是多么珍惜时间和重视纪律，他反对办事拖拉的官僚主义作风，反对讲废话。（第七节）调控群众情绪的艺术
情绪是人对客观事物的一种特殊表现形式。人的行动往往以情绪为先导。群众情绪按性质分：1.快乐，如表现满意、愉快、异常欢乐、狂喜等；2.愤怒，表现不满、生气、怨恨、发怒、气愤、激愤、大怒、暴怒；3.悲哀，表现失望、遗憾、难过、悲伤、哀痛；4.恐惧，表现担心、胆怯、惶恐、惧怕，等等。按情绪状态分：1.心境，这是一种蔓延性的，比较微弱和持久的情绪状态；2.激情，表现强烈而短暂的情绪状态；3.应激，是出乎意料的紧张情况所引起反应的情绪状态。从情绪层次上分，有积极情绪、中性情绪、消极情绪、对抗情绪和“零情绪”等五个类型。其中，“零情绪”是指有些人对某一事情、问题处于不认识、不理解、不介入、不闻不问、无动于衷的混沌状态。
调控群众情绪的意义与原则
（一）调控群众情绪的意义。领导者认识人们的不同心境，巩固、发展其积极情绪，把中性、消极、对抗的情绪，转化为不同程度的积极情绪，开发、引动“零情绪”，实现做人的工作的最佳效果，这有利于促进团结友谊，可以提高工作效率，可以促进事业成功，可以协调人际关系，可以增强人们的身体健康。人们的心情好、情绪高涨时，思维敏捷，思维开阔，精力充沛，乐观自信，富于创造性，解决问题迅速；情绪好，则意志坚强，任劳任怨，勇于克服困难去夺取胜利；情绪通过表情表现出来，不同的表情，会招来不同的行动后果，常常是“一笑泯怨仇，一瞪生祸端。”我国医学指出：喜、怒、忧、思、悲、恐、惊七情，对人的健康有很大影响。怒伤肝，思伤脾，悲伤肺，恐伤肾。现代医学也认为，情绪变化与内脏器官的生理变化紧密相关，长期情绪不好，会引起各器官功能失调，降低体内免疫力，容易生病。
