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第39章 财务管理:懂赚钱也要懂省钱(1)

投资的目的是为了赚取大利,但财务管理是赚取大利的一个手段。财务管理要取之有道,不能偷税漏税,应在法律允许的范围内去开启自己的摇钱树,然后减低成本,节省开支,控制不必要的花销,用之有度,做到会赚钱也会省钱,这样才能见大利。切莫贪利而丧利,贪财而亡财,贪享受而把自己逼上绝路。

一、要做节省圣手:有条不絮去理财

做生意的目的是为了赚钱;如果不会节省不会理财,就不可能会赚钱,即使赚了钱,也会白白流失。理财不当主要有以下几个方面:

(一)不重视资金周转

资金是企业的血液。人体要靠血液在周身循环流动,为全身的器官提供营养;企业生产经营的各个环节,也必须有一定的资金作保证,才能维持正常的运行。资金周转速度慢,将给小本经营者带来很大的被动。

天津郊区有一家配件厂,一年前与另一个组装汽车的厂家订了供应配件的合同。按成本计算,所供应的30几种配件,利润率可以达到34%,经济效益是相当可观的。但对方要求所订的配件,要按照组装汽车的数量分批供应,随要随供,要多少供多少。这个条件,看上去并不苛刻,但执行起来,却给配件厂带来许多意想不到的问题。原来对方组装汽车用的是进口发动机,每次进口的批量不等,进得多,需要的配件量大,配件厂加班突击生产才能供得上;进得少,需要的配件量小,配件厂平时生产出来的产品就压在厂里,一年之内,这些配件的原料和成品长期占用着资金140多万元。厂内缺乏流动资金,其他生产项目都被迫停了下来。经营者只注意了单项生产的利润,忽略了资金占用这个因素,结果给自己造成了非常被动的局面。

(二)不进行财务核算

小本经营者通常很少对店里的财务做整体的规划。小本经营者在开业前很少会预估营业额,也不拟订年度预算和销售计划,因此在成本和利润的控制上,往往不得要领。

只重现金的赚赔,忽略实际经营的盈亏,是小本经营者的经营误区。以一家花店为例,店主一直觉得花店生意很好,每天都有现金盈余,所以每个月都慷慨地发奖金给员工,但年终一结算,却发现亏损不少。探究其中原因,原来是未将当初投入的设备和人力(老板本身的薪资)费用算进成本。好的财务管理不只可以避免亏损,还可能使原来每个月2万元的盈余增加为3万元。开店前正确预估所需资金,以便有效控制成本,是私营公司财务管理的第一步。

由于私营公司资金通常不充裕,因此,预估的资金即使只有几千元出入,也可能令私营公司经营者焦头烂额。一般来说,开业资金的基本项目包括装潢费、基本进货费、广告促销费、店面押金和第一个月租金,其中店面租金往往占相当比例。开店者必须将租金和押金比例控制在总资金的30%以下,因为除非营业利润很高,或对营运十分有把握,否则超过30%,很可能吃掉大部分盈余。

除了备妥基本费用外,预留一份准备金也是资金有限的小店不可省略的。小本经营者通常会有三到六个月的亏损期,所以开业之初就要预留至少三个月至六个月的固定支出费用(指每个月的经常性支出,如薪资、水电费、租金)和两个月的进货成本最安全。

(三)认为负债都是坏事

从幼年开始到成年,我们曾经反复听到,并且也深信不疑:欠债是件坏事,如果办得到,千万不可以欠别人的钱。为了买东西应该先积存了足够的钱,然后才去购买,这听起来是对的,但是却只是部分正确。负债有时是件好事,这尽管同我们自幼就认定的道理有所抵触,但却是千真万确的事实。

从根本上讲,有两种负债:消费负债和投资负债。消费负债指你为出去度假或买一只新手表而借钱;投资负债却是另一回事了,这时你借钱不是为满足近期需要,而是为了最终创造财富。

譬如说,经过认真评估和财务咨询之后,你胸有成竹地认定,如果买上一台电脑操纵的印刷机,就能大大提高产量,招来新的生意,那么就不要因循坐误,而应尽快购进。如果你仍然在想“还是赚足钱再买吧”,那就需要再等一段时间。在这段时间里,由于对机器的需求得不到满足,业务可能处于停滞状态,这显然是失大于得。因此应毫不犹豫地举债购进这台印刷机,并尽可能地在借款协议中争取到对自己最有利的条款。

总之,“等有钱时再扩大业务”,这听起来很负责任,但实际上却是不合时宜的想法。为了让企业飞跃发展,你一定要在必要时扩展业务,否则就会造成经济损失,而由于扩展业务是需要资本的,这样就会心甘情愿地举债,不再把借债当做烦恼的事情,而当做一种杠杆——当做使业务从地面起飞的方法。

(四)赊账过多

做生意,以现金交易为好,不宜赊销。如果卖出1000元的货是赊销的,不如卖800元的货是现金交易的好。这里所说的现金交易,包括开户单位和个人利用转账方式进行结算。有许多谚语是说明这一问题的,如:“船家不打过河钱”、“现有小钱50,胜过以后大钱100”、“隔夜的金子,顶不上当日的铜”、“立着放债,跪着讨钱”、“赊出容易,收回艰难”、“本小利薄,赊欠不得”等。

相对而言,做生意卖货,现金交易和赊销,后者较前者利少弊多:一是影响资金周转;二是减少利润;三是不能按时交税;四是讨账占用人力、财力;五是赊出容易,收回困难;六是往往因人事的变动和对方企业的变化,造成呆账、瞎账、乱账,有的可能一分钱也收不回来。有个县供销社,为扶持农民发展副业生产投入几十万元,收不回来。最后收账时,有些农民赖账,有的说:“要钱没有,要命一条,要媳妇还有一个。”这种经济损失给人教训很深刻,不到万不得已不能赊销。商品的买卖应坚持现金交易,一手钱、一手货,对买卖双方都有好处。

据介绍:犹太商人经商,绝招之一是彻底采取现金主义。他们认定惟有现金才能保障他们生命和生活,以对抗天灾人祸。做生意说千道万的诀窍,归根结底要讲现金。

(五)开支过大

大家都知道投资回收额(利润)等于销售总量减费用,利润和费用是呈反方向运动的。如果费用低,利润就高;如果费用高,利润则低。费用与资金控制紧密相关,而现在许多老板脑子里不知道如何管理资金,忽视对资金的控制,造成费用节节上升,而利润却不断不降,直接影响了老板的艰苦创业,以致半途而废。

著名的风险资本家弗雷德·阿德勒说:“我的一个‘定律’是:成功的可能性与经理办公室的大小成反比。”一味地追求豪华舒适的办公室、办公桌,出入豪华汽车,在高级饭店里摆宴,再加上一些名誉性的花销,开支巨大,将宝贵的资金用在消费而不是用在生产上。资金管理盲目,成本高,销路缩小,利润不可能提高。

一位女老板在她第一次创业失败时说:“我如果再次办企业,驾驶的会是一辆小型货车,而不是奔驰。”简单的话语中却包含了一条道理:节约资金是创业的第一步。

(六)铺张浪费

商品经营中的浪费是人们不易觉察到的,它就像一个无形的黑洞,随时都可以把整个企业吞噬掉。作为资金十分有限的小本经营者如果不注意这一点,必然会造成经营上的失败。作为小本经营者,要养成良好的习惯和制定良好的制度来降低成本:

(1)作业规范化。明确规定长途电话和普通电话的通话时间和每位发言人的发言时间;严格控制办公用品的申领;清楚规定每个物品所在的地方等等,尽量做到物尽其用和节省时间。这些繁琐小事,如不加以规定,大把大把的钞票就会不知不觉消失了。

(2)养成随手关灯、关水的习惯,可节省20%的电费水费。

(3)在不影响质量的前提下,尽量减少加工次数,可省下许多加工费和电费。

(4)尽量减少操作失误,减少无效工作和废次品率。

(5)聘用能身兼数职的员工,以节省工资费用。

(6)经常评估、考核员工的工作效率。人往往有惰性,时常要人提醒、催促才会进步,只有不断地评估、考核员工效率,才能激发潜能,提高工作效率。工作效率一提高,成本自然就降低。

(7)裁减或调换能力差的员工。

(8)发动员工提出改进作业、革新产品的合理化建议,并对优秀方案给予奖励。

(9)对于邮递的成本,要反复思考,哪些必要,哪些不必要,哪些须快件发寄,哪些平信即可。

二、居安思危,早为资金周转作打算

经营生意,要不少资金,尤其是经营零售业务。开业时,需要先付出不少金额进货,而现金就暂时转换为货品,只有等到货品售出,才可兑现。但如果还没有把货品套回现金,却另有开销,便可能出现周转不灵,这可能危及公司的生存。生意人未必没有钱,但钱却受到限制,未必能即时取用,故应付资金周转,是一套重要的技术。

周转资金良好的先决条件,是一套系统的会计模式,这才能把握有效调动资金的技巧。首先,你需要预计可见的未来会有多少收益,同时亦知道固定的支出多少。只要收益大于支出,就能顺利周转,相反,某段时期内,如果支出高过收入,就可能周转不灵。如果周转资金的技巧不善,便可能要不断地注资,愈注愈多,投资成本也就增加,风险也会相对提高。

懂得周转资金的生意人,能尽快取得利润,以利润抵消开支。他们会想办法,以保障常有可动用的现金在手,不会让记账的金额太高,尽可能收取现金,到生意上了轨道后,才考虑作月结。很多生意都是月结的,即让客户取货,只是签单记账,到每月月底才发出单据收钱,这只有资金较多时才可行。这些记账的客户,必需是有信誉的,切记不要随便给不相熟的客户作月结记账。

作资金周转的预算,应保守一些,不要过于乐观,这是居安思危之道。例如,心中预计下半年度有二十万元净收入,但作保守一些的决定,视为有十五万元净收入,用这个基数衡量支出,看看是否可以弥补支出,因为原来的预算是乐观的,但中途可能有坏账或其他意外事故,引起损失。

每个行业的经营方式及行规都有不同。有些行业需要向货品供应商支付资金,亦同时向客户收取现金;亦有些行业可以延迟向货品供应商付款,暂时记账,三四月后始付款,但却向客户收取现金;有些行业需要用现金付给货品供应商,但却让客户记账。

一般的零售业务,都是货银两讫,一手交货或提供服务,同时亦收足款项,两不亏欠,而进货则既有些付现金,亦有些可以月结。由于卖出货品后,可以迅速取得现金,周转必定比较畅顺。这类行业对创业者最好,可以减少坏账的风险,亦避免和其他公司因财务而纠缠不清。

如果客户必须作月结记账的方式,那么,最好向货品供应商付款时,也以这种方式付款,不必付出大量现金,却等了很久都收不到货款。

万一真的现金有限,一时未能收足货款,同时却有很多货款要了结,这样,最好是先付款给小公司,大公司暂时多等数天,只要得到大公司信任,等数天不是问题,反正生意长期合作,三四数天也不是长时间。但小公司一般都急于现金周转,就和你一样,所以要照顾他们的需要,你早一天结款,他们就早一天多一些现金动用。你能如期结账,他们就相信你有信用,更加愿意继续和你合作,这对大家都有益处。

把小公司的账清缴后,再考虑大公司的账。你迟一点付款,他们不会因此周转困难。只要有拖欠,一点点地清付,彼此的合作关系,还可以继续维持,他们亦不会因为你未能如期付款翻脸,反正你没有逃避付账的责任。

另一个便于周转的方法,就是开出期票。期票即是支票,但你在日期一栏,要填写未来的某一天,在这天之前,持票人不能到银行取款项或过户。换言之,你虽然已经开出支票,却不须立即付款,户头内暂时没有那么多款项也不要紧。

开期票的原则是:你目前没有足够现金,但稍后某段时间内可以取到若干货款,用于清缴某类欠款,于是,你可以把期票的日子,订作预计收到款项后的若干天,确保对方可以收到款项。但是,期票的期限应尽量短,例如,今日开出期票,能兑现的日期,最多也不过一两个星期,经常开出三数月的期票,人家也可能周转不灵,没有现金可用,对方亦不愿意继续和你合作。

三、运动着的资金才是摇钱树

有的私营公司老板,初涉商场比较顺利地赚到一笔钱,就想打退堂鼓;或把这一收益赶紧投资到家庭建设之中;或把钱存到银行吃利息;或一味地等靠稳妥生意,避免竞争带来的风险,而不想把已赢得的利润又返回投资做生意再去赚钱,更不想投资到带有很大风险性的房地产、股票生意之中。从而造成把本来可以活起来的资金封死了,不能发挥更大的作用。

其实,经营者最初不管赚到多少钱,都应该明白俗话中所讲的“家有资财万贯,不如经商开店”、“死水怕用勺子舀”这个道理。生活中人们都有这样的感觉。钱再多也不够花。为什么?因为“坐吃”必然带来“山空”。试想,一个雪球,放在雪地上不动,只能是越来越小;相反,如果把它滚起来,就会越来越大。钱财亦是如此,只有流通起来才能赚取更多的利润,正所谓“钱财滚进门”。

有这样一个故事:从前,有一个爱钱的人;他把自己所有的财产变卖以后,换成一大块金子,埋在墙根下。每天晚上,他都要把金子挖出来,爱抚一番。后来有个邻居发现了他的秘密,偷偷地把金子挖走了。当那人晚上再掘开地皮的时候,金子已经不见了,他伤心地哭了起来。有人见他如此悲伤,问清原因以后劝道:“你有什么可伤心的呢?把金子埋起来,它也就成了无用的废物,你找一块石头放在那里,就把它当成金块,不也是一样吗?”

现在,大家若从经济学的角度看,这人所劝说的话,是颇有一番道理的。那个藏金块的人是一个爱钱的人,他把金块当做富有的标志,忘记了作为“钱”的黄金只有在进行商品交换时才产生价值,只有在周转中才产生价值。失去了周转,不仅不可能增值,而且还失去了存在的价值。那么和埋藏一块石头,确实没有什么区别。如果那个人能够把黄金作为资本,合理地加以利用,一定会赚取更多的钱。

一位成功的企业家曾对资金做过生动的比喻:“资金于企业如同血液与人体,血液循环欠佳导致人体肌肤失调,资金运用不灵造成企业经营不善。如何保持充分的资金并灵活运用,是经营者不能不注意的事。”拿着这位成功的企业家的比喻,我们试想一个问题,即便一个公司老板手中有一定数额的资金,但他从思想上已不再愿意把钱用来再赚钱,不愿意把钱用来周转,那么对于他未来的事业来说,就像是人体有了充分的血液,但心脏已坏死,不再能够促进血液循环一样,他的事业也会静止不动而死亡。

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