与行政或后勤部门联系，按时安排迎客车辆；预先为客人准备好客房及膳食；若对所迎接的客人不熟悉，需准备一块迎客牌，写上“欢迎××先生（女士）”以及本单位的名称；若有需要，还可准备鲜花等。
商务接待的基本程序
商务接待的基本程序如下。
1、迎候
在商务往来中，对于如约而来的客人，特别是贵客或远道而来的客人，表示热情、友好的最佳方法，就是派专人出面，提前到达双方约定的或者适当的地点，恭候客人的到来。
对于来自本地的客人，接待人员一般应提前在本单位驻地的大门口或办公楼下迎候客人。待客人的车辆驶近时，应面带微笑，挥起右臂轻轻地晃动几下，以示“我们在此已经恭候多时了，欢迎您的光临”之意。若来宾德高望重或是一位长者的话，则我方的接待人员应在对方的车子停稳之后，热情上前，为之拉开车门，并同时伸出另一只手挡住车门的上框，以协助对方下车。在来宾下车之后，我方的迎候人员应依照身份的高低，依次上前，与对方人员一一握手，并同时道一声：“欢迎光临！”或是“欢迎，欢迎”。若双方此刻到场的人员较多，则我方应有专人出面，按照有关礼仪规范，为双方人员引见、介绍。
对于来自外地或海外的重要客人，接待人员应专程提前赶往机场、码头或火车站，迎接客人的到来。并做好有关方面的安排工作。
2、陪同
在商务活动中，接待人员陪同客人，一般应在客人的左侧，以示尊重。如果是主陪陪同客人，那要并排与客人同行。如果是随行人员，应走在客人和主陪人员的后边。负责引导时，应走在客人左前方一两步远的地方和客人的步速一致，遇到路口或转弯处，应用手示意方向并加以提示。乘电梯时，如有专人服务，应请客人先进入，如无专人服务，接待人员应先进去操作，到达时请客人先行。进房间时，如门朝外开，应请客人先进；如门往里开，陪同人员应先进去，扶住门，然后再请客人进入。
乘车时，陪同人员要先打开车门，请客人上车，并以手背贴近车门上框，提醒客人避免磕碰，待客人坐稳后，再关门开车。按照习惯，乘车时客人和主陪应坐在司机后第一排位置上，客人在右，主陪在左，陪同人员坐在司机身旁。车停后陪同人员要先下车打开车门，再请客人下车。如果接待两位贵宾，主人或接待人员应先拉开后排右边的车门，让尊者先上，再迅速地从车的尾部绕到车的另一侧打开左边的车门，让另一位客人从左边上车；只开一侧车门让一人先钻进去的做法是失礼的。当然，如为了让宾客顺路看清本地的一些名胜风景，也可以说明原因后，请客人坐在左侧，但同时应向客人表示歉意。需要强调的是，即使是为了让客人欣赏风景，也不要让客人坐司机旁的位置，尤其是接待中国香港特别行政区、中国澳门特别行政区、中国台湾和外国客人时更应注意这一点，否则，会弄巧成拙、事与愿违。
当客人告辞时，应起身与客人握手道别。对于本地客人，一般应送行至本单位楼下或大门口，待客人远去后再回单位。如果是乘车离去的客人，一般应走至车前，帮客人拉开车门，待其上车后轻轻关门，挥手道别，目送车远去后再离开。
对于外来的客人，应提前为之预订返程的车、船票或机票。客人离开前，主人应专程前往下榻处话别或前往机场、码头或车站送行。送别时，应与客人一一握手，祝愿客人旅途平安并欢迎再次光临。将客人送上车、船或飞机后，送行人员应面带微笑，挥手告别，待车、船或飞机离开后，直到看不见对方时，方可返回。
商务接待中的具体礼节
在商务运作中，接待是一项重要的工作，其具体礼节要求如下：
（1）来访者无论身份如何、目的为何，都应热情接待。切不可让客人坐“冷板凳”，或以貌取人，言语不周。
（2）访者到来时，接待者要起立，主动握手，表示欢迎。
（3）接待过程中，要善于倾听客人的谈话。
在客人讲话过程中，正视对方，适时地以点头表示尊重，且一举一动都要表示出你在认真听对方的陈述，切忌作与交谈无关的动作，如翻看报纸、写东西等，以免让客人有被慢待的感觉。
（4）当客人到来时，应告诉秘书尽量不要让电话打扰。如有重要电话应先向客人说“对不起”，在得到客人谅解后再接听，且要长话短说。接待客人时，不停地接听电话，打断对方的讲话都是一种不礼貌的行为。
（5）交谈过程中，不要随意打断、驳斥对方，也不要轻易许诺。
不同意对方的观点，要克制情绪，委婉地表达自己的意见。意见一致时也不要喜形于色。同时，能马上答复或解决的事不要故意拖延时间，暂时不能解决的，应告诉对方一个解决方案，约定一下时间再联系。
（6）如果交谈中出现某些使你为难的场面，可以直截了当地拒绝某一要求，也可以含蓄地暗示自己无法做到，请求对方理解。但要注意方式和态度，尽量不要让对方误认为你是瞧不起他或有能力而不愿帮忙。如果想结束会见而对方又未察觉，可以婉言告之，如“对不起，我还有个十分重要的会议”等，也可以用身体语言提示对方，如间隔性的抬腕看表等。
商务拜访礼仪
商务活动是一种双边或多边的交往过程，相互拜访是一种必不可少的交往活动，可以促进彼此的了解，有利于扩大合作。
拜访前的准备工作
为了做个有礼且受欢迎的客人，必须作好拜访前的准备工作。要做到“知己”和“知彼”。
首先弄清拜访是属于哪种性质的拜访，然后准备相应的工作。如果是商业性的拜访，应事先将相应的资料准备好，将自己的目的、宗旨理清，这样就不会仓促而去，浪费对方的时间。
拜访前要注意自己的着装与个人形象。拜访之前，衣着方面除了注意因地制宜及整洁、舒适之外，还须了解自己及你所拜访对象的身份。有了这些原则就能帮助你展现出专业风采。因为你的外观表现了公司形象。如果客户对你产生美好的第一印象，这次拜访就等于成功了一半。调查显示，留给人的第一印象的好坏取决于人的外表。也就是说，外表能传达给别人的信息包括关于你是个什么样的人，你代表的公司又具有怎么样的企业文化以及你的产品形象。
拜访前还要先了解对方的基本情况，如经营状况等基本资料。另外，适当的称谓亦是商业礼节中重要的一点。如果你要与商业客户会面，却不知道他正确的称呼，便可先打电话请教其秘书，对方必然会很乐意告诉你。即使这是长途电话，仍有其必要性。因为当你们见面时，合适的称呼能为你赢得良好的第一印象。
拜访时间的选择
商务拜访最好选择工作时间，事前要在时间的安排上做好准备。
要事先预约拜会的时间，预约时要有礼貌地请教对方，你所定时间内他是否有空接见你，同时也必须告知对方你此次的拜访需要占用对方多长时间，使被访者有所准备，不要做“不速之客”。
在选择时间的艺术上要特别注意：千万不要选对方公司刚开门时，或是对方中午用餐及休息时间，再者就是即将下班的时间，以上三个时段一般都不适合作为拜访时间。
等待会见时的礼仪
凡是约定的时间要严格遵守，提前5分钟或准时到达，以免对方久等。如果因特殊情况不能前往，应及时通知对方，轻易失约是极不礼貌的。在确定约会时间时，应想方设法把几项活动之间的时间间隔留长些。这样，即使前一项活动超时，下面的活动也不致受到影响。最好估计一下某件事情实际需要多长时间，而不是根据主观判断。
到达对方公司后，首先告知前台人员，你代表哪一家公司、你的姓名以及你要拜访的对象是谁。然后要有耐性地等候他的通报。若被拜访者的前一个约会还没结束。前台人员会请你在贵宾室或会客室稍候，这时千万不要显出一副不耐烦的样子，而要安静耐心地等待。
等待时，千万不要携带小说或者在纸上乱写一通。因为有可能受访者已经站在你面前了，却由于你看小说看得太入神而忽略了，不知他是何时来的，这样会给人非常不专业的形象。
拜访时，如果提前到达，千万不要在被拜访的公司内乱走，甚至乱翻别人的资料档案。这是非常失礼的行为。想在拜访地借用电话时，记住要尊重主人，先打声招呼，才可使用电话。
在大公司里，知道主要的电话分机号码是很有用的。你可以通知主人或其助手你已经到了，他们会派人接你去办公室或告诉你到哪座楼哪个房间以及怎样走。
当要拜访的对象始终没有办法和你见面，而你又无法再继续等候下去时，可以留下名片，但切记：要将名片左上角往内折！这个动作就是告诉对方你已经来过，而且一定要请前台人员转送并致谢，表示你实在是因为接下来还有其他事情，所以没有办法继续等待。也可要求前台小姐再约下次时间。但是千万别责难前台小姐，或批评对方主人，这是商务拜访时需特别注意的细节。
另外，与客户相约，若你准时赴约却在接待室中等了很久，还是没有人来与你会面，不管是否能继续等待，只要已超过20分钟，就可以问秘书或前台服务人员“您是否能告诉我，×先生何时有空呢？”记住对秘书也要有礼貌，就算你对他的上司非常生气，也不能把气出在他的身上。
拜访时的礼仪
进入拜访对象的办公室时，应在主人告知你衣帽或手提袋该放在何处时再放，不要贸然行事，有的人在没有经过主人的示意下就自作主张将背包等放在主人的桌子上，这是不礼貌的。客人应把公文包或手袋放在地上，不可放在桌子上，那是主人的领地。同样，不要自行取用桌子上的糖块，也不要去碰或表现出想看桌子上任何文件的企图。
客人应等候主人指示后再入座。如果主人出于某种原因没有指明（也许忘了）。那么，客人最好先问一下再坐，以免错误地坐在别人的座位上。更何况，会谈也不一定在你所进的第一个房间里进行。主人让座之后，要口称“谢谢”，然后采用规矩的礼仪坐姿坐下。
遇到雨雪天气，你可能会撑伞或穿雨衣。记住在进入别人的办公室前，就要先请教前台人员是否有衣帽间可以放置你的伞或雨衣，最好不要随身携带雨具去见你所要拜访的人。
主人递上烟、茶，要双手接过并表示谢意。如果主人没有吸烟的习惯，要克制自己的烟瘾，尽量不吸，以示对主人习惯的尊重。主人献上果品，要等年长者或其他客人动手后，自己再取用。即使在最熟悉的客户那里，也不要过于随便。
接受奉茶的礼仪
在拜访时，当有人为你奉茶时，应注视奉茶者，并诚恳地说声“谢谢”，即使是餐厅服务员帮忙加水，也要对其表示谢意，感谢他们的辛勤劳动。在商务活动中，当别人奉茶时不要以手去接，以免增加奉茶者的困扰。但若是领导或长辈亲自给你奉茶，则要起身双手恭敬地接迎。受人招待奉茶时，如果无法说感谢，也要以和蔼的眼神予奉茶者以回应，绝不可视而不见、听而不闻，否则是非常失礼的行为。
如需调和糖与奶精，应先调好之后，茶匙横放在碟子上。再以右手端起杯子（除非你惯用左手）。
喝茶时不需将杯垫一起端起，以单手端起茶杯，另一手轻扶杯垫，以防杯垫掉落。但若坐在矮茶几旁，则必须连同杯垫一起端起，以免不慎打翻。
喝茶时不可出声，不要因怕将茶叶喝入口中而以嘴滤茶，如果发出声音则是十分不雅的。
女士喝茶先用化妆纸将口红轻轻擦掉些，以免口红印留在杯子上。
商务拜访时，如对方未先提出备有饮料款待时，来访者不宜主动提要求。
商务拜访的告辞礼仪
告别是一次拜访活动的结尾部分，应在友好的气氛和心情下结束，以利未来的继续交往合作。在拜访的目的基本实现或达到预约的时间时，应先说一段有告别意义的话后起身告辞，忌在对方刚说完一段话后就起身告辞，这会使人产生误解。也不要在另一位客人刚到时告辞，应再坐片刻再走。一旦说出告辞，也就要立即起身并婉言谢绝主人相送，但也不要过分客套与主人你来我往地互推相让，同时切忌边走边喋喋不休地说，使主人无法回身。
当主人相送时，你要很有礼貌地请对方留步。经过前台或引导过你的人员身边，要再度感谢，从而留下一个好印象，下次你若再拜访，他对你的印象会非常深刻。
办公室拜访礼节
因工作需要到对方单位或办公室进行拜访，要准时造访。进入办公室前应先敲门，经允许后方可进入。如果办公室门是关着的，进来后应轻轻把门关上。
如果系初次拜访，进门后应问候“你好”或“各位好”或点头致意，然后自我介绍或向接待人员递名片，请求与要会见者见面。如系与约好的会见人见面，应提及双方约会的事，让接待者明白来意。
到办公室拜访要注意仪容，穿戴要整洁大方，这既是对对方的尊重，同时也表明自己对拜访的重视程度。
到办公室拜访，特别是一般性的工作访问，多数情况下不必准备什么礼物。但若是为了感谢对方单位的支持，就应准备相应的礼品，一般的锦旗、牌匾之类的礼品为宜。
到办公室拜访，一般都是在工作时间。所以，拜访时间不宜过长，一般在15分钟至半个小时之间即可。
居室拜访礼节
当你决定到客户家拜访，事先最好给主人去封信或打电话，预先约定一个合适的时间，以便主人事先做好安排。如果不打招呼就贸然前去，很容易扰乱主人的工作和生活秩序，而且也容易扑空。如果事先已与主人定了时间，就要信守，准时到达，以免主人久等。如因发生了特殊情况而不能前往，或者需要改变日期和时间，应提前通知对方，并表示歉意。因为对别人随便失约是很不礼貌的。
初次到别人家做客，最好带些礼品。如主人家有老人或小孩，就应尽量带适合他们需要的礼品。熟客一般不必带礼物，但遇有重要节日或特殊约会，则不妨带些大家所喜欢的礼品。
到居室拜访，时间不宜太早和太晚，最好安排在下午或晚饭后，要尽量避开吃饭和休息之时。穿戴应整洁大方，适当做些修饰，一是注重自身形象，二是显示尊重主人。
进门之后，如果主人家是铺了地毯，和主人寒暄后，在门口先换上主人备用的拖鞋。
在主人来让坐之前，不能自己随意坐下。如果拜访的主人是长辈，或者是初次做客，更需要彬彬有礼，在主人请坐下之前，不能先落座。如彼此的关系较密切，则可以稍随便些。你在落座之前，要将外衣和帽子脱下，连同携带的提包、雨具等物，放在主人指定的地方，千万不要乱扔，以免引起主人的反感。
在与主人交谈时，应注意礼貌，姿势要端正自然，语气要温和可亲，且注意倾听主人的谈论。若对方是长者，他在谈话时，不可随便插话，更不要自以为是。
