【第一节物料采购标准管理流程】
一、请购作业
第一条请购部门的划分。
各项材料的请购部门如下：
（一）常备材料：生产管理部门。
（二）预备材料：物料管理部门。
（三）非常备材料：
1订货生产用料：生产管理部门。
2其他用料：使用部门或物料管理部门。
第二条免开请购单部分。
（一）部分总务性物品免开请购单，并可以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核决权限另订。
（二）零星采购及小额零星采购材料项目。
第三条请购核决权限。
（一）内购
1原料
（1）请购金额预估在1万元以下者，由主管核决。
（2）请购金额预估在1～5万元者，由经理核决。
（3）请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决。
2财产支出
（1）请购金额预估在2000元以下者，由主管核决。
（2）请购金额预估在2000元～2万元者，由经理核决。
（3）请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决。
3总务性用品
（1）请购金额预估在1000元以下者，由主管核决。
（2）请购金额预估在1000元～1万元者，由经理核决。
（3）请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决。
附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。
（二）外购
1请购金额预估在10万元（含）以下者，由经理核决。
2请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决。
第四条请购案件的撤销。
（一）请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“请购单（内购）”或“请购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销原因。
（二）采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：
1采购部门于原请购单加盖“撤销”章后，送回原请购部门。
2原“请购单”已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。
3原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。
第五条请购单的开立、递送流程。
（一）请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项，经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订），“请购单（内购）（外购）”附“请购案件寄送清单”送采购部门。
（二）需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购。
（三）紧急请购时，由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。
（四）总务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。
二、采购作业
第六条采购部门的划分。
（一）内购：由国内采购部门负责办理。
（二）外购：由国外采购部门负责办理，其进口业务由业务部门办理。
（三）总经理或采购经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价。专案用料，必要时由采购经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
第七条采购作业方式。
除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：
（一）集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。
（二）长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。
第八条采购作业处理期限。
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。
第九条国内采购作业处理流程：询价、比价、议价。
（一）采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。
（二）若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，由请购部门签注意见后呈核。
（三）属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。
（四）对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。
（五）采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。
第十条呈核及核决。
（一）采购经办人员询价完成后，于“请购单”详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”、“交货期限”与“报价有效期限”经主管审核，并依请购核决权限呈核。
（二）采购核决权限（略）。
第十一条订购。
（一）采购经办人员接到经核决的“请购单”后应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”。
（二）若属分批交货者，采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。
（三）采购经办人员使用暂借款采购时，应于“请购单”加盖“暂借款采购”章，以资识别。
第十二条进度控制及事务联系。
（一）国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以“采购进度控制表”控制采购作业进度。
（二）采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”，经呈主管核准后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理。
第十三条整理付款。
（一）物料管理部门应按照已办妥收料的“请购单”连同“材料检验报告表”（其免填“材料检验报告表”部分，应于收料单加盖“免填材料检验报告表”章）送采购部门，经与发票核对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为分批收料者，“请购单（内购）”的会计联须于第一批收料后送会计部门。
（二）内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。
（三）短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。
（四）超交应经主管核实后依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款。
第十四条境外采购作业处理流程：询价、比价、议价。
（一）外购部门依“请购单（外购）”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于“请购单（外购）”注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。
（二）请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，由请购部门确认。
第十五条呈核及核决。
（一）比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单（外购）”，拟订“订购厂商”、“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。
（二）核决权限。
1采购金额以CIF美元总价折合在元（含）以下者由经理核决。
2采购金额以CIF美元总价折合超过元以上者由总经理核决。
（三）采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。
第十六条订购与合同。
（一）“请购单（外购）”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。
（二）需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。
第十七条进度控制及异常处理。
（一）外购部门应以“请购单（外购）”及“采购控制表”控制外购作业进度。
（二）外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。
（三）外购部门在外购案件“装船日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。
第十八条“请购单（外购）”核准后进口签证前的专案申请。
（一）专案进口机器设备的申请
专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证”，申请函中并应请求“国贸局”在“输入许可证”加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。
（二）进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“输入许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
第十九条进口签证。
外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单（外购）”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”（需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”）送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向“国贸局”办理签证，并于“输入许可证”核准时通知外购部门。
第二十条进口保险。
（一）FOB、FAS、C＆F条件的进口案件，进口单位应依“请购单（外购）”外购部门指示的保险范围办理进口保险。
（二）进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单（外购）”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。
第二十一条进口船务。
（一）FOB、FAS的进口案件，进口单位（船务经办人员）于接获“请购单（外购）”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。
