谈判班子中每一个人都要有明确的分工，担任不同的角色。每个人都有自己特殊的任务，不能工作越位，角色混淆。遇到争论不能七嘴八舌地发言，该谁讲就谁讲，要有主角和配角之分，要有中心和外围之分，要有台上和台下之分。谈判队伍要分工明确，纪律严明。当然，分工明确的同时要注意大家都要为一个共同的目标而通力合作，协同作战。
2）谈判小组的人员构成
这是一个如何搭配班子的问题。要使谈判小组高效率地工作，一方面，参加谈判的人员都应具有良好的专业基础知识，并且能够迅速有效地解决随时可能出现的各种问题；另一方面，参加谈判的人员必须关系融洽，能求同存异。谈判小组的人员应专家齐备，否则将影响谈判的质量。谈判小组应由以下人员构成。
（1）谈判队伍领导人
负责整个谈判工作，领导谈判队伍，有领导权和决策权。有时谈判领导人也是主谈人。
（2）商务人员
由熟悉商业贸易、市场行情、价格形式的贸易专家担任，商务人员要负责合同条款和合同价格条件的谈判，帮助谈判方整理出合同文本，负责经济贸易的对外联络工作。
（3）技术人员
由熟悉生产技术、产品标准和科技发展动态的工程师担任，在谈判中负责对有关生产技术、产品性能、质量标准、产品验收、技术服务等问题的谈判，也可为商务谈判中价格决策做技术顾问。
（4）财务人员
由熟悉财务会计业务和金融知识、具有较强的财务核算能力的财务人员担任。主要职责是对谈判中的价格核算、支付条件、支付方式、结算货币等与财务相关的问题把关。
（5）法律人员
由精通经济贸易各种法律条款，以及法律执行事宜的专职律师、法律顾问或本企业熟悉法律的人员担任。职责是做好合同条款的合法性、完整性、严谨性的有关工作，也负责涉及法律方面的谈判。
（6）翻译
由精通外语、熟悉业务的专业翻译或兼职翻译担任。主要负责口头与文字翻译工作，沟通双方意图，配合谈判人员运用语言策略。在涉外商务谈判中翻译的水平将直接影响到谈判双方的有效沟通和磋商。
除了以上几类人员之外，还可配备其他一些辅助人员，但是人员数量要适当，要与谈判规模、谈判内容相适应，尽量避免不必要的人员设置。
2.谈判小组的规模
从实践经验来看，由于商务谈判涉及内容较多，所以大多数较为重要的谈判均由多人组成。那么谈判小组应由多少人组成较为合适呢？国内外谈判专家普遍认为，一个谈判小组的理想规模以4人左右为宜。其原因如下。
1）工作效率高
4人左右谈判小组的工作效率高，如果人数过多，成员之间的交流和沟通就会发生障碍，需耗费更多的精力统一意见，从而降低工作效率。从大多数谈判情况看，4人左右的谈判小组相对应的工作效率是较高的。
2）最佳的管理幅度和跨度
商务谈判这种紧张、复杂、多变的工作，既需要其充分发挥个人独创性和独立应对事务的能力，又需要其内部协调统一、一致对外，故其领导者的有效管理幅度在4人左右才是最佳的。超越这个幅度，内部的协调和控制就会发生困难。
3）能满足一般谈判所需的知识范围
多数商务谈判涉及的业务知识领域大致是下列4个方面：第一，商务方面，如确定价格、交货风险等；第二，技术方面，如确定质量、规格、程序和工艺等；第三，法律方面，如起草合同文本、合同中各项条款的法律解释等；第四，金融方面，如确定支付方式、信用保证、证券与资金担保等。参加谈判的人员主要是这4个方面的人员，如果每个人都是某一方面的专家，恰恰是4人左右。
4）便于小组成员调换
参加谈判的人员不是一成不变的，随着谈判的不断深入，所需专业人员也有所不同。如在洽谈的摸底阶段，生产和技术方面的专家作用大些；而在谈判的签约阶段，法律方面的专家则起关键性作用。这样，随着谈判的进行，小组成员可以随时调换。因此，谈判小组保持4人的规模是比较合理的。
3.谈判人员的分工与配合
谈判人员的分工是指每一个谈判者都有明确的分工，都有自己适当的角色，各司其职。谈判人员的配合是指谈判人员之间思路、语言、策略的互相协调，步调一致，要确定各类人员之间的主从关系、呼应关系和配合关系。
1）主谈与辅谈的分工与配合
所谓主谈，是指在谈判的某一阶段，或针对某些方面的议题时的主要发言人，或称谈判首席代表；除主谈以外的小组其他成员，处于辅助配合的位置上，故称之为辅谈或陪谈。
主谈必须与辅谈密切配合才能真正发挥主谈的作用。在谈判中己方一切重要的观点和意见都应主要由主谈表达，尤其是一些关键的评价和结论更得由主谈表达，辅谈决不能随意谈个人观点或与主谈不一致的结论。辅谈要配合主谈起到参谋和支持作用。例如，在主谈发言时，自始至终都应得到辅谈的支持。这可以通过口头语言或肢体语言做出赞同的表示，并随时拿出相关证据证明主谈观点的正确性。
2）“台上”和“台下”的分工与配合
在比较复杂的谈判中，为了提高谈判的效果，可组织“台上”和“台下”两套班子。台上人员是直接在谈判桌上谈判的人员；台下人员是不直接与对方面对面地谈判，而是为台上谈判人员出谋划策或准备各种必需资料和证据的人员。
3.2.3谈判组织的管理
要使谈判取得成功，不仅要组建一支优秀的谈判队伍，还要通过有效的管理，使谈判组织提高谈判力，使整个队伍朝着正确的方向有效地工作，实现谈判的最终目标。谈判组织的管理包括谈判组织负责人对谈判组织的直接管理、高层领导对谈判过程的宏观管理和确定谈判小组成员。
1.谈判组织负责人对谈判组织的管理
1）谈判组织负责人的挑选和要求
谈判组织负责人应当根据谈判的具体内容、参与谈判人员的数量和级别，从企业内部有关部门中挑选，可以是某一个部门的主管，也可以是企业最高领导。在选择组织负责人时要考虑以下几点。
（1）具备较全面的知识
谈判负责人本身除应具有较高的思想政治素质和业务素质之外，还必须掌握整个谈判涉及的多方面知识。只有这样才能对谈判中出现的问题提出正确的见解，制定正确的策略，使谈判朝着正确的方向发展。
（2）具备果断的决策能力
当谈判遇到机遇或是遇到障碍时，能够敏锐地利用机遇，解决问题，作出果断的判断和正确的决策。
（3）具备较强的管理能力
谈判负责人必须具备授权能力、用人能力、协调能力、激励能力、总结能力，使谈判队伍成为具备高度凝聚力和战斗力的集体。
（4）具备一定的权威地位
谈判负责人要具备权威性，有较大的权力，如决策权、用人权、否决权、签字权等；要有丰富的管理经验和领导威信，能胜任对谈判队伍的管理。谈判负责人一般由高层管理人员或某方面的专家担任，最好与对方谈判负责人具有相对应的地位。
2）谈判组织负责人管理职责
（1）负责挑选谈判人员。
（2）管理谈判队伍。
（3）领导制订谈判执行计划。
（4）主管己方谈判策略的实施。
（5）负责向上级或有关的利益各方汇报谈判进展情况。
2.高层领导对谈判过程的宏观管理
1）确定谈判的基本方针和要求
在谈判开始之前，高层领导人应向谈判负责人和其他人员指出明确的谈判方针和要求，使谈判人员有明确的方向和工作目标。
2）在谈判过程中对谈判人员进行指导和调控
高层领导应与谈判者保持密切联系，随时给予谈判人员指导和调控。
3）关键时刻适当干预谈判
当谈判陷入僵局时，高层领导可以主动出面干预，可以会见谈判对方高层领导或谈判班子，表达友好合作意愿，调节矛盾，创造条件使谈判走出僵局，顺利实现理想目标。
小思考2
一般在遇到哪些问题时，高层领导应与谈判人员进行联系？
（1）谈判桌上出现重大变化，与预计的情况差异很大，交易条件的变化已超出授权界限时，需要高层领导作出策略调整，确定新的目标和策略。
（2）企业本部或领导班子获得某些重要的新信息，需要对谈判目标、策略做重大调整时，高层领导应及时根据新信息作出决定，授权谈判班子执行。
（3）谈判队伍人员发生变动时，尤其是主谈发生变动时，要任命新的主谈，并明确调整后的分工职责。
3.确定谈判小组成员
由于人的素质的差别，决定了不同的人组成的谈判小组其工作效率和谈判结果大不相同。为此，就必须精心挑选谈判小组成员，保证其高质量。
1）谈判小组成员选择应根据谈判内容和重要性而定
每一项谈判都有其特定的内容，其重要程度也各异。因此，在选择谈判小组成员时，一方面要充分考虑谈判内容涉及的业务知识面，使得谈判小组的知识结构满足谈判内容的需要；另一方面，如果谈判对企业至关重要，谈判小组的负责人应由企业决策层的有经验的谈判高手担任。
2）谈判成员的选择还应考虑谈判的连续性
如果某些成员已与对方打过交道，并且双方关系处理良好，则这项谈判还应选派这些人员参加。由此，可以增加对对方的了解和赢得对方的信任，大大缩短双方的距离和谈判的时间。
3）谈判成员在素质上要形成群体优势
谈判小组成员的组合，在性格、气质、能力及知识方面应优势互补，形成群体优势。
4）谈判成员之间应形成一体化气氛
要想赢得谈判的成功，在组成高质量的谈判小组的基础上，最重要的工作就是小组内通力合作，关系融洽，形成合力；否则，内耗必将导致谈判的失败。因此，选择谈判小组成员应避免曾经或正在闹矛盾或冲突的人选。
3.3谈判方案与谈判议程
3.3.1商务谈判方案的制订
在正式谈判前，必须制订具体的谈判方案。制订周密、细致的谈判方案，可使谈判人员各负其责，协调工作，有计划、有步骤地展开谈判。它是保证谈判顺利进行的必要条件，也是取得谈判成功的基础。所以任何一方都不应忽视谈判方案的制订，而必须认真对待，做到严谨、周密、明确、具体。
1.商务谈判方案制订的要求
商务谈判方案是在谈判开始前对谈判目标、谈判议程、谈判策略预先所做的安排。谈判方案是指导谈判人员行动的纲领，在整个谈判过程中起着非常重要的作用。
由于商务谈判的规模、重要程度不同，商务谈判内容有所差别。内容可多可少，要视具体情况而定。尽管内容不同，但其要求都是一样的。一个好的谈判方案要求做到以下几点。
1）简明扼要
简明扼要就是要尽量使谈判人员很容易记住其主要内容与基本原则，使他们能根据方案的要求与对方周旋。
2）明确具体
谈判方案要求简明扼要，也必须与谈判的具体内容相结合，以谈判具体内容为基础。
3）富有弹性
谈判方案的弹性表现在：谈判目标有几个可供选择的目标；策略方案根据实际情况可供选择某一种方案；指标有上下浮动的余地；还要把可能发生的情况考虑在计划中，如果情况变动较大，原计划不适合，可以实施第二套备选方案。
2.商务谈判方案制订的内容
商务谈判方案主要包括谈判目标、谈判策略、谈判议程，以及谈判人员的分工职责、谈判地点等内容。其中，比较重要的是谈判目标的确定、谈判策略的布置和谈判议程的安排等内容。
1）确定谈判目标
谈判目标是指谈判要达到的具体目标，它指明谈判的方向和要求达到的目的、企业对本次谈判的期望水平。商务谈判的目标主要是以满意的条件达成一笔交易，确定正确的谈判目标是保证谈判成功的基础。
（1）谈判目标的三个层次
（1）最低目标。最低目标是谈判必须实现的最基本的目标，也是谈判的最低要求。若不能实现，宁愿谈判破裂，放弃商贸合作项目，也不愿接受比最低目标更低的条件。因此，也可以说最低目标是谈判者必须坚守的最后一道防线。
（2）可以接受的目标。可以接受的目标是谈判人员根据各种主客观因素，经过对谈判对手的全面估价，对企业利益的全面考虑、科学论证后所确定的目标。这个目标是一个诚意或范围，即己方可努力争取或作出让步的范围。谈判中的讨价还价就是在争取实现可接受目标，所以可接受目标的实现，往往意味着谈判取得成功。
（3）最高目标。最高目标，也叫期望目标。它是己方在商务谈判中所要追求的最高目标，也往往是对方所能忍受的最高程度，它也是一个难点。如果超过这个目标，往往要冒谈判破裂的危险。因此，谈判人员应充分发挥个人的才智，在最低目标和最高目标之间争取尽可能多的利益。
在谈判中存在着多重目标时，应根据其重要性加以排序，确定是否所有的目标都要达到，哪些目标可舍弃，哪些目标可以争取达到，哪些目标又是不能降低要求的。
小思考3
谈判的价格目标如何确定？
日商举办的农业加工机械展销会上，展出的正是国内几家工厂急需的关键性设备。于是某公司代表与日方代表开始谈判。按惯例，卖方首先报价：1000万日元，我方马上判断出其价格的“水分”并且对这类产品的性能、成本及在国际市场上销售行情了如指掌，暗示生产厂家并非你独此一家。最终中方主动提出休会，给对方一个台阶。当双方重又坐在谈判桌旁时，日方主动削价10%，我方据该产品近期在其他国家行情，认为750万日元较合适，日商不同意，最后我方根据掌握的信息及准备的一些资料，让对方清楚，除他外还有其他一些合作伙伴，在我方坦诚、有理有据的说服下，双方最终以750万日元握手成交。
请指出日方的三个目标层次是什么？
答：基本目标，750万日元；争取目标，900万日元；期望目标，1000万日元。
（2）谈判目标的估量
商务谈判目标的估量，指谈判人员对所确立的谈判目标在客观上对企业经济利益和其他利益（如新市场区域的开拓、知名度等）的影响及所谈交易在企业经营活动中的地位等所做的分析、估价和衡量。具体内容见表3—2。
表3—2谈判目标的估量与评议
谈判目标影响企业利益的因素项目估量分估分评议
该谈判项目是否与本企业经营目标一致1010一致
该项项目的交易是否是企业业务活动的主流108属于企业目前的主要业务活动
该项谈判的交易对本企业现有市场占有率的影响107这笔交易的达成在一定程度上扩大企业现有市场占有率
该项谈判的交易机会是否是目前最有利的105经调查近期做这笔交易的有利机会还有一个
该项谈判目标的达成对降低企业经营成本的影响108有利于降低企业经营成本
预计价格目标的达成其利润率是否符合经营目标利润率1010利润率符合经营目标利润率
