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第41章 律师事务所的设立条件和程序(2)

一是作为一个法律服务机构本身就要进行管理的事务,如人员考勤、档案管理、财务管理等等。这些管理事务,虽然也有一系列的规章制度进行规定,但在本质上并不一定要等待有管理机关的规定才能进行管理。管理机关对此类规章制度只是对其进行统一规范而已。二是作为一个法律服务机构本身并没有的管理职能,但经由法律、行政规章和其他规范性文件的授权或规定,律师事务所可以进行管理的事务。如决定律师是否可以注册、律师是否可以调动、实习律师是否可以结束实习申请执业证书、申请实习律师的申报、代缴个人所得税等等。①(由于这个原因,我们实际上可以将律师事务所视为一个简化了的机关。这样就能比较准确的理解中国律师事务所的特点。)正因为律师事务所的管理职能的这种特殊之处,律师事务所就不仅仅是一个从事法律服务的机构,同时也是一个对法律服务本身及从事法律服务的律师及其辅助人员的执业活动进行一定程度的管理的最基层的机构。因此律师事务所内部管理的规范化和合理化程度,在相当程度上决定着一个地区律师业的执业水平及职业道德和执业纪律水平。同时也对律师事务所自身的形象、信誉起着至关重要的作用。良好的管理可以防范风险,提高服务质量。具体来说,律师事务所对内部事务的管理职能主要有以下几个方面。

一、人事管理

律师事务所有权聘用或不聘用本所认为需要或不需要的人员,也有权对所聘用的人员根据有关法律法规和合同进行管理。

人事管理包括对律师和行政辅助人员的管理两个方面。其中律师在广义上可以包括实习律师和律师助理。行政辅助人员则包括秘书、行政人员、会计出纳等。管理的内容主要为人员的聘用、考绩等。所有的人员(除合伙人、合作人之外)均需与律师事务所签定聘用合同。律师事务所应对所聘用的人员的全面情况进行了解并保存有关文件或复印件(如学历、家庭情况、身份证号码等),应尽可能细致,建立人事档案(包括现职和已去职的人员)。

合伙人和合作人是律师事务所人事管理中的一个比较特殊的问题。作为律师事务所的所有者和管理者,合伙人和合作人本身也是需要管理的。但是这种管理在律师事务所的内部,主要要依靠他们自己的自律程度和相互之间的监督。这一点至关重要。

如果他们认为自己可以置身于管理之外,不遵守基本的规则和要求,律师事务所的管理就将无从谈起。

律师事务所人事管理的复杂性主要在于,律师事务所内人员种类比较多。既有律师和行政辅助人员,同时律师又可分为合伙人、合作人和一般律师。一般律师又可以分为受薪律师和提成律师。一般律师按是否专职又可以分为专职律师和兼职律师。还有实习律师和助理等。这其中,有的人要天天上下班,有的则不需要。甚至有的人可能一个月也不会到事务所一次。由此可见,良好的人事管理对律师事务所是否能顺利开展业务是非常重要的。

现代社会的律师业务越来越多元化、专业化。随着市场经济的发展和完善,许多大客户已经不满足于聘任一个律师,采取“头痛医头,脚痛医脚”、“游击战”、“单兵作战”的服务方式。而希望能有与之需求相适应的有相应实力的律师事务所为其提供综合性、全方位、深层次和系统化的整体服务。为适应市场法律服务的新需要,律师事务的律师必须具有团队精神和整体服务意识。

因此,在现代律师事务所的人员管理方面,团队建设仍是调整律1积极进取律师事务所的重要手段。也是律师事务成功的关键因素之一。

二、业务管理

律师事务所的业务管理主要是对律师承办法律事务从接受委托到法律事务办理完成后的卷宗归档的全过程的管理工作。这之中最重要的是二个方面的管理。一是统一接受法律服务的委托,二是对已接受委托的法律服务事项的服务质量的管理。

一般来说,客户可以分为两种,一种是律师事务所的客户,也就是这种客户是由于律师事务所的声誉、专业水准而聘请这家律师事务所为其提供法律服务的,而不在于特定的律师个人。一种是律师个人的客户,也就是这种客户是由于某个律师的个人原因而聘请这家律师事务所为其提供法律服务的,律师个人如果调往其他律师事务所,则这个客户通常会跟随律师而聘请另外一家律师事务所。但无论客户的来源如何,都必须由律师事务所统一与客户签订法律服务合同。这就是统一接受法律服务委托的含义。

正因为在法律上律师事务所是受托方,律师事务所必须为律师的服务质量负责,所以律师事务所应对每一个律师的每一个案件的服务质量进行管理。这种管理既是程序意义上的管理,也应是实质意义上管理。所谓程序意义上的管理,是指从洽谈、签订合同、法律服务进程中的每一个阶段到法律事务完成归档的全过程管理。律师事务所应可以随时了解每一个律师每一个案件的工作情况。所谓实质意义上管理,是指律师事务所对于每个案件的代理和辩护意见是否正确,律师是否尽职尽责及委托人对律师的服务是否满意进行管理。目前在这两个方面,都存在着很多问题。

律师事务所的业务管理方面,必要的规章制度也是不可缺的。没有规矩,不成方圆。完善的规章制度是现代化的律师事务所规范管理必需的。其中案件讨论、业务总结制度和请示、汇报制度尤其重要。

(一)案件讨论制度是集思广益,保证办案质量的保障

案件讨论制度即律师事务所对案情重大、复杂或争议较大、较为典型的案件、影响较大的案件,集体讨论以保证律师业务质量的工作制度。其意义在于可以集思广义、取长补短、防止或减少发生重大差错,以保证律师为社会提供优质的法律服务,树立律师的良好社会形象。曾有一段时期,有的律师事务所只注重经济效益,忽视社会效益,所里的律师“各自为政”,造成一些案件的法律服务出现错漏,影响办案质量和律师的形象。经过反思,许多律师事务所将对重大案件的讨论作为一项制度确定下来。

1996年9月26日,司法部关于严格执行《律师法》进一步加强律师队伍建设的决定中也强调律师事务所要进一步健全重大案件研究讨论制度。

(二)请示汇报及业务总结交流制度必不可少

《律师法》规定:“律师事务所按照章程组织律师开展业务工作,学习法律和国家政策,总结、交流工作经验。”律师职业决定了律师活动的个体性,因而加强律师的自律性十分必要,而律师事务所自律性管理则是律师自律的基础。律师事务所自律性管理主要通过请示汇报、业务交流制度及对律师职业道德、执业纪律的教育、监督管理来实现的。请示汇报制度即各个律师所承办案件的情况,应及时与律师事务所通气,以便律师事务所掌握全所律师的工作情况。业务总结交流制度,即总结律师业务实践经验并在律师之间进行交流的制度。每办结一案要及时做好总结,写出结案报告。各种典型材料、案例、调查报告等应随时进行总结。业务工作方面除年终应全面总结外,还应按季度或半年一小结。通过总结积累经验,发现问题和不足之处,找出原因吸取教训,从而提高律师业务水平和工作能力。在实践中,有的律师事务所形同一盘散沙,律师与律师事务所的关系,仅是业务收费提成的关系,律师事务所不了解律师承办案件的进展情况,也不过问,律师之间也缺乏必要的交流。律师为客户提供的服务质量高低取决于承办律师的业务水平,律师业务水平的提高主要靠自身的摸索。由于律师事务所与律师的关系松懈,律师事务所缺乏凝聚力,律师执业时只考虑自身的利益,而不考虑律师事务所的整体形象。

三、财务管理

律师事务所的财务管理大体上包括三个方面。一是实行统一的收费制度,二是事务所的成本核算,三是分配制度。

所谓统一收费,是指所有的律师费,包括律师的报酬和费用,都必须由律师事务所统一收取,并向委托人开据正式发票,律师个人不得收取。律师在服务过程中需要支出费用时,由律师事务所向律师提供或由律师事务所直接支付。律师提供法律服务是有偿的。律师收费是对律师付出劳动的补偿。收费问题是每一个律师事务所无法回避的问题。美国律师协会在1908年制定的律师职业道德准则第12条规定,在确定收费上,不应该忘记法律职业是司法的一部分,而不只是一个挣钱的交易。律师不能在律师费上与当事人讨价还价。另一方面,职业道德准则又认为,如果律师不接受因其提供服务而被支付的适当的律师费的话,也无力完成其社会作用。在美国多数州法律规定,律师应该收取“合理”的费用。

确定收取合理性所考虑的因素一般包括:

(1)办理该项法律事务所需的时间、工作量、涉及的问题的难度与新奇性,提供适当法律服务所需的技能。

(2)律师接受该案后不得在同一案件中再为对方当事人代理而收费。

(3)收取的费用与当地同类法律服务的费用一致。

(4)涉及的数量与取得的结果。

(5)由于当事人或情况所致的时间限制。

(6)与当事人之间的职业关系的性质及时间长短。

(7)律师的经验、声誉、能力或者多个律师提供多种法律服务。

(8)收费是定价还是按比例、费率随变的胜诉费。

《日本律师道德规范》规定,律师的报酬应根据所属律师会的规定,并根据委托人地位、有关争议标的物的价值、案件难易程度,适当确定。

关于律师收费1997年3月国家计划委员会、司法部发布了《律师服务收费管理暂行办法》确定了律师收费应遵守以下原则:  (1)制定律师服务费标准应充分听取律师事务所和委托人的意见,既要有利于律师服务的成本补偿,又要考虑委托人的承受能力;

(2)制定律师服务费标准应综合考虑有关因素,包括法律事务所需要律师人数,办理法律事务所需工作时间,办理法律事务的复杂程度,办理法律事务可能承担的风险和责任,委托人的承受能力;

(3)律师为委托人提供法律服务,应由律师事务所统一收费,律师个人不得私自收费。律师事务所应与委托人签订协议,依照规定的收费标准向委托人收取律师服务费并向委托人出具收费票据;

(4)律师事务所应当严格遵守国家机关价格政策规定的收费标准,明码标价,接受社会监督。

每个国家每个律师事务所分配制度的实际运作不尽一致,但一般而言,受雇律师、秘书及其他辅助人员,以薪水的形式分配报酬;合伙人以预支、年终利润分红的方式分配报酬。德国合伙人共同承担日常费用及受雇律师领取的工资和一定数量的奖金,合伙人根据当年工作的成绩决定分配比例。加拿大非合伙人拿工资,其数额由合伙管理核心决定,合伙人的利润分配办法及比例由全体合伙人推选的委员会负责拟定。美国为每个合伙人设立一个“提款户头”,事务所通过这个提款户头把钱定期“借给”合伙人年终结算时,如果合伙人可分得的利润超过他从事务所的“借款”,他收到的余额部分作为分红。无论是何种形式的分配制度关键应公平、合理,能够体现按劳分配,权责相当的原则。

四、行政管理

律师事务所的行政管理主要包括三个方面。一是办公秩序的管理,二是会议制度,三是后勤保障。

(第二节律师事务所在律师管理体系中的作用)

律师的管理工作是比较复杂的体系。大体上由四个方面组成。一是司法行政机关的行政管理,二是律师协会的行政管理,三是律师事务所的自我管理,四是社会其他职能机构根据其职权对律师的管理。对于律师业来说,每个方面都是不可缺少的。司法行政机关代表国家对律师业进行宏观的战略方面的指导和监督,掌握着律师业准入条件和对严重违反职业道德、执业纪律者的行政处罚权。在整体的律师管理中处于核心地位。律师协会作为律师的行业自律性组织,承担着相当部分的具体律师管理事务,是律师管理体系的主体部分。从长远趋势来说,行业管理应是逐渐加强和扩大的①(随着中国入世和国家机关的机构改革,行业管理有加速发展的可能。但由于中国各地区之间差异太大,整体的社会环境也不具备充分的实行行业管理的条件,特别是律师行业自身的发展还存在着大量的问题无法由行业自身解决,因此可以预见这一过渡时期将是较长的,而且各地区之间不可能同步发展。)。律师事务所作为律师的执业组织,是所有律师管理工作的聚集之处,也是直接管理具体业务活动,直接与委托人接触的机构,所以律师事务所的自我管理是律师管理体系的基础。除上述三者之外,作为外部环境,其他社会职能部门,如税务机构、物价机构、社会保障机构等,根据其职权对律师业的某个方面也有着重要的监督、保障和调控职能。

从上述四个方面的关系上来说,司法行政机关的行政管理、律师协会的行业管理和其他社会职能部门的管理,其管理的指向绝大部分是律师事务所,而且即使是它们相互之间的关系,最终也会体现于律师事务所。律师业的信息,有相当一部分是从律师事务所向上反馈而来。律师事务所的作用在于承上启下、贯彻执行。因此,律师事务所是整个律师管理体系的基础。其地位在实际上非常重要。而律师事务所的管理水平又是目前整个管理体系中最薄弱的环节。很多律师业的问题都与此相关,由此而来。

(第三节律师事务所违反职业道德和执业纪律的处罚)

在我国,对律师事务所违反职业道德和执业纪律的处罚分为两种。一是行政处罚,一是行业处分①(行业处分的依据主要是《中华人民共和国律师法》和《中华全国律师协会章程》。总体来说行业处分还处于比较薄弱的位置。本文主要介绍行政处罚。)。前者由司法行政机关作出,后者由律师协会作出。行政处罚的实体性内容的依据是《中华人民共和国律师法》和《律师违法行为处理办法》(司法部令第50号)。行政处罚的程序性内容的主要依据是《司法行政机关行政处罚程序规定》(司法部令第51号)和《司法行政机关行政处罚听证程序规定》(司法部令第53号)。

《中华人民共和国律师法》第四十七条规定:“律师事务所有违反本法规定的行为的,由省、自治区、直辖市人民政府司法行政部门责令改正,没收违法所得,可以并处违法所得一倍以上五倍以下罚款;情节严重的,责令停业整顿或者吊销执业证书”。

《律师违法行为处理办法》(司法部令第50号)第八条规定:“律师事务所有下列行为之一,由负责登记的司法行政机关责令改正,没收违法所得,可以并处违法所得1倍以上5倍以下罚款;情节严重的,责令停业整顿或者吊销执业证书。

(一)变更名称、住所、章程、负责人、合伙人等事项,不办理变更登记,或者未经登记擅自设立分支机构的;

(二)以抵毁其他律师、律师事务或支付介绍费筹不正当手段,争揽业务的;

(三)不实行统一接受委托、统一收取费用制度的;

(四)违反国家关于律师事务所的规定,管理混乱的”。

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