1要做好充分准备。领导者主持会议不要仓促上阵，毫无准备。应知己知彼，打有把握之仗。准备工作包括：调查研究，掌握必要的情况；熟悉有关材料；起草讲话稿等。要弄清开会的目的和要求，估计可能遇到的困难和采取的对策。
关于讲话稿的准备和起草工作，要视会议内容和重要程度而定，属于一般性会议，主持者列个提纲就行了；属于大型会议，如布置总结学期工作，召开教职工代表大会等，就要起草有关文件和讲话材料。领导者最好要亲自抓材料，亲自部署，出题目，出思想，自始至终充分发挥领导作用，使讲话材料既饱含着自己的心血，又是集体劳动的结晶。一般情况下，不要等别人把材料弄好了，自己到会上念一通。那样自己不动脑筋，讲出的东西也不见得合自己的心意和满足群众的要求。
2要善于调动群众情绪。领导者主持会议，总希望吸引群众，调动听众的积极性，使他们更多地接受会议精神。如何针对不同的会议，把群众的情绪鼓动起来，这是主持会议者充分发挥语言艺术的重要课题。
会议不同，激励的语言艺术也不同。例如在庄严的会议上，语言则应注意严肃性，规范性，在欢庆会上，语言则应热烈欢快；在工作部署会上，语言运用应清晰、准确、鲜明；在动员、誓师会上语言就必须富有感情色彩，有鼓动性。总之，不同的语言运用，应与不同会议的气氛和内容相协调。
在会议上，调动群众情绪，要靠真情实感来引起共鸣，不能靠大喊大叫，不能靠巧言令色，甜言蜜语，博取同情。要靠深刻的思想，语言的力量；要靠群众的信任、理解和尊重。
3要设计好开场白和结束语。会议开场白一般有两个作用：一是打开场面，引入正题；二是沟通讲者与听者的关系。主持人的开场白，应根据演讲人讲话的内容，会议要求，会场情况等，作灵活精心的设计。
但是，一般开会，主持人往往忽略这一点。习惯用的开场白是“现在开会啦，请××校长讲话。或热烈欢迎××同志做报告。”这种陈旧、死板的开场白，不能真正起到鼓动听众，集中群众思想的作用。
设计开场白，一般要注意三条：一是能安定听众情绪，形成专心听讲的气氛；二是能恰当介绍会议内容、讲话人的身份，以吸引听众；三是讲究形式，不落俗套。如某校邀请话剧《光绪变政记》中慈禧太后的扮演者郑毓芝同志作演讲，主持人是这样开场的：“同学们，今天我们好不容易把“老佛爷”慈禧太后请来了！(掌声、笑声不断)“老佛爷”郑毓芝同志在戏台上盛气凌人，皇帝、太监、大臣见了都诺诺连声，磕头下跪；在台下却和蔼可亲，热情诚恳，她方才和我谈起，还曾扮演话剧《孙中山》中的宋庆龄。她是怎样把这些截然不同的人物演得栩栩如生的呢？下面就请听她的演讲。”(听众专注主席台，热烈鼓掌)这段开场白，既让听众了解了演讲人，又有极大的吸引力，一开场便把听众的思想情绪抓住了，为开好会打下了基础。
主持人，设计好会议结束语也十分重要，好的结束语，会使听众受到鼓舞，回味无穷，而差的结束语，则会使人感到厌烦，犹如白水煮豆腐没有味道。如××同志的讲话很重要，要认真领会，好好学习”，或“感谢××同志在百忙之中光临……让我们再次鼓掌表示感谢！”
这都是枯燥乏味的客气话。
下面两段结束语与上述不同。一次报告会，会议主持人是这样说的“××教授不远千里来此做报告，使我们获益匪浅，我不由想起孔子的一句话“有朋自远方来，不亦悦乎。”
这乐就乐在“诲人不倦”。××教授的报告使我们领略了诲人之乐，散会！”这段结束语，既对报告做了评价，又对报告人表示谢意。还有一次表彰优秀教师会，主持人这样结束：“听完××优秀教师的经验介绍，使我想到一件事：有人问球王贝利哪个球踢得最好？回答是：
下一个！有人问导演射晋哪部戏排得最好？回答是：下一部！看来我们的表彰，庆功也应牢记：下一个，下一部，散会！”这个结束语，新颖脱俗，令人深思不止。
二、校长作报告的语言艺术
在学校里，领导者作报告是常事，其中有工作报告(总结、部署工作性质的)、形势报告(宣传国内外政治、经济、教育形势的)、辅导报告(解释、宣传党的方针、政策、学习教育理论等)和述职报告(领导者向教职工报告自己的工作情况和今后设想)。要使报告达到良好效果，必须讲究语言表达艺术。
（一）突出情理性、知识性、准确性
所谓情理性，就是报告的语言必须观点正确，情况真实，真正做到言之有理。同时，要注意情理交融，虚实结合，这样才能收到台上台下相通，喜忧同感。如果领导者讲的不在理，听众就会摇头，不信服，达不到教育人的目的。如果领导者讲的与大家的思想感情格格不入，他们就会认为领导是在打官腔，言不由衷。
所谓知识性，就是领导者作报告，要具有知识性要求，这样才能透彻、条理清楚地阐述报告内容，使听众易于理解和接受。
所谓准确性，就是领导者作报告时，善于用丰富、精炼的语言表达思想、说话通顺流畅，声情达意，不拖泥带水。用词精当，不读错字环不发错音。
(二)注意口语化、大众化、自己话
领导者作报告，是通过口头语言，把信息传达给听众的，这就要求说话必须“上口”，如果不“上口”，听众就难以“顺耳”；报告的内容再好，也会使听众听起来别扭。报告语言的口语化，主要是要求说话要多用短句子，多用正装句，少用倒装句，尽量把难懂的词语改换成容易听明白的词语。如“易于”改为“适合”，“即使”改为“就是”等等。报告语言的大众化，就是要求采用通俗化、规范化的说法。避免用一些生疏的行业俗语和专业名词，或者方言土语。目前，有些领导者作报告，好追求“时髦词”，想以此博得喝彩，结果适得其反，这点应引以为戒。报告语言的运用还应有自己的语言特色，尽量用自己的语言表达，具体鲜明的个性和独特的风格，心里怎么想，嘴里就怎么说，这样的语言朴实，使人听起来亲切。当然，提供口语化，大众化，决不是要反对讲究文采。根据内容需要，恰如其分地引用名言妙语，诗词典故。往往也会激起师生共鸣，产生巨大的感召力。
(三)要注意克服两种倾向
有些领导在作报告时，爱犯两种毛病。一是好用套话应付局面，本来作报告是为了说明问题，有话则长，无话则短，不必勉强。然而，有的人却不然，总想把别人用过多少遍的套话搬来，滔滔不绝的泼给群众。倒如在做工作总结报告时，总是说“成绩是主要的，错误是难免的”，在分析形势时，总是说“形势大好，问题不少”，等等。使人听起来，没有新意，翻来覆去还是那些看法。
再一种毛病就是好题外发挥，有的领导者认为作报告不同写文章，想哪可以说到哪。因此，作报告时就往往“跑题”，造成喧宾夺主，该讲的没重点讲、不该讲的却节外生枝，讲的天花乱坠。或者让听众牵着走，有人递条子提问题，领导者就一一作答，结果冲淡了报告中心，变成乱谈及其他。
三、校长同下属和教师个别谈话的语言艺术
领导者同下属和教师个别谈话，是沟通思想、交谈工作，相互帮助的一种好形式。领导者谈话的语言运用，直接关系到领导活动的成效，也是领导者获得信息、恰当地处理问题的良好机会。
(一)个别谈话的基本程序
领导者同下属的领导、教师或职工别谈话，一般由三个阶段组成：即谈话的准备阶段、进行阶段和谈话后问题的处理阶段。
1谈话的准备阶段。领导者要找下属或教师谈话，首先要考虑好谈话的题目，这是有的放矢地了解某些情况、解决某些问题的前提。其次要了解和掌握需要解决什么问题，以及问题发生、发展过程及其有关因素的范围。再次是要弄清对方的心理、动机、欲望、情绪等方面的特点，以便在谈话时能适应对方的心理变化。
2谈话的进行阶段。这是个别谈话的主体部分，是能否达到预定目的的关键环节。此段要求领导者在谈话进行中，要主题明确，层次清晰，有条理地围绕中心进行。针对谈话对象的具体特点，可采取灵活有效的方法。
3谈话后问题的处理阶段。此段是谈话的延伸阶段。领导者要针对谈话中所提出的问题进行分析、研究，提出解决对策，进行妥善处理，其中包括对新老问题的处理，不明确问题的调查处理和预计问题的处理设想。
（二)个别谈话的语言艺术
1态度亲切。个别谈话不同于领导作报告，上大课，它是领导者处理工作、解决矛盾、征求意见等的个人之间的沟通，应具有情感上的亲切性。
有经验的领导者在谈话时，在想好要谈的问题之后，接着就是选择适当的谈话地点，属于重要问题一般安排在办公室或会议室进行，属于交换个人意见的，在同行路上可谈，也可到对方家里拜见，以表诚意。谈话开始，领导者要以平等的身份，轻松愉快的心情坐下来，不一定马上步入正题，可通过简短的唠家常，谈生活趣事。设法解除对方的戒备心理。
然后在和平的气氛中引出要谈的问题。
2方式多样。个别谈话由于对象、目的、任务、内容不同，谈话方式也应灵活多样。
一般可采取以下三种方式：
一是主导式谈话。即以领导者为主多发表意见。如鼓励性、批评性、慰问性的谈话都属于这一类。学校每学期有人事变动，有的班主任需要调换，有的任课教师要从毕业班重新安排到起始年级，对于这样的工作变动，领导者要找有关老师谈话，向他们说明领导的意图，变动的原因，接新任务的重要性，分析有利条件，鼓励其充满自信心干好工作。如本人提出不同意见，要耐心解释，没有特殊情况，组织的决定不能改变。一时想不通，可多谈几次，最终要让老师心悦诚服地接受工作。批评性的谈话也是一样，有的老师在工作中出现错误，或因发生矛盾不便在会上批评，领导者可通过个别谈话进行帮助教育。对平时表现不错，性情爽快的可单刀直入的提出问题，指出错误的危害，责其迅速克服或纠正。
对性格比较内向，自尊心比较强的人，要注意肯定其工作成绩和进步，然后启发对其缺点和错误作自我批评，领导再适当点上几句就可以了。
二是商讨式谈话。即以双方相互研究为主，如预防性、解疑性、研究性的谈话都属于这一类。有的老师教学很好，可是和学生关系处不好，经常讽刺、挖苦学生，造成师生关系紧张。为了探讨解决问题的办法，领导者找这个老师谈话，从师生两方面，从主、客观入手分析研究问题产生的原因，商讨解决的办法，这种心平气和的，不是指责性的谈话，往往也收到很好效果。
