(1)目标导向法。在公共关系实施中采用目标导向法,就是按照公共关系策划和具体计划制定的总体目标和各种分目标开展公共关系活动。目标本身就像拉着风筝的线,不论风筝怎么飞,都不能脱离线的控制。公共关系策划在没有付诸实施前依然是纸上谈兵,公共关系活动开始后,应及时根据实施的具体环境对公共关系实施进程,即每天所做的事情、要取得效果和进展等,进行检测和总结,看其是否达到预期的目标或是超过预期目标。如果尚未达到预期目标,就要从目标本身是否可行、制定是否科学、实施条件是否完备、实施环境有无变化、有关实施人员是否尽心尽力等方面考虑产生问题的原因,从而根据分析结果要么调整目标,要么改善实施的其他因素。如果超过预期目标,则要重点考虑目标本身是否制定得过于保守,或是出现了哪些有利的实施条件,这些有利条件是暂时的还是长期的,从而调整目标或是保持不变。因为公共关系策划一旦实施就应该是一个连续的过程,除非遇到重大的变故。因此,一般情况下,在发现问题后的第二天或下一个项目开展时就应该做相应的调整,提出新的要求和安排,并向实施人员做必要的说明。在活动进程中,如果各项预先制定的分目标都能如期实现,活动的总体目标、整体效果和日程安排也就有了可靠的保证。
(2)进度控制法。进度控制法是采用科学的方法确定进度目标,编制进度计划与资源供应计划,进行进度控制,在与实施效果、费用、环境协调的基础上,实现公共关系实施目标。由于公共关系实施过程中目标明确,而资源有限,不确定因素多,干扰因素多,这些因素有客观的、主观的,随着主客观条件的不断变化,计划也在改变,因此,在公共关系实施过程中必须不断掌握计划的实施状况,并将实际情况与计划进行对比分析,必要时采取有效措施,使项目进度按预定的目标进行,确保目标的实现。进度控制法是动态的、全过程的管理,其主要方法是规划、控制、协调。
在公共关系实施的过程中运用进度控制法,首先,要分析、比较实际情况与原来计划是否一致,有无变化,变化不大应做局部的调整,否则就需要重新调整原来的计划安排;其次,要根据进度和日程安排,对每天、每项工作的实际进度进行及时的检查,随时发现问题,解决问题;最后,根据整体协调原则,在横向上控制不同小组、不同方面和环节的工作进度,使各部分与整体保持一致;最后,要注意控制活动进程中的不同节奏、高潮和收尾,每天都应该有自己的活动重点和小的高潮。等到整个活动达到高潮后,就应该及时收尾,见好就收,以免因拖拉造成效果的递减。
2.对信息传播的管理
公共关系活动本身就是一个信息双向流动的过程。组织通过信息传播渠道向公众和社会传递信息,公众接收到信息,并在大脑中进行编码和分析,从而产生新的信息反馈给组织。组织公共关系活动的目的就是要通过信息的有效传递,实现组织美誉度、认同度和信任度的提升。因此,能否及时、有效、迅速、准确地将组织的信息传递给公众,将直接影响到公共关系实施的效果,对信息传播的管理也成为公共关系实施过程中的重要工作。根据管理信息的内容,对信息传播的管理主要包括以下两个方面。
(1)对变化的信息进行管理。组织处在变化的环境当中,在对信息进行管理的过程中,要时刻注意周围环境的变化,抓住有利时机就能使公共关系活动的开展收到意想不到的效果。同样,变化的信息也促使组织对公共关系活动的目标进行及时的调整。
(2)对公众接收到的信息进行管理。组织开展公共关系活动的过程就是公众对信息消化、吸收的过程,在其中起到关键性作用的有传播媒介、传播时机和传播内容、态度、方法的选择。公关人员在信息传播时要通过自身的努力,消除与目标公众间可能存在和出现的各种沟通障碍,实现双方之间信息交流的畅通无阻。消除沟通障碍的最好办法就是站在公众的立场去考虑问题。在现代社会中,人们自己去做什么或不做什么,很大程度上是为了满足自身的利益和需要。在公共关系活动中,组织不能强迫公众去接受自己所传播的信息,而只有当公众真正感受到这种信息对自己有利,有助于实现自己的利益、满足自己的某种切身需要时,他们才会比较积极、主动地欢迎并接受这种信息。例如,以往在农村宣传科学知识,当这些知识不能对农民改善自身状况有所帮助的时候,是很难引起农民们的关注的。可是,近年来的科技下乡活动,由于向农民们提供的是能够帮助他们脱贫致富的实用技术,所以就得到了农民的热烈欢迎。因此,组织在向公众传播信息时,必须首先考虑到对方的利益,尽可能从公众利益和需求的角度出发,去选择和传播信息。否则,如果仅仅着眼于组织自身的利益和需要,无论花多大力气进行信息轰炸,公众也不会买账的。另外,公关人员要密切关注公众的反应,注意信息的反馈和收集,并及时地提供给活动的组织者,使他们能够对活动的进度、节奏、内容等做相应的调整和有效的控制。
3.对人员的管理
公共关系活动能否顺利和有效地开展,从主观方面讲,实施人员起到关键的作用。不论是信息的收集和传递、物品的采购和场地的布置,还是对变化着的环境和公众的感知,他们都是最敏感、最直接的实施者和接触者。因此,在实施过程的控制上,要紧抓对公关人员的管理工作,最大限度地发挥公关人员的主动性和积极性。
第一,强化公关人员良好的职业态度,通过物质奖励和树立榜样的方法,使每一个公关人员做到尽职尽责。第二,树立公关人员的大局意识和集体意识,在公共关系实施过程中遇到问题时,从全局和整体着眼,站在组织的高度看待身边发生的变化,用系统的意识思考问题。并将自己的一言一行与组织的利益相联系,不仅将工作视为自己的本分,而且要尽力做到最好。第三,制定相应的工作规章和制度,使公关人员在工作时有章可循、有据可依,相互配合、各尽其责,出色地完成活动中的各项任务。第四,活动分工明确,责任能够得到很好的落实,避免公关人员之间“扯皮”现象的产生。第五,实施有效的奖罚措施,通过物质和精神等多种形式的奖励措施,提高公关人员的积极性和创造性。并严格惩罚在工作中产生的不良行为,以儆效尤。第六,建立合理的工作考核指标,对每个人在工作中的表现作出公正、客观的衡量和评价。第七,充分发挥公关活动领导者的带头作用,加大感情投入,关心每一个员工的情绪和需要。努力营造组织和谐、民主、平等相待的工作氛围,使员工产生强烈的归属感,愉快地投入工作。
4.对活动现场的管理
活动现场好比是舞台的前台,在幕后努力之后直接呈现在公众面前,其主体包括公关实施人员、公众和其他相关人员。因此,对活动现场的管理、控制也十分重要。首先,要做好热情的接待工作。对每一个参与活动的公众要尊敬、礼貌、热情、周道,使对方产生亲切、温馨和被尊重的感觉;对待到场的媒体和记者,要主动与对方进行联系和沟通,并将活动的主要内容和目的告知对方。其次,要维持好现场秩序。在活动之前要安排好相应的保安人员和具体的负责人,以保证活动不会因秩序混乱而失控,造成不良影响。最后,要有效地控制现场气氛。现场气氛要根据活动的主题来确定,防止出现太大的起伏和波动,妨碍活动的正常进行。
8.2.3公共关系实施结束时的收尾工作
公共关系实施的收尾工作同其他工作一样十分重要,要避免出现虎头蛇尾的现象。一般在公共关系活动快要结束时,如果活动按预期计划达到了不错的效果,则此时大部分人会处于非常兴奋的状态,容易忽视许多细节的问题。因此,对于一个敬业的公关人员来讲,不到活动真正结束是不能有所松懈的。