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第2章 学会时间管理,轻松掌控自己的生活

你对时间的安排,决定你的未来

无论什么时候,时间都是一种最宝贵的资源。上帝很公平,给予每个人同样的时间,可因为对待时间方式不同,每个人的生活和成就也就千差万别。而一个人怎样对待时间,决定了他将成为一个怎样的人。

提到时间规划,难免让人想到,那些凡事井井有条,让自己忙个不停,甚至把午后喝一杯咖啡的时间也精打细算的人。其实,一个人一生的时间有限,没有必要一点空闲时间也不留给自己,把自己变成密集而又无法停歇的鼓点。因此,学会时间规划,更好地掌控时间,还能让神经处于放松的状态,这才是最好的时间管理。

一个人到底如何管理时间才能更有效呢?

态度要够郑重,做事要专注

时间利用是一件极为个人、私人化的事情。随着年龄的增长,事情越来越繁忙,人们本该越来越进步,可在对待时间上,却越来越戏谑,越来越游戏人生。试想,有多少人在工作的时候,想着电脑里的游戏;打游戏的时候,又想着自己该看一本书;看书的时候,又想着要不要打磨一门手艺……

守不住现在,也无法指望掌控未来。时间不能专注和郑重地利用,即使花一万个小时深耕一个专业或手艺,也不如专注郑重地做五千个小时。兰迪·扎克伯格在《社交的本质》中说:“注意力是一种资本……现在比你出现或者身在何方更加重要。事实上,注意力已经被赋予了价值。”

关注当下,关注现在,就是对时间最好的利用。提到最专注的人,我能想到的就是孩子。你可能会问,为什么会是孩子呢?我想,你问一问孩子的父母,他们一定会有同感。当我们还是孩子时,每次做游戏一定是全情投入,忘记环境、忘记时间、忘记周围的一切,眼里只有当下手里的玩具,或者正在做的游戏。这种专注,即使环境嘈杂,也不会影响其对游戏的热情。

由于孩子对世界了解不多,他们总会问出千奇百怪的问题,什么“恐龙灭绝时会不会难过”“蚂蚁会不会写字”“蜜蜂也管妈妈叫妈妈吗”之类的,这些问题一问出来,根本无法第一时间找到答案。可是仔细去研究,却发现孩子的问题又是十分专业的课题。表面上,孩子的问题千奇百怪,实则他们十分严肃,很想了解与探索。

与其关注时间的流逝,不如专注于现在,而时间管理也并不只是减少动作,把时间全部放到工作与学习上,那些“看表式”的机械方法,未必真正有效,只有守住本心,专注于当下,知道事情的轻重缓急,才能把事情做好。

场合不同,时间视角不同

做事专注,态度郑重,是很多成功者的经验。在现代心理学领域,则有着不同的见解。斯坦福大学著名心理学家菲利普·津巴多提出了“时间视角”的概念,表示人们对过去、现在与未来的不同态度。在这个概念中,他根据不同的时间视角将人划分为了五种:

第一种是积极过去视角:这种视角的人,习惯用积极的心态看待过去,他们是怀旧的,经常怀念过去那些美好的事情,把亲情和友情看得很重,对已经拥有的东西,怀有一颗感恩的心。不过,这类人群很容易因沉浸在过去,而忽视当下的快乐时光。

第二种是消极过去视角:这种视角的人,习惯用消极的心态看待过去,他们回忆过往时,往往会记得那些负面经历,沉浸在以前的伤害中而无法自拔,在心理上也是最容易出现问题的一群人。

第三种是享乐主义视角:这种视角的人,会用享乐的心态看待当下,把及时行乐当作第一要务,他们不回首过去,也不展望未来,一切只是为了尽情地享受当下。这类人群,幸福指数较高,但很容易做让人上瘾的事,比如,吸烟、酗酒或暴饮暴食等。

第四种是宿命论视角:这种视角的人,用宿命的观点看待当下,他们认为现在发生的事任何人都无能为力,一切不过是命中注定,自己只能顺从和忍受外界环境的变化。

第五种是未来视角:这种视角的人,习惯往前看,为未来做出谋划与计划,他们具有高瞻远瞩的目标,也关注有待完成的目标和任务。为了完成未来目标,他们愿意做出牺牲,舍弃当下的享乐,把时间更加高效地利用起来。因而这类人群,最容易取得成就,但因为过于关心未来,所以对当下基本上没有什么幸福感可言。

每个人看待事物都有不同的角度,用不同的角度去观察,就会得到不一样的结果。然而,无论是谁,只要站在一个角度看问题,就必然会出现缺点,所以最好的办法就是采用多种角度看问题。比如,采用积极过去视角、享乐主义视角和未来视角,如果能在三者之间找到平衡,则能减少消极的过去视角和宿命论视角。在现实生活中,这三种视角有时不是固定不变的,而是要因需而变,根据不同的场合选择不同的视角,但是必须要提升自己,保持多视角观察事物的能力。

那么,在什么样的场景下选择什么样的视角最合适呢?

在工作中,最好的视角是未来视角,因为大多数工作更注重远期的计划,强调执行力度和效率,用未来视角能够让工作有条不紊地进行下去,让当下的行动满足于工作目标,时间利用也更加有效。

相反,如果下班回到自己家中,是否还需要为工作操心,为明天开的会而做准备呢?其实,大可不必。在私生活的时间里,应该放下工作,享受生活带来的乐趣。如果这时还采用未来视角,就会让自己变成工作机器。而时间管理,不仅仅是为了提升工作效率,还需要让生活变得更加美好。因此,非工作时间,享乐主义视角更为适合。

与家人、朋友或恋人在一起时,积极过去视角最为适合了,很多人只有逢年过节才能聚到一起,这时无须与他们探讨明年的工作计划,也无须讲当下的生活,最好能在一起讲一讲过去的事,曾经与家人和朋友一起度过的时光。

通过现在,掌控过去与未来

另外一位研究时间视角的心理学家林德沃提出,具有平衡时间视角的人,在内心会有一种“延伸当下感”,即可以“从当下来审视过去”,也可以“视未来存在于当下”,包括了“过去”和“未来”。

这种视角,既不否认过去,也不漠视未来的当下感,与享乐主义视角有着明显的差别,它显示了一个人对于时间的尊重和责任感,即以更加严肃的态度来对待时间。为此,林德沃提出了对待时间的十条建议。在这十条建议中,我给它加以解释,能使你更加明白如何操作:

1.生活在当下——做事专注投入于当下,不瞻前顾后,不患得患失;

2.严肃地对待时间——时间是不可再生资源,过去了就再也不会回来。因此,需要思考时间赋予我们的价值并利用好它;

3.留意自己拥有的空间并享受它——利用好空闲时间,享受当下生活,不要在空闲时间还在想工作的事;

4.反思自己和其他人的时间视角——每个人视角不同,要认识到自己与他人时间视角的差别,并换位思考;

5.从现在出发联结过去——因为有了过去,所以才有了今天的自己,过去仍然有意义;

6.并不完全沉浸于过去——过去虽然有意义,但无须花时间长期沉浸在过去中,更重要的是现在;

7.制订实现目标的计划——没有计划,就没有行动,未来视角让我们的行动更加有序;

8.平衡计划和非计划时间——随机和不可预见的外界因素随时影响着我们,生活也不能完全按计划实施,平衡计划与非计划,找到两者之间的平衡点;

9.视未来存在于当下——未来并非指遥远的一年后或十年后,很有可能是下一秒,下一个月;

10.对未来保持积极的态度——未来难以预测,但当下的努力是为了未来更加美好。因此,积极地面对未来才能更有行动力。

定一个目标,不再重复昨天的生活

每个人拥有的时间是平等的,那么你想用有限的时间做些什么呢?你的人生目标是什么?准备如何度过今后五年的生活?假如六个月后出现意外,又该如何度过……

如果你现在把这些问题写下来,立刻能明白自己真正想从生活中得到什么,你的人生也会重新被赋予意义。每个人几乎都思考过自己的人生目标,但大部分人并没有真正写下来,而是停留在了大脑里。而有些目标,本身就比较模糊,比如旅行、读书、学习等,虽然规定了每天付出一两个小时用来进步,但是只有把目标写下来,才能变得更加具体清晰,从而让你对目标产生新的认识。

一个人的目标多种多样,每一个目标都必须完成,在众多目标中,如何进行排序,确实是一件令人头疼的事。而站在不同视角的人,也有差别。

两种未来视角的差异

在未来视角下,心理学家又把它分为“近期未来”和“远期未来”,以五年为临界点,五年或五年以上的目标,为远期目标,低于五年,则为近期目标。据心理学家里伯曼和特普的研究,这两种未来目标的人,因视角不同其心理特征也不相同。

远期未来视角的人,更倾向于抽象思维,用概括的方式去思考。比如,一个人在刚开始写作时,可能会定下摘下某文学奖的远期目标,但这个目标过于遥远,是抽象的,他甚至不知道该如何定义作家,也不知道该怎样努力成为一个作家。他之所以定这样一个目标,是因为这个目标够远大,能满足他人生价值的期许。所以,远期未来视角的人,在想法里只有目标而缺乏细节,把主要思考放到了价值和意义上,而并非在如何行动上。

而近期未来视角的人,更倾向于思考具体的情境,想的不是要做什么,而是如何去做。同样是一个学习写作的人,近期未来视角的人,想到的是如何提升技能,学习什么样的方法能把一篇稿子写好,如何才能发表等,同时还会跟编辑交流沟通,以便于提升自己。但是对于长期未来视角的人,这些反而不是最重要的。

两种视角的人,各有利弊。而我们落实到现实中,不仅要有远期规划,更要有近期的战术。因此,在排序时,可以将远近期目标结合起来,一方面规划价值和意义,另一方面着重于眼前的事情,多考虑实施的步骤,这样才能完成长时间的跨度,最终实现自己的目标。

如何解决目标冲突

远期与近期未来视角,可以概括生活中的方方面面,而生活和工作中,大部分问题都是由两种目标冲突不一致而造成的。一个人的理想是成为一名策划师,这是一个“远期未来”目标,这个目标意义非凡,但由于过于抽象很容易产生拖延,遇到实际的阻碍。例如,想要做一名真正的策划师,需要五年时间,而现在一切才刚刚开始,面对遥远的五年,可能会觉得打一会儿游戏不算什么,看几部电影也没有什么问题,于是产生了目标阻碍。在这种情况下,不断强调远期目标的意义,无法解决任何问题,还有可能加大“远期目标”和“近期目标”两者之间的冲突。

那么,该如何解决这个问题呢?

一方面,远期目标只是一个规划,或者战略,而生活中的每一步,则更讲战术。如果减少强调意义和价值,把近期目标放到第一位,则更有利于目标的实现。也就是说,应该多思考实现目标的具体做法,思考到底该如何行动。另一方面,站在近期未来的角度,为了让行动更加有效,可以采用较为“极端”的方式,将娱乐的电影、游戏等,彻底从电脑里删除。可能有人会觉得,这样做不恰当,不是要轻松地生活吗?没错,但是要知道,工作时间,制定订了计划,就该严格实施,要重于当下。当你休闲娱乐时,才是尽情享乐的时间。

你或许会觉得,这样做没有效果,游戏删除以后可以重新下载,电影可以重新找到。是的,但是当你反复删除和安装后,这种简单的动作会变得浪费时间,也较为麻烦,为了更加便利,很可能就不会再下载,从而提升了实现目标的可能性。

除了拖延以外,其他方面也会产生冲突。提升技能、运动、培养健康的生活习惯等,都可以使用这个方法。长期来看,价值和意义都不容置疑,但是应该将如何行动放到更重要的位置,不然目标又会变成一个空壳子。

再比如,你想要完成硕士论文,拿到硕士文凭,在学习时钻研论文虽然会面临种种挑战,但整个过程也会收获巨大,如果中途放弃,自己也失去了锻炼的机会。但现实是,很多人贪图一时之乐,只是报名,从此再也不会翻书或偶尔想起来了才会翻几页。要想处理好两者之者的冲突,一般可以采取以下两个策略:

1.远期目标注入10%的精力,近期目标注入90%的精力,使目标更加具体化、情境化,以便实施行动;

2.降低近期目标非完成性,必要时采取“极端”手段,主动挑战难度。

排序小技巧

拿出你的人生目标清单,在生活、事业、工作、学习等方面,用一分钟的时间,选择出三个最重要的目标,并在这三个目标的前面写上1,列为第一要实现的目标。当与次要目标发生冲突时,以第一目标为主。

随后,选出三个次要目标,并在次要目标前面写上2,随后再选出第三位重要的目标。

当然,你还可以根据年限来进行排序,三年目标和六个月的目标,哪一个更重要,则在前面写上1,当与次要目标发生冲突时,以第一位的目标为主。

列完清单,基本上已经完成了初步的目标陈设,大致明确了自己到底要做些什么。必要时,每过两个星期,可以对目标进行修改,因为在实际行动中,遇到的困难和挑战可能很长时间才能突破,因此修改目标时间跨度,也是必要的工作之一。

不过,这种修改,最好重新列到另外一张纸上,过段时间重新对比两者时,你会得到完全不同的结果和感悟。而且,你还可以在第二次修改时,添加一些新的信息,方便自己行动时更加便捷。

人生目标是动态的,应该根据实际情况加以更新。而每个人随着年龄的增长,也在不断成长,目标也慢慢发生了变化,这些都不要紧,重要的是行动部分,只要一直在路上,就总能走到终点。

告别拖延,有效进行时间管理

每个人每天都要做决定,甚至每时每刻也在做决定。从小,老师告诉我们要学会合理利用时间,可是对于当下的时间利用,又总是不那么充分,甚至有些浪费,换句话说,一直在原地踏步。

不知道你有没有感觉到,时间在一点一点地往前走,而我们的生活、工作、事业却总是止步不前,一直在重复着昨天的生活。上班、下班、打游戏、看电影……今天与昨天没什么不同,今年与去年也没什么不同。人人都说,要学会合理地利用时间,可是又没人知道到底该如何合理地安排时间。简单地说,合理地安排时间,就是不再重复昨天的生活,把时间花在重要的事情上。

什么样的事值得做

一件事情值不值得做,可以从两个方面来考虑:一是这件事的收益大小,这个收益包括能力的提升、情感的获得,也可以是身体、物质层面的收益;二是这项收益随着时间的衰减,它的影响是否较为持久。

在生活中,我们更喜欢对自己影响较小的事,只有这样的小事我们才愿意坚持下去。用打游戏来举例,玩游戏时,产生的愉悦是任何事情都无法比拟的,但游戏一旦停止,这种愉悦感会瞬间消退,所以很多人为了再次感受到愉悦,很想再玩游戏。这也是游戏迷人的重要原因之一。

除此之外,当下流行的搞笑类综艺节目也是如此。一个个搞笑的小品节目,能在一定的时间内给我们精神上的放松,遇到好玩的,观者也会大呼过瘾,可是节目一旦结束,会立刻感觉到失落,继而,等待节目更新,或者寻找相同的节目,并把时间花费在这类很花时间但影响较短的事情上。

我们的生活、事业和工作学习,大多事情都是如此,不过,能够多个角度衡量一下,可以组合成四类事件,这些事件能准确判断出哪些事情值得去做。

1.高收益,影响时间较长:爱情、文凭、持续学习等,都是高收益,但需要持续地付出时间。

2.高收益,影响时间较短:购物、玩手机、聚会、看电影等。愉悦度高,但影响时间短。

3.低收益,影响时间较长:读一本书;弹一段琴;练一小时书法、重复练习一个技能等。此类收益低,则是指需要相当长时间的付出,才能获得收益,而且需要每天坚持。

4.低收益,影响时间较短:漫无目的地看朋友圈;给他人的帖子评论等。基本上没有收益,事情做完了几乎也没有影响。

少做低收益的事

反观自己,可能会发现,我们平时做得最多的,最喜欢做的,反而是高收益影响时间短和低收益影响时间短的事。我们最不想做的事,反而是那些高收益影响时间长和低收益影响时间长的事。

因为不想做影响时间足够长的事,导致我们每天都在过着重复的生活。尽管我们有强烈进步的愿望,但只要遇到影响时间较短的事情,总能很快说服自己去做毫无意义的事,然后,不断地重新开始。即便影响时间较长的事,每隔一段时间做一次,但依然在重新拾起,重复着往日。

但是,如果能够持续地做影响时间较长的事,收益和效益则会持续叠加,哪怕每一次进步微乎其微,但只要付出的时间足够长,这个收益就能持续增长下去,成为未来获得成功的基石。像读书,每读一本书,可能过段时间就会淡忘,但随着阅读量的增加,之前看过的知识在大脑里留有印象,只要再读新书,就能随着阅读量不断提升认知。

可是,社会节奏越来越快,人们越来越追求功利,使得现代人根本不会静下心来做有用的事。不知不觉,已经陷入了“选择无能”与“执行无能”中。

选择无能:到底要用哪一个APP;看哪一本书;学习哪一种技能……在众多选择中,人们犹豫不决,不敢轻易下决定,因为每一次选择都意味着要花掉时间成本、金钱,以及其他资源的消耗等。

执行无能:执行无能并不是指自己没有能力去执行,而是明知道要去做重要的事,但就是不去做。一个越是看上去重要的事,对于很多人来说,内心的恐惧越大,他们怕失败,怕坚持不下去,怕坚持本身的痛苦,于是就得了拖延症。

因此,想要改善这两种病症,必须要做到以下两点:

1.不去关注收益值,只关注时间的长短,给自己的思维做一个转化,慢慢适应这种变化。

2.做好一件事,与这件事是否“高大上”无关,重要的是做好。那些不重要、不紧急,但是长期受益,或者影响时间较长的事,仍然可以去做。

不过,需要明确一点是,时间的长短因人而异。就像有些人读书,是为了获得快感,享受故事里的乐趣,而有些人读书是为了进步,两者对于时间的影响完全不同。而一些技能的提升,有些人对于绘画是天生的兴趣,在绘画中感受到快乐与平静,而有些人则是为了找到不可替代的核心竞争力。于个人而言,识别自己的长时间影响,比复制他人的学习模式更加重要。

做对决定,做你想做的事

我们总认为,自己的事情自己能够做主,但在公司里,能做主的是老板和领导;在家庭中,能替你做决定的是父母;在交友中,往往朋友影响着你的决定……每个人都想帮你做决定,想要分配你的时间,你很难不被他人影响。但你必须要明白,真正的决定者是自己,你可以选择接受他们的意见,也可以拒绝他们的意见。当然,这并不意味着,上司让你做这件事,你想做另外一件事,而拒绝上司。而是,你要给自己足够的自由。在上司安排的任务里,你可以选择如何去做,如何把它用自己的方法完成,因为你对自己擅长的事做起来更得心应手,因此也能帮你省出大量时间。

在影响你做决定的阻碍中,有以下几种原因是无法避免,但要尽量思考清楚的:

1.习惯。每个人都有生活习惯、工作习惯,当出现的事情违背你的习惯时,你会更加倾向于选择自己不要打破这种习惯。因此,一件事与习惯有冲突时,你必须要分清自己是因为拖延、懒惰才决定逃避,还是此事真的对你毫无益处。

2.他人的要求。每个人身边,总有几个“我为你好”的亲戚朋友,甚至上司也会对你提出要求,如果你轻易答应了,这件事未必是你想做的。所以,此时你必须理清,到底是为了你好,还是想要对你提出要求。

3.逃避拖延。工作的事,总想着最后一刻完成;提升技能,一拖再拖就是不肯去做;有语言障碍急需跟人交流,却逃避不肯走出家门。逃避和拖延是舒服的,但最终一事无成的结果却让人不舒服。舒服是一枚硬币的两面,你只能站在其中一面。

4.冲动。每个人都有一时冲动的时刻,可能是购物,也可能是去看一场演出,或者来一场说走就走的旅行。冲动并没有错,但要考虑清楚需要承担的后果,任何一时之爽,都是相当长时间的不爽换来的。

5.等待。我们有时会面对被迫等待,等待上菜,等待朋友的到来,等待一段爱情的出现。这看似毫无选择,但所有的等待都有时间成本,你不能选择拒绝等待时,可以选择减少等待的时间成本。用等待的时间读一段文字,思考一个问题,胜过刷手机浪费时间。

一个人很难时时保持理性,但每次冲动或者做出决定时,可以多想一想后果,这样才能让决定更加有效和理性一些。虽然每个人也会犹豫不决,迟迟不愿意做出决定,可这并不是一种最好的状态,不是吗?要知道,尽早做出决定才能节省时间,做好时间管理。

所谓没时间,只是不会利用时间

时间不够用,是很多人最爱说的一句话。人们一边抱怨事情做不完,一边打着游戏,玩着手机。“没有时间”是最常用的口头禅,有时是真的忙到没时间,有时是逃避事情的借口。历史学家帕金森说:“工作会自动膨胀,直至占满所有可用的时间。”

在庞大的社会群体中,每个人都扮演着各种各样的角色。时代的洪流,把人们推着往前跑,变成了疲于奔命的机器。家长、孩子、工作的年轻人,都恨不得与时间赛跑,在社会中占得一席之地。在与时间赛跑中,人们不断地想要更多,得到更多,逐渐陷入了欲望的泥潭,等幡然醒悟时,一生就这样过去了。

传统的时间管理,让时间不断加快

时间有一套自己严格的规则,规范着我们的生活,每个人按规定的时间上下班、吃饭、睡觉、休闲等。当一个人在有限的时间里,做出了大量成绩时,他的时间运用法则成了人们效仿的对象。于是,时间管理应运而生,成了今天热门的学问。

众多的时间管理方法,教我们如何设定目标,如何分解任务,如何实现目标,如何提升自己,如何提升工作效率……照着这些方法操作,确实能起到一定的作用,但却忽略了心灵层面。即时间管理让时间越来越快,而我们过得却越来越不开心、烦躁、压抑。

时间管理,只是对表面问题实施干预,并没有解决我们生命中最主要的问题。其后果是,时间管理较为科学和理性,从道理上要一直遵守下去,在感性的部分却开始排斥这类科学,人们越来越想从构筑的管理牢笼中挣脱出来,深深地喘上一口气。

我们想要获得成功,提升技能,最根本的是这些能带给我们快乐,而时间管理恰恰剥夺了这种快乐。另外,每个人都无法预估未来不确定的意外事件,而意外事件总是不断发生,打乱了原本制订的计划。当计划不能按时实施,人们又会陷入深深的自责当中,而这种自责本身会消耗大量的时间。由此可见,传统的时间管理,并非完全科学。

所以,时间管理虽然能有效提升工作效率,对技能的提升有一定的帮助,但是依然会让自己觉得时间不够用,外界的变化也会让人变得敏感而暴躁,甚至为了与时间争分夺秒而心力交瘁。

快与慢,要智慧运用

一首曲子,节奏上有轻重缓急;一本小说,情节中有闲来之笔;一个人的一生,除了工作还有生活和娱乐……而我们要做的,是从常规的时间管理中跳出来。正确的时间管理,应该让生活变得更有节奏感,有快有慢,有张有弛才好。哈佛大学教授李欧梵在《人文六讲》一书中写道:“现代人的日常生活应该有快有慢,而不是一味地和时间竞赛。什么叫有快有慢?用音乐的说法就是节奏。如果一首交响曲从头至尾快到底,听后一定喘不过气来,急躁万分。所以一般交响曲都有慢板乐章,而且每个乐章的速度也是有快有慢的,日常生活上的节奏和韵律也应该如此。”

李欧梵教授让自己慢下来的方法是,每天抽出一点时间去“面壁”,在一个私人空间里,倾听自己内心深处的声音,让心中的不同的“自我”交流和对话。而另外的事情,像工作、看邮件、写报告等,则是用时间管理的方法,越快越好。也就是说,生活要慢,工作要快,不同的场合使用时间的方法不同,这样才能平衡好自己的生活与工作。

不过,当下很多人经常犯的错误,便是工作中有生活,生活中有工作。在工作时,聊个天,购个物;在生活时,又忙于加班、应酬等。

那么,什么样的事要快,什么样的事要慢呢?

那些要快的事:日常工作,技能的提升,家务等体力劳动,简单的任务,购物之类的事。

那些要慢的事:与朋友聚会,与家人一起度过闲暇时光,读一本书,每日的思考,工作上的酝酿过程等。

时间维度的深与浅

时间不仅有快和慢,还有深和浅。随着娱乐业的发达,人们花在闲暇娱乐上的时间越来越多。在没有电视的年代,人们到了晚上,不是早早睡去就是秉烛夜读。而今天,电视、网络、手机,不断占用着人们的时间,甚至工作时,还会刷微博、朋友圈、回复消息。但奇怪的是,人们反而觉得自己闲暇的时间在不断减少,一想到古时候,就觉得悠闲。为什么会出现这样的情况?

这涉及了时间的深与浅。当你拿出手机时,娱乐带给你的满足感,大于从事一项专业技能提升所带来的满足感。玩手机时,你还可以聊天、吃零食、听音乐,我们并没有觉得投入了时间;而在学一门技能,像绘画、写作等创作活动时,则必须全情投入,甚至进入忘我的状态。所以,闲暇时的放松并不取决于时间的长度,而取决于时间的深度。当你进入忘我、忘记时间存在的状态,也能从中获得极大的满足感,而这种满足感带着某些提升,在“闲暇”时保持了进步。同样的时间,后者则进入了深度的运用。

想要保持这种深度的休闲状态,必须要把这项技能当成爱好,并长期执行下去。安娜·玛丽·罗伯逊·摩西,被亲切地称为摩西奶奶。她27岁嫁人后,以刺绣乡村景色为乐。直到76岁因关节炎不得不放弃刺绣,才开始学习绘画。在绘画的过程中,她感受到了极大的乐趣,并全情投入到了绘画的业余爱好中。随着画技的提升,她的作品在当地展览,她的女儿将她的画带到镇上的杂货铺里。某一天,陈列在杂货铺的作品引起了艺术收藏家的兴趣,收藏家将作品带到纽约的画廊展出,使摩西奶奶的画引起了众多画商的注意,摩西奶奶也因此成为全世界的励志女性。

美学家朱光潜先生说:“做学问,做事业,在人生中都只能算是第二桩事。人生第一桩事是生活。我所谓的‘生活’是‘享受’,是‘领略’,是‘培养生机’。假若为学问为事业而忘却生活,那种学问和事业在人生中便失去真正意义与价值。”朱光潜先生所说的生活与享受,并非我们常规中认为的看电视、刷手机,而是“领略”和“培养生机”,像摩西奶奶那样,因为喜欢所以全情投入,因为全情投入,所以闲暇时间从某种程度上讲,也代表了一种“事业”。这便是事业与生活获得平衡最好的答案了。

时间是海绵里的水,正确压缩才更有效率

大多数人每天的活动内容并没有做好充分的时间规划。像那些习以为常的穿衣、吃饭、交通、起床等,这些活动内容平常你不会考虑它到底花了多少时间,事实上,它们却占用了你大量时间,很多人一生都在为这些事情忙碌,却在工作和重要的事情上挤时间。

如果你感觉自己已经为生活、家务忙得不可开交了,想要解决时间问题,你需要暂时放下那些重要的目标,重新规划时间,让时间得到合理的利用。俗话说:“时间是海绵里的水,挤挤总会有的。”真正的挤时间,未必一定要从重要的事情上挤,而把生活细节的时间安排好,才能正确压缩提升效率。

如何为1类目标挤时间

在纸下写下人生目标时,提到了1类目标。为了让其他事情为1类目标让路,我提出的规划方式之一是:日程安排。不过,这里所指的日程安排,并非简单地排序时间,像什么时间参加会议,什么时候见客户,什么时候回复邮件等,而是为了1类目标,能更好地平衡工作与生活的时间。

当你在制订一周计划时,必须要为1类目标安排出足够的时间。每个星期安排出固定的时间,完成重大的项目(周一或周二,用来做重要的事等)。假如,在规定的时间里,需要处理琐碎的事情,这时尽量保证不影响主要目标,在其他时间里,必要的琐碎工作,则可以按需完成。

如果你每天为处理1类目标活动,你可以固定一个时间段(晚上9点或10点)来处理这件事,在这个时间段里,其他的事情将为1类目标事情让路。最开始时,时间不用很长,当你能静下心来好好做事情时,这个时间段可以随能力而加长。

根据我的经验,许多人在固定的时间做固定的事,很容易中途放弃,因为他们觉得这样做实在太麻烦了,而且有时无法进入状态,状态好的时候,很可能在忙其他事务,导致灵感一扫而光。起初做起来,确实会让人极为不舒服,可是当每天用固定的时间做固定的事情时,你身体的生物钟也会跟着慢慢调节,时间久了,固定的时间就会变成你的习惯。

找到属于你的黄金时间段

每个人生理基因不同,因此在压缩时间时,还需要了解自己的黄金时间段。在精神状态最好时,做最重要的事则能事半功倍,在状态不好时,用来读书、休闲则能修身养性,实在是完美的搭配。

每个人身上都有两种黄金时间,一种是内部黄金时间,另外一种是外部黄金时间。

在内部黄金时间里,精神状态可以达到最佳状态,工作起来也更加有效率,不同的人内部黄金时间段也不相同,有人上午精神饱满,有人下午或晚上精神状态最好。而每个人的具体内部黄金时间,则可以每日观察,不断摸索,总能找到规律。

而外部黄金时间段,则是指外部资源,一般是指人力资源,那些能帮你做决定,回答你提出的问题,或者为你提供信息的人。比如你打算请假,必须要向老板报告,而你抓紧时间向他请示,就是外部黄金时间。而对于推销人员来讲,出门推销的时间,则是与客户见面的时间,也就是最佳的外部黄金时间。在这个时间段里,客户大多在办公室里,很容易就能直接找到他们。

对于外部黄金时间的利用,最重要的一点是,你一定要确保能见到这些人,所以提前预约、保持顺畅沟通,是十分重要的功课。不过,多数人不太擅长站在对方的角度考虑问题,外部黄金时间往往会出现意外,当你的时间与他人时间发生冲突时,意外就这样发生了。为此,站在对方的角度考虑问题十分有必要,这样能摸准他的时间,将自己的时间消耗降到最低。

不可以放过过渡时间

前面提到,生活中有很多时间被忽视了,为了将时间压缩,我们应该找到那些被忽视的时间,像过渡时间。

什么是过渡时间呢?

早晨起床睁开眼,一直到坐在办公桌前工作的这段时间,为一个过渡时间。对于多数人来说,这段时间通常为40分钟,有些人能把时间缩短15分钟。在这种情况下,有时延长一下时间未必是件坏事。你可以利用延长出来的10分钟,反思一下当天要做的事,并做好合理的安排,则更能提升一天的工作效率。

在其他方面,也要学会有效利用过渡时间。有些人在坐地铁时背英文单词,进行阅读;在刮胡子时,听一首散文诗;在喝咖啡时,进行头脑风暴,等等。

打破帕金森定律,提升效率

当计划列在纸上,并给每个计划规定了相应的时间时,大多数人会在规定的时间内把这件事完成。通常,一件事决定做两个小时,那么一直到一个小时五十分,依然会在案头埋头苦干,非要等到最后一秒不可。

事实上,这种做法会让人变得懒散,不断拖延,以为完成了固定时间段的工作,就等于时间得到了有效利用。正如帕金森指出的那样,大多数情况下,人们会选择通过延长工作所必需的时间来应付工作。既然如此,为什么不提前把事情做完,用余下的时间享受私人时间呢?要知道,最重要的是在规定的时间内把事情做完做好,而并非必须用固定的时间来完成。如果能提前完成,你会得到强大的满足感,也不会因此而感觉到疲劳。

没必要把日程排得太满

意外时不时地在发生,所以安排日程时,如果太满则无法留出弹性时间处理意外事件。如果预期任务没有完成,会导致接下来的任务工作也无法按时完成。这时,你就会感觉到沮丧、焦虑,甚至无法睡个好觉。

意外时间,包括接电话、待客、查看手机信息等,这些琐碎的小意外,都会占用你的时间。经验告诉我们,这些小意外会让你变得拖延,打断你原定的计划。所以,每一段时间安排里,一定要留出10至15分钟来处理那些意外。

另外,如果你当天约了客人,假定与客人见面预估为1个小时,我建议最好能预留出半个小时来,这样接待完客人后,能留给自己一小段时间,把前期没做完的工作做完,或者查收邮件回复信息,也可以考虑如何开展下一项计划。这样,你不会在客人走后,因时间不够而焦虑。

时间安排没有弹性,就会感觉自己被时间牵着鼻子走,自己的生活、工作被时间所控制,心情变得紧张,生活也毫无生趣。相比之下,在压缩时间的同时还能留出弹性时间,则能感觉到自己在控制着时间,每天的工作和生活也不会因为心情紧张、焦虑、烦躁而受到影响。

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