历史与现实中许多应用文反映着英雄人物可歌可泣的事迹，反映着社会进程中那些胸怀大志者的大计良策，这些都在历史的瞬间永驻，为后人树立学习榜样，激发人们爱国情怀。英雄人物传志，英雄人物报告，历史文献中对建功立业者的记载簿，无不让人动感与景仰。《廉颇蔺相如列传》、《岳阳楼记》、人民英雄纪念碑碑文、方志刚先进事迹报告，先进人物通报等等，记载了这些人物的光辉形象，会从阅读中解读英雄、学习英雄。
应用文的警示作用主要体现在内容上，不少文种不仅记载了人们的功绩，同样也记载了历史与现实中的民族败类、贪官污吏、阴险狡诈之人。《资治通鉴》有许多得失让后人为鉴，《明史·魏忠贤传》让人看到奸臣的丑恶嘴脸，从当代贪官的反贿赂中察觉到堕落的轨迹。但警示还体现在许多政治的败露、军事的失误、经营的亏损、教育的失败、人为的灾难中。唐皇李世民说过“以铜为鉴，可以正冠，以史为鉴，可知兴衰”；培根说过“读史使人明智”。汉朝的历史学家班固说，司马迁“其文直，其事核，不虚美，不隐恶，故谓之实录”。也就是说，他的文章公正，史实可靠，不空讲好话，不隐瞒坏事，这样的文章对人的阅读受益是不言而喻的。
八、发展与和谐功能
应用文写作随着人类文明的出现而诞生，人类文明与应用文写作结下不解之缘，应用文写作随着文明的发展而发展，并对文明的发展起到推动的作用。人类文明的物质文明、政治文明、精神文明三个方面，都离不开应用文写作。
物质文明的发展，在古代许多专业应用文中可以解读。我国最早的医学着作《黄帝内经》为中国古代中医的发展奠定了基础；《梦溪笔谈》成了中国科学发展史上坐标式的着作；《天工开物》更是中国古代科技百科全书。中国古代出现了许多用于国家治理经济的应用文佳作，对当时的发展与后来的影响也是巨大的。西汉后期桓宽的《盐铁论》实际上是讨论盐铁国营和酒类专卖的会议纪要。至于贾谊的《论积贮疏》，晁错的《论贵粟疏》，刘启的《重农桑诏》，赵充国的《上屯田便宜十二事奏》，刘序的《货泉》，欧阳修的《通商法诏》，姚燧的《行铜钱诏》，林则徐的《钱票无甚关碍宜重禁吃烟以杜弊源片》等等，均为涉及国计民生的经济文书。
在我国当代建设社会主义物质文明，包括作出正确的经济发展战略决策、坚持社会主义基本经济制度、建立和完善社会主义市场经济体制、改革分配制度、执行社会保障制度等都离不开应用文写作。为了发展社会主义物质文明，我们党和国家制作和颁发公文，制定了一系列方针政策和法律法规。例如，党的十四届三中全会通过的《中共中央关于建立社会主义市场经济体制若干问题的决定》，十六届三中全会通过的《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》，“决定”就是一种法定的应用文。
在政治文明发展的进程中，古代诸多着名的公文，都对当时的政治文明起到了促进作用。秦统一六国前，秦王政听信贵族谗言下令逐客。丞相李斯写了《谏逐客书》，批驳了“逐客”的主张，使秦王收回了逐客令。秦王重用“客卿”，为统一六国作了组织准备，后来建立了中国历史上第一个统一的封建王朝。汉高祖刘邦的《入关告谕》、三国时诸葛亮的《出师表》和曹操的《求贤诏》、隋朝李密的《陈情表》、明代海瑞的《治安疏》、清代施琅的《陈台湾弃留利害疏》等都是在历史上有积极意义的公文。在西方资产阶级制作的某些代表性公文，也弘扬平等、自由、博爱精神和民主法治思想。一部《拿破仑法典》巩固了法国资产阶级革命成果，一篇《人权宣言》宣告了君权神授的破产，一篇《葛提斯堡演讲词》为美国北方军的胜利注入强大的精神力量。
在社会主义初级阶段发展的进程中，应用文促进社会发展的作用越显重要。在政治文明发展方面，有世界多极化分析报告、“一国两制”基本法则、实行党内民主和人民民主章程、依法治国与建设社会主义法治国家的调研报告、人事制度与机构改革方案等。在经济发展方面，各种契约文书、可行性研究报告、生产力发展状况分析预测、企业管理文书、科研实验报告、营销策略、成本分析报告、各种高技术知识图解与产品说明、知识产权与专利保护规则等都能促进经济健康向好发展。
应用文的发展功能还体现在新的文种和新的记载平台。公务文书写作方面出现了“意见”、“公示”、“述职报告”等新文种；在媒体和通讯传播方面，出现了短信、声讯、电子信箱、博客等新的写作形式等等。随着计算机、手机、传真机、复印机、新型打印机等现代办公设备的使用，特别是互联网的崛起，使世界仿佛变成了“地球村”。应用文写作借助于一场写作工具革命，使写作主体的思想、写作载体的传承、写作受体的接收，都发生了很大的变化。写作者不用动笔动手，可以写出洋洋洒洒的大块文章；不用贴邮票写信封，几分钟E-mail可远渡重洋，使万里之外的亲友收到称为“抵万金”的家书。
应用文的和谐作用是在其促进发展的基础上产生的。世界成了一个大家庭，有着语言与文化差异，有着信仰与习惯不同，为了构建世界和平与和谐，离不开众多应用文发挥作用。如双边协议签订，多方共同声明，一个国际组织的联合公告，联合国起草的大会决议等等。就一个国家，一切公务文书都是保证社会发展和社会和谐而服务的，各种法律文书，各种事关民生的利好政策，一个化解政治、经济、外交、宗教矛盾的决策等等。即使个人与个人处理私事，为了和谐不至于事后有矛盾，双方要有契约，做事要有凭据，家庭财产分割要遵循遗嘱，有了矛盾要学会先自己作检讨，感谢他人要多表扬，这里都离不开运用应用文，这也是构建和谐的重要组成部分。发展是硬道理，和谐是本质。
第四节 应用文的源流
应用文的出现有一个渐进的过程。在文字未诞生前，人类在劳动中获取了智慧，有了简便的记事方式和记录的活动，但只不过是一种原始形态，或口头传记，或实物记号，或图画记事。随着共同活动与劳动的需要，人民孕育了语言，创造了文字，萌芽了应用文。随着文字创造越来越丰富，书写材料与工具的不断改进，统治阶级与人民群众的需要日益增长，应用文也越来越丰富，逐步走向成熟，至如今发展趋势强劲，人们不得不青睐它、研究它。
一、应用文诞生前的原始形态
1.口头语言
人类的祖先依靠集体力量，共同奋斗，向自然界获取生活资料，就需要相互沟通，但我们祖先连话也不会说的，怎么办？鲁迅先生在《且介亭杂文·门外文谈》中提出“为了共同劳作，必须发表意见，才渐渐地练出复杂的声音来，假如那时大家抬木头，都觉得吃力了，却想不到发表，其中有一个叫道‘抗育抗育’，那么，这就是创作；大家也要佩服、应用的。”
有了口头语言就可以明确表达意图，就黎民百姓而言生活中有什么往来口头交代，就氏族首领在管理中有什么意图就可以口头发布。据《史记·五帝本纪》记载，舜（约公元前22世纪）摄行天子之政时，“五岁一巡狩，群后四朝。徧告以言，明度以功，车服以庸”。《史记正义》注：“徧音遍。遍告天子治理之言也。”可以说这是口头的“公告”、“通告”。
2.结绳记事
口头传记总不能留下依据，更何况人的记忆是有限的。所以，在劳动、生活过程中，人们创造了结绳记事的方法。根据《尚书·序》中记载：“古者伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契，以代结绳之政，由是文籍生焉。”书契即文字，这里可以看出，文字诞生前人们是以结绳作记录。“文籍生焉”可认为是指应用文的产生。
关于“结绳记事”，《老子》中有“使民结绳而用之”。《庄子·胠箧》：“子独不知至德之世乎？昔者容成氏、大庭氏、伯皇氏、中央氏、栗陆氏、骊畜氏、轩辕氏、赫胥氏、尊卢氏、祝融氏、伏犠氏、神农氏，当是时也。民结绳而用之，甘其食，美其服，乐其俗，安其居，邻国相望，鸡狗之音相闻，民至老死而不相往来。”《说文解字·叙》中有“神农氏结绳而治，而统其事”。郑玄的《周易注》中也有“结绳为约，事大，大结其绳；事小，小结其绳”。从这些古典文献中可以发现，统治者借助结绳来进行管理，而且结绳能够记载不同的内容，用这种简单的方法帮助记忆、达到应用的目的。这种记事方法可能是人类先民们共有的一种方法，古代印加人用结绳记事叫做“奇普”，用来计数或者记录历史，它是由许多颜色的绳结编成的，这种结绳记事方法已经失传，目前还没有人能够了解其全部含义。民族学资料表明，近现代有些少数民族仍在采用结绳的方式来记录客观活动，如广西瑶族以打结记账；独龙族用结绳计算时间；西藏珞巴族人相约亲友赴宴，先分送打结的绳子，亲友每过一天割去一结，用这种简单方法来帮助记忆，达到应用的目的。
中国人对“结绳”情有独钟，“中国结”其实是“结绳”的延续，它记载着中国人许多往事，隐含着许多情感因素，用“结”这种无声的语言来寄寓吉祥。在表达情爱方面，“结”义不容辞地充当了男女相思相恋的信物，梁武帝诗有“腰间双绮带，梦为同心结”。宋代诗人林逋有“君泪盈、妾泪盈，罗带同心结未成，江头潮已平”的诗句。从中我们不难发现，绳结早已超越了原有的实用功能，并伴随着中华民族繁衍繁壮大，生活空间的拓展，生命意义的增加和社会文化体系的发展而世代相传。
3.刻画记事
结绳记事目前没有遗物，原因很简单，绳易腐烂。所以，刻画记事是先民更为先进的记事方法，易保留，也为后来文字的诞生起到催生作用。刻画应为两种行为：一是用坚硬的石器作为刻画的工具，用在石片、骨片等载体上，或者是在树木或木板上刻出痕迹，达到记事目的，一是用图画的方式记事。
从1954年秋至1957年夏，中国考古工作者多次发掘了半坡遗址（今西安市东郊半坡村北），发现了早在6000余年前半坡人在长期的生活和生产实践中，创造了具有文字性质的刻画符号和绘画、雕塑、装饰品等艺术作品。半坡人的刻画符号多保留在彩陶上，这可以看做是原始的中国文字。
近年来，在山东莒县陵阳河大汶口文化晚期的一处遗址里发现了一批墓葬（距今已有4500多年），出土了大量的文物。在一些陶尊上各刻有一个图像文字，共发现了10多个单字。这些文字是按 照实物的形状描绘出来的，所以称为象形字。字体的结构与甲骨文上的象形字十分相似，但比甲骨文要早1000多年。因此，“象形字”是中国最早的文字，它已具有文字的特征。
在竹、木等实物上面刻画出一定的记号来，达到记事的目的。如《魏书·帝纪契》中有“不为文字，刻木纪契而已”。《隋书·突厥传》中也有“无文字，刻木为契”。《礼记·曲礼上》也有记录：如“献粟者执右契。”孔颖达疏：“契谓两书一札，同而别之。”这些刻画主要用于计量、标方位或及其简单的约定等。
随着文明不断推进，简单记事满足不了社会发展的需要，就出现了图画记事的形式。图画记事即借助形象的符号来表达实物记事无法说明的抽象事情，可用来说明较为复杂的内容。据记载，在新中国成立初期，中央政府慰问团在云南福贡收集到傈傈族木刻传信，正面刻四组符画：表示三个代表，代表月亮，代表相会，表示三位头目。全意是：你们派来三个代表，在月圆时和我们相会，送三包礼物送给三个代表。这例符画说明，图画记事不仅带有明显的应用性质，而且已能起到较为复杂的传递信息、表情达意的作用。在黄帝大战蚩尤的神话传说中也有图画记事的记载：“天遣玄女下授黄帝兵信神符，制止蚩尤，帝因使之主兵，以制八方。蚩尤没后，天下复扰乱，黄帝遂画蚩尤形象以威天下，天下咸谓蚩尤不死，八方万邦皆为弭服。”
这种记事方法对人类文明社会文字的产生起着很大的促进作用。图画记事曾广泛流行于全世界，特别是在美拉尼西亚人、北美印第安人和西伯利亚诸部落中最为流行。它被刻画在树皮、岩石、骨头或皮革上，写实地或示意地表现物体、事件、动作或个别场面，如事件发生的年代、地点等。半坡遗址的陶器刻画符号发表后，郭沫若就曾指出：半坡彩陶上的刻画，其意义至今虽尚未阐明，但无疑是具有文字性质的符号，“彩陶上的那些刻画记号，可以肯定地说就是中国文字的起源，或者中国原始文字的孑遗。”刘宝才认为：“大量见于陶器上的刻画符号各有一定的含义和相对固定的形状，具备了文字的部分因素，但刻画符号没有读音，还不能算作文字。它的进一步发展才是最初的中国文字。”
二、应用文的萌芽与幼年时期
上面论述的应用文的原始形态，严格意义上讲不属于“应用文”，随着文字的产生而萌芽了应用文。
