1.应用文修改的重要意义
修改是应用文写作中贯穿始终的重要环节，有利于养成写作主体办文做事的良好习惯。
修改从形式上看是写作的最后一道工序，是文章的完善阶段，但是从总体来看，修改是贯穿于整个写作过程的。写作一般可分为写作前准备、写作中和写作后三个阶段，在每一个阶段都应该加强修改功夫。
第一阶段，以列提纲为修改核心，如何确立中心、选择题材、谋篇布局等等，都要经过反复思索。如果确定了一个严密的提纲，搭起一个好架子，文章思路与结构就不会有大变动。动笔前如果不深思熟虑，就会在写作中摇摆不定，有时不得不再停下来思考，影响写作速度和写作的连贯。
第二阶段为动笔后的修改。落笔以后就进入作者的封闭状态，按照预先的设定进行思维与语言的交织，内容与形式的融合，形象与逻辑的交用，层次与段落的衔接，句式与词汇的斟酌，语言表达方式与文种语气表达的选择都要边写边分析、对比、抉择。
第三阶段为初稿后的修改。成稿后要逐字逐句，逐层逐段的审读，作通盘的修改。在修改中不仅要字斟句酌，还要从立意、观点、材料、结构、语言等方面修改。所以，修改是一项工作，从这个过程中可以看出一个人做事的态度、质量。文章问题多，语言文字差错率高，就是修改未到位，更是责任心不强的表现。
修改是一个反复认识的过程，有利于提升写作主体认知客观事物的水平。
应用写作是面对现实，现实是复杂性，认识不清楚就会出问题。毛泽东在《反对党八股》中指出：“文章是客观事物的反映，而事物是曲折复杂的，必须反复研究，才能反映恰当；在这里粗心大意，就是不懂得做文章的起码知识。”因为，在写作中要发挥主观能动性，认清客观事物的内部矛盾，不要主观臆断犯片面性的错误。人们对研究对象的认识有个由现象到本质、由片面到全面、由不够深刻到比较深刻的过程。而且人们对研究成果的反映也有个由不够准确、恰当，到比较准确、恰当的过程。应用文写作的结果应该是真实的，能将信息准确的传递给写作受体，就决定必然有一个修改的环节。列夫·托尔斯泰说过：“黄金要经过淘洗才能得到，精辟的、被表达得很好的思想也是这样。”由此可见，修改文章符合人的认识规律。写作，从本质说是一个认识过程，它包括由客观事物到人的主观认识的“意化”过程和从主观认识到书面表现的“物化”过程。在意化过程中常常出现“意不符物”，即主观认识未能完全、正确地认识客观事物；而在物化过程中又容易发生“言不达意”即写成的文章不能完整、准确地反映作者的观点。因此，多一次修改就多一次认识；多一次修改至少可以减少失误和克服不足。正如作家老舍所说：“文章必须修改，谁也不能一下子就写成一大篇，又快又好。”
修改是写作品质的表现之一，有利于提高写作主体的写作技能。
古人说：“善作不如善改”，修改文章，是写作的一种基本训练，而且是一种有效的训练。鲁迅把领悟“不应该那么写”——即修改初稿的方法，称为是“极为有益的学习方法”。从某种意义上说，会不会写文章，可以用会不会修改来衡量。只有到了会写也会改的时候，才可以说具有一定的写作水平和能力。正如契科夫所说：“写得好的本领，就是删掉写得不好的地方的本领”。通过修改，可以进一步提高构思布局、遣词造句、逻辑推理的技能。修改技能的提高要依赖于养成良好的写作品质。写文章是给别人看的，会对社会产生一定的影响。因此，作者必须抱着对读者对社会的高度负责精神认真修改文章。鲁迅作品就是在修改中逐步达到炉火纯青的地步，他说过：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”他的着名散文《藤野先生》，修改的地方有160～170处。马克思写《资本论》长达40年，中间经过多次修改，现在的前二卷的前一部分原稿，光保存下来版本就有8种之多。保尔·拉法格在《忆马克思》一书中说：马克思“绝不出版一本没有经过他仔细加工和认真琢磨的作品。他不能忍受他未完成的东西公之大众的这种思想。要把他没有做最后校正的手稿给别人看，对他是最痛苦的事情。……有一天他对我说，他宁可把自己的手稿烧掉，也不愿半生不熟地遗留于身后。”正因为学会修改，重视修改，才能出杰作。叶圣陶在培养学生作文水平上历来强调“自改”的重要与必要，对老师改作文颇有感慨：“教师改作文是辛苦的，几十本，一本一本改，可是劳而少功。”他在《大力研究语文教学，尽快改进语文教学》中也论述过：“我当过教师，改过学生的作文本不计其数，得到过深切的体会：徒劳无功。”所以，他多次在文中倡导让学生自己改作文，发挥学生的主体功能，他有一句精辟的话，那就是“教是为了不教”，教学的最终目的是“自能读待老师讲；自能作文，不待老师改。”只要养成良好的写作品质，就会逐步提高写作技能，最终写与改就成为“知心爱人”。
2.应用文修改的主要范围
应用文修改是非常重要的一环，是对写作者思想、行为结果的最后一次审视。要看一看这文章为谁写，价值何在；要看一看思想观点有没有偏差，是否误导写作受体，产生负面社会效果；看一看文章构建是不是完整、完美，衔接得自然；看一看语言上有没有毛病，是否合规得体等等。写作者都希望文章臻于至善至美，这样表现力强，自然就会发生好的社会效应。下面主要从改立意、改观点、改材料、改结构、改语言几个方面分析。
改立意。任何文章都要立意明确，就是说，文稿要说明和解决的问题要清楚。如果中心不突出，目的不明确，提出解决问题而没有措施，让人看了不得要领，那就说明这个文稿还远不成熟，还需要进一步研究，动较大的手术。立意的修改需要重点思考以下几个问题：
看文稿有没有“靠船插篙”，即应题而作，有针对性，形成明确的贯穿全文的主题思想；看有没有主次不分，总想什么问题都要解决，结果在有限的篇幅内，什么都不突出或说不充分；看有没有另起炉灶，甚至漫无边际，就是常说的文不对题；看有没有随意引申，有时为了避免平淡，将内容随意引申，结果扩大或缩小立意范围；看有没有游离文题，即立意与文题若即若离、貌合神离；看有没有模糊片面，让写作受体看不清，缺乏科学的分析。
改观点。任何文章要求观点正确，思想观点是文稿的灵魂，就是说在基本理论上站得住脚，符合客观实际。观点站不住脚，整个文稿就失去了它存在的价值。因此，要用提取法，将文章的观点显示出来，看是否言之成理，立论有据，辩驳不倒。观点修改需要思考以下几个问题：
一是看文稿的基本观点，特别是表达主题思想的观点，是否符合马列主义的基本原则，有没有违背毛泽东思想，是否符合辩证法。尤其工作报告、工作总结、调查报告一类，对其基本观点更要严格把关，切忌片面性、绝对化，强调了一面，否定了另一面。比如，在总结工作时，讲成绩，常常容易肯定一切，说得尽善尽美；在批评别人时，又常夸大其词，把人家说得一无是处，否定一切。讲“激励”时，把物质鼓励说得很通神，似乎“金钱万能”；在用精神奖励时，回避人们的物质需求，夸大精神作用和人的品味等等。
二是看文稿的基本精神和各项措施，是否同党和国家的基本方针、政策、法令一致，同上级机关、平行机关、本部门的规定没有矛盾。如有违背党和国家的方针、政策、法令的必须改过来，否则和中央在政治上保持一致就是空话。如有与上级机关、平行机关、本部门的规定不一致，就会给工作造成矛盾，带来混乱。《合同法》规定，违反国家利益或社会公共利益的经济合同无效。而不少经济合同的条款中出现只对合同双方有利，但却损害国家或集体利益的内容，如类似买卖或变相买卖属于国有的土地等。
三是看文稿本身的观点是否始终如一，不能有自相矛盾的地方。我们阅读一些文件时有时会发现观点“相互打架”，造成观点混乱，有时“自打嘴巴”。这方面常见的情况是，两个矛盾的观点在同一份文稿中都被肯定；某个论点前面肯定，后面又被否定；肯定的观点材料不充分，没有足以服人的例证和论述，而与此相对立的观点却写得十分生动具体，事实上压倒了正面的内容，客观上形成反宾为主的局面，造成了对该肯定观点的否定。还有证明观点的事例之间有矛盾，统计口径不一致，数据矛盾司空见惯。
改材料。文稿中的材料我们一般称写作客体，写作客体为写作主旨服务，写作主体就要有驾驭写作客体的技能。文章中每一块材料对作品观点的论证、事实的陈述、情况的说明等至关重要，观点再好没有材料验证，语言再美没有材料支撑，一切都是虚的，所以，要反复查看材料，从以下几个方面作修改：
一是看材料若堆砌过多，则应删繁就简突出主旨。二是看材料若叙事不具体、说理不充分，说明不清楚，则应增添材料，充实丰润；三是看材料若不真实、不准确、不典型，则应求真凿实，典型可靠。四是看材料不能为观点服务，则收集与之匹配的材料，更换之。
改结构。修改结构的目的在于使文章严谨、畅达、匀称、完整，做到条理清晰，段落之间逻辑性强，层次分明，前后衔接紧凑，开头结尾有照应，文章一气呵成，浑然一体。因此，结构修改要考虑两种情形，一是全篇结构若欠妥，就要打乱重来，重新组合，力求布局合理，线索清晰，起承转合流畅。
二是部分结构若欠妥，则应做部分调整，没有每个局部美，也就不能显示整体美。
改语言。在修辞学中将修辞分为消极修辞和积极修辞，这两者都是强调语言的功能。说简单一点，消极修辞就是语言要用“对”，积极修辞就是语言要用“好”，也自然形成“对的文章”和“好的文章”。修改不仅要把“不对”的修改成“对的”，还要把“对的”修改成“好的”。首先修改语言首先要从整体上把握是否用对语体，语言基调是否得体。其次从语句上分析，前后是否衔接连贯，一句话换个说法是不是内容更准确、感情更真实、语言更美。第三从词语上推敲，看有没有可有可无的字、词，有没有添字漏字，有没有晦涩冷僻的词语等。所以，语言的诊断包括多方面，词语的选择、运用、搭配，句子成分的搭配，句式的选用等方面。
3.文章修改的方法
写作主体修改文章各有各的方法与习惯，但从写作主体修改的态度来分析，有5种方法利于修改好文章。
一是“趁热打铁”法。此种方法就是趁着对文章的草成，还沉静在写作的回味中，一切均有比较清楚的印象，立即对文章进行回头看，再次形成兴奋灶，在第一时间发现问题、解决问题，进行“热处理”。
二是“冷却处理”法。每一个写作主体在草稿完成后都有不同的心理状态，写文章时，往往会大脑兴奋，灵感频发，但完稿后就会产生疲劳，怕再动笔。如果时间允许就把文稿放置一段时间，再对文章进行修改。这样可以较为冷静地审视原稿在构思和写作时存在的不足，以便对文章做出更为科学、全面、冷静的修改。
三是“反复诵读”法。文章写完后，修改必不可少，通过反复阅读自己的文章，就可以发现文章中不通顺、不连贯、衔接不好等方面的毛病，不恰当的字、词、句等都能“读”出来。由于每人阅读习惯不同，就有默读中修改和朗读中修改两种。这两种中朗读修改效果更好，不仅可以凭借语感发现文章存在的问题，还可以在诵读品味中找到解决问题的办法。
四是“能者为师”法。这种方法就是让别人对自己的文章进行修改。凡写作者都有这样一种心理：文章是自己写的，哪有“王婆卖瓜”不“自卖自夸”的，甚至不愿忍痛割爱。“三人行，必有我师”，自己的思路毕竟有限，让他人修改文章，可以拓展作者思路，丰富文章内容，深化作品主题。由于每个人都有自己的优势，尤其对语言的敏感程度不一样，总能对别人的作品看出一些错误，所谓“当局者迷，旁观者清”。
五是“会诊评议”法。由于应用文写作主体的特殊性，有时为群言作者，或代言作者，就不能为执笔者独揽，需要“会诊评议”。会诊的最好方法就是“头脑风暴”，每个人都可以对文章的修改发表见解，所谓“仁者见仁，智者见智”。需要说明的“头脑风暴”后必须有一个共同意向，便于执笔人有一个修改目标。中央到地方出台许多利好文件，发表许多重要文章，都是群体作者反复会诊评议的结果。但执笔三分主，既要学会采纳合理建议，又不要失去“自我”这个主体。
六是“网络互动”法。互联网为写作带来许多利好，借助网络平台，请网友修改也是一条很好路径。当你的文章写成后，你认为可以放到网络论坛上，不妨与网友们共同探讨。能够做到集思广益，能在接受他人评文和为他人评文中不断写作，就会促进文章逐步走向成熟。但对网友的评点要学会辨析，也不能全盘接受，要用挑剔的眼光筛选。
