报告虽然是照稿而发，但常常也需要将报告稿的书面语巧妙地转化为报告者的口语。某领导要传达某重要会议的决议精神，某专家要汇报某学术专题的科研进展，前者的文稿属政论语体，后者属科学语体，它们同属书面语体。其特点是周密、庄重而文雅，在语法上多用长句，在词汇上多用介词、连词、书面词语等带庄重色彩的词语，并有一些习用的格式（见下例）。而口语语体的特点是用语通俗、生动活泼，在语法上多用短句，在词汇上多用通俗易懂的口语。当报告者依稿作报告时，应恰当地将这种书面语体转换成活泼流畅的口语语体：书面语：对于这件事情，我们必须予以追究。
口语：我们一定要追究这件事。
书面语：情况的了解，任务的确定（偏正词组）。
口语：了解情况，确定任务（动宾词组）。
八、话语的规定性
不论是工作报告，还是科研报告、政治报告，其内容都有其严格的科学性或政策规定性，任何报告人都无权随意篡改，以自己的感情代替政策或代替科学结论而任意自由发挥。当报告内容涉及中央文件的条文或某科研成果的结论，报告人应一字不漏地、原原本本地照实宣讲。这一特征与语体转换性特征并不矛盾，从总体上看报告人必须将书面语体转换为口语语体，但又需严格地保持原意，在特定的情况下，还必须忠实于原文，以确保话语内容的规定性。
九、风格的严肃性
报告与具有生动幽默风格特征的演讲不同，它具有严肃性。报告人向听众提供的不论是最新的科技信息，还是国家的大政方针，或是汇报本人的政绩与失误等，所讲之事大多是国内外大事、要事，或严谨的学术课题。在讲述这些严肃的重大话题时，如果为了取悦听众而过多地插科打诨，不适当地穿插一些逗趣儿的小噱头，就会导致庄重的报告庸俗化，高尚的格调低级趣味化。
第二节 成功报告的要诀
一、准备讲稿，熟悉讲稿
报告一般在正式的会议上进行，不能像一般的口语表达那样现想现说，一定要事先写好讲稿。有时，讲稿要反复修改几次，必要时还要找一定的对象征求意见，然后再修改。尽管讲稿以书面语言的形式存在，但它应当不同于一般的文章。在语言的运用上，应具有鲜明的口语化特点，要做到准确、通俗、生动。在篇章结构上，要根据报告的目的、内容、对象来确定中心，推敲观点，核实材料，安排层次，使讲稿本身既符合思维逻辑，又流畅自然。
写好讲稿后，应当在报告前认真阅读，反复熟悉报告的主要内容，结构层次，包括重点词句、段落。只有这样，才能在报告时心中有底、说话流畅、感情充沛。报告人往往是主持工作的干部，可以说是当事人，因此在作报告时，应该尽可能把讲稿的内容基本上背诵下来，这样讲起来效果才好。如果只是照稿宣读，结结巴巴，似乎所报告的内容与己无关，不是自己干过的事，也不是自己的认识，那样是绝对收不到好效果的。
二、内容充实，观点正确
报告最忌内容空洞，言之无物。像所有口语表达一样，报告具有明显的针对性。报告一般不属于短时间的口语表达。尽管提倡说话要短而精，但报告毕竟比一般讲话、交谈用时较长，听众花费宝贵时间，希望从报告人宣讲中有所收获。如果报告人废话连篇，报告空洞乏味，实在是对听众的折磨，是对听众极不尊重的表现。所以，成功的报告一定要有充实的内容。比如：在做工作报告时，报告人应当围绕着向听众汇报工作情况这个中心，讲出工作的内容和进展情况；工作中主要的成绩和经验；工作中存在的问题和教训；对上述问题的解决办法和补救措施；今后的努力方向和有关建议等等。只有内容充实，才能使听众有收获，才能吸引听众，使报告收到实效。报告要想避免空洞，就要讲事实，让事实说话；就要讲在事实的基础上自己的思考结果，而不是去重复别人讲过的话，也不要讲套话，并且尽可能少讲官话。
另外，报告一定要反映正确的观点。因为报告较之其他口语表达形式应当更具严肃性、科学性。报告人应当对报告的内容、观点反复推敲，不可随随便便，信口开河。如果报告所阐述的观点有误，则负面影响甚大。比如，在对某项任务做动员报告时，报告人本意是想通过动员，提高听众对该项任务的认识，促使听众积极行动。如果报告中宣讲的观点不正确，那么不但不能起到动员的效果，反而会起到消极作用。轻则会使听众反感，重则引来听众的抵制。所以，报告之前，报告人一定要反复推敲观点，核实材料，以维护报告的科学性、严肃性。
三、表达清晰，条理分明
报告一般都是一人讲，几十人甚至成百上千人在听。由于场面大，听众情况复杂，使说与听双方的信息传递增加了很多困难。如果报告人说得海阔天空、漫无边际，或者罗里罗唆、含混不清，听众就会感到兴味索然，甚至抬腿而去。所以报告必须做到表达清晰，条理分明，使听众能沿着报告的逻辑线索边听边理解，越听越感兴趣，这样报告才能获得成功。比如，在做经验介绍的报告时，如果没有按着一定的逻辑顺序讲明经验产生的背景，经验的主要内容，应用范围，实际效果，推广移植这种经验的注意事项等等，而是东一句，西一句，扯得听众糊里糊涂，一会儿绘声绘色地大谈创造经验过程中曾经遇到了多么惨痛的失败，一会儿又穿插两句这经验是多么行之有效，安全可靠。让人听了报告以后，丈二和尚摸不着头脑，听不出这经验“先进”在哪儿？反倒会怀疑这经验是否可靠。这样的经验介绍报告还不如不做。
四、实话实说，亲切自然
尽管报告是在庄重严肃场合下的一种说话形式，但是绝不能把报告变成枯燥、空洞的说教。好的报告应当使听众既感到报告人讲得精辟透彻，又感到亲切自然。要做到这一点，最关键的是要在报告里讲老实话，不说空话、大话、假话。实话实说，坦诚明快，中肯实在，对事实不扩大也不缩小，不文过饰非，不兜圈子，才能使听众感到亲切，受到听众的欢迎。有些人作报告时，喜欢用现身说法的方式来说明某个道理。这种方法很受听众欢迎，其原因之一，就是现身说法的说话方式有强烈的真实性，使人感到既真实可信，又亲切自然，说服力很强。毛泽东同志1942年在延安文艺座谈会上作报告，谈到对世界观的改造时，他说道：“我是个学生出身的人，在学校养成了一种学生习惯，在一大群肩不能挑手不能提的学生面前做一点劳动的事，比如自己挑行李吧，也觉得不像样子。那时，我觉得世界上干净的人只有知识分子，工人农民总是比较脏的。知识分子的衣服，别人的我可以穿，以为是干净的；工人农民的衣服，我就不愿意穿，以为是脏的。革命了，同工人农民和革命军的战士在一起了，我逐渐熟悉他们，他们也逐渐熟悉了我。这时，只是在这时，我才根本地改变了资产阶级学校所传教给我的那种资产阶级和小资产阶级的感情。”这个报告受到了与会者的欢迎，其原因就在于他以切身体会，实话实说，使听众感到态度恳切，说理透彻，至今读来，也仍使人感到既精炼深刻，又平易可信。
五、尊重听众，讲究话风
可以说，作报告是报告人在听众面前的亮相。这种亮相是指报告人用口语表达的水平和讲话时的文明表现为自己勾画形象。怎样把这个相亮好呢？很重要的一条就是尊重听众，讲究话风。说话时要尊重听众，不摆架子，不打官腔，不卖弄吹嘘，要以亲切诚恳的态度对待听众。要时刻记住：你在台上接受台下每个听众的审视，听众在倾听你的话，观察着你的表情举止。任何懒散的、不礼貌的习惯动作，如随意走动，漫不经心地敲打桌子等，都逃不过听众敏感的眼睛。所以报告人一定要以认真负责的态度作报告，有话则说，无话即止；讲文明礼貌，不讲粗俗的话；举止大方得体，语调亲切自然。良好的话风，能使报告增强吸引力、感染力，从而促使报告的成功。
六、报告精彩，震撼人心
现在举行报告会时，经常出现这样一种情形，就是台上一人讲，台下人人说，台下的嗡嗡声压倒了台上的麦克风。这固然有听众的问题，但是追根究底恐怕还是报告人要负主要责任。因为，并不是所有的报告会都是这样。一些内容丰富、生动的报告，常常使台下数千人鸦雀无声。好的报告，人人爱听，关键是看报告的内容和口语表达有没有吸引力。
第三节 报告的误区分析
报告语言艺术的基本要求是说校长在作报告时应该如何去做，报告语言应该克服的错误倾向是说校长在作报告时，不应该的。这两个问题正好是一正一反。为使报告取得良好效果，我们既要懂得报告语言的基本要求，还要懂得报告语言应该防止和克服的错误倾向。
报告语言应该克服的错误倾向很多，择其要者介绍如下。
一、居高临下
周恩来在《反对官僚主义》的讲话中，曾给“老爷式”的官僚主义这样画像：“官气薰天，不可向迩；唯我独尊，使人望而生畏；颐指气使，不以平等待人；作风粗暴，动辄破口骂人。”
周恩来同志所说的这种情况，某些校长作报告时，也程度不同地存在。有的校长，真理意识、群众观点、政策修养都很薄弱，往往把作报告看成是炫耀自己、抬高自己的一种机会。因此，他们在作报告时，总忘不了自己是个校长，他们居高临下、独断是非、不容异议。好端校长的架子，好拿当官的腔调，好用“乌纱帽”去向下属说话。这样，说的话必然官气十足，火药味浓，结论性多，论证性少，从而使听众反感，自觉不自觉地在自己与听众之间设置了一道妨碍沟通的鸿沟。
二、敷衍塞责
有的校长，领导水平低，政策水平差，情况了解少，在作报告时心中无数，头脑空空。然而，他们又怕失了体面，又怕丢了威信，只好求助于空话和模糊话敷衍塞责。他们对报告的中心内容不是进行深入分析、细致阐述，而是东扯葫芦西扯瓢，海阔天空无边际，以致就像唐·吉诃德大战风车一样，根本就没有确定的对象。这样，讲的时间很长，触及报告主题的东西却很少，他在信口开河地讲，听众在糊里糊涂地听，要说实际效果，真是少得可怜。
三、套话连篇
有些校长在作报告时，习惯于用套话应付局面。本来，作报告是为了说明问题，有话即长，无话即短，不必勉强。然而，他没话硬要凑话说，将那些人家说过多少遍的套话，将那些放在任何时间、地点和场合都不会错的话，硬性搬来，滔滔不绝地泼给听众。例如，在做工作总结报告时，每每都说：“形势大好，问题不少”之类。甚至会上作报告，完全是在照念秘书所写的稿子。群众中间流传的把“接下页”也读了出来之类的笑话，就是对这种现象的有力嘲讽。
四、语言不缜密
由于语言不缜密，从而造成不良影响，这也是校长作报告时常发生的。作报告，一般而言是在正式场合下，校长代表组织讲话，报告内容代表着学校领导层的观点和意图，对下级产生重要影响。故此，校长在作报告时，必须对报告的用语精心斟酌，恰当使用。然而，有的校长作报告时却违背了这一点。受他们的思想觉悟、语言表达水平等条件所限制，说出的话往往存在如下毛病：1．不能简洁具体，语气不庄重严肃。要么长而泛，要么短而空，缺乏报告语言的刚毅感、威严感。
2．遣词造句缺乏生动形象性，既无群众语言，又无个人特色，哕哕嗦嗦，稀稀拉拉，给人一种矫揉造作、老生常谈之感。
3．甚至有人受不健康思想所支配，言过其实，文过饰非，说的话不实事求是，不是发自肺腑，而是故弄玄虚、竭力渲染。
五、题外发挥
与用语不缜密相联系的是报告语言“走题”。有些校长认为，作报告与写文章不同，写文章不能没有中心，不能离题，但作报告却不一定需要特别明确的中心，不必那样中心突出、结构严密。因此，他们在作报告时，往往出现下列失误。
1．喧宾夺主
。尽管有些内容与报告的主题并非无关，但在整个报告中的地位和作用却是很有限的。有些校长不能认识和把握这种局限性，该详的没能详，该略的没能略，对一些事例和情节描述得过细，发挥得过多，从而淹没了主题，丢掉了中心，使发挥游离于报告内容所允许的范围之外。
2．被听众牵着走
。报告，作为一种面对面的交流，一般说来是报告者掌握着报告的主动权。然而，听众也不是完全被动的，有时候可能用递条子等方式向报告者提出一些问题。在这种情况下，有的校长就不善于进行处理，对哪些问题应该详细阐述，哪些问题应该给予提纲挈领的回答，心中没有数，而且有问必答，答必详细，甚至连回答不了的问题也勉强解答。为此被听众牵着鼻子走，其报告肯定要“走板”的。
第四节 报告的结构分析
一场完整的报告按结构可以划分为开场白、主体内容和结尾三部分。下面对这三部分一一分析。
一、丰富多彩的开场白
开场白也叫“开头语”，是报告的开头部分，开场白给人的印象是深刻的，有时甚至超过讲话的主体部分。“良好的开端，是成功的一半。”讲话中有一个引人入胜的开头，是获得成功的第一步。如果开始就平庸冗长，空话连篇，听众就会觉得乏味，进而影响情绪，不能集中精力往下听。因此，校长作报告必须重视开头，精心构思和组织好开头语，力争先声夺人，一开始就把听众吸引住。
