写邀请信之前先确定语气
邀请信又叫请柬或请帖，是单位、团体或个人邀请有关人员出席隆重的会议、典礼或参加某些重大活动时发出的礼仪性书信。一般由标题、称谓、正文、敬语、落款和日期组成。正文中要指明主办方、活动目的、服装风格、是否有宴会或舞会、如何答复等。做到以下几个方面可以帮助你写一封得体的邀请信：
1．写邀请信前先确定语气。邀请信语气因主题、邀请对象、传送媒介不同而有所不同。主题比较宏大庄重的邀请信文辞亦应庄重；若是小聚会或俱乐部活动用语则可以活泼自然；在报刊上发表的邀请信，一般内容表现比较正式，文辞严谨。不管邀请谁，所用语言应恳切、热诚，让他们感到你的诚意。
2．请柬的形式要美观大方。用红纸或特制的请柬填写，文字须准确、简练、文雅。
3．收信人的名字用手写，并且使用钢笔，受邀人会感觉受到重视而欣然前往。
4．核实时间、地点、人名等关键性词语，确保没有遗漏或误写重要客户信息。
贺信写得要及时
贺信是表示祝贺的信函的总称。现代人一般使用贺信来表彰、赞扬、庆贺个人或组织在某个方面所做的贡献和取得的成功。日常交往中使用贺信可以维系朋友关系；在商务活动中使用贺信，一般考虑的是保持与合作伙伴的良好关系，加强双方的友好往来，因而商务贺信要写得及时。贺信包含以下4个部分：
1．标题。可以写“贺信”，也可以在此之前写上何人给何人的贺信或祝贺的理由。
2．称谓。顶格写明被祝贺单位或个人的名称及姓名。
3．正文。首先表示祝贺，其次是祝贺愿意并表示欣赏与肯定，评价要恰如其分，然后提出自己的希望，通常以“谨祝取得更大的成功”一类祝愿语结尾。
4．落款。写明发信人和发信日期。
贺信写起来比较容易，但是在语言方面要把握有度，语言固然要热情洋溢、令人振奋，但不能显得谄媚。
感谢信不仅要有感谢的意思，更要有表扬的内涵
感谢信是对某个单位或个人的关怀、支援、帮助表示感谢的信。感谢信不仅有感谢的意思，而且有表扬的内涵。其基本要求是内容真实具体、感情真挚。
1．感谢信的格式
（1）标题。第一行正中用较大字体写“感谢信”或“致×××的感谢信”等。
（2）称谓。顶格书写感谢对象的单位名称或个人姓名。若对象众多，可以在正文中提及。
（3）正文。从第三行空两格起，首先致谢，其次说明致谢原因，以表现对方的优秀品格，重点叙述关键时刻对方的关心给自己带来的帮助，要将事迹叙述清楚，厘清人物、事件、时间、地点、原因、结果等要素，让他人了解清楚并真诚向对方学习。
（4）结尾。写上表示敬意、感激的话，如“致以最诚挚的敬礼”、“此致”、“敬礼”等。
（5）落款。署名，注明写信日期。
2．感谢信要注意的方面
感谢信以说明事实为主，重点介绍对方对自己或本单位的帮助，切忌空洞的议论；表示谢意的话要得体，符合彼此的身份；感情要真挚、热烈，争取感染看信者。
写致歉信时要对自己的言行负责
致歉信是因自己的失误或拒绝让对方不快，为消除曲解、增进友谊和信赖而写的表示赠品礼道歉的信函。其最主要的目的是求得谅解，因此一定要真诚，让对方字里行间看出你在对自己的言行负责。
1．致歉信的格式
由三部分组成：称谓、正文、署名和日期。正文要诚恳说明给对方带来不快的原因并表示真诚歉意，请求谅解。
2．如何通过致歉信最大限度的求得对方谅解
首先要坦率地致歉，不做辩解或找借口，当然，对方不知情的原因背景是有必要阐述的；其次是阐明处理该事件的解决方法，若有必要，提出适当的赔偿，比如“优质产品已经运送过去了”；最后要明确肯定地表示此类错误不会再发生，并希望对方不要因为此事改变对你方的友好态度。
附致歉信范例：
致歉信
尊敬的××先生：
感谢贵方2007年7月10日的来函，信中指出了我方发票中的一个错误。
很抱歉遗憾，由于我们的疏忽，把S30错记在贵方的账户上。我们对此深表歉意。现将修改后的发票附上。
此致
敬礼
×××
2007年7月11日
寻找适当的借口，写封联络函
联络函是平时用以培养客户关系、与客户保持联络的一种专用信函，也称保持接触函，联络函的使用，不仅能证明自己的存在，保持与客户的接触渠道畅通，还能培养、深化对方对自己的良好印象，为以后可能的合作打下基础。一般而言，联络函应当定期寄发。从以下几个方面写联络函会带来不错的效果：
1．寻找适当的去信借口。借节日、庆典、重要活动之机致函，这样对方就不会觉得太唐突。
3．真诚的表达对方的重视或关注。可以先向对方表达自己诚挚的问候，在信函中提及对方的成就和威望并表示赞赏。
3．简要介绍自己或公司发展状况以增进对方对自己及所在单位的了解。
4．伺机表示与对方合作的决心。不妨将对方进行进一步交往、合作的意图表达出来，语言要严谨、诚恳。
5．把握友善的分寸。联络函是以联络为主题，因此篇幅宜短，语气宜友善。
推荐函写得要有力有度
推荐函，一般指在校教师，企业管理者、社会权威人士等专为介绍某位人士建议其他单位任用该人士而使用的信函。一封有力度的推荐函，相当于给被推荐者增加了一块竞争的砝码。推荐函的写作需要兼顾以下4个方面：
1．介绍自身情况。在推荐函的开始部分，写作者应简要交代一下自己的情况以及自己和被推荐者的关系熟悉程度。
2．给被推荐者一个全面客观的评价。被推荐者的能力、阅历、特长以及素质等基本情况必须介绍清楚。评价推荐者独特的经历以及出色的技能时，不妨举出实例。另外，可以发表一下关于对这个人是否能胜任他将要寻找的工作的意见，这个意见可以有所保留，也可以直截了当。
3．向收信者致谢。对收信者的问候与感谢不能忽略。
4．附上背景资料。背景材料是用人单位对被推荐者进行进一步了解的窗口，所附材料一般要有被推荐人的简历、证书、个人业绩等。
拒绝函的写作不能损害双方的关系
拒绝函，在此是指出于拒绝外人或外单位的某项请求的目的而使用的信函。拒绝函的写作难度比其他公务信函的难度大很多，其内容也最难以把握，因为写信者要保证正式拒绝对方的同时不影响到双方的关系。如果你想尽可能地减少拒绝函对你和对方关系的影响度，不妨参考以下要点：
1．果断拒绝。拒绝函的使用很注重实效，时间拖得太久，会给对方处理事务带来消极影响，对你自己而言也会耽误其他事情，因此，若无特殊原因，应当机立断。
2．说明拒绝事项及原因。对拒绝的具体事项应该在在拒绝函里明确指出，含糊不清、模棱两可只会让对方更迷糊；拒绝原因是拒绝函中最重要的内容，你必须认真地予以说明，以便使对方理解接受，不因此而影响双方的关系。
3．真诚致歉。不管你以后还需不需要与对方合作，你都应当向被拒绝者表达你的歉意，并恳请对方今后继续与自己保持联络。
演讲：个人素质的一种综合测试
在某些特定的商务场合中，演讲通常是一项必不可少的听觉大餐。如果不善言谈，词不达意，那么即使你是一个品德高尚、业务娴熟、技巧超群的人，也无法充分发展自己的全部聪明才智。在商务交往中，演讲有如下作用：
1．培养良好的人际关系和高尚情操；
2．不断挑战自我和超越自我；
3．交流知识和信息；
4．传播观点、表达立场；
5．激发情感、引导行动。
演讲具有公共交往的性质，一场声情并茂、富有吸引力的演讲，不仅可以活跃现场气氛、阐明思想立场、促进商务交往，还能向听众展示出你的个人魅力，是对个人素质的综合测试。因此，成功的演讲者的言谈应是谦逊、高雅的，他们的举止应是得体、大方的，他们的感情应是真诚、善意的。
那么，如何让你几分钟的演讲胜过几个小时甚至几天的交流，让他人获益匪浅呢？接下来的内容将会帮助你解答这个问题。
演讲的开场白有章可循
作为演讲者，不管你后面的发言多么精彩，在最初的开场白中若没能抓住听众的心，那么你所做的就不是成功的演讲。你需要的应该是这样的独具匠心的开场白：
1．进行内容预告。如果是稍长的演讲，可以在开场白中做内容预告，让听众有一个总体的认识和聆听的心理准备，听众亦可以选择性的把握演讲者的演讲内容。
2．即兴发挥。一些熟练的演讲者往往会根据现场气氛即兴演讲，与现场观众进行充分互动，听众将会在这一过程中逐渐放松并开始认真倾听你的演讲，即兴发挥使用的语言通常比较幽默。
3．引发听众好奇心。有趣味的问题通常能让观众产生期待感和求知欲，因此在演讲开始前，不妨向听众提出几个与中心思想相关的问题，将听众与演讲者带到一个共通的思维空间内。你可以通过讲小故事或巧用设问句达到这一目的。
4．与听众建立联系。告诉听众你的演讲与他们之间的关系，让其坚信听你的演讲会让他们受益颇丰。
演讲要“善始”，更要“善终”
好的演讲结尾和好的开场白同样重要，一个粗糙的结尾很可能会使前面的精彩发言被毁掉，因此，你需要精心设计你的演讲结尾，以下几点可以作为指导：
1．概括要点。简洁、扼要地对自己的研究内容进行总结，以便强化听众的印象。
2．使用赞颂语结束演讲。这样可以使现场气氛达到一个新高潮，何况，对于坚持听完你的演讲的听众，你怎么能不表示一些赞美呢？赞扬的时候要切记不能过分夸张和庸俗。
3．借用名人的话或故事结束演讲。名人的力量是巨大的，选择合适的名人语录或事例来丰富和深化你的思想会让听众更愉快的接受。
4．巧用幽默语结束演讲。幽默语可以使你的演讲在笑声中结束，幽默用语要自然、真实，不能哗众取宠，在庄重场合忌用。
此外，你还可以在诗歌、呼吁中结束演讲。不管用哪一种方式，都要遵循两个原则：一是适可而止。一般性演讲应控制在一刻钟之内，最长不能超过一小时，否则听众会疲乏。二是留下空间。聪明的演讲者不会一次性说完他的观点，一定的思考空间可以让听众觉得意犹未尽。
演讲必须站着，这是最基本的原则
演讲者必须站着，这是一个基本原则。它可以起到如下作用：表示对听众的尊重；更便于和听众进行交流互动，将现场气氛带入高潮；避免了长篇大论和埋头念稿的毛病；演讲者的精神风貌会得到很好的显示；站立能使演讲者的手势、身体自由地摆动，让演讲内容更生动形象。
1．演讲站姿的要求：站姿应自然、大方、不拘谨、不呆板，身子要正，无论动与不动，都应当像一尊优美的雕像，体现出一种体态美。高尔基赞扬列宁的演说时说：“他站在讲台上的整个形象，简直就像一件古典艺术作品，什么都有，然而没有丝毫多余，没有任何装饰。”
2．演讲站立的姿势要领：站要直，站在台上时要保持两肩相平，上身和两脚与地面要基本垂直；立要稳，演讲者的重心，应放在自己脚上，而不应该依靠讲台之类的支撑物。
懂得用眼神和听众交流
眼神犹如一面镜子，映射出一个人的神韵气质。成功的演讲者往往懂得如何使用眼神技巧来为演讲增添色彩。运用眼神的方法主要有以下几种。
1．环视法。演讲者有意识地环顾全场的每位听众，从听众的各种神态中了解和掌握现场气氛。这种方法使用在开头时，有3个作用：向听众打招呼以示尊重；感知现场气氛以把握演讲方式和侧重点；是静场的暗示。而演讲过程中的环视则可以使演讲者根据听众反应来调整演讲内容。
2．点视法。即把目光集中投向某一角落、某一部分，或者个别听众，通常和某种手势或表情配合使用。如对那些听得入迷的听众投去一丝亲切的目光以示感谢，会让他们更加专注。
3．虚视法。演讲者用目光扫视全场，让每位听众都感觉演讲者看着自己，而事实上演讲者没有看任何人。这样可以让演讲者与听众之间产生交流感，避免了一些听众感觉受冷落而无意再听下去的缺陷。
运用眼神法还要遵循3个原则：目的性；表现出信心，显示出活力；与声音、语言、动作和表情相结合。
即席发挥，泰然自若
很多人往往会在没有思想准备的情况下被应邀发表即兴演讲，这种情况下若不知道如何应对，会很容易陷入尴尬难堪境地，知道如下即兴演讲的要领会让你轻松应对。
1．泰然自若。当受邀演讲时，你的大方接受和神态自若会给人一种豪爽之感；而推辞则有可能破坏现场气氛或者是让人误以为你在摆架子。
2．即兴有度。将演讲内容与现场气氛互相烘托是演讲者与听众产生共鸣的有效方法，但是要注意深浅适度，庄谐结合，切不可无限度地延伸话题。
3．深入浅出。要明白你是在做即兴演讲而不是学术讲座，因此要力求演讲内容生动易懂。
4．抓住话题，组合材料。即兴演讲无法在事先做充分准备，能够借用的也就是眼前的人和事，适当的时候巧用身边的实物、图表，或是众所周知的成语、典故会取得意想不到的效果。
5．短小精悍。即兴演讲多是在一种激动的场合下进行的，没有人愿意听长篇大论，因此必须短小精悍。
