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第17章 商务仪式:不同的场合不同的礼仪(3)

3.剪彩者的剪彩礼仪、操作规范培训

若剪彩者仅为一人,则其剪彩时居中而立即可;若剪彩者不止一人时,则其同时上场剪彩时位次的尊卑就必须予以重视。在多人剪彩时,坚持右侧高于左侧原则。中间高于两侧,右侧高于左侧,距离中间站立者愈远位次便愈低,即主剪者应居于中央的位置。需要说明的是,之所以规定剪彩者的位次“右侧高于左侧”,主要是因为这是一项国际惯例,剪彩仪式理当遵守。

助彩者整齐划一,任务协调,打扮一致

助彩者指的是在剪彩者剪彩的一系列过程中从旁为其提供帮助的人员。助彩者就是指现在意义上的礼仪小姐。

作为助彩者,一定要注意自己的着装和打扮。化淡妆,盘起头发,穿款式、面料、色彩统一的单色旗袍,配肉色连裤丝袜、黑色高跟皮鞋。除戒指、耳环或耳钉外,不佩戴其他任何首饰。有时,礼仪小姐身穿深色或单色的套裙亦可。但是,助彩者的穿着打扮必须尽可能地整齐划一。

此外,助彩者还必须明白自己在剪彩活动中所担任的角色,要十分清楚自己的任务,这样才能把自己的工作做到完美。一般助彩者的分类以及任务协调有如下几方面:

1.迎宾者的任务,就是在活动现场负责迎来送往。

2.引导者的任务,是在进行剪彩时负责带领剪彩者登台或退场。

3.服务者的任务,是为来宾尤其是剪彩者提供饮料,安排休息之处。

4.拉彩者的任务,是在剪彩时展开、拉直红色缎带。捧花者的任务,是在剪彩时手托花团。

总之,作为助彩者要注意自己的礼仪,在剪彩活动中通过自己所做的事情,来体现自己高雅的气质,遇到事情要机智灵敏,赢得青睐。

剪彩者和助彩者合作要默契

剪彩者和助彩者的合作是否默契直接影响到剪彩活动的效果,因此剪彩者和助彩者应该协调一致的进行配合,共同促进剪彩活动有条不紊的进行。

1.按序登台,各司其职。当主持人宣告进行剪彩之后,礼仪小姐即应率先登场。在上场时,礼仪小姐应排成一行行进。从两侧同时登台,或是从右侧登台均可。登台之后,拉彩者与捧花者应当站成一行,拉彩者处于两端拉直红色缎带,捧花者各自双手手捧一朵花团。托盘者须站立在拉彩者与捧花者身后一米左右,并且自成一行。

2.登台剪彩,礼仪引领。在剪彩者登台时,引导者应在其左前方进行引导,使之各就各位。剪彩者登台时,宜从右侧出场。当剪彩者均已到达既定位置之后,托盘者应前行一步,到达前者的右后侧,以便为其递上并剪刀、手套。

3.位置既定,含笑致意。剪彩者行至既定位置之后,应向拉彩者、捧花者含笑致意。当托盘者递上剪刀、手套,亦应微笑着向对方道谢。

4.剪前示意,集中精力。在正式剪彩前,剪彩者应首先向拉彩者、捧花者示意,待其有所准备后,集中精力,右手手持剪刀,表情庄重地将红色缎带一刀剪断。若多名剪彩者同时剪彩时,其他剪彩者应注意主剪者动作,与其主动协调一致,力争大家同时将红色缎带剪断。

5.花团入盘,切勿坠地。剪彩以后,红色花团应准确无误地落入托盘者手中的托盘里,而切勿使之坠地。为此,需要捧花者与托盘者的合作。

6.剪毕示意,鼓掌致意。剪彩者在剪彩成功后,可以右手举起剪刀,面向全体到场者致意。然后放下剪刀、手套于托盘之内,举手鼓掌。

7.握手道喜,依次退场。接下来,可依次与主人握手道喜,并列队在引导者的引导下退场。退场时,一般宜从右侧下台。待剪彩者退场后,其他礼仪小姐方可列队由右侧退场。

交接:提高美誉,公关答谢

随着商业发展的日益深化,企业间的合作日益紧密,企业间的交接活动也越来越频繁,企业交接仪式也被摆在了至关重要的位置上。

企业交接仪式不仅能够加强企业间彼此的文化沟通也能促进彼此的理解,促进公司理念的彼此渗透。企业交接仪式还能够提高公司的美誉度,进行必要而友好的公关答谢。

企业的交接仪式要注重交接礼仪。得体的交接礼仪不仅能够彰显企业自身的文化理念,也能够给人留下友好的印象,增强对企业的认同感。

企业的交接仪式要做好充分的筹备。筹备工作包括,邀约嘉宾,布置场所,设置流程等。筹备工作准备充分可以有效地发挥交接仪式的作用。其中邀约嘉宾要做到周到有礼,也要注意与自身企业的形象和规格相匹配。而布置会场要统筹兼顾,争取各方面的理解支持。交接仪式还要严格设置流程,争取时效性。

企业的交接仪式只有在合理优化流程、邀约嘉宾、合理配置时间,充分筹备的基础上,才能做到效果的最大化,提高美誉度,做好公关答谢。

邀请来宾由东道主负责

来宾的邀请,一般应由交接仪式的东道主——施工、安装单位负责。东道主负责邀请来宾,不但是尽地主之谊,也是一次良好的公关和宣传策略。

东道主邀约来宾的具体策略有:

1.征求接收单位意见。

在具体拟定来宾名单时,施工、安装单位亦应主动征求自己的合作伙伴——接收单位的意见。接收单位对于施工、安装单位所草拟的名单不宜过于挑剔,不过可以对此酌情提出自己的一些合理建议。

2.切忌贪多,兼顾场地。

在一般情况下,参加交接仪式的人数自然越多越好。如果参加者太少,难免会使仪式显得冷冷清清。但是,在宏观上确定参加者的总人数时,必须兼顾场地条件与接待能力,切忌贪多勿得。

3.书面邀约,以示尊重

在上述人员之中,除施工、安装单位与接收单位的有关人员之外,对于其他所有的人员,均应提前送达或寄达正式的书面邀请,以示对对方的尊重之意。

4.心诚意切,努力争取

邀请上级主管部门、当地政府、行业组织的有关人员时,虽不必勉强对方,但却必须努力争取,并表现得心诚意切。

5.邀约媒体,特殊对待

若非涉密,或暂且不宜广而告之,在举行交接仪式时,东道主既要争取多邀请新闻界的人士参加,又要为其尽可能地提供一切便利。

总之,利用举行交接仪式这一契机,使施工、安装单位、接收单位,与上级主管部门、当地政府、行业组织进行多方接触,不仅可以宣传自己的工作成绩,而且也有助于有关各方之间进一步地实现相互理解和相互沟通。

交接仪式现场布置、选择要考虑全面

交接仪式的现场布置、选择是交接仪式的关键环节。举行交接仪式的现场,亦称交接仪式的会场。

在对其进行选择时,通常应视交接仪式的重要程度、全体出席者的具体人数、交接仪式的具体程序与内容,以及是否要求对其进行保密等几个方面的因素而定。

1.交接仪式安排在业已完成的场地

根据常规,一般可将交接仪式的举行地点安排在已经建设、安装完成并已验收合格的工程项目或大型设备所在地的现场。

(1)优点:身临其境,直观形象

可使全体出席仪式的人员身临其境,获得对被交付使用的工程项目或大型设备的直观而形象的了解,掌握较为充分的第一手资料。

(2)缺点:工作量大,需要配合

不过,若是在现场举行交接仪式,往往进行准备的工作量较大。东道主事先要征得对方的首肯,事后还需取得对方的配合。

2.交接仪式安排在东道主单位本部的会议厅

(1)优点:免除接待,布置便利

可免除大量的接待工作,会场的布置也十分便利。

(2)缺点:投入力大,缺乏认同

东道主单位往往需要付出更多的人力、财力、物力,全体来宾对于将被交付的工程项目或大型设备缺乏身临其境的直观感受。

交接仪式的基本程序

交接仪式的基本程序是交接仪式条理进行的关键,是保证交接仪式顺利进行的重要因素。不同内容的交接仪式,其具体程序往往各有不同。

具体的交接仪式的基本程序有:

1.主持宣布,正式开始

此刻,全体与会者应当进行较长时间的鼓掌,以热烈的掌声来表达对于东道主的祝贺之意。在此之前,主持人应邀请有关各方人士在主席台上就座,并以适当的方式暗示全体人员保持安静。

2.奏响国歌,庄严肃立

并演奏东道主单位的标志性歌曲。此前,全体与会者必须肃立。该项程序,有时亦可略去。不过若能安排这一程序,往往会使交接仪式显得更为庄严而隆重。

3.验收文件、仪式交接

具体的作法,主要是由施工、安装单位的代表,将有关工程项目、大型设备的验收文件、一览表或者钥匙,等等,象征性物品,正式递交给接收单位的代表。此时,双方应面带微笑,双手递交、接收有关物品。在此之后,还应热烈握手。

4.代表发言,致以祝贺

按惯例,在交接仪式上,须由有关各方的代表进行发言。他们依次应为:施工、安装单位的代表,接收单位的代表,来宾的代表,等等。代表发言注意礼节性,要热情洋溢,发言宜短忌长,只需要点到为止的寥寥数语即可,注意时间限制,简洁有力。

5.交接仪式、宣告结束

随后安排全体来宾进行参观或观看文娱表演。此时此刻,全体与会者应再次进行较长时间的热烈鼓掌。

总之,拟定交接仪式程序,必须在大的方面参照惯例执行,尽量不要标新立异,另搞一套;必须实事求是、量力而行,在具体的细节方面不必事事贪大求全。

东道主的礼仪规范

参加交接仪式要留意自己是否表现得体。在参加交接仪式时,不论是东道主一方还是来宾一方,都存在一个表现是否得体的问题。

假如有人在仪式上表现失当,往往就会使之黯然失色。有时,甚至还会因此而影响到有关各方的相互关系。因此表现得体是制约交接仪式成功与否的重要因素。

对东道主一方而言,需要注意的主要问题有:

1.服饰得体,仪表整洁。

东道主一方参加交接仪式的人员,不仅应当是“精兵强将”、“有功之臣”,而且应当使之能够代表本单位的形象。为此,必须要求他们妆容规范、服饰得体、举止有方。

2.行为严谨,保持风度。

在交接仪式举行期间,不允许东道主一方的人员东游西逛、交头接耳、打打闹闹。在为发言者鼓掌时,不允许厚此薄彼。当来宾为自己道喜时,喜形于色无可厚非,但切勿嚣张放肆、得意忘形。

3.和颜悦色,待人友好。

不管自己是否专门负责接待、陪同或解说工作,东道主一方的全体人员都应当自觉地树立起主人翁意识。一旦来宾提出问题或需要帮助时,都要鼎力相助。

不允许一问三不知、借故推脱、拒绝帮忙,甚至胡言乱语、大说风凉话。即使自己力不能及,也要向对方说明原因,并且及时向有关方面进行反映。

来宾的得体表现

来宾作为主办方邀约的嘉宾,在参加交接仪式时也应该注意自身的仪表行为得体。来宾的得体表现不仅为自己的形象打分,也为主办方赢得品位。

具体的来宾参加交接仪式的表现得体策略有:

1.热烈握手,致以祝贺

到正式邀请后,被邀请者即应尽早以单位或个人的名义发出贺电或贺信,向东道主表示热烈祝贺。有时,被邀请者在出席交接仪式时,将贺电或贺信面交东道主,也是可行的。不仅如此,被邀请者在参加仪式时,还须郑重其事地与东道主一方的主要负责人一一握手,再次口头道贺。

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