对大多数要事缠身的忙人而言，答录机的发明可真算是个福音；对一些中小企业而言，它也另外提供了一只耳朵，可以在公司人手有限的情况下处理来电；对大企业而言，它可以筛选、过滤来电，并建议对方向哪个部门或哪条主线打电话；另外，对所有企业而言，它也可以提供24小时全天无休服务，成为该企业与外界运作永不休止的联络点。不管何时何地，它都可以使公司与外界的联系不致中断。
不过答录机的缺点也是有目共睹的。一般而言，它只能回复一两种讯息，对方也大多懒得和机器对话，而公司企业也要因此耗费长途电话和国际电话开支，装上答录机后，电话费的增加是必然的。另一方面，是答录机被当作掩护工具来使用。既然给你打电话，自然理应得到应答，当然，如果你想知道来电者是谁，可以在一旁静听，过十来分钟后再回电话，但这多少给人故弄玄虚的感觉，所以，答录机作为留言工具仍是其基本用途。
录音制作
留言的常规内容有：电话机主的单位或姓名、问候语、致歉语、道别语、留言的原因、对发话人的请求等等，要特别注意以下几点：
私人住宅所用的录音电话，不宜由年轻姑娘进行录音，而且不宜由音色太差者录音；
别把答录机开场白录得太啰嗦，那会使人不耐烦；
不要用怪异的高分贝音乐把来电音吓跑，语气要平和、热情，不必太过拘泥；
录音内容要简洁明了；
在开场白完毕和哗声之间，不要有杂音。
来电留言
找的人不在，有时就不得不留言，留言时应注意以下几点：
确定是否拨对了电话号码；
确认没有背景杂音；
留下你的姓名、联系方式、去电日期及时间，最好的情况是，按答录机主人在开场白中要求的去做，并尽快涉及重点；
说话要清晰，不要含糊，也不能太快；
如该人的答录机有多种功能，在留言中应说明所能用到的功能；
结尾别忘了高兴地说声“再见”；
要按装置的退出指令行事，不可挂下听筒了事。
给留言人的忠告
讲话清楚，不要含糊，尤其是讲到复杂的姓名和地址时，请把速度放慢，而且最好把留下的电话号码重复一遍，这样对方就不会搞错。
留言结束时要高兴地说“再见”，如果你讲完就直接把电话放下，什么话也没说，对方会以为话是被切断的。
结尾可说些祝福的话，例如“××，祝你万事如意，一切顺利。”
给使用者的忠告
把答录机放在高处小孩拿不到的地方。
因为现代人往往过度倚赖这些机器，如果我们不警醒点，可能就发生开场白被洗掉、录音带跑到底、留言变成一片空白等问题，所以不要怪别人为什么从不回你电，对方也许已回电，但由于你的失误，而失去了听回电的机会。
