方法17 合理利用数字革新工具
生产工具是生产力发展的标志，它直接关系到生产效率的高低。人类历史上，每一次生产工具的变革都带来劳动效率的飞速提高。
18世纪中叶，英国人瓦特改良蒸汽机之后，由一系列技术革命引起了从手工劳动向动力机器生产转变的重大转变；蒸汽机广泛运用于电站、工厂、机车和船舶等各个领域，为人类带来了第一次工业革命，世界工业出现质的飞跃。1870年以后，科学技术的发展突飞猛进，各种新技术、新发明层出不穷，并被迅速应用于工业生产，大大促进了经济的发展。科学技术的突出发展主要表现在三个方面，即电力的广泛应用、内燃机和新交通工具的创制、新通讯手段的发明。电力工业和电器制造业迅速发展起来。人类跨入了电气时代。二战之后，出现了第三次工业革命，以原子能、电子计算机和空间技术的广泛应用为主要标志，涉及信息技术、新能源技术、新材料技术、生物技术、空间技术和海洋技术等诸多领域的一场信息控制技术革命。
之所以不厌其烦地介绍工业革命的历史，在于让大家认识到科学技术的发明、革新工具的使用对工作效率的巨大作用，从而引起对工具革新和运用的重视。简单地说，很早以前，办公室可能有一台286计算机，功能只相当于一台打字机，并且速度非常慢；通过几年的升级换代，现在办公室已经配备了全新的功能强大的计算机，它是真正意义的多媒体，不但可以快速处理各种文文件、数据、图片，还可以更快地进行网页搜索，并同时运行多个应用程序；宽大的屏幕方便了快速浏览。每分钟高达30页的快速激光打印机，再长的文档也不用文员长久的等待了。这些，都大大地提高了员工工作效率。充分利用办公自动化设备和应用程来完成工作任务，这样会减少手工操作，使你获得更多的时间。一个聪明的老板，在为员工配备办公工具时，千万不会吝啬金钱，因为他知道，这些就意味着生产效率。
对于生产效率，工具只是一个方面，最重要的方面还在于人。美军士兵拥有世界上最先进的武器装备、快速反应的战机、装甲车、卫星定位和电子通讯系统，士兵训练有素能充分利用这些工具，对全球来说，美军士兵的作战效率还是不错的。但在中东战场的平原地带，还能实现闪电战，一到山区行动立即变得迟缓，对逃逸分子无可奈何。原来，战场环境改变了，美国军队不善于利用先进的工具提高作战效率。
在办公室里，如果不善于工作，时间会过得很快，却没有什么收益。一个重要的原因可能是工具耽误了工作。你会说不会哦，咱们办公室配备了最先进的、最有科技含量的计算机、打印机、复印机和传真机，怎么还是没有工作效率呢？
有了先进的工具还要懂得有效使用，比如，很多公司利用“网上邻居”功能，将办公室的计算机联为一个整体，实现互相访问、资源共享和联机工作，大大提高了效率的提高。有的公司建立有网上交流平台，可以实时发布各种消磁，缩短了信息的旅程。办公室工作人员养成定时收发电子邮件的习惯，就可以不用打电话，将许多日常的交流通过电子邮件完成。这种方式，不但节省了再次记录的时间，还可以避免打电话聊天耽误时间。除开必须直接与人交谈才能有效运作的工作，绝大多数都可以使用电子邮件处理更多的沟通交流事务。比电子邮件更便捷的交流工具，是网上实时聊天，利用微软公司的MSN或OICQ工具的P2P技术，可以实现文字、语音和视频的互动交流，满足多种交流方式，虽然目前这种技术不是很完善，但很多跨国、跨地区公司利用这种技术手段，大大方便了交流，节约了电话和差旅成本，使效率得到大幅度提高。
在利用电子邮件工具时，要懂得有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的信息上。先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。迅速浏览其余信件内容，除非信件内容是有关近期内(例如2星期内)你必须完成的工作，否则就可以直接删除。要看哪些工作是否与你现在的工作内容有关，是否有提到你必须完成哪些事，是否有说明应达成什么样的目标，是否有列出可使用的资源。在发送电子邮件时，内容要尽量精简，节省写信的时间并增加对方回信的机会。将每一封电子邮件的内容限定在8到12句之内，每行最好不超过20个字，超过3行便留出空行。要延长查看电子邮件的周期，从而提高效率。
