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第13章 管理时间,做掌控工作的高效能人士(1)

时间是金钱,是效率,更意味着素质和能力。“青年导师”李开复说:一个优秀的工作者,必然同时也是有时间管理概念的人,能够分轻重缓急,高效利用时间,并学会说不,保护自己的时间。只有珍惜时间,把握时间,高效利用时间,才能抓住机遇,收获成功。

抓不住时间的你,只能眼睁睁看它溜走

当许多人在一条路上徘徊不前时,他们不得不让开一条大路,让那珍惜时间的人赶到他们的前面去。

——“哲学之父”苏格拉底

法国思想家伏尔泰曾出过这样一个意味深长的谜语:“世界上哪样东西最长又是最短的,最快又是最慢的,最能分割又是最广大的,最不受重视又是最值得惋惜的;没有它,什么事情都做不成;它使一切渺小的东西归于消灭,使一切伟大的东西生命不绝。”这是什么?众说纷云,捉摸不透。答案就是时间。

对于不同的人,时间有着不同的意义。对于所有活着的人来说,时间就是生命;对于那些各行各业的工作者来说,时间就是金钱;对于做学问的人来说,时间就是知识;对于企业家们来说,时间就是资本。可以说,时间是千金难买的无价之宝。抓住时间,就等于抓住了财富,把握住了命运。

很多人都非常羡慕美国人和日本人富裕的生活及其轿车、电器、办公设备,但是,你或许不知道他们是多么地珍惜时间,为了抓住时间付出了什么样的努力。

20世纪90年代初,中国辽宁青年参观团在日本出席一个会议,出国前,团长准备了厚厚一叠发言稿,可到了会场,看到日方官员递上的会序表却大为吃惊,只见上面写着:“中方发言时间:10点17分20秒至18分20秒。”也就是说,发言时间只有一分钟。

这在那些“一杯茶、一支烟,一张报纸看半天”的某些人看来,简直是不可思议、不近情理,这样的事情在日本却是极为平常的。不管是工人,还是学者,时间观念都非常强,甚至他们在考核岗位工人称不称职的时候,已经把在保证质量的前提下单位时间的劳动量作为基本标准,时间一般精确到了秒。

为什么会这样呢?就是因为他们懂得时间的珍贵,就是因为他们懂得,即便工作再怎么努力,哪怕牺牲掉所有的时间,不睡觉,不吃饭,每天也只有24小时,不会因为你完不成工作而自动延长,更何况,每个人每天的工作时间比24小时要少得多。

我们知道,那些成功的人,没有一个不珍惜时间。他们从来不愿意眼睁睁看着自己的宝贵时间悄悄溜走,他们永远都是全身心地投入工作,不会浪费时间在海阔天空的闲聊和不会产生价值的事情上,而是将自己有限的时间用到有意义的重要事情上。

“金融大王”摩根特别珍惜时间,甚至到了疯狂的地步。他为了恪守珍惜时间的原则,甚至得罪了很多人,招致了许多怨恨。尽管如此,他还是足以成为善于管理时间的典范,毕竟我们都需要这种美德。

通常,摩根总是在一间很大的办公室里,与许多员工一起工作。他不像其他的很多商界名人,只和秘书待在一个房间里工作。摩根会随时指挥员工,按照他的计划行事。

摩根是一个有着极其卓越判断能力的人,他能够轻易地猜出一个人要来接洽的到底是什么事。当一个人在对他说话时,不管怎样地转弯抹角都没有用,他能立刻就猜出对方的真实意图。具有这样卓越的判断力,使摩根节省了多少宝贵的时间。

对于那种没有什么重要的事情需要接洽,只是想找他聊聊天的人,他绝对不欢迎,因为他不愿意和别人做无谓的交谈,哪怕是多说一句话。除了与生意上有特别重要关系的人商谈之外,摩根从来没有与人谈话超过5分钟。

懂得珍惜时间,能够利用时间,时间才会为你创造巨大的财富。珍惜时间,你才能游刃有余地做好自己的工作,你才能真正做到日事日清,你才能有时间思考,有时间总结,有时间提升。

珍惜时间就是爱护生命。时间无始无终,但每个人的生命却是有限的,相对于生命来说,我们用来工作的时间更是少之又少。“花有重开日,人无再少年”,时间永不停留,稍纵即逝。珍惜每一分每一秒才能成就辉煌,如果“做一天和尚敲一天钟”,得过且过,消磨时间,当你回头的时候,一定会发现时间如流水,到时候再慨叹时间的可贵,已经是“少壮不努力,老大徒伤悲”了。

日事日清工作箴言

1.天下没有什么秘诀或大师可以控制时间,时间管理其实就是自我管理、自我控制。

2.世界上没有天才,所谓的天才不过是把别人喝咖啡的时间都用在工作上罢了。

3.不会抓紧时间做事,最终会一事无成。

时间也会长“尾巴”

零星的时间,如果能敏捷地加以利用,可成为完整的时间。所谓“积土成山”是也,失去一日甚易,欲得回已无途。

——美国著名的心理学家和人际关系学家戴尔·卡耐基2004年10月,《连线》杂志主编、美国人克里斯·安德森在专栏里,首次提出长尾理论,用来描述诸如亚马逊和Netflix之类网站的商业和经济模式。克里斯认为,只要存储和流通的渠道足够大,需求不旺或销量不佳的产品共同占据的市场份额,就可以和那些数量不多的热卖品所占据的市场份额相匹敌,甚至更大。

这个观念彻底打破了传统的二八法则。二八法则只关注少数的集中的有冲击力的对象,即图中主体的部分,而回避那些更多大众的对象,即长尾的部分。

这个理论对于时间管理来说,也是成立的。我们不妨先来看一下对于一个人一生的时间估算:假设你只能活到70岁,那么一生便有62万小时,除去吃喝拉撒睡所占去的一半时间,你还有31万小时。按照法定工作时间计算,你每周工作40小时,一年52周,工作时间就是2080小时,如果你一生工作35年,那么,工作时间加起来约为7.28万小时,从31万小时中减去7.28万小时,还有23.72万小时,剩下的时间是工作时间的3.2倍还多。

这多出来的时间就是时间管理的长尾部分。这些时间是你可以完全自由支配的。工作之余的时间,虽然看上去零零散散,只要充分利用,就可以汇成江河,成就事业。那些惜之如黄金的人,会通过这些时间,成就人生的辉煌;那些弃之如敝屣的人,则只能浑浑噩噩地过一辈子。毫不夸张地说,人与人的差别,不在于那些作为主体部分的工作时间,而是取决于8小时以外的时间。

100多年前,有一道数学题难住了全世界的数学家:267-1,究竟是质数,还是合数。

这是一个数论的题目,虽然它的知名度远不如“哥德巴赫猜想”,但是,破解它的难度,一点儿也不逊于后者。全世界的数学家们做过种种尝试,都没有成功。

出人意料的是,1903年10月,在美国纽约举行的世界数学年会上,一个叫科尔的德国数学家成功地攻克了这道数学难题。更令人惊奇的是,科尔并不是专门研究数论的数学家,这只是他的业余爱好。

记者采访他时问他:“您论证这道题目花了多长时间?”他说:“3年来的全部星期天。”

也就是说,科尔的成果,完全是利用零碎时间的收获,并不是在工作中做出来的成绩。

你想得到别人得不到的东西,就必须付出别人没有付出的辛苦。你的时间花在了哪里,你的成就就会出现在哪里。充分利用好业余时间,你的未来一定会大不相同。

其实,在我们的日常工作与生活中,有着许许多多的零星、片断的时间,比如等车、坐车、排队买饭、接水、走路、睡觉前、睡醒后等时间,这些时间往往由于很少有人注意,而悄悄流逝,如果利用好了,说不定就会为我们的生活与工作提供相当大的便利与帮助,甚至让我们事半功倍。

比如说,你去拜访客户,不巧对方刚好外出,要半个小时才能回公司,或者到了约定的时间,部门经理宣布会议延后十几分钟,等等这些,都是零碎时间。这些时间不是让你用来逛逛商场、喝杯咖啡的,那样就太浪费了。

你完全可以在这段时间里,做一些自己喜欢、轻松快乐而又能够迅速圆满完成的小工作,比如,去取一份重要的报表、上网订购一本畅销书、给客户寄回函、浏览客户资料、拆看相关信件等,完全不必让这些事情占据你的主体时间。如果你能够合理利用空当之间的零碎时间,你的效率就会提高很多,因为你已经成了一个时间的主人。

日事日清工作箴言

1.感叹人生苦短,只能让时间白白从你身边流逝。

2.浪费自己的时间等于慢性自杀,浪费别人的时间等于谋财害命。

3.节约时间,等于使一个人有限的生命更加有效,也就等于延长了人的寿命。

别拿一分钟不当时间

在所有的批判家中,最伟大、最正确、最天才的是时间。

——英特尔公司创始人安迪·格鲁夫

一分钟能做什么事?喜欢抽烟的人会说一分钟能抽一支烟,喜欢喝酒的人会说一分钟能喝一瓶啤酒,喜欢睡觉的人会说一分钟能打一个小盹。其实一分钟能做的事情很多,据统计,在一分钟的时间内,可以阅读一篇五六百字的文章,可以跑完400米的距离,可以敲100多个字,可以浏览一份40多版的报纸,可以做30个蹲起或20个仰卧起坐。

在一分钟的时间内,我们可以安排一天的计划,可以把自己的办公桌整理得整整齐齐,可以下定一个决心改变自己,可以决定一天的心情。用很值得深思的话说,一分钟可以改变一个世界。

“What can you do in a minute”(一分钟能做多少事),一位美国管理学专家在黑板上写下了这行字。

台下的管理人员们窃窃私语片刻后,纷纷举手发言:“我们部里的文秘平均一分钟可以打150个字”,“我当过记者,写字很快,一分钟可以写70多个字”,“我喜欢看广告,一分钟可以欣赏5~10个精彩的广告短片”,“我曾在一分钟之内推销出去一件产品——我用了大概40秒介绍自己和产品,客户用20秒考虑买下了”,“我喜欢足球,一分钟足以组织一次很好的进攻,很多球赛的胜负是在最后一分钟决定的,不到裁判吹哨,不要放弃最后一分钟,这就是我喜欢的足球精神”……“一分钟能做多少事情?很感谢你们配合我,给了这么多答案,很多是亲身体会,你们十分优秀。尽管如此,我们不得不承认,一分钟过得太快,但是我们珍惜每一分钟,学会将其化零为整,那一分钟就能干出很多伟大的事情。因为生命是无数个一分钟组成,因为挑战极限、刷新纪录往往是在一分钟,甚至几秒钟内完成。这个道理再简单不过了。不过,能够将简单的道理一次次付诸行动,我们就会不简单。”美国专家用他那并不顺畅的汉语侃侃而谈。

台下无比寂静,大家都屏住了呼吸,期待着更精彩的话语。专家接着说:“我们还需要尝试列举一元钱能做多少事情。也许一元钱仅仅能买一份报纸或者是一瓶矿泉水,但是报纸里面有很多有用的商业信息,而一瓶矿泉水如果拿到干旱的地方就远远不止一元钱了。同样,如果我们将很多一元钱汇集下来,并且很好地使用,那我们会看到意想不到的神奇。

“时间和金钱一样,让我们热爱,也会让我们恐惧。学会主宰它们,把它们掌握在手中,你就会变得富有、成功和生机勃勃;倘若忽视每一分钟、每一元钱,等待你的很可能是空虚、平庸和贫穷,人生将失去乐趣,生命将失去活力。当然,我们还要趁着年轻,越早行动越好。时间过去了,机会也越来越少。不要忘了经营法则中,金钱有数量滞差和时间滞差这两个特性。这就是今天这堂课要讲的内容。‘一分钟能做多少事’可以引发很多道理,留着你们慢慢体会吧!”

整个课堂都安静下来。台下的人意犹未尽,完全没有意识到专家的讲解已经结束。没办法,专家又笑着说道:“我的汉语讲得不好,但是我很努力,也感到快乐。因为在美丽的中国大地上,我能用好听的汉语和中国朋友交流。告诉你们一个小秘密,我学汉语还不到一年,起初我很胆小,害怕学不好,我就利用很多一分钟,利用每次与中国朋友结识的机会,慢慢地我学会了。谢谢大家给我学习的机会,今天,我可学了很多个一分钟啊!”

人们为这位美国老头的智慧、学识,也为他的精神,鼓起掌来,经久不息。

有的时候决定胜负,甚至是生死大事的,就是这关键的一分钟。一分钟虽短,绝对不容我们小视。如果对一分钟的时间不珍惜、不重视,无视它的短,迟早它会施以颜色,让你知道它的重要性,只是往往到了那个时候再想珍惜,已经来不及了。

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