本章内容
一、电算化会计核算基本流程
二、账务处理模块基本操作
三、其他会计核算软件功能模块的操作
本章重点
1.电算化会计核算的基本流程；
2.账务处理模块基本要求；
3.会计报表编制；
4.其他会计核算软件应收/应付账款、工资核算、固定资产功能模块的操作要求。
本章难点
1.账务处理模块基本要求；
2.编制会计报表；
3.工资计算公式定义。
考点提要
第一节电算化会计核算基本流程
任何会计主体要核算和监督所发生的经济业务，都必须采用适当的会计核算方法。这些方法主要包括：设置会计科目及账户、复式记账、填制与审核凭证、设置与登记账簿、成本计算、财产清查以及编制会计报表。同时，这些会计方法相互联系、紧密结合，形成了一套完整的方法体系。其中前四个方法既是账务系统处理业务联系的基础也是记账、算账的一般方法。为了及时、正确、完整地处理会计业务，不同规模、不同业务量和业务属性的企业，采取了不同的会计核算组织程序。
所谓会计核算组织程序是指在会计循环中，会计主体采用的会计凭证、会计账簿、会计报表的种类和格式与记账程序有机结合的方法和步骤。即使是对于同样的经济业务进行账务处理，如果采用的记账程序不同，所采用的会计凭证、会计账簿和会计报表的种类和格式也会有所不同。不同种类和格式的会计凭证、会计账簿、会计报表与一定的记账程序相结合，就形成了有着一定区别的各种会计核算组织程序。
我国的会计工作在长期实践中形成了多种会计核算组织程序：记账凭证核算组织程序、科目汇总表核算组织程序、汇总记账凭证核算组织程序、日记总账核算组织程序等。其中科目汇总表核算组织程序最为常见。电算化会计核算流程与手工会计核算流程基本相同，但核算流程中各环节的工作内容有很大差别。在实际工作中，电算化会计核算流程因单位规模、类型和使用软件的不同而在具体细节上有所不同，但基本流程是一致的。
一、编制记账凭证
编制记账凭证可以采用以下几种方式：
1.手工编制完成记账凭证后录入计算机。
2.根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证，采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。
3.由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会市场凭证数据（也称为机制凭证）。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。
二、凭证审核
记账凭证的审核是指负责审核的会计人员审核已输入计算机的记账凭证。无论是手工输入的记账凭证还是机制凭证，都需要再次进行审核，以确保其正确性。
三、记账
电算化会计核算流程中的记账有以下特点：
1.记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；记账可以在月末进行，也可以在日常进行。记账凭证一经记账，就不能再进行修改。
2.电算化记账时是总账、明细账和日记账同时登记；
3.各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”，不产生新的会计核算数据。
四、结账和编制会计报表
手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂。电算化会计核算中，通过一次性预先定义账户结转关系和账户报表数据对应关系，结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成。例如，结账工作由人工控制计算机自动完成。当进行结账时，计算机将自动进行总账与明细账的核对、总账与各种辅助账的核对，同时结束本月业务的处理。
另外，在计算机会计账务系统第一次投入使用时，也有类似手工的建账工作，这一工作通过对系统的初始设置来完成。
第二节账务处理模块基本操作
一、系统初始化
系统初始化指会计电算化系统在初次使用时，根据单位的实际情况进行参数设置的过程。将通用会计软件转成专用会计软件、将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作，是使用财务软件的基础。系统初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。
系统初始化操作通常包括：设置操作员及权限、设置会计科目、设置各辅助核算顶目、设置外币币种及汇率、录入科目期初余额、科目余额试算平衡、设置凭证类别等。
（一）设置操作员及权限
为了保证系统及数据的安全与保密，避免与业务无关人员对系统进行操作，系统提供操作员设置功能，以便在计算机系统上进行操作分工及权限控制。设置操作员功能主要可完成增加、修改和删除操作员的操作。操作员权限设置功能是用于对已设置的操作员进行赋权。操作员权限的设置包括增加、修改、删除操作员的权限。
（二）建立账套
企业在使用系统之前，首先需要在系统中建立企业的基本信息。其主要包括核算单位名称、所属行业、启用时间、编码规则等，简称建账。
（三）设置会计期间
（四）设置记账本位币
用来输入新建账套所用的本位币代码，如人民币代码为RMB。
（五）设置会计科目
在财务软件中，建立会计科目时，输入的基本内容包括：会计科目编码、会计科目名称、会计科目的余额方向、辅助核算、外币核算、数量核算等。
若所用的会计科目基本上与所选行业会计制度规定的一级会计科目一致，则可在建立账套时选择预置标准会计科目这样在会计科目初始设置时只需对不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相关较多，则可在系统初始设置时选择“不预置行业会计科目”，这样可以根据自身的需要自行设置全部会计科目。
1.设置会计科目编码
在手工方式下，会计科目通常采用汉字名称的形式，但汉字名称难以反映出科目间的逻辑关系，同名科目的现象也经常发生，所以科目的汉字名称不适合直接用计算机进行处理。在电算化下，必须对会计科目进行统一编码。
科目编码就是按科目编码方案对每一科目的编码进行定义。其作用是：便于反映会计科目间的上下级逻辑关系；便于计算机识别和处理，将会计科目编码作为处理的关键字，便于检索、分类及汇总；减少输入工作量，提高输入速度；促进会计核算的规范化和标准化。科目编码必须惟一，且必须按其级次的先后次序建立；科目编码用数字、英文字母等表示，避免用如&；、@、空格等其他字符。
2.设置会计科目名称
会计科目名称是指会计科目的汉字名称。科目编码是计算机使用的科目代码，而科目汉字名称，则是证、账、表上显示和打印的标志，是企业与外部交流信息所使用的标志。因此在科目名称定义时，必须严格按照会计制度规定的科目名称输入，做到规范化、标准化。输入科目名称时尽量避免重名，以免影响科目运用的准确性。科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示，不能为空。
3.设置会计科目的余额方向
会计科目的余额方向通常与会计科目的类型相关。按照会计制度规定，科目类型分为五大类，即资产类、负债类、所有都权益类、成本类、损益类。资产类、成本类科目的余额通常在借方，负债类、所有者权益类科目的余额通常在贷方，损益类科目无余额。
4.设置辅助核算科目
对需要进行部门核算、项目核算等专项核算的会计科目进行辅助核算设置。设置部门核算可以按部门进行分类和汇总；设置项目核算不仅可方便地实现对部分成本费用和收入按项目核算，而且为这些成本费用及收入情况的管理提供了快速方便的辅助手段；设置银行账和日记账可以实现出纳管理。
5.设置外币核发算科目
设置外币核算可以按外币种类进行分类和汇总。
6.设置数量核算
设定需要进行数量核算的科目，以及数量核算计量单位。设置数量核算可以按指定的计量单位进行分类和汇总。
（六）录入科目初始数据
将各个科目及辅助核算项目，在开始使用会计软件进行核算时的科目余额及发生额等相关数据输入软件系统，它是手工会计核算和计算机核算的衔接点。
期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机中的过程之一。余额和累计发生的额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额用负号办公输入。期初余额的录入按有无辅助核算科目分为两部分。
1.无辅助核算科目期初余额录入
对于没有设置辅助核算的科目，可直接录入期初余额。
2.有辅助核算科目期初余额录入
在录入期初余额时，对于设置在辅助核算的科目，系统会自动为其他设辅助账页。相应地，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来，即不能直接输入总账期初数。
（七）设置辅助核算项目
设置各辅助核算项目主要是设置各种编码档案信息。包括设置往来单位档案、设置部门档案、设置项目档案等。这些档案信息将在填制凭证等操作中被选择引用。
1.设置客户档案
企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。客户档案主要包括“客户编码”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等其他信息。
2.设置供应商档案
企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中。建立供应商档案直接关系对到供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中需要处理的供应商的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。
3.设置部门档案
在会计核算中，往往需要按部门进行分类、汇总和管理，从下一级自动向有隶属关系的上级进地汇总。部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。
（八）设置外币币种及汇率
汇率管理是专为外币核算服务的。企业有外币业务，要进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率值，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在制单时使用固定汇率还是浮动汇率由账簿初始化设置决定。
（九）设置凭证类别
许多企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各企业的分类方法不尽相同，可以根据本单位的需要对凭证进行分类。
凭证分类不影响记账的结果，一般可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，业务量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证”一种凭证类别。
某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通常系统有五种限制类型供选择：
借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额；
贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额；
凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额；
凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额；
无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。
二、日常账务处理操作
根据提供的会计业务资料，利用会计核算软件完成凭证录入、审核、修改、查询、记账工作。
（一）录入记账凭证
记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分；二是凭证正文部分。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。
1.凭证头内容
（1）凭证类别：可以输入凭证类别字，也可以参照输入。
（2）凭证编号：一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。
（3）制单日期：即填制凭证的日期。系统自动取进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。
（4）附单据数：即输入原始单据张数。
2.凭证正文内容
（1）摘要：输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。
（2）科目：必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。
（3）辅助信息：对于要进行辅助核算的科目，系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。如果需要对所输入的辅助项进行修改时，可双击所要修改的项，系统显示辅助信息录入窗，可行进修改。
（4）金额：即该笔分录的借方或贷方本币发生发额，金额不能为零，但可是红字，红字金额以负数形式输入。
录入凭证时，应首先选择凭证类型，输入制单日期，凭证按月、分凭证类型自动连续编号；然后依次输入附件张数、摘要、会计科目、辅助核算信息、金额等。其中，会计科目要求输入末级明细科目。录入完成后，要保存已录入凭证。
（二）记账前凭证修改
对于记账前的机内错误会计凭证进行修改。在填制凭证中，通过翻页查找或输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需修改的地方进行修改即可。可修改内容包括摘要、科目辅助项、金额及方向等。
（三）记账凭证审核
为确保登记到账薄的每一笔经济业务的准确性和可靠性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。
审核凭证是审核员按照会计制度，对制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再审核。只有经过审核的记账凭证才允许记账。凭证输入、审核不能为同一个人。审核人不能直接修改会计凭证。
