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第3章 危机公关

周末总是短暂的,一转眼又是周一。阳蕊所在的ADMIRAL国际学校每周一下午一点在大会议室有固定的管理层会议,阳蕊虽算不上什么管理层,但因为市场部暂无主管,她和另外一个负责英文市场的同事需要轮流参加。

国际学校的校园是它们的脸面,也是吸引生源的重要因素。所以ADMIRAL在装修上是下血本的,整体风格非常高端、现代、大气,大会议室也很是气派。地板上铺着黑灰相间的厚地毯,踩上去分外柔软,会议室里来来往往这么多人,却听不见一点足音。三面墙体都是由从希腊空运过来的爵士白大理石铸就,面向大门的一面,是整块擦得锃亮的落地窗。学校大楼共三层,标准的回字形结构,所有房间“回”字内侧的一面都是落地玻璃,从大会议室可以清楚地看到对面9年级3班的教室,左边的cafe,右边的图书馆和楼上楼下穿梭的学生。

坐在长长的实木会议桌上首的是校董洛先生,也是学校的CEO。洛先生是新加坡本地人,在美国拿的数学系博士学位,后来在新加坡两家大型跨国企业做过高管,40出头被学校创始人高薪挖来,一干就是10年。坐在洛先生左边的是洋人校长Fitzwilliam先生,标准的、老牌儿的英国绅士,据说原来在英国也是做教师的,但并没有什么教育管理经验,被请到学校大体是因为“每一个国际学校,都需要一个洋人面孔的校长。”

坐在洛先生右边,看上去十分干练的中年女人是副校长许玮,学校事实上的校长。作为一位来自中国的女性,她的奋斗史对于阳蕊来说,是标杆一样的存在。她是新加坡国立教育学院出身,早年在政府学校做华文老师的。后来从政府学校出来,去了一所极知名的国际学校任教,从普通的华文老师一路升到华文总监,后来跳槽到了ADMIRAL做副校长。

Fitzwilliam先生旁边依次坐着教务处主管、学生发展部主管、s审计专员;许校长旁边则依次坐着行政处主管、人力资源经理、业务拓展部主管、阳蕊和洛先生的主力。

一般来说,参加这种管理层会议,阳蕊只需要汇报一周的工作进展,然后听听各部门的讯息和老板有什么指示,就没她什么事儿了。但今天她却成了会议的主角。

一小时前,阳蕊发现新加坡一家影响极大的中文自媒体发了一个微信帖,叫做“成绩单和证书被学校寄丢了,该找谁负责?”。阳蕊本是抱着吃同行瓜的心态点开了微信帖,赫然发现帖子中所指的学校竟是ADMIRAL。

ADMIRAL是英联邦体系的国际学校,主打剑桥国际课程,也是剑桥国际O/A-Level、IGCSE、雅思等多项考试在新的官方授权考试中心。除了本校学生外,每年都会有很多亚洲其他国家的学生来新考试并选择ADMIRAL作为考点,而帖子的主人公就是一位从中国来考剑桥国际AS&A-Level的考生。

她在帖子里述说的版本是:考完试以后,成绩单和证书被发到了ADMIRAL,她请求学校帮她邮寄到新加坡本地的一个地址,但由于她把地址门牌号写错了,只能等邮局把邮件退回再重寄。然而邮件始终未退回,因为学校是平信寄出,也无法追踪信件。该考生打电话给新加坡邮局,邮局表示没有看到该信件,且平信如1个月没人来找就会销毁,这意味着她将无法拿到成绩单和证书,并且会影响到之后的大学申请。

阳蕊不确定校方及工作人员在处理这件事的过程中是否有不当之处,但帖子的阅读量已经好几千了,下面还有一些一看就是竞争对手的留言,在各种添油加醋、落井下石。阳蕊知道,一个学校的声誉最重要,如不及时采取措施的话,这很有可能发酵成为一个影响极坏,有损学校声誉的负面新闻,于是马上报告了校长和校董。

“今天开会除了常规的议程外,主要是讨论怎么妥善解决网上关于考生成绩单和证书寄丢的事件。”校董神色严肃地对在座的管理层道,“会议之前我也着各部门相关负责人了解、确认了整个事件的具体情况。现在请各位本着客观审慎的态度逐一进行汇报。Tomson,这个考生在微信帖中主要不满的点是学校使用平信寄出成绩单和证书,导致无法追踪,造成她丢失申请大学需要的重要成绩单和证书,所以学校在这一点上是否操作失当?”

Tomson是教务处主管,考试中心的事务在他的管辖范围之下,他是最清楚考试中心流程的。“按照正常流程,本校学生的考试成绩单和证书,一向是学校代收,并由各班班主任统一领取,分发给各个学生。如非本校学生或本校学生由于各种原因不能在校领取,我们则会邮寄给学生。如果是海外地址,我们都是寄航空挂号信,但会收取相应费用。如果是新加坡本地地址,邮寄免费,但全部采用平邮形式,且我们事前都会告知学生,可选择寄挂号信以便查询,但需要考生缴纳挂号信费用。这位考生当时并没有要求寄挂号信,因此我们默认为寄平信,这个操作没有任何问题。”Tomson的回答很有底气,洛先生紧锁的眉头微微舒展。

“你们是否有告知学生可选择寄挂号信的证据?”许校长问到重点。

“有,专员一直跟她邮件沟通。全都有证可查。”

洛先生点了点头,看向阳蕊:“Cherie,你是学校的中文社交媒体专家,针对这次网络舆情,你有什么应对方案?需要各部门做什么配合?”

听到大老板问阳蕊意见,所有人的眼睛都“唰唰唰”地聚焦到她身上。阳蕊定了定神,暗自给自己打气。她知道这件事做好了没有大功,但做砸了恐怕饭碗都难保,早在看到帖子那一刻,她脑子就转了几百轮,想了好几套方案了,直到开会之前,才把能想到的所有点又都捋了一遍。

“在开会之前,我也从Tomson那里了解到了整个事件的来龙去脉,综合考生自己的叙述,我们可以判定该考生在知道学校可以寄挂号信的情况下,没有选择寄挂号信,同时又自己写错地址,导致信件丢失,学校不承担任何责任。但我看了一下评论,显然已经有竞争对手在做小动作了。所以即使我们现在以最快的速度在网络上澄清事实,只要有人引导舆论,说学生大学申请都被影响了,我们作为一所学校还在追究或推脱责任,我们就会处于非常被动的位置,对学校形象很不利。所以我的建议是,我们重点要做的不是澄清事实、撇清责任,而是化被动为主动,利用这个契机营销学校宽厚、以学生为本,有人文关怀的形象。”

阳蕊说完,偷偷瞟了一眼洛先生和两位校长的反应,她知道,她的方案成功了一半。

果然,Fitzwilliam先生带着他惯有的绅士微笑问道:“这个想法很不错,具体怎么落实呢?”

“我刚才在剑桥国际考评部的官网确认过了,学生可以到官网申请大学所需的Certifying Statement,这是证明学生考试成绩的官方文件,一张只需支付43.77英镑就可以从剑桥国际考评部直接邮寄到她预备申请的大学,如果要申请多所大学,可以申请额外的Certifying Statement,额外的一张12.13英镑。因此学生申请大学这件事是完全可以补救的。所以我的具体方案分成三步:首先,联系到那个学生,告诉她这个解决方法,并表示学校可以承担学生申请Certifying Statement的费用。但要跟她说明整件事的始末和学校的流程、操作是没有问题的,让她知道我们这么做完全是出于对她的关心和理解,并提醒她在社交网站上发布的是不实信息,希望她可以予以澄清或删除。具体的文案,我会仔细斟酌再发给学生,主要目的就是以友好、关切但又不失立场的态度让她知道责任在她,我们有证据,但我们不但不会追究,还出于学校的人文关怀愿意帮助她尽快解决问题。希望她也能明事理地澄清不实信息。”

阳蕊看到许校长赞许地冲她点了点头,声音更有自信了:“其次,在发布帖子的自媒体下面刷评论,以路人口吻把事实澄清,同时还可以举报该帖子发布不实信息。然后再联系自媒体,让他们知道自己在未经查证的前提下发布了不实信息,希望可以删除帖子或把利于我们的评论放出来控评。最后,在考生解决了她的问题后,将我们帮助她的过程写成通稿,在我们合作的各平台以软文的形式发布,营销学校宽厚、以学生为本,有人文关怀的形象。”

“很好,但你的方案都基于考生会接受我们帮助的前提下,假如她不接受呢?”洛先生脸上表情淡淡的,但问题却很犀利。

还好都在阳蕊的射程范围之内。“学生现在的当务之急是尽快提交大学申请所需的成绩单,而且在我们有证据证明她确实理亏的情况下,我有很大的把握她会接受我们的帮助。当然,即使她不接受,只要我们确实联系了她,也确实表达了我们想要帮助她的意愿,将证据存留下来就好了。至于她是否帮我们删除或澄清,有则锦上添花,无我们照样可以进行第二、第三步,只是换换措辞说法而已,并不会有太大影响。”

洛先生的脸上终于露出了一丝不易察觉的笑容:“好的,这件事就由你负责推进了,需要其他部门协作的直接跟各部门主管说。”

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