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第17章 技巧:倾听与记录(1)

如果你没有认真倾听别人的回答,你将如何继续提出问题?

——玛丽安·卡琳奇(Maryann Karinch)

1978年,玛丽安和她的男友进行了一次为期三周的背包旅行,从美国一路走到墨西哥。玛丽安一句西班牙语也听不懂,不过她的男友西班牙语倒是讲得很流利。男友尝试着让玛丽安学习一些简单的单词和短语,并且对她进行了相关测试:男友说:“你可以走到那个墙角边儿,问问那个人,现在几点了?”玛丽安照做了,然后,那个人看了看手表,告诉她现在几点。

玛丽安很激动,马上转回身去找男友,然而,这时她才意识到,自己并没有听到什么准确信息。

她对男友表示歉意,问:“我现在该怎么做?”

男友说:“我也不知道呀,现在到底几点?他说了什么?你为什么没注意听呢?”

玛丽安:“这个……”

实际情况是,玛丽安刚才非常兴奋地去询问这个问题,但因为语言不通,又是对一个陌生人讲话,她的兴奋掩盖了理智。所以,她并没有听对方说什么(即使她听了,也未必能听懂,或者能记住对方的发音)。

这里还有一个类似的例子。有一位记者特别兴奋地对我说,他很激动能有机会采访到某某名人。

具体情况是这样的,他当时带着录音笔去参加一场见面会,对那位名人进行了采访,在整个过程中,他一直被对方诙谐的表达和富有见地的语言所吸引。然而,当他回到酒店房间里时,才意识到录音设备没有开启,更糟糕的是,他没有做任何笔记!

他掌握的信息不足以支撑一篇完整的文章,这一切都因为他当时太专注、太兴奋于跟那位名人的会面,却并没有真正聚焦于对方在说什么。

没有听到对方在说什么,这并不是一个例外,相信许多人都这么做过!玛丽安和这位记者的错误是常见的,却是可以及时意识到并被避免的。

针对如上两个例子,我提出的解决方案是:认真倾听并做好笔记!

有读者可能说,这有什么稀罕的?我在小学时便学会了!

我相信,多数人都曾经倾听并做过笔记。可是,检讨一下,你真的会吗?

在这一章中,我想跟大家分享一些倾听技巧和笔记技巧方面的问题。只有你在这两方面同时做得非常出色,才可以说你“会倾听并会做笔记”!

你能否将自己培养成一个询问高手,真正学会有效地倾听并做好笔记,是很关键的一课!

//倾听//

如果你不能听到重点,你在提问时也不会抓住重点。所以,提问和倾听是同等重要的。

有效的倾听,对一位询问者来讲,是其中最重要的能力。如果你没有在听,你会错过许多中肯的意见和谈话内容。

正像玛丽安在询问时间时所犯的错误,你需要“听到”对方在讲什么,然后再离开。

接下来的故事,是玛丽安在另一个训练中所经历的。男友要求她去问一位墨西哥当地人:“请问厕所在哪里?”在墨西哥,她需要学会如何讲这句非常实用的句子。

然而,再一次,她因为紧张和兴奋,并没有真正听到对方在说什么,当然,她也没有找到厕所。

其实,许多人都会犯这样的错误,他们只是着急于抛出自己的问题,至于对方的回答,他们并没有真正听到,或者没有听到核心的内容。

人们不注意倾听对方回答的一个重要原因是:我们通常会预先思考——接下来,我该提出什么样的问题?

这并没有错,可是,当人们习惯性地只关注于思考下一个问题时,注意力很难集中在对方的回答上。

然而,你没有必要、也不可能好好准备下一个问题,如果你没有听清楚前面的回答;你更不可能在接下来提问中问出一个更好的问题,因为你根本不清楚对方是如何回答上一个问题的!

很多时候,通常需要完成多项“复杂的任务”,但这同时损害了我们倾听的能力。比如,我们听到手机铃声,可能是一条新短信进来了——但许多时候,这是一个我们几乎“听不到”的信号,因为我们的注意力被手头正在做的事情分散了。然而,如果我们认真去听,我们肯定会听到!

关键是专注力——“认真”二字!这并不需要什么技巧,但需要你的意识!

我们有两只耳朵一张嘴,最好的询问者,便是这样做的——认真倾听,听两次,然后谨慎开口。如果一个人在大部分时间里都在讲话,那么他将没有更多的问题可以提出。

//练习//

请练习倾听来自于电台或电视中的采访节目,然后给每个人进行排序,根据他们彼此倾听对方说话时的认真程度,按照从1—5的顺序进行排序。也就是说,如果你觉得在采访中,某人表现很好,那么就给他打3分或4分;某人表现非常不好,可以打1分或2分;注意那位可以让你打5分的“很认真在倾听对方讲话的人”,他或她身上有许多值得我们学习的地方!

带着问题去对辨别,看看谁是那个最想暴露自己学识的人,或者哪个人最喜欢不停地去讲话,最后对方只能给出“Yes”或者“No”的答案。这样的询问者只能得“1分”。

人们在倾听时,通常是没有目的性的;他们是在被动地倾听。但是,倾听应该是一项主动的、可以参与的活动,倾听时付出的精力应该比讲话时还要多。

在倾听别人谈论一个话题时,你可以从中找到线索——是否要继续这场谈话,以寻找更有用的信息或者判断对方讲得是否正确。

你的好奇心会促使你保持注意力!

下面这些问题,可能训练你倾听的技能:

如果是重要的事情,请尽量保证面对面的交流。

如果你们的脸彼此转向不同的方向,或者边走路边交谈,你的注意力自然容易被分散,因为,当人们的视野是开放的,必然会为周围的景物分心。

如果是重要的交谈,请关掉你的手机。

我没有在开玩笑。如果在你参加一个重要的医疗会诊——关于如何治疗你的肿瘤,你可以忍受对方一边给你诊断一边发短信吗?

当人们跟你分享重要的信息时,请认真对待他们,并且给予讲话者应有的尊重。如果你想打断别人、提出自己认为有价值的问题,那么,请集中你的全部注意力,先听清楚对方在讲什么。

将你的身体和意识都参与进来。

积极主动地倾听包括身体上的参与,也包括智力上的参与。

智力上的参与包括:抓住关键词——对方反复强调的关键词汇,或对方可能频繁地使用的词汇!你也需要关注关键信息中间的环节。如果你询问某人关于他老板的情况,他给你讲的却是他的工作状况,并且回 避讲他老板的情况,那么,你会发现其中“可能存在一些问题”。

此外,身体上的参与,应该注意哪些动作你是可以做的,哪些行为是不合适的。

眼神接触,肢体语言和手势,可以向对方表明你正在认真地倾听他的讲话,并且表现出你对该话题的兴趣。

适时的、轻微的肢体碰触(如拍肩等),可以向对方表示你对他讲话中的某些内容感觉很有兴趣;开放的、放松的双手姿势比紧握的拳头更容易让对方产生好感;如果你在做笔记,也不要忘记一定要不时地与对方有眼神接触,表示你对他的关注。

要避免出现看似紧张的行为,比如一直在点你的前脚掌,或者不停地按笔帽。另外,注意对方是否喜欢你对他有肢体上的接触,这取决于不同的情况。你可以通过拍拍对方的肩膀或者把书放在他的桌前等小动作,来建立与对方的良好关系。

不过,也需要注意你们之间的距离和空间——你和他讲话时,注意你们是两个彼此独立的个体,距离要适时掌握。比如,你想从一个客户那得到关键性信息,但你在两人之间处于“弱势”的地位时,似乎并不适合在一个长长的会议桌的两端,保持很远的距离去交流。

提出好问题的关键是——倾听!倾听的下一步是,探查对方所讲的信息是不是你真正需要的。

还有一种情况,对方回答了你的问题,但是你仍然不明白对方在讲什么。例如,你可能会问及APP软件在手机上是如何应用的,但是通过对方的回答,你仍然搞不清楚这个问题。这时便需要将你的问题分成不同的类别,分别去对待,去提问。

有时,通过对方的回答或者你的分析,你怀疑对方可能在欺骗你,这时你更加需要将问题进行细分,然后逐一确认对方的回答是否具有欺骗性。(在第六章中,我会对此进行更加详细地讲解)

我有一个朋友,对科技问题非常在行,虽然她并非专业IT人士。

她掌握了制作一个网页的基本技能,会解决一些特定的电脑问题。她的周围总是有一群朋友,不时地与她分享各种新的科技产品和新的应用。她的一项工作便是帮助一个公益组织解决各种技术上的问题。这是一个帮助全球的妇女拓展教育的公益组织,经常需要网页制作、电子邮件维护和其他基本的电脑及网络维护服务。

当她第一次将制作好的网页展示给大家时,人们一片惊呼,“你是如何做到的?”这个问题可能对许多年轻人来说有点“愚蠢”,但对于年龄相对较大的志愿者来说,还是令人眼前一亮,并且非常想知道她是如何一步步地设计网页的。(我承认,我也是“惊呼”中的一员。)

许多人知道如何浏览网页,但他们更想知道网页是如何制作的。

当这位技术达人开始讲解她用什么软件来设计该网页时,貌似很简单,手到擒来,但那些对技术“不感冒”的年龄偏大的听众,还是有点感到一头雾水。

她建议大家:“让我们开个会吧,我可以讲解一下这个网页是如何设计的。”她跟我说:“谢谢你提出了一个直接的问题,但我对该问题的阐释,可能对他们来说,都是不可理解的。请你帮助我,我要如何回答,他们才能了解网页是如何制作的?”

倾听是整个过程中最具批判性的一环。如果你需要继续询问对方问题,首先需要理解对方正在讲什么,什么对他来说是最熟悉的内容,哪些词汇和概念会驱使他更好地探讨这个主题?

你尤其需要倾听关键词和引导性词汇,这便是为什么在对方除了“Yes”和“No”的简单回答之外,还需要进一步更详细地回答你的问题。

回到这个案例,为了解大家对网页制作的理解程度,这位IT志愿者开始向大家提出问题,以摸清大家对该问题“理解的底线”:他们的知识结构到底是怎样的,如何解释这一过程才会被他们所理解。

挑战者的核心诉求:请你给大家介绍一下,对于我们这些只有有限的网页知识的人,该如何用网络技术制作一个网页?

解决者的核心诉求:通过问题,确定他们对相关知识的理解程度。提炼一些基本的词汇和概念作为答案和引导,帮助他们理解基本的步骤。

于是,对话开始了:

IT志愿者:你们对网页有哪些了解?

回答者1:我可以通过网页进行网络购物。

IT志愿者:还有其他了解吗?

回答者2:我可以在网络上查阅一些知识,比如,如何采集蜂蜜。

IT志愿者:其他人呢?

回答者3:我会在网络上阅读新闻。

IT志愿者:还有吗?

回答者4:我可以去Facebook监督我女儿,看看这一天她都干了些什么。

IT志愿者:还有更多吗?(没有回答)好吧,现在,我要问大家,你们一般在哪个网站购物、哪里获得采集蜂蜜的知识、哪里找到新闻、去哪里获得女儿的行踪?

回答者4:我通常会在镇里闲逛一会儿,去商店,去图书馆,去买报纸。然而,当看到我女儿在Facebook的异常更新后,我会去她就读的高中,询问别人我的女儿这会儿在哪鬼混呢。

IT志愿者:所以说,网络就像一个小城镇,一个网页则像镇上的一个个组成部分。你问我,我是如何构建一个网页的,我就是像建设一个城镇一样,一点一滴,一部分接一部分,模拟真实世界——一家商店,一个报摊,或者一所高中。

回答者1:不过,你为什么要建立这个网页呢?我们是公益组织,不在网页上卖东西,也不会提供大量的新闻和资讯,人们可以从其他新闻网页上获取更多信息。

IT志愿者:这是一个非常好的问题!我们建立这个网页,就是要告诉人们,我们在哪里。如果他们想通过网页联络我们,了解我们目前正在开展的项目,他们就会在这里找到我们。这就像公益组织在“网络世界”中的一个俱乐部,人们想捐赠金钱,便可以来这个俱乐部,找到我们的地址,与我们建立起联络,增进了解。

回答者2:让我们回到你建立的这个网页,你是如何建立这个俱乐部的?

IT志愿者反问:你平时是如何拍照片的?

回答者2:我选定一个景物,然后按下快门,把拍到的照片发送给我的儿子,他可以帮我把照片洗出来。

回答者3:我用数码相机拍摄,然后上传到电脑。

IT志愿者:这就是说,你可以通过设备进行照片存储,并且可以通过电子设备与我共享或者通过电子邮件发给我。如果你写了一些东西,想发给我分享,你该怎样做呢?

回答者1:我同样会发电子邮件给你。

IT志愿者:同理,制作网页也是这样。我拍摄并制作图片,写下介绍性内容,然后用软件把图片和文字一起合成,最后展示在网页上,就是你们目前看到的样子了。

回答者1:你说的软件是指什么?就跟Word或Pages差不多的软件吗?

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