口头汇报是汇报工作主要的但非正式的形式，是一种积极有效的心理交流方式，通常能够在较为轻松、愉悦的气氛中进行。
但一个常见问题是，很多人在口头汇报时，一方面无法创造轻松、愉悦的沟通氛围，甚至因无法把握沟通的共鸣心理而造成冷场；另一方面，即使创造了轻松愉悦的沟通氛围，也无法准确表达自己的意图和汇报内容。这两个问题已经成为困扰很多职业人士的顽疾。“治愈”这一顽疾，就需要我们重新审视沟通的心理策略及相应的沟通规则。
★环境互动效应
是什么在影响着口头汇报的沟通环境呢？心理学上的“情境同一性原理”就是最主要的原因之一。
下面这则案例体现的就是对“情境同一性原理”的实际运用。
两个陌生人同住在一家旅馆。其中一个人捧着一杯茶，边品茶边和另外一个人搭讪：“师傅来了多久？”
“刚到一刻。”那人回答道。
“听口音不是我们苏南人啊？”
“噢，我是山东枣庄人！”
“啊，枣庄是个好地方啊！我在读小学时就在《铁道游击队》连环画上知道了。三年前还去玩了一遭呢。”苏南人接过话茬说。
听了这话，枣庄人马上来了兴趣，二人从枣庄和铁道游击队谈开了，接着就是互赠名片，成为了朋友。苏南人的成功，就在于他找到了“枣庄”、“铁道游击队”这个共同话题，从而使双方进入了“情境同一性”。
“情境同一性”之所以会发生作用，是因为个人在这种情况下容易获得一份好心情，并引起双方的心理共鸣。这就给了我们一个启示：沟通一定要把握适当的时机。不同的语言情境，不同的场合，都有其最佳的沟通时机。在下面几种情况下，你就要遵循这样的原则。
◎快速响应
当领导提出要求时，快速响应，会增加领导对你的信任。
◎重在“当时、当场”
延后汇报，领导的关注度已经降低，对这一事情的热情也在冷却，也就不会有共鸣的情境了。
◎在最关注时做出行动
在一个修补印象的行动中，不要奢望寻找感觉最美妙的时机采取行动，往往你只能找到一个感觉相对不那么糟的时机，这时你就应该采取行动了。
口头汇报需要掌握高明的汇报方法和汇报技巧，下面我们按照口头汇报的不同类型，对其基本方法和技巧做简单介绍。
★告知性汇报
告知性汇报是那些不涉及批示、请求的汇报内容，通常属于自我职责范围内工作的情况报告。告知性汇报的内容比较广泛，只要是应该让领导掌握的情况，都可以做这种汇报，比如任务完成的情况、工作的动态及一些突发事件等。
告知性汇报通常需要用陈述的方式，将事件发生的原因、过程、结果、解决的方法、解决后的情况、不利或有利的影响等，做概要性的说明，其中最重要的几个内容分别如下。
◎起因
不同的原因，事件的解决方法是不一样的。告诉领导事件的确切起因可以增加领导对事件的把握，并对你做出恰当的评价。不知道事件的确实起因，就无从对问题进行客观、合理的判断，也就无法做出正确的评价。
◎深层问题
必须分清楚事情的表象与深层问题，这是两个不同层次的概念。比如某个业务伙伴因对业务员有意见，而以价格理由拒绝验货，那么前者是深层问题，后者即为表象问题。分清两者并加以汇报有助于提高领导对你的信任度。
◎解决方式
你可以提供足够的信息让领导自己去判断。当然，你也可以说明你为什么要采用这种方式解决问题。但总体上，你需要给出客观的理由，而且保证不受情绪的影响。
◎后期影响
你可以简要地阐述事件后期可能产生的一些影响，以及这些影响是不利还是有利等，重要的是，你必须通过这些阐述表明你对结果是有预备方案的，是能够控制的。
向领导进行告知性汇报时只需要原原本本地汇报清楚，不需要烘托渲染，使领导听后清楚明白即可。要注意不能含糊其辞，表意不清，要避免说“据说”、“估计”、“大概是”、“也许是”之类的字句。另外，还需要注意的是，任何随意性的评论，像“我认为”、“我考虑”、“我想”之类的，都会让领导对你在这件事情上的判断和把握产生疑惑而不放心。
★请示性汇报
请示性汇报与告知性汇报最大的不同在于，前者是你没有权限决定的而需要领导的首肯，后者则是你有权限决定的，但主动接受领导的监督。
通常情况下，请示性汇报必须满足以下条件，才能取得较佳的效果。
◎清晰界定问题
你是因为什么原因做出这个请示的？既要清楚问题，又要对问题假设的真实性、解决的必要性和迫切性有客观的说明。注意下面这三个关键词。
·真实性：必须清楚问题是你因实现某个目标的假设和推论，如果这个问题本身是不真实的，就会让领导极度失望。
·必要性：你的措施是必要的吗？比如当下收益平衡差距过大，你的请示是增加市场宣传支出。增加宣传支出是一个问题，但更有必要解决的问题可能是宣传的策略。
·迫切性：这是眼下需要解决的吗？如果某个问题是可以通过一定时间的努力自动消除的，那就不具备迫切性这个条件。
以上三点构成了请示性汇报的基本核心要素，所果你在这三个方面都进行了深入的论证与分析，并且了然于胸，那么你的请示被批准的可能性将大大提高。
◎目标简单明确
如果问题得到解决，会呈现出怎样的状态？这个状态要清晰地描述出来。事实上，从这里面很容易判断投入和产出的“性价比”，而这正是领导需要了解的内容。目标的界定遵循下面三个原则。
·时间界定：多长时间达成怎样的效果，是分阶段的还是一次性的？
·目标状态：把你达成目标后的状态用语言描述出来。
·改善效果：对现今业务的改善作用是怎样的？要用比较分析来展现。
对目标的界定，是力图给领导一个愿景，以引起领导的心理共鸣。前提是，必须保证这个愿景是符合领导意愿的，也是领导希望实现的。
◎要求合情合理
任何事情都会有得有失，得失之间究竟会呈现怎样的状态是领导最关心的问题。知道这一点就意味着你所提出的要求应该是合情合理的。你要清晰地陈述出为什么解决某个问题必须用这种手段，有没有性价比更好的方案？当你指定唯一的方案让领导批示时，这个论证的逻辑就需要更加缜密。
◎陈述简洁扼要
随机性的、前言不搭后语的汇报会让领导无从判断。因此，你必须抓住领导关心的重点，简洁扼要地陈述。
★建议性汇报
建议性汇报是个人向领导提出自己的主观意见和建议。之所以说这是一种主观的意见或建议，是因为在大多数情况下，建议性汇报都是在领导主动征寻意见或是领导已经有大概的思路之后，我们提供的个人参考意见。
◎汇报情境：基本特征
汇报要掌握沟通情境，否则就无法达成预期效果。那么就建议性汇报的情境而言，你必须掌握两个核心要点。
·领导已有判断：这是与告知性和请示性汇报完全不同的情况，你的意见只是在修正领导的某些问题或解答领导的某些疑惑。在这种情况下，领导已经有了相对较为完整的判断。
·你不是参与者：这是你无权决定的事项，建议性汇报通常不属于你的职责，你应该以一个旁观者的身份参与。
◎汇报要点：基本要求
下面是建议性汇报的基本要求。
·保持中立：尽管是你个人的主观看法，但你必须保证你是中立而不失偏颇的。如果你的意见带有明显的个人倾向性，会马上影响领导的信任感。
·表现勇气：当领导要求你说出自己的观点时，无论是怎样的情况，你都需要冷静而勇敢地说出，不要有任何的怯懦的表现，否则领导会觉得你难担大任。
·罗列观点：在说明自己的观点或者意见时，要一条一条地列出来，要分出层次并说明这中间的因果关系。
·掌握技巧：不要绝对化，因为你的建议只是参考。你应该向领导坦白这是你的个人观点，选择权和决定权应该留给领导。
只要掌握以上要领，建议性汇报就会有很好的效果。但要注意，建议性汇报的最大禁忌是个人情绪。情绪化的表现会降低信息的可信度，领导会产生厌恶感。
★协调性汇报
协调性汇报是在被动的情况下，就某领导某部门的情况或言行向领导进行汇报。从形式上看，这类汇报也是告知性汇报，但它涉及相互之间的关系，所以对事实的核对、用语措词更应慎重。就这一汇报性质而言，对其汇报规则的把握不当，常常会造成被动局面，也极容易造成领导、同事等各种人际关系的复杂。
其汇报规则和要点如下。
◎不问不答
除非业务工作上的特殊需要，否则领导没有征询的就不要随意乱说。面对领导已经征询的问题，你必须如实回答，不要随意演绎，对问题的渲染、扩大化或轻视等行为都是职场中的禁忌。
◎不明不答
对于不知道的事你可以直接告诉领导你对某些人某些事所知有限，你也无从判断。
◎就事说事
除非领导要求，否则你既不应该也无权力随意对他人的人格品质等发表自己的意见，你只需要对具体的人事的对与错或客观上的状态发表自己的看法。
◎维持气氛
任何斗争性的态度或言行都是应该避免的，你应该尽自己最大的可能协助领导掌握客观实际情况，同时让领导保持相对愉悦的心情。说话时要注意语气婉转，在不失实的情况下，要选用比较宽松的字眼。
以上所列的四种汇报类型，是职业生活中最常见的汇报类型。
★针对差异的特别说明
值得注意的是，我们上面讨论的内容只针对口头汇报，书面汇报的内容、规则虽然与口头汇报大同小异，但仍需要注意下面几个问题。
◎妥善处理敏感信息
如果书面汇报内容涉及他人的私人问题或公司机密等，必须妥善处理好。如果无法确定这一汇报内容是否会造成内部波动或矛盾，你就应该果断放弃书面汇报，寻找恰当的时机与领导面谈。
◎不要让第三者参与
除非正常的工作性汇报，否则你的汇报不应该让第三者参与，这既会陷领导于被动的局面，也会让他人对你的这一行为产生不必要的误解。
书面汇报涉及一些文书技巧是个人应该具备的基本工作能力。不同文书方式给领导的感觉是不尽相同的，在这方面，本书不做过多介绍，读者可参考相应的商务写作教程。
