组织采购既要立足于实现根据销售情况所制订的采购计划，还要积极开拓新产品的采购，配合厨房排出新菜式，引导和刺激宾客的消费，满足消费需要，所以经营者要根据本餐厅的风格特点、菜单计划、厨师的技术水平、宾客的消费水平和消费倾向来选择采购与之相适应的物资。
1226采购的原则
（1）勤进快销的原则。餐厅经营品种繁多，产品易腐烂变质，供餐又受时间、空间的极大制约，必须用有限的财力条件来适应宾客的多样化需求。勤进快销能运用较少的周转资金和设备办更多的事情。
（2）以销定进和以进促销的原则。以销定进的原则是根据宾客消费需要来决定采购什么原料，采购多少和什么时间采购，进货完全以销售需要及其变化为转移，是处于被动的，因此还应积极扩大采购来源，配合部门推出的花色品种，促进消费，刺激消费，提高企业的经济效益。
1227采购程序
首先制定一个有效的工作程序，使从事采购的有关人员和管理人员清楚应该怎样做、怎样沟通，以形成正常的工作流程，也使管理者利于履行职能，知道如何控制和管理。
1228餐饮采购方式选择
1报价采购
1）报价采购的含义
报价采购是指餐饮业者拟购置货品时，先寻找理想供应商或货源，再向其询价寄出征购函，请其寄上报价单或正式报价，这种方式的采购称报价采购。通常卖方所寄发的报价单，其内容包括品名、数量、单位、价格、交易条件、有效期间，有时卖方为求取买方的信任，会主动提出信用调查资料供参考，有时也会寄上“样品”、“目录”及“说明书”，如果报价内容买方完全同意，此项报价采购合同即可成立。
2）报价采购的种类
（1）确定报价。确定报价是指在某特定期限内才有效的报价。换句话说，此种报价是指在有效期内，卖方所提价格为买方所接受，此种交易行为即告成立，若是逾期对方不寄发接受通知，此买卖交易行为即不存在，但是若对方（买方）在接受此报价时，尚附有条件者，则原有“确定报价”即告失效，但是却成为一种新的要约。
（2）条件式报价。所谓条件式报价，是指厂商在报价时附有其他条件，由于条件内容不一，因而其形态十分复杂。
①无承诺的报价。此类报价一般仅可作为参考，卖方是按当天市价报价，若遇物价波动，卖方自行调整其价格，所以这种报价寄发时，务必声明：“本报价不受承诺的约束”，或者“本报价价格按市价而增减”，或者“价格随时适时变更，无需通知”。
②卖方确认的报价。此类报价必须经卖方确认后才算生效，此类报价较无承诺的报价好，它对买方表达出交易的诚意，又可防范风险。但是若遇特殊理由，卖方可说明原因而取消确认。
③可以先销售的报价。这种报价对卖方较有利，即卖方以一批货同时向两家以上客户报价，如果其中有人接受此报价，则后到接受者，对已售的货品即自动失效。
④买方于同意后的报价。此类报价又称许可退货的报价，即买方须看到货品满意后才成立的报价方式。这种报价对卖方极不利，因此甚少有人采用。
（3）还报价。所谓“还报价”，事实上是一种讨价还价的方式。它是指买方对卖方报价单所提交易条件、产品品质规格、付款方式均甚满意，唯嫌价格太高，要求对方减价。但这种还报价与接受是不同的，还报价必须卖方接受后交易行为才告成立，如卖方不同意减价，则交易仍无法成立。
（4）更新报价。更新报价是指报价有效期限已过，以同样交易条件重新再报价。
2招标采购
1）招标采购的含义
所谓“招标”，又称“公开竞标”，是现行常见的一种采购方法。它是按规定的条件，由卖方投报价格，并择期公开当众开标，公开比价，以符合规定的最低价者得标的一种买卖契约行为。此类型的采购具有自由公平竞争的优点，可以使买者以合理的价格购得理想物料，并可杜绝徇私、防止弊端，不过手续较费时，对于紧急采购与特殊规格的货物无法适用。 2）招标采购的程序
公开招标采购必须按照规定作业程序进行。一般而言，招标采购的流程可分为发标、开标、决标、签订合约4个阶段。
（1）发标。发标之前须对采购物品的内容，依其名称、规格、数量及条件等详加审查，若认为没有缺失或疑问，则开始制发标单、刊登公告并开始准备发售标单。
（2）开标。开标之前须先做好事前准备工作，如准备开标场地、出售标单，然后再将厂商所投的标启封，审查厂商资格，若没问题再予以开标。
（3）决标。开标之后，须对报价单所列各项规格、条款详加审查是否合乎规定，再举行决标会议公布决标单并发出通知。
（4）签订合约。决标通知一经发出，此项买卖即告成立，再依招标规定办理书面合约的签订工作，合约一经签署，招标采购即告完成。
3）招标采购的技术
（1）制作理想的标单。在整个招标采购的过程中，最重要的是标单的订立。如何拟订出一份理想的标单，是招标采购作业中不可忽视的一项重要基础工作。一份理想的标单，至少应具备以下几项内容。
①能够确定适当的超标采购方式，不要指定厂牌开标。
②规格要明确，对于主要规格开列须明确，次要规格则可稍富弹性。
③所列条款务必具体、明确、合理，可以公平比较。
④投标须知及合约标准条款，能随同标单发出，内容合情合理。
⑤标单格式合理，发标程序制度化。
（2）招标采购须注意的事项。
①品名是否明确、招标采购物品所列名称是否采用标准名称，品名书写是否有笔误等。
②质量、规格是否适合本身营业的需要，并了解主要规格与次要规格的作用。
③注意数量，了解各种吨、毛重、净重的计算与换算方法，力求准确。
④包装方法及条款是否适宜。
⑤交货日期必须明白订立为宜，避免使用含糊不清的用语，以免届时发生不必要的纠纷与困扰。
3议价采购
1）议价采购的含义
议价采购是针对某项采购物品、品牌物料，以公开方式与厂商个别进行洽购并议定价格的一种采购方法。由于价格的拟订是双方磋商后订立，故此项采购方式又称为双方议价法。
2）议价采购的优缺点
（1）优点。
①议价采购最适于紧急采购，它可及时取得迫切需要的物品。
②议价采购较其他采购方式更易获取适宜的价格。
③对于特殊性与规格的采购品，议价采购最适宜，且能确保采购质量。
④可选择理想供应商，提高服务质量与交货安全。
⑤有利于政策性或互惠条件的运用。
（2）缺点。
①议价采购是以不公开方式进行磋商议价，容易给采购人员造成舞弊的机会。
②秘密议价违反企业公平、自由竞争的原则，易造成价格垄断。
③独家议价易造成厂商哄抬价格的弊端。
3）议价预估的方法
（1）采购餐饮烹饪设备，若厂商有产品目录或价目表，则可参考，并可参照市场行情预估。
（2）实际从事市场商情调查，可通过同业所提供的采购资料，其实际调查比较3家以上厂商的价目表，以其平均值作为预估价格。
（3）采购食品原料，可参考以往进价及市场预估。
（4）对于大宗蔬果，除参照以往进价外，还可电询批发市场作为依据。
（5）若所采购物资无以往相同规格资料可参考时，则可以性质相似的采购物资价格资料供参考，或者以政府或同业所订价格来预估。
4）议价采购的步骤
（1）审查报价单。审查厂商寄来的报价单，通常必须注意以下几点。
①品名、规格、质量是否符合需求。
②报价是否确定，有无附带不确实价格条款。
③付款条件、报价有效期是否合理。
④交货期与交货方式是否合乎要求。
⑤是否附有特别条款，如索赔、违约罚款，不可抗力等因素，其内容是否合理。
（2）定期议价及签约。买方接到卖方寄来的报价单后，经过审查后若认为合理，即可由买方择期议价，对于大宗特殊设备有时需要历经多次洽商，分析每项条款后才能决定，再由买卖双方正式签署合约。
5）议价采购应注意的事项
（1）议价采购必须指定厂牌或确定质量、规格，此为第一要件。
（2）议价采购必须要求供应商提供原厂报价单或价目表正本，以防止中间商不实的报价，若是复印件仍应要求对方提出原本核对或电询，以防中间商涂改舞弊。
（3）有些代理商为争取生意，对买方所提条件，如规格、品质、交货期、价格等，往往未经原厂同意即一口承诺。
因此，议价时须详审代理商与原厂商的代理契约关系，若是涉及规格、品质、交货期、价格等条款的修订与变更，必须要求代理商提出原厂的承诺文件才能作出决定。
4现估价采购
现估价采购是买卖双方当面估价的采购方式，其方法是自数家供应商处取得估价单，然后双方面洽其中的内容，一直到双方认为满意时才签订买卖合约。此种方式因有质量、服务及交货期等问题，所以买方不一定向价格最便宜的供应商采购，但一般都已经事先做好品质调查，认为没有问题的供应商才向其索取估价单。所以，如果交货期及服务等没有问题时，大部分都向价格较便宜的供应商订购。
1）现估价采购的优点
（1）由于是收集各供应商的估价单进行比价，所以是仅次于投标方式而获得单价便宜的方式。尤其在经营不景气时，要想在同业竞争中取胜，此方式在价格上会很有利。
（2）可以省略供应商的估价手续，以及为了估价所需资料的准备工作，手续上比其他方式简单，从而可以减少各种费用。
2）现估价采购的缺点及其对策
（1）经营状况良好时，供应商有许多的订单，所以其单价常有偏高的倾向，因此需适当地选择信息来源，以便选择较多的同业或公司而寻求便宜的供应来源。
（2）估价之前，同业供应商常会事先商议而协定价格，从而将估价提高。要防止这种情况的发生，要将分析估价所需的必要资料准备齐全，同时采购人员需有正确的价格知识，如果判断估价有异常情形，则应考虑再从其他公司索取估价单。
（3）此方式由于具有弹性，所以采购人员投机取巧比较容易。
因此，一般都要求采购人员有很强的道德观念，同时规定其正当的交际范围。
123食物原料的供应
1231验收
验收是一种包含了验货及接受或拒绝货品的行为，它涵盖了许多层面的工作。
在一个餐饮企业内，最基本的验收程序包括由货车司机送货，验货员在入口处检查货品与订货单上所列的货品质量与规格是否相符合。一般供货单位的实际送货量可能超过订购量或可能短斤缺两，原料的质量可能不符合酒店的要求，会超过或低于采购规格标准，而原料的价格也可能与原先的报价有出入。因此，验收控制的主要目的是检查送货的数量是否符合订购的数量，原料的质量是否符合规格标准，价格是否符合原先的报价。
1目标
验收的目标与采购的目标可以说是一致的。采购的目标包括从正确的供应商处在正确的时间内获得正确的品质、数量与服务的货品；而验收过程的两大目标如下。
（1）检查所收到的货品与各项要求是否符合。
（2）掌握所收到货品与服务的流向。
无论是何种物品，一旦通过了检查，它们立即成为此餐饮组织的所有物，因此，物品控制流程即从此开始。一般管理层会要求以书面文件记载货品由何处运来、数量、分送到厨房多少次、每次数量多少等细节。此控制流程可简可繁，要看各酒店的需要。但是一般在控制流程上应尽可能仔细，叙述力求清晰，以避免在某一过程中，因为某个人故意或无意中出错，而破坏了整个采购的功能。
2注意事项
（1）指派有此方面能力的人员负责验收中的验货过程。此处所说的能力，是指机敏、诚实，对验货有兴趣，而且对各项采购货品略具知识的员工。一旦担任验货职务的人选决定后，就必须施以培训，教导该名员工辨识优质与劣质品，以及各种采购、验货的相关专业知识。
（2）适当的验货工具。验货区最重要的必备工具是磅秤。温度计可用来检查冷藏或冷冻货品的温度是否符合要求；尺子可用来测量肉品的脂肪与切割厚度的规格是否有出入。
（3）足够的验货空间能让验货员充分发挥应有的功能。标准的照明度，宽敞、安全而方便的地点，能让验货员与供应商正确无误地进行工作。
（4）安排适当的验收时间绝对不要让验货员无间断地检验一批又一批的进货，因为在人员疲劳、时间匆促，或者是工具不够的情况下，很容易出错。而且验货员要能确实掌握所有的验收时间，亲自在现场督导查验，千万不可因为验货员不在而另外找人替代。
（5）验货员应随时掌握一份采购规格的复印件。这份复印件可在发生规格混淆时，展现它的功能。此外，当某项指定产品缺货时，供应商若提供替代品，验货员便可根据采购规格表上所列出的各项条件，来决定是否采用替代品，或者是坚持使用原指定货品。
（6）验货员应该持有一份订货单复印件。验货员应该充分掌握进货的货品、品名、数量与送货时间，一份完整而且正确的订货单影印本，有助于验货员适当地准备完成即将进行的验货过程。
3退货
有时验货员必须拒绝部分或全部的到货。此时，其必须准备一份“退货通知书”，详细说明该项货品的退货原因，究竟是质量、数量还是价格不符合订货单上的规定。送货员必须在“退货通知书”上签名，表示该项被拒绝货品确有瑕疵，并将退货通知书正本寄交给供应商，除了告知退货事实外，也供其查证送货员是否有欺骗、调货等行为；副本则交给会计部门，以核算新的应付账款。而验货员也要持有一副本，作为日后查核供应商供货是否有疏失的依据。
1232储存
食品原料的储存管理，对餐饮成品的质量和成本也有着举足轻重的影响。
储存管理通常是进货后发生的连贯动作，当验货员完成检查进货的手续后，其必须将货品正确地摆进贮藏室内，有时则是将某些特定物品直接送去使用。
一般食品原料储存可以分成两大部分，即干藏和冷藏。仓库用于干藏那些不需要低温保鲜的干货类食品原料，冷冻及冷藏设备用于储存冷冻食品原料及冷藏鲜货类食品原料。
1干货原料的储存
干货原料的储存应注意以下事项。
（1）避免将物品置于地面上而招致细菌感染。物品至少离地面约25厘米，离墙壁约5厘米。
（2）不要将物品放在靠近污水管或水沟旁。
（3）将有毒性的物品，如杀虫剂、肥皂、清洁剂等与食品分开存放。
（4）将开封的用品存放在加盖且有标示的容器内。
（5）定期清洁贮藏室。
（6）将经常使用的物品放在靠近出入口的货架底层。
（7）将较重的物品置于货架底层。
（8）进货时，记录该食品的进货日期，出清存货以“先进先出”为原则。
2食物原料的冷藏
使用食品原料冷藏设备的主要目的，是以低温抑制鲜货类原料中微生物和细菌的生长繁殖速度，维持原料的质量，延长其保存期限。餐厅常用的冷藏设备包括各种厨房冰箱，以及常与冰库相连的冷藏室等。
