4．信纸的折叠
信纸的一般折叠法是文字向外，先直后横，或先横后直。文字面内的折法，一般是丧家凶信折法。信笺顺折向上最为适合，因为收信人拆信后，抽出信笺便看见自己的名字。写文言书信时，最好注意这一点。寄往欧美国家的信函，信纸折叠方式为一分为三地横折。先折信纸的下端，后折信纸的上端，以便收信人拆信后，打开信纸便可看到自己的名字。
几种常用商务信函的礼仪
（1）邀请信礼仪。这是用于邀约的一种社交信函。邀请信一般内容比较简单，但措辞要诚恳，受到邀请的人无论应邀与否，都要及时回复。
（2）聘任信礼仪。在一般情况下请柬和聘书可代替聘任信，不过，对于单一的或特殊的对象来说，信函的样式显得更为郑重。为了表示对受聘者的器重和敬仰，则可由单位的负责人发聘任信。当今的外企、合资企业用聘任信较多，其他机构使用不多，但随着我国尊重人才风气的兴起和行政首长负责制的形成，聘任信会逐步普遍起来。
（3）推荐信礼仪。这是单位或个人介绍某人担任某项职务或负责某项工作的信函。推荐信的发出者可以是和被举荐人有交情或业务关系的人，也可以是有某种关系的组织单位。推荐信要尽可能介绍被推荐人的详细情况，需实事求是，态度也要适当，不可强人所难。
（4）商洽信礼仪。这是单位或个人因业务关系而用的一种信函。这种信函旨在就某一问题进行书面商讨。无论是个人还是组织，第一次就问题商洽，要就这一事项的缘起、目的等阐明，提出具体的意见和建议，乃至具体计划。如果是商业方面的商洽函，有关数据、指标等都要明确无误。
题词的格式礼仪
依据我国文字书写的形式，题词可以分为横竖两种格式。竖式的一般从右向左写，横式自左向右写。题词一般都有三部分内容：一是题词正文；二是题词的对象，即给谁题写的；三是落款。常见的情形是题词居中，对象在右或在上，落款在左或在下，落款除题词者的姓名外，还应有题词的时间。有的也把题目的对象放在正文之后。有一些带有号召性的、对象不确指的题词，大多省略题写对象。一些题写于山水实物上的题词，则多是上不写题词对象，下不写落款。
商务传真礼仪
传真，又叫传真电报。主要优点是，操作简便，传送速度非常之迅速，而且可以将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去。在现代的商务交往中，经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的交往对象手中。传统的邮寄书信的联络方式，已难于满足这一方面的要求。因此，传真已经成为商务交往中必不可少的办公工具之一，但若想有效、快捷的发挥传真的效用，还必须要掌握传真的礼仪。
使用传真的礼仪
发送传真时，用户若是长途直拨有权用户，可使用直拨电话，若是普通人工挂号长途电话用户应向长途台挂号后使用。电话接通后听到传真信号，表示即可发送传真，如有人接电话，应通知对方有传真待发，等听到对方发出传真信号后才可发送传真。若无人在场时，可将传真机设置成自动收录状态。为了保证传真传输质量，书写规格要求严格。相片传真使用面积长宽不能超过18厘米×18.5厘米，每个汉字、字母、数码均要求不小于0.8厘米×0.8厘米。文件书写面积不能超过16厘米×22厘米，报纸传真不超过55厘米×39厘米。字迹要求清晰，以黑白两色为限。
利用传真对外通讯的礼仪
（1）在安装、使用传真设备前，须经电信部门许可，并办理相关的一切手续，不准私自安装、使用传真设备。如欲安装、使用自国外直接所带入的传真设备，必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测，然后方可到电信部门办理使用手续。使用自备的传真设备期间，按照规定，每个月都必须到电信部门交纳使用费用。否则即为非法之举。
（2）本人或本公司所用的传真机号码，应被正确无误地告之自己重要的交往对象。一般而言，在商用名片上，传真号码是必不可少的一项重要内容。对于主要交往对象的传真号码，必须认真地记好，为了保证万无一失，有必要在向对方发送传真前，通报一下对方。
（3）商界人士在使用传真时，必须牢记维护个人和所在单位的形象问题。不可缺少必要的问候语与致谢语。
（4）人们在使用传真设备时，最为看重的是它的时效性。因此在收到他人的传真后，应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方。需要办理或转交、转送他人发来的传真时，更不可拖延时间，以免耽误重要的要事。
传真的简述
传真电报按其内容及业务性质可以分为四种：相片传真、真迹传真、文件传真、报纸传真。近来发展迅速的用户传真，在一些发达国家已广泛使用，成为办公室内不可缺少的一种通讯工具。用户只要在自己的电话机上加装一台传真机，通过国际国内长途线路，在几十秒钟内就能把凡可绘写在纸上的各种文字、照片、图表等资料传送到国际、国内拥有传真机设备的用户手里。对方用户即可收到如同复印机印出的一份副本稿件，用户也可预先输入程序，需要时也能让传真机在办公室无人值守时自动收录稿件。但是它的缺点主要是发送的自动性能较差，需要专人在旁边进行操作。有些时候，它的清晰度难以确保。
使用电子邮件沟通的注意事项
电子邮件有很多用途，用于联系贸易业务、用于出国留学的联络、亲人朋友之间的通信等。作为工作场合的业务沟通，电子邮件提供了很多的便利，同时也带来了很多风险。
在所有的沟通方式中，电子邮件是最难控制的，最容易达到你不想传递的对象。最牛女秘书的“邮件门”事件，就是一个典型。下面是使用电子邮件沟通的注意事项：
（1）沟通的对象问题。
业务沟通中间，有主沟通对象（决策人）、辅沟通对象（执行人）、监督评估对象（审核人）等，使用电子邮件沟通时，这个规则依然没有发生变化，发送邮件之前，必须确认对象是否正确，以免造成不必要的困扰。
（2）认真撰写电子邮件的内容。
向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。若是随想随写，是既不尊重对方，也不尊重自己的。在撰写电子邮件时，下面三点尤其必须注意。
①避免滥用电子邮件。在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。对商界人士来讲，这一点就显得更加重要了。所以有人才会说：“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。”
②慎选电子邮件功能。现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能商界人士是必须慎用的。
③写作中的情绪问题。邮件也是“信件”的一种，具有“白纸黑字”的特征，也许发出邮件信息会永久被存于某处私人档案或转印成文件到处流通。因此，在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句，以免他日落人笑柄。
如何认真撰写电子邮件的内容
（1）明确主题。一个电子邮件，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。
（2）语言要流畅。电子邮件要便于阅读，就要以语言流畅为要。尽量别写生僻字、异体字。引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。
（3）内容要简洁。网上的时间极为宝贵，所以电子邮件的内容应当简明扼要，愈短愈好。
商务人员礼仪规范
讲究礼仪是商务人员的行为准则，为了在竞争中立足，在礼仪上下功夫是最好的选择。虽然，礼仪不一定能促成一桩买卖，但可以肯定地说，不注重礼仪规范，生意一定会失败。
服装服饰
我们并不是要求业务人员在衣着上怎样搭配，怎样华丽耀眼，但最起码一点要穿着得体、大方、干净、整洁，显得有内涵，这样才能开始你从事行业的第一步。在现实生活中，有许多业务员自认为水平高超，就忽略了服装服饰问题，殊不知，这是导致失败的直接因素。客户第一眼看不出你的水平，他看见的首先是你的衣服和鞋子。一系列的交往过后，才能领教你的业务水平。所以，业务员一定要注重自己的仪表。
言谈举止
言谈举止是衡量一个业务员综合素质的标准，也是塑造个人形象的重要因素。所以，讲话时一定要有分寸，时刻注意语言，尤其是开场前一分钟里讲的话，是决定成败的重要依据。一个合格业务员必须随时留心对方的话，从中提取有用的信息，分析对方想要得到的信息，不失时机地输送过去。如果客户有不清楚的地方，还应热情、大方、有礼地为其讲解。
气质修养
气质不是与生俱来的，受外界环境影响颇深。作为一名业务员，要注重培养自身气质，结合自己的心理、性格特征，塑造理想的气质形象。将干练、富有亲和力的一面展现在客户面前，让人心甘情愿与你合作。
自信的心态
自信是一切行动的源动力，没有了自信就没有行动。我们要对自己服务的企业充满自信，对我们的产品充满自信，对自己的能力充满自信，对同事充满自信，对未来充满自信。我们将优良的产品推荐给我们的消费者，去满足他们的需求，我们的一切活动都是有价值的。如果销售人员自己都不相信自己的产品，又怎么样去说服别人相信自己的产品呢？有些销售人员不相信自己的能力，不相信自己的产品，所以在客户的门外犹豫了很久都不敢敲开客户的门。
相应的礼仪
尊重他人不仅表现在表面上的礼貌，而且要知道客户需要什么，并及时奉上才是对别人最大的尊敬。认识到这一点，并采取相应的行动，就能在合作中占优势地位。值得注意的是见客户之前要准备好材料，不要等客户要的时候才去找，这样自然显出你的失礼。合作就是为了实现某种利益，任何人都明白这一点，因此在与客户洽谈过程中，没有必要掩饰这一点，否则会给人以虚伪、做作的感觉。
贵在坚持
业务工作之所以不容易做，是因为许多客户不太明白，做成业务双方都可以受益，是一举两得的事情。因此，在洽谈的时候客户对业务员百般刁难，如果业务员承受不住这样的考验，结果只有失败。所以，当你遇到这样的客户时，不妨委婉地提示一下对方，让他意识到业务谈成后，对他也有好处。这并不是失礼的行为，而是一种策略。做成业务本是两个公司合作的结果，也是你与对方谈判代表之间的个人合作。商务活动中，许多合作都不可能仅仅一次就能达到目的，双方应本着长期合作的原则，与对方结成合作伙伴。
建立友谊
为了能长期合作，应该与对方谈判代表建立起私人关系，力求成为好朋友。这样对双方结成长期的合作伙伴是有帮助的。
公私分明
在合作过程中，业务员与客户之间的关系很微妙，即使双方已经成了好朋友，但其中还涉及到各自的利益问题，要知道，你与客户之间是通过生意才成为朋友的，彼此间的友情并不是单纯的、没有任何利益关系的。所以，在与客户交往时，不要拿对待朋友的礼节来对待客户。除非彼此间的友情已经升华到金钱之上了。否则，会有冒犯或者怠慢之嫌，破坏双方感情，影响业务往来。
业务员打电话的礼仪
打电话目标是获得一个约会。你不可能在电话上销售一种复杂的产品或服务，而且你当然也不希望在电话中讨价还价。电话销售应该持续大约三分钟，而且应该专注于介绍你自己、你的产品，大概了解一下对方的需求，以便你给出一个很好的理由让对方愿意花费宝贵的时间和你交谈。最重要的别忘了约定与对方见面。
