由于餐饮店的经营模式属于客人直接消费直接埋单型的,因此工作人员接触最多的便是现金,现金管理历来很重要,如何对现金管理做到滴水不漏是很多餐饮店老板都头疼的问题。
餐饮店财务管理并非易事,在餐饮店中服务人员、收银人员、出纳人员、会计人员都会接触到现金,那么如何管好现金,防范现金的舞弊尤为重要。
1.餐饮店现金收款原始凭证的开具应当注意的事项
(1)在开具现金收款原始凭证时,要正确选用现金收款原始凭证,不得用收款收据或非经营性收据代替发票以逃避纳税义务,也不能用经营性发票代替销货发票或用普通发票代替增值税专用发票等。
(2)在填开现金收款原始凭证时,应当按照经济业务如实填开,不得应付款方要求任意改变现金收款凭证的有关内容,以防止不法分子利用合法的凭证从事违法活动。
(3)在填开现金收款凭证(特别是发票、非经营性收据)时,如发生错误,应将该凭证保留在发票本上,并盖上“作废”章,以示注销,不得随意将错误凭证丢弃,或连同该凭证存根联一并撕去。
2.截留现金收入,偷逃税款
“例”王某在大发酒楼住宿和就餐,共花费600元,其中住宿费420元,餐费180元,结账时酒楼没有给王某任何单据。酒楼的解释是,酒楼刚开张,还没有到税务局申领发票。由于王某一再要求,酒楼就开具了一张收据给王某,同意其下周来取正式发票。一周后,酒楼以发票还没有申领到继续拖延,并信誓旦旦地保证下周肯定有。该酒楼打的如意算盘是利用拖的方式,使顾客不胜其烦,放弃索要发票,而自己可以少开发票,最终达到逃税的目的。但没有想到的是,一周后,王某还是来了。酒楼一看拖不下去了,便又采取打折的方式,并称只要王某不要发票,可以给予其一定折扣。王某断然拒绝了酒店的不合理要求,将其举报到税务机关,最终该酒店被处以600元罚款。
搜狐网曾经有一个网友调查,问题是:“在外面吃饭你索要过发票吗?”结果,从不索要发票的网友为13.4%,肯定要票的为52.17%,还有34.78%的网友表示无所谓。在餐饮店的经营过程中,现金收支是极为频繁的,这就给部分企业偷逃税款造成了极大空间。在餐饮企业住宿和就餐的客人结账时有不索要发票的习惯,而有些餐饮企业为了躲避税务机关的监控,达到偷逃税款的目的,还会以各种办法拒绝为消费者开具发票或开具假发票,有的餐饮企业为了“节省”发票,甚至推出了不开发票打折、送礼物、抽奖等多种“优惠”,造成部分现金收入不纳入账务核算。由于餐饮企业大部分都是采用税收核定制,如果发票申请超过一定量就要进行补税,所以许多企业抱着能少开就少开的目的,偷逃税款。
3.瞒天过海,套取现金
“例”陈某是顺来酒楼采购部主管,平时主要负责酒楼物资的采购工作。由于酒楼平时对物资管理不是非常严格,从未认真进行过盘点,进货物资的数量和金额都由陈某一人掌握。陈某为谋取私利,就利用职务之便,与酒楼财务部会计王某合谋找一些物品发票,对所附明细清单进行修改,全部换成企业办公用品,酒楼经理也未进行核实,签字同意后报销下账。就这样,虽然实际并未发生任何支出,但现金却瞒天过海轻易被套取出来了。
餐饮企业由于规模小,财务制度不健全,财务人员对报销把关不严,个别人便利用这一机会,将平时非公务或私人积累的一些车票、住宿费等单据混在正常票中一起报销,套取现金。当然也有一部分企业故意报销一些非公务单据或是伪造单据,以达到增加费用,减少利润,偷逃税款的目的。
4.库存现金长短款
“例”非常滋味酒店出纳2010年5月1日和10日两天的现金盘点中,分别发现现金短缺20元和溢余50元的情况,但未找出原因。为了保全自己的面子,同时又考虑到两次账实不符的金额很小,他决定采取下列办法进行处理:现金短缺20元,自掏腰包补齐;现金溢余50元,暂时收起。
首先肯定该酒店出纳的处理方法都是错误的,其直接后果可能会掩盖酒店在现金管理与核算中存在的诸多问题,有时会是重大的经济问题,凡是出现账实不符的情况时,必须按照有关的会计规定进行处理:如为现金短缺,按应由责任人赔偿的部分,借记“其他应收款——××”科目,按实际短缺的金额扣除应由责任人赔偿的部分后的金额,借记“管理费用”科目,按实际短缺的金额,贷记“现金”科目。如为现金溢余,按实际溢余的金额借记“现金”科目,按应支付给有关人员或单位的部分贷记“其他应付款”科目,按实际溢余的金额超过应支付给有关人员或单位的部分后的金额贷记“营业外收入”科目。
“例”好又来酒店会计王某因粗心将2009年11月记账凭证汇总时,漏记了一笔收到的现金往来款500元,因为漏记的这笔业务并不影响汇总的科目表的平衡(资产科目一冲一减),致使现金总账和明细账产生了差额。出纳陈某发现了这个错误,没有提醒王某,而是将现金明细账比总账中长出的500元现金据为己有。税务人员在审计时发现现金总账和明细账不符,追问之下,才发现陈某私自占有长款的事实。
首先,实际工作中,由于会计数字繁多,一旦会计人员粗心大意,记账发生错误,会造成总账和明细账不符;若出纳人员素质不高,将长款据为己有,会给企业带来较大损失。
其次,无论是发生了盘亏还是盘盈,都应通过调查分析确定其原因。对于盘亏,尤其应提高警惕,应进一步检查收、付款凭证与总账,以确定现金盘亏是出纳员挪用公款或贪污公款所致,还是工作差错所致。
对于盘亏,如果是大额盘亏,则可定性为挪用或贪污并应对出纳员进行检查,促使其进一步交代问题,最终确定盘亏的原因;如果是小额盘亏,在发现其他可疑线索的情况下,由出纳员说明情况,并责令其即刻补缴盘亏款项,应对其工作作出相应的行政处分。
对于盘盈,就应通过调查分析出纳员有无替他人代管现金的情况(事实上,在盘点前,都应要求出纳员事先声明)。如果盘盈的金额较小,一般可确定为出纳员在收付款时由于多收或少付造成的;如果金额较大,应考虑其是否为被查单位的“小金库”或其他舞弊问题,还需要进一步的综合调查分析来确定。
最后,特别是要通过出纳员说出实际情况,以便查清问题的真相。
5.非正常现金支出
“例”大发酒店办公室人员频繁报销办公用品和劳保服装费用,经统计发票,日期相隔3个月的某大型商场发票居然连号,且出现日期顺序与发票号码顺序颠倒。为了进一步落实票据的真实性,审计人员利用盘点机会找员工了解是否曾发放劳保服装,员工告知从未发放过。这样,问题逐渐明朗化,后经过总经理交代,该单位是利用报销办公用品和劳保用品的名义给领导班子成员购买商场购物卡用于私人消费,以权谋私。
该案例是通过抽查现金报销或者银行转账支票支付的费用票据,查找一些有疑点的报销单据,从而深入查处套取公款的非法行为。
因此,在具体操作中,首先,要看发票是否按规定填写,注意发票号码有无在单位经济活动中短期内出现相连或相近,有无使用发票种类不符合经济业务的问题,大小写金额是否相符,字迹有无涂改、擦、补或颜色笔迹不相同的现象,报销手续是否齐全。其次,一定额度以上的支付货款都应通过银行结算,若发现未通过银行结算支付货款时,应查明不通过银行结算的原因。再次,对付款另给收据或发票的应特别注意有无重复报销现象。最后,专用收款收据(“三联单”)要特别注意详细认真审计。