一、印章的含义
印章，即图章，是印信凭证的一种，是国家、社会机构、组织、个人的特定标记。印章包括两大类：一类是机关或单位的公章；一类是机关或单位领导人的个人章。这两类印章都代表机关或单位职权的合法性。其作用有：
（1）标志作用。任何一个机关或单位的印章，都要标明这个机关或单位的法定全称，使人一目了然地看出性质、级别和职权范围。使用印章，是这个机关或单位存在的合法性标志。
（2）证明作用。印章的权威性是指印章象征单位、组织或个人的权力。代表组织或个人对事务起证明作用，凡是以单位的名义发出的文书加盖本单位公章后立即生效，并代表该文书的法定性。
各种各样的文凭证据只有加盖公章后才能生效，才能表明某个机关或单位对此负有责任，人们才会相信它的效力。如任命书不盖章，任何职务的任命都是无效的；毕业证书不盖章，就无人承认其学历；现金支票不盖章，就不能取出现金等等。
（3）凭信作用。既然印章是机关或单位合法性、权威性的象征，那么，它在工作中无疑具有凭信作用，一切文件、信函、合同、协议书以及各种证明要使人们真正相信它具有效力，就必须盖章。不盖印章的行文，很难取信于人，更不能产生法律效力。
二、印章的种类
印章按其性质、作用、质量可分为正式印章、专用印章、套印章、钢印、手章、名章、戳记七大类。
（1）正式印章。是按照国家规定由上级领导机构正式颁发给所属领导机构使用的代表一定职责、权力的印信凭证。
（2）专用印章。是机关或单位为了便于工作，专门刻制用于某种特定用途的印章，这种印章不代表整个领导机构，只代表领导机构某项专门业务内容和权力。它包括财务专用章、合同专用章、业务专用章。
（3）套印章。它主要用于印刷需加盖印章的文件、颁发的《通知》、《布告》以及经缩微后在各种凭证的印刷品上使用，它用制版印刷的方式代替手工盖印，适用于大宗公文凭证用印。
（4）钢印。是用金属材料刻制的，上下两部分凸凹相对，可以直接在文凭证件上压印出字迹的印章。一般用于需要贴照片的证件，盖在照片与证件的骑缝上，表示证件与照片相吻合，防止伪造。钢印不能作为文件、介绍信用及其票据凭证的有效标志。
（5）手章。是指刻有某人姓名的图章，各级领导机构的领导干部的个人手章，代表行使法定职能的领导干部的个人印信。比如，在各级机构使用的支票上，除要盖有专用印章，还需要盖有主管领导干部的手章。
（6）名章。属于私人印章，使用名章可以代替手写姓名，加盖个人名章可作为个人对某事负责的凭信。
（7）戳记。是刻有一定字样的，带有标志性质的印章。这种印章主要是为了方便工作，提高工作效率而刻制的。如文件的收文章，文件秘级中用的“机密”、“绝密”、“急件”等戳记。这种印章不仅可以减少秘书的工作量，而且还可以使工作规范化。
三、印章的作用
印章加盖在文书的不同位置以及在文书处理的不同环节中，其作用也各不相同。其中有：
（1）款章，无印的机构可以借印。如派出机构可以借用所驻机关的印章，共同机构可借用实体机关的印章等。
（2）更正章，对文书书写中的差错进行改正后，要加盖更正章，以作为法定作者自行更正的凭信。一般不要使用刊有“校对”字样的小色章作为更正专用章，以杜绝作弊现象。
（3）证见章，对以他人名义出现的文书盖章作证。如两单位签订合同，须请双方上级主管部门加印证见；旁证材料由旁证人所在单位证见。摘抄档案内容要由档案保管部门证见。
（4）骑缝章，介绍信与存根衔接处须骑缝加盖印章，以便必要时查核、对同。
（5）骑边章，重要案件的调查、旁证、座谈记录等材料，很多是由调查人自作笔录，为完备手续起见，除了应由当事人盖落款章，所在机关盖证见章外，还必须将该材料多页沿边取齐后均匀错开，从首页至末页，骑各页之边，加盖一完整公章，以证明该材料各页是同时形成的，杜绝日后改易之弊。
（6）弥封章，在公文封套封口处加盖公章，以确保在传递中无私拆之弊。调查档案时，于封口处用盖有印章的纸条加以弥缝密封。
（7）封存章，在封条上加盖印章，以封存财册、文件橱、财物、仓库、住房等，常在节假日或特殊情况下使用。
四、印章的名称与印文
各级各类机关或单位的印章上所刊刻的机关名称、文字，所采用的字体以及印文排列的通称。国务院1993年颁发的《关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》中的第一条和第二条对此作了较为详细的规定。
1.印章名称
《规定》第二条明确规定：“印章所刊名称，应为本机关的法定名称。自治州、县、自治县、市人民政府的印章，不冠省的名称。市镇区、镇人民政府的印章，冠市或县的名称。印章所刊名称字数过多，不易刻印清晰时，可以适当采用通用和简称。”另外，国务院和国务院所领导的各部、各委员会的印章首冠“中华人民共和国”字样。一般情况下，印章名称应为该机关的法定全称，而不能用简称。
2.印章文字
出于印章规范化、标准化以及易于鉴别的考虑，我国各机关单位的印章所采用的文字及其字体均由有关法律加以明确规定。印章的文字应使用汉文宋体字和国家公布实行的简化字，民族自治地方的自治机关的印章，应当并刊汉文和当地通用的民族文字。
3.印文排列
《规定》第一条中对印文排列问题所述甚详。我国各级国家机关和社会团体、企事业单位的印章文字排列，是在徽记外自左而右环行。机关内部各部门的印章，机关名称印文环行后，部门名称印文在正五角星徽记下端自左而右横排。总之，印章的名称与印文应该法制化、规范化、标准化。
