一、外事洽谈的特点
外事谈判与其他类型的谈判，如国内谈判、国际商务谈判、人与人之间的交谈相比，有着自己的特点。
1.与国内谈判的差别
外事谈判与国内谈判相比，有以下三方面的不同：
（1）在外事谈判中，谈判各方分属不同国家；而在国内谈判中，谈判各方同为一国之人。
（2）在外事谈判中，谈判双方语言不同，在文化习俗上也有较大差别；而在国内谈判中，谈判双方语言相同，文化习惯相同或相似，有共同的语言基础，双方易于沟通。
（3）大多数西方国家是以私有制为基础的，而我国是以公有制为基础的，所以谈判双方的根本利益是对立的。而在国内谈判中，谈判各方在同一国家制度下，谈判双方的根本利益是一致的，虽然也有个体和私营企业参加或参与谈判，但不能损害国家利益，所以，谈判的主导思想是一致的，至少在表面上是一致的。
2.与国际商务谈判的差别
国际商务谈判是指不同国家、地区工业和商业领域的公司、企业之间为各自的经济利益而进行洽谈。
外事谈判与国际商务谈判相比，具有以下特性：
（1）与商务谈判相比，外事谈判的范围更宽，它不仅包括政治、军事，而且还有经济、文化等谈判，而经济谈判中也可以包括商务的内容。
（2）与国际商务谈判相比，外事谈判更具有官方性，更代表国家、民族、政党的政治经济利益。
由于外事谈判的内容更多地涉及国家、政府、政党的利益，有时也会影响到其他国家、政府、政党的利益，因此要求谈判人严守机密。
二、意向性洽谈
意向性洽谈是外事洽谈的第一阶段。首先是因为洽谈的一方有与对方合作的意愿，而通过谈判的形式商洽合作的可能性。如果经过谈判，双方能够合作，则进入签约洽谈阶段；如果谈判破裂，则洽谈终结。当然大多数情况下，洽谈双方都会在一定的基础上尽量使事情成功，虽然谈判可能是一个极为艰难的过程，但只要抱有诚意，且符合实际情况和条件，绝大多数合约、协议在双方各自权衡利弊之后都能成功。有时，洽谈也并非“从一而终”。如果先前的谈判对手不愿作更多的让步，或是双方合作的可能性渺茫，那么，一方也可能放弃这一对手，转而另外寻找合作伙伴。可见意向性洽谈是合作开始的前奏，有了意向，也就有了合作的前提。洽谈的目的就是为了实现这一目标。
1.洽谈准备
（1）拟订计划。洽谈前要拟订一个计划，使得谈判人员在谈判中不偏离方向，循序渐进，最终达到目的。洽谈计划包括谈判主题、谈判日期、人员、地点、过程安排等内容。谈判主题是关键，主题应简明、具体，如为引进外资，可以明确这样的主题：以优惠条件取得外方的贷款。谈判时就要围绕这一主题来进行，谈判的目的与主题相符；其次，要将谈判日期、谈判人员、洽谈地点等一一纳入计划之中，以便洽谈开始，相关人员就可按部就班实施计划。
（2）洽谈调查。正式谈判前，往往有必要了解谈判对方的法人身份、资本、信用、经营能力、经营方式等基本情况。
（3）预备方案。正式谈判前，往往备有两个方案，一个是对我方最为有利的方案；另一个是能够接受的利益最低的方案，参加洽谈的人员都应熟悉两套方案，在谈判中，争取最佳方案。
（4）物质准备。谈判是一项艰苦的工作。物质上准备充分，往往促使谈判朝成功的方向发展。比如谈判所需的文件资料，包括技术资料、法律文件、财务账目等都可能为谈判提供必要的信息；又如，为对方提供有特色的食宿、旅游购物，尽量使对方满意，表达出东道主的诚意。
以上准备工作就绪，即可按预定计划实施。
2.洽谈组织
（1）地点选择。如洽谈地点安排在国内，邀请对方前来。可以选择本单位一处合适的洽谈之处，也可以在对方下榻的宾馆会议室进行。
（2）人员安排。谈判人员的组成包括：领导或项目负责人，专业人员，翻译或记录人员。人数最多不超过4人，其中一人为主谈，其他人辅佐。谈判人员以懂行、有专业知识、富有谈判经验并能言善辩者为佳。若能直接用外语与对方交谈则更好。谈判小组还应有所分工，领导、负责人协调指挥组内成员发挥各自的最佳作用，以避免自相矛盾。较大项目的谈判还要配备法律、会计等专业人员，谈判小组成员有时还可以随着谈判进程的深入和谈判对象的变化而有相应的调整。
（3）谈判进度。谈判进度要掌握松紧有度、紧中有松的原则。谈判时有横向谈判和纵向谈判两种方式。横向谈判是双方先确定谈哪些条款，然后再回头来谈；纵向谈判是逐个把条款谈定。谈判进度就要根据谈判的方式来明确。
3.洽谈策略
谈判是智力与体力的较量。谈判人员能灵活运用策略，就可取得谈判优势，以下几种策略是谈判中经常运用的：
（1）休会策略。谈判中遇到障碍，双方相持，出现僵局时，可以先休会，设法消除紧张气氛，及时研究问题，调整对策。
（2）最后期限策略。提出结束谈判的时间，促使对方不作无休止的讨价还价，集中精力投入谈判，提高效率，但期限要适度。
（3）开放策略。向对方开诚布公，坦诚相见，使双方在诚恳坦率的气氛中完成各自的使命。但需掌握开放程度，特别是对有诚意者方可实施。
（4）润滑策略。即馈赠礼品，表示友好，联络感情，但要注意场合、分寸，视不同对象赠送相应的礼品。
（5）先苦后甜策略。谈判之初将条件提得较苛刻，但不能说死，留有余地，然后逐渐降低条件。但放的幅度、速度不能太快，否则会引起对方疑心。
（6）不开先例策略。即向对方表明某种做法是破例的，不能破此例，否则今后难以应付同样情况，以求得对方的谅解。
（7）以外促内策略。谈判进入僵局，先休会，休会期间请更高级别的领导出来宴请、接见谈判对手，给予其较高礼遇，以促使谈判顺利进行。
4.谈判结束工作
谈判结束，着手准备合同签约事宜。此外，应总结谈判中的经验教训，包括检查我方谈判目标的实现情况，作出评分；检查我方谈判方案中有哪些不妥之处；总结谈判小组的工作情况，如职权使用、气氛维持、后勤合作等；归纳谈判对手的情况，如谈判风格、工作效率、关心的问题等。
三、签约性洽谈
签约性洽谈是外事洽谈的第二阶段，它指经过前期的谈判过程，双方最终达成一致意向，并将此化为书面文件，以各自的法人代表签署姓名和盖印的方式确立双方的权利与义务关系。由于签约时通常举行签字仪式，以此昭示天下，立字为据，因此也是一种特殊而常见的洽谈方式。
1.洽谈目的
签约性洽谈最主要的是认可双方的合同文本。文本的拟制往往不同于谈判的过程。当然它是在双方谈判记录的基础上成文。但这一文本必须分别以双方国家的语言文字表述，而且要做到准确、无误、没有歧义，用两国的语言文字解释，含义相同，这项工作也是重要的，须审慎、严谨、一丝不苟，以防后患。因此，这对谈判双方来说既是素质的显示，又是耐性的考验。
洽谈成功后，所有资料文本都需做中文译成外文、外文译成中文的笔译工作。笔译人员首先应忠实于原文、原意，不要随便转义，用字要严谨。
当中外文字的文本拟制工作全部结束后，便可以进入签约过程。
2.签约准备
正式签约前，要做好以下几方面的准备：
（1）确定日期。由洽谈双方商定，一般选择有意义的日期，如对方国家领导人来访，或本国领导人出访，这通常针对国家间的合作项目。一般情况下则挑选一个对参加签字仪式的双方领导人都合适的日子。
（2）确定地点。地点的选择往往根据合作项目本身决定，如系大型工程项目，往往在现场举行签约仪式。而大多数情况下则在室内，如礼堂、宴会厅、会议室等。
（3）必备物品。需准备好签字文本，中外文字的文本至少一式两份。签字用的文具；代表双方国家的小国旗和插旗的旗架；签字桌、椅、桌布；签字后祝酒用的酒和酒具；摄影器材等。
（4）确定人员。参加签字仪式的基本上为双方参加谈判的全体人员，双方人数大致相等。出席签字仪式的，往往还有双方更高或更多的领导人，以彰示签字仪式的隆重、正规。
（5）会场布置。签字会场设置一长方桌，覆上桌布为签字桌。长桌上摆放各自将签字的文本，上端放置文具，中间旗架上悬挂双方小国旗，届时，签字人员分别有一位助签人，出席签字仪式的领导人和有关人员将站立在签字桌的后排。中外宾客的排位和国旗的悬挂均以国际惯例为原则，即右为上，左为下。以旗面为准，右为客方，左为主方。
3.签约程序
（1）双方按规定时间进入签字会场，签字人员入座，助签人员侍立两旁，其他人员按主客位置并依身份顺序由中间向两边站列。
（2）助签人员协助翻揭签字文本并加以指点，第一文本签完后，由助签人将文本互相交换，签字人再在对方的文本上签字，然后由双方签字人交换文本，相互握手。众人鼓掌表示祝贺。
（3）由服务人员送上香槟，宾主举杯共贺，摄影留念。
四、提出派遣出国计划与确定出国人选
即各级党政机关根据本地区、本单位的经济、科技、文化发展与对外交流的需要，或按与外国签订的合同协议，各种国际会议的日程安排，国外有关部门的邀请，拟派遣下级秘书出国时，事先制订出国计划。出国计划要写明出国目的、前往国家、出国人数、旅行路线、往返时间及所需经费等。按照出国事项和派遣人员的级别，分别经各级政府主管部门审查批准，经批准的，发给出国任务批准证明。
派遣计划经批准后，除某些秘书已随派遣计划获批准外，派遣部门要根据派遣计划的需要，确定出国人选。通常，公派出国的秘书应符合以下基本条件：
（1）政治条件。政治可靠，热爱祖国，作风正派，遵守纪律。
（2）业务条件。熟悉本职业务，能够完成出国任务，具有本行业的专业知识，了解国内外同类专业发展的一般概况，具有一定的实际工作经验和分析解决问题的能力。出国的领导人员有一定的政策水平和组织能力。
（3）身体条件。身体健康，能坚持正常的工作和管理。
选定符合上述条件人员后，再由派遣单位报送规定的主管部门审查批准。5年内曾经出国的，如无特殊情况，可不再办理报批手续。
五、申领出国护照
护照是一个主权国家发给本国公民、供其出入国境和在国外旅居、居留时证明其国籍和身份的一种证件。
按出入境管理办法规定，中国公民因公务出境，由派遣部门向外交部或外交部授权的地方外事部门申请办理出境证件。派遣部门在取得主管部门批准后，即可凭出国任务批准证明和出国人员政治审查批准证明向外交部或地方外事部门申领护照，发照机关依照《中华人民共和国护照签证条例》的规定，发给相应的护照。然后，由外交部或国务院专管部门或外交部授权的地方外事部门负责向前往国驻华使领馆办理签证。应注意的是，公务人员出国返回后，要及时将护照交还派遣单位，个人不得保存。
大多数情况下，许多出国人员是通过一般途径办理出国手续，大致须经以下过程：
1.体检。凡出国前都要在国内进行体格检查，因为许多国家对患有某种疾病的外国人，明文规定不得入境。体检合格后方可办理出国手续。
2.领取护照。护照的内容主要包括：姓名、出生年月、出生地、性别、职业、发照日期、有效期等，护照上均应贴有持照人的照片。
领取因私事出国护照：
（1）公民因私事出国领取护照，必须向户口所在地的市、县公安局出入境管理部门提出申请。为了方便群众，减少层次，一些有条件的城市公安局决定，公民可以直接向市公安局的出入境管理机关申请出国，无须向所在地的县公安局或区公安分局提出申请。
（2）公民因私出国申领护照，除了回答外事警察的询问以外，还必须递交个人的身份证明和有关证明材料，主要是：交验户口簿或者其他户籍证明；填写申请表；提交所在工作单位或者所在地的街道办事处或者公安派出所出具的证明；提交与本人出国事由相应的证明。
领取因公事出国护照：
地方因公出国出境护照手续在省、市、自治区人民政府外事办公室和外交部授权的一些市外事办公室办理。经常有出国任务的部门或单位应指定专人办理护照。因公出国团、组、人员向当地外办申办护照的具体手续是：
（1）持派遣部门的介绍信。
（2）提供申办护照必须提供的文件和材料。由国务院及其有关主管部门或省、市、自治区人民政府或其授权机关下达的同意出国出境的任务批件；由有关部门下达的同意出国出境的人员批件；前往国家邀请单位的邀请函电的原件及邀请人名片；出国者近期照片3张。照片应是正面、免冠、素背景、服装整齐的小二寸半身照片，但不得使用人头像过大或过小、歪头侧面的艺术照，及人像模糊、怪发型、年轻人蓄胡子、围围巾或多年前的旧照及翻拍的照片。照片背面应注明申请人姓名。
（3）每个团组须填写“申请出国护照签证事项表”和护照卡一张。拿到护照后，应检查上述内容填写是否正确，照片上有无钢印，核对无误后在签字栏内签上自己的名字。护照的有效期一般为5年，期满后需再次出国的，要办理延长手续。出国前凭护照办理所去国和途经国的签证，凭护照购买国际航班、船、车票等，在国外凭护照旅行，办理居留手续等。护照务必妥善保管，不得污损、涂改，严防遗失。如出国前不慎丢失，要即刻向有关部门重新申领并登报申明原护照作废；若在国外时遗失护照，则可向中国驻外使领馆重新申领。
颁照部门在发给普通护照的同时，发给出境登记卡，出境卡的作用是证明持照人此次出国得到批准。持照人从口岸出境时，边防检查站要查对所持护照上前往国签证与出境登记卡上注明的前往国名称是否一致，两者相符才能放行。
3.办理签证手续
取得护照后，还须取得前往国的入境许可，即签证。签证是一个主权国家官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停留居住的许可证明。签证一般直接签在护照上，也有的签在其他身份证件上。如前往未建交国，往往另纸签证，与护照同时使用。
申办签证的一般手续如下：
（1）出国人员在所属部门办妥有关手续后，在申办签证时必须提供下列材料：有效护照；邀请信原件；全团名单；签证表；其他要求提供的表格或证明材料。如工作许可证、日程表、健康证明、黄皮书、在留资格证明、入国理由书等。
（2）在申办临时因公出国签证时应特别注意以下几个问题：
各国使、领馆对申办签证都有各自的时限要求，出访者应按各国规定的时限提前申办签证，否则很难保证如期启程。
按规定，临时出国团组和个人的签证申办工作一律由外交部和有权自办签证的单位统一办理。任何个人和非自办签证单位均不得自行前往使、领馆申办和领取签证。亦不得自行前往或通过电话向各国驻华使、领馆查询和催办签证。
跨地区、跨部门组团出国时，如果当地没有被访国家的领事馆，应由组团单位统一申办签证。同一地区或部门多单位组团出国时，应由组团单位统一申办签证。
如果被访国家在出国人员所在地设有领事馆，应就近在当地申办签证，即使同一团组的人员分别在两个或多个使、领馆辖区，也应照此办理。如遇特殊情况需要在一地办理时，应征得使、领馆的同意。邀请函最好请邀请人分别发给各地出国人员。若时间紧迫来不及办理时，也可让出国人员所在使、领馆使用复印件。
签证表格一般由出国团组或个人自行填写，不会填写者可由他人代填，但最后必须由本人签名。签证表格应逐项填写，不得漏项；书写要工整，不得涂改，英文签证表必须用黑色钢笔或圆珠笔填写；所填内容必须与事实相符，不得弄虚作假；凡要求贴相片者，应在贴相片处贴上小二寸与护照同版照片。目前文化部外联局、北京市外办等单位已采用电脑填写签证表，所填表格准确、规范，各单位和个人可委托上述单位填写签证表。
申办签证前，持照人必须在护照上签名。
4.置装
公派出国人员出国前，国家按规定发给一定数量的服装补助费，以便在国外穿着大方、整洁、得体，不失国家尊严。应按规定置装，不要用置装费在国外购买衣物。置装前要多了解前往国家的气候，适宜穿何种服装，尊重东道主的要求和当地习惯，置办舒适、美观、适宜的服装。
5.购买机票
这是出国前的最后一道手续。购票时须交验护照并在中国民航所属售票处办理。飞机票买妥后，首先应检查班次、日期、途经城市、到达城市是否正确，然后检查班机座位是否得到确认，只有得到确认，才能搭乘飞机。
六、办理出入境手续
任何国家对入出境旅客均实行严格的检查手续。办理这些手续的部门一般设在入出境地点，如机场、车站、码头。入出境手续包括以下几项：
（1）边防检查。很多国家由移民局负责边防检查，主要是要求填写入出境登记卡片、交验护照、检查签证等。有些国家免办过境签证，并允许旅客出机场到市内游览，但要将护照留在边防检查站领取过境卡片，返回时再换回。出入境卡须填写的项目有：航班号、来自何处、姓名、出生日期和地点、性别、职业、国籍、逗留国家的地址、家庭地址、护照号码、谁提供生活费用、签字。
（2）海关检查。一般仅询问一下是否有需申报的物品，或填写旅客携带物品入境申报单。必要时海关有权开箱检查所带物品。各国对入出境物品，管理规定不一。烟、酒、香水等限额放行，文物、当地货币、动植物等违禁物品，非经特许不能携带出入国境。
（3）卫生检疫。旅客出入境时，国境卫生检疫部门要检查预防接种证书。有些国家有时免验，但对某些流行病检查特别严格，如发现未进行必要接种，则采取隔离、强制接种等措施。
（4）安全检查。为防止劫机事件的发生，对登机的旅客必须进行一定的安全检查，主要检查有无武器、易燃易爆物品、剧毒物等。检查方法有：过安全门、用磁性探测器近身检查、物品检查、红外线透视仪检查等。
§§第六章 秘书信息沟通与协调工作
