一、全宗类档案管理规范
1.全宗档案的构成条件及划分
某一机关形成的全部档案，反映了它的各种活动及其相互之间有着密切的历史联系的整个过程，成为一个不可分割的有机整体。因此，档案必须按全宗来整理，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂，这样才能科学地保持文件之间的历史联系，全面地反映机关活动的历史面貌，方便档案的保管和利用。
全宗既然是由某一机关在活动中所形成的档案的有机整体，因而研究哪些档案应该组成全宗，须从研究形成档案全宗的机关入手。形成全宗的机关，称为“立档单位”，又称“全宗构成者”。一个机关就是一个立档单位，一个立档单位形成的全部档案，就构成一个全宗。确定一个组织单位是否是立档单位，主要标志是它们在工作上、组织上和财务上是否有一定的独立性。
具备下列条件的组织单位就是立档单位，它所形成的档案可以构成全宗：
（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
（2）是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。
（3）设有人事管理的机构或人员，并有一定的人事任免权。
根据以上构成立档单位和划分全宗的基本条件，按照有关规定的精神，对在全国档案馆网中占有重要地位和较大数量的省、地（市）、县级机关的档案，其全宗一般作如下划分：
地、市、县级机关：
（1）中共地、市、县委（包括办公室、各部）的档案各为一个全宗。
（2）中共地、市、县纪律检查委员会的档案各为一个全宗。
（3）地、市、县直属机关党委（包括直属机关团委）的档案各为一个全宗。
（4）地、市、县工会、团委、妇联的档案各为一个全宗。
（5）市、县人大常委会的档案各为一个全宗。
（6）行政公署，市、县人民政府（包括各办公室）的档案各为一个全宗。
（7）地、市、县级各局、行、院的档案各为一个全宗。
（8）地、市、县各级企、事业单位的档案分别构成全宗。
（9）市、县政协的档案各为一个全宗。
省、地、市、县党委或政府各临时办事机构的档案，不成立新的全宗，而作为有关主管部门全宗的一部分；市、县人民政府各局、行的派出单位（如公安派出所、粮食管理所、银行办事处等）的档案，可不单独划分全宗，而归入派出单位全宗。
省级机关：
（1）中共省委（包括各部、委）的档案，通常应划为一个全宗。
（2）省直属机关党委（包括直属机关团委）的档案应单独构成全宗。
（3）省级人民团体，如政协、工会、共青团、妇联、各民主党派和工商联等的档案各为一个全宗。
（4）省人大常委会、省人民政府（包括办公厅及省人民政府各办公室）的档案各为一个全宗。
（5）省级各委、厅（局）、院、行、社等的档案各为一个全宗。
（6）省级各厅、局所属院、校、所、工厂、单位等二级机构的档案，亦可构成单独全宗。
（7）省级各厅、局派驻省内外各地的临时工作机构，如办事处、供销处、转运站等的档案一般不单独构成全宗，归入各有关厅局的档案全宗。如系固定常设机构，机构较大，文件较多，驻地较远，其档案亦可构成单独全宗。
2.全宗类档案的编号与排列
全宗的编号与排列，通常涉及档案管理中三个环节：
（1）全宗的编号一般是在档案馆接收全宗时，于全宗名册上登记编写的，它属于统计工作中一个具体的技术项目。
（2）全宗在库房内如何排列存放，属于保管工作的范畴。
（3）全宗号的编写，作为档号的组成部分填写于案卷封面，全宗的系统排列等也属于档案的基本编目和系统化的课题。
3.全宗类档案的分类
（1）分类的一般方法。档案分类的质量，在很大程度上取决于采用的分类方法是否合理。档案分类法是具体划分全宗内文件之间异同点的根据，有时也被称做“分类标准”或“分类原则”。档案分类法的种类很多，归纳起来有如下四种类型：
①按文件的产生时间分类，其具体形式主要有两种：A。年度分类法。B。时期分类法。把文件按照立档单位在发展变化过程中形成的不同时期（或不同阶段）来分类。按时期（或阶段）分类也并不妨碍在较长的阶段内再按年度来分类整理。
②按文件来源分类，其具体形式主要有三种：A。组织机构分类法。B。作者分类法。就是按文件的作者（机关或个人）来分类。C。通信者分类法。就是按与立档单位有来往通信关系的机关或个人分类（收文按作者，发文存本和原稿按收文者）。
③按文件的内容分类，其具体形式主要有三种：A。问题分类法。B。实物分类法。按文件内容所涉及的实物分类。C。地理分类法。按文件内容所涉及的地区分类。
④按文件的形式分类，其具体形式主要有三种：A。按文件的种类（名称）来分类，如账册、凭证、报表等。B。按文件的制成材料分类，如影片、照片、录音带等。C。按文件的形状分类，如成卷的、成张的、大的、小的等。
（2）分类法的选择和分类方案的编制。全宗有不同时代、不同性质、不同机关和不同人物的区别。不同全宗反映不同立档单位各方面工作活动，文件的内容、成分和保存的状况，各有特点，互有差异。全宗是一个复杂的档案整体，在进行全宗内档案的分类时，必须分别对待，具体分析全宗的构成，针对不同全宗选择合适的分类法。而全宗内档案分类方法选择的正确与否，将直接影响全宗内文件之间能否更好地保持历史联系，是否如实地反映客观情况。
全宗内档案的分类，单纯采用一种分类方法是比较少的，多是两种方法结合使用，即采用复式分类法。通常由年度同组织机构或问题联合，构成下列四种分类法：
①年度—组织机构分类法。就是首先把全宗内档案按年度分开，然后在每个年度下面再分组织机构。
②组织机构—年度分类法。就是首先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面再分年度。
③年度—问题分类法。就是先把全宗内档案按年度分开后，在年度下面再分问题。
④问题—年度分类法。就是先把全宗内档案按问题分开后，在每个问题下面再分年度。
为了便于对全宗内档案具体地进行分类，在选定某种分类方法之后，就应编制一份“分类方案”。分类方案，就是标列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要，所以又称“分类大纲”。分类方案是进行分类工作的依据，但在分类过程中可以根据实际情况加以修正和补充。
分类方案的类目力求明确和具有系统性。在分类方案中，可视需要对类目所指的范围和归类方法等予以说明。方案中的各类，应有合理的排列顺序。如按年度分类，各类则按时间顺序排列；如按组织机构分类，各机构则应根据立档单位组织编制表的序列顺序或参照习惯顺序进行排列；如按问题分类，则应根据各个问题的重要程度和相互关系排列。
（3）机关内党、政、工、团档案分类。一个机关内党、政、工、团的档案的分类，一般有如下几种做法：
①在一个全宗之内，首先将档案分成党、政、工、团等若干部分，在每一部分中再进行分类整理。
②全宗之内的档案首先按年度分类，在每一年度内的档案又分为党、政、工、团等若干部分，在每一部分之内再继续分类整理。
③在全宗内，只分党（包括工会、共青团）、政两大部分，或在每一年内分两部分。
在划分党、政、工、团各个部分的档案时，一般是以它们原来在活动中形成的文件组成各个部分的档案。但是，在具体划分时，情况比较复杂，可能碰到一些是由两种组织共同办理的文件，如党和行政联合发布的文件，或经党组织讨论研究而由行政发布的文件等。遇有这类情况，应把立档单位内全部文件看做一个整体，按其相互联系列入形成文件的主要单位，或适当地兼顾双方。
4.立卷
（1）立卷的内容。一个全宗的文件经过分类之后，各个类内都有相当数量的文件，还要进一步系统化，将若干文件组成案卷，称为立卷（也称组卷）。立卷工作的内容包括：组成案卷单位，拟写案卷标题，卷内文件的排列与编号，填写卷内文件目录与备考表，案卷封面的编目与案卷的装订。
（2）立卷组合方法。立卷的具体方法，主要是依据文件构成的特点，将具有某方面共同点和联系密切的文件综合在一起组成一个案卷；一些具有不同特点、联系不紧密的文件，可以分别组成案卷。这就是说，根据每份文件的作者、名称、日期、发送机关以及文件内容反映的特定问题，适应不同检寻途径和日常管理的需要，形成各种立卷方法。
①按问题特征立卷法。“问题”是指文件内容记述和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等。同一问题的文件，可以组成案卷；不同问题的文件，可以分别组成不同的案卷。
②按作者特征立卷法。“作者”是指撰写和制发文件的机关、机关内的组织机构或者个人。
③按文件名称或文种特征立卷法。就是把文件种类名称相同的文件组合在一起。按文种立卷，能较好地反映机关的工作活动。也可以适当地区分文件的重要程度和保存价值立卷。
④按时间特征立卷法。就是按文件形成的时间或文件内容针对的时间，将属于同一时期的文件组合为案卷。
⑤按地区特征立卷法。就是把内容涉及同一地区（如同一省、市、县、区、乡等）的文件组合在一起。按地区立卷的方法，一般多用于下属机关的某些行文、调查材料或下属机关的来文。
⑥按收发文机关特征立卷法。就是将本机关与某一机关就某个问题或几个问题的来往文件组成案卷。
（3）运用立卷方法需要注意的问题。为了保证组成的案卷有较高的质量，除了掌握好上述立卷方法外，还需要根据全宗内和类内文件的具体情况，灵活地运用立卷方法。因此，秘书必须注意以下问题：
①熟悉立卷的各种方法，善于将各种立卷方法结合运用。
②要全面了解全宗内和类内档案文件的实际情况。
③立卷方法的选用，必须服从于立卷的目的和要求。
④注意立卷方法运用的灵活性和规律性。
（4）卷内文件整理。全宗内文件组成案卷单位后，还需要进一步对卷内文件进行整理。它的具体工作内容主要包括：卷内文件排列和编号，填写卷内文件目录（简称卷内目录）和备考表。
①卷内文件的排列和编号。要求排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。卷内文件可按时间、问题、地区、作者、收发文机关、文种，以及文件的重要程度、涉及人物的姓氏笔画等方法排列。无论采用哪种方法排列，必须注意保持复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、原稿、草案等）之间不可分离的联系。卷内文件排好之后，应按统一方法编上页码，固定次序，以便于查找利用和保护文件。
②编写卷内文件目录。每一案卷都应编写卷内文件的目录。为了便于查找、利用卷内文件，保护文件，卷内文件目录一般包括如下项目：顺序号、文件作者、文件题名（标题）、文件日期、文件页号、备注等。
（5）案卷封面编目和案卷装封。卷内文件整理完结之后，要以案卷为单位在封面上编目。其主要项目包括：立档单位名称、组织机构名称、案卷标题、卷内文件的起止日期、总页数、保管期限以及全宗号、案卷目录号、案卷号等。现行机关移交的案卷，往往还有文书处理工作中的案卷号。立档单位名，也就是该案卷所属的机关。组织机构名称一栏，如全宗内是按问题分类的，则填写类的名称。起止日期栏，要指出卷内最早和最晚两份文件的制成日期。
案卷标题是封面中最主要的项目，用以概括揭示卷内文件的内容与成分。标题是一个案卷的具体名字，它为查找利用提供线索，也是编制各种检索工具的基础。
长期和永久保存的案卷，一般均应装订成册，或采用适合的卷夹、袋、筒等形式将全卷件装封为保管单位，以固定和保护卷内文件，避免散失或损坏。在案卷装封之前，须除去件上的金属物（如钉、针），做必要的修补等技术处理。
5.案卷排列和案卷目录
（1）案卷排列。案卷排列比较好的方法是：
①按照案卷所反映的工作上的联系来排列或按照案卷内容所反映的一定问题来排列。
②按照案卷所属的起止日期（时间）来排列。按这种方法排列案卷时，必须注意案卷的准确日期。在某些案卷没有准确日期的情况下，首先排列有年月日的案卷，其次排列有年月无日的，再排列有年而无月日的，最后排列那些接近准确日期的案卷。当两个案卷的日期相同时，则首先排列终止日期在前的案卷。
③按文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区来排列。
④人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，还可以按姓名笔画、汉语拼音字母顺序、四角号码等方法排列。
（2）案卷目录就是案卷的名册，是著录案卷内容成分并按一定次序编排的一览表。一个全宗的全部档案，经过分类、立卷并进行了系统的排列以后，应当将案卷逐个登记到案卷目录上。案卷目录具有重要作用：
①固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，最后完成案卷整理工作。
②介绍全宗内案卷的内容和成分，是查找利用档案最基本的检索工具，是编制其他检索工具的基础。
③它是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据。
就案卷目录而言，一般包括封面和扉页、目次、序言或说明、简称表、案卷目录表、备考表等。
案卷目录一般以一式四份为好。其中一份供日常查找利用，三份保存起来备用。
一个全宗如编有若干本案卷目录，必须以全宗为单位编定各本目录的顺序号，通常称做“案卷目录号”，也简称“目录号”。
二、档案收集标准管理规范
1.对现行机关文书档案的收集
（1）收集的要求。收集的要求高低，直接关系着入馆文书档案的质量好坏，所以办公室秘书在接收和收集工作中应该认真掌握，切实把好关口。具体要求主要有以下几点：
①对按规定欲接收的文书档案实行验收制。档案馆在进行收集工作中，要事先向保存机关下达通知，并切实检查欲接收文书档案的真实程度、规范化程度和齐全程度。凡是不符合要求的都要由原保存机关负责修改，然后再复查，直至达到要求时才能予以接收。
②保存文书档案的机关，在按规定移交文书档案时，要将应移交文书档案的检索工具一并移交，只要这样，以后利用或整理起来才能方便快捷。
③对其他应收集的文书档案，要切实注意依据党的有关政策进行收集。特别是在集体、个体和合资等企业中，存在着企业经营保密问题，一定要尊重他们的要求，注意保护他们的利益，待取得他们同意之后再行征集和收购，决不能强行收集。
（2）收集的范围。具体说，主要有以下几个方面：
①各机关文书档案室所保存的重要文书档案。这部分指的是对各机关文书档案室所形成、收集和保存的永久卷和长期卷，按照档案管理部门的有关规定，在室内保存一定时期（十年、二十年或三十年）后，档案馆要按时接收过来。有的文书档案室还保存有已撤销原直属单位的文书档案，其中的永久卷和部分长期卷，档案馆亦应按时接收。
②各专业档案馆主管机关重要文书档案的复制件。
③各直属单位所形成和保存的重要文书档案。各级党、政机关所直属的单位，学校、工厂等，由于它们都没有主管部门而是直属于党、政机关，加上文书档案室建立不够健全，所以他们所形成和保存的重要文书档案是应该直接入馆的，也是档案馆应该注意接收和收集的。
此外，县档案馆还有接收和收集各乡、村等下级机关文书档案的任务。
④其他有关单位和个人所形成和保存的重要文书档案。这部分文书档案的范围也很广泛，如集体和个体、企事业单位的重要文书档案，中外合资和外资在中国独营企业的重要文书档案，名人自己保存的日记、书信、手稿，他人保存的名人日记、书信、手稿，个人保存的有关革命史的文书材料等。上述文书档案，都是很珍贵的，应该特别注意加以收集，避免流失，造成不必要的损失。
（3）收集的手续。在文书档案的收集工作中，履行收集手续是对工作负责的表现，既便于档案馆对文书档案的统计，又便于有关人员日后查询文书档案的去向。具体来讲，收集工作的手续主要有以下两项：
①清点。对机关文书档案室来说，要在验收的同时根据应收年度的案卷目录对永久卷和长期卷进行清点。清点要一卷一卷地进行，并要核对案卷标题，以防有误。因为档案本身涉及许多重要机密和政治问题，一旦出现差错，政治责任难负，工作损失也难补。
②立据。办公室秘书在文书档案的收集工作中，无论是接收机关文书档案室的文书档案还是接收其他单位和个人保存的文书档案，清点之后都要开具收据，并留存根。“接收文书档案收据”中的项目，主要有交卷机关（单位）、案卷类别、案卷年度、案卷数量、接收单位和双方经手人等。所接收的如系零散文书材料，则应按实际情况开具详细清单式的收据，并留收据存根。
2.对撤销机关文书档案的收集
被撤销机关，一般有两种情况，一是被并入另一机关，二是被彻底撤销。对被并入另一机关或彻底撤销机关的文书档案，都应该进行收集，但收集的方式可以有所区别。
（1）对被并入机关文书档案的收集。被并入机关，由于其业务仍然存在，人员必然相应地保留一些，因此他们在实际工作中仍然会利用原机关的文书档。鉴于此，被并入机关的文书档案可以随着行政机关带走，由其新的主管机关文书档案室根据文书档案的质量标准和保持全宗的完整等有关规定进行接收，并办理接收手续，即填写“接收文书档案收据”。
（2）对被撤销机关文书档案的收集。对被撤销机关文书档案的收集，其难点就在于机关已被彻底撤销，机关领导人员已被调离或免职，文书档案工作人员已离开或已有去向；同时，各有关部门和人员在临走时清退的各类文书材料，又一齐堆进文书档案室，等待着清理和立卷。在这种困难情况下，秘书为做好文书档案的收集工作，必须注意从以下几个方面入手：
①加强信息工作，及早提出要求。这也是重要的收集方法之一。无论是哪个机关，在正式撤销之前总有一个酝酿过程，特别是编制部门早有消息。文书档案管理部门要经常加强这方面的信息工作，及时掌握情况，及早向被撤销机关提出要求，并通知档案馆做好接收工作的准备。
②主动上门指导，及时进行接收。被撤销机关文书档案室里堆放着大量需要清理立卷的文书材料，这是被撤销机关文书档案室工作中的一个特点。为迅速清理这些文书材料并进行立卷，以尽快结束被撤销机关的善后工作，则需要在原机关中抽调一定人员进行突击，这是撤销机关文书档案室工作中的又一特点。
③在文书档案的接收工作中要注意保持全宗的完整性。档案馆在接收被撤销机关的文书档案时，要注意接收其全部文书档案，而不是其中某一部分。也就是说，被撤销机关的文书档案，在移交时要向一个档案室移交，而不能分别交给几个部门，以免破坏原机关文书档案的完整性，避免日后查考利用时引起麻烦。
3.对历史档案的收集
（1）收集历史档案的线索。要收集历史档案，首先要熟悉收集历史档案的线索，这既要靠较为丰富的历史知识，又要放下架子，多走访，多联系，不耻下问。从一般规律来说，线索主要有以下几条：
①寺庙、宗庙和家庙等古庙，以及古老的建筑物里，包括其天棚、夹壁墙和地窖。那里可能会有些记录、文告、契约和族谱等历史文书材料。
②古墓。其内可能会有些谱表、占卜记录和刑法等历史文书材料。
③废品收购部门和古旧书店。那里可能会有些旧政权的文献资料。
④图书馆、博物馆、大学和研究部门。那里可能会有些旧政权档案和革命历史档案。
⑤收藏家、革命老人、民主人士、统战人物、地下工作者和烈士亲属等。他们手中可能会有些名人日记、手稿和革命历史文献，以及民族区域的历史文书材料。
⑥国外有关博物馆、图书馆、外交部门和有关人士。那里可能会有些中国珍贵的旧政权文书材料。
（2）收集历史档案的方法。基本方法是，进行宣传与采取具体措施相结合、征集与奖励相结合。只靠行政命令和宣传是很难奏效的，所以应该采取以下具体方法：
①对国家党、政各机关保存的历史档案，应该按照国家关于集中统一管理文书档案的规定，无偿地接收过来。
②对古庙、古建筑物和古墓中保存的历史档案，应该配合考古工作者一并进行收集。
③对图书馆、博物馆、大学和研究部门保存的历史档案，则应该通过协商的办法，在不影响有关部门利用的基础上，或者部分接收，或者复制，或者只收集其目录，必要时可以付给相应的报酬。
④对收购部门、古旧书店和个人保存的历史档案，则应该采取收购或奖励的办法进行收集，既要保证收集任务的完成，又要使保存者感到满意。
⑤对散失在国外的历史档案，可通过国际友人或外交途径进行收集，并要给予相应的优惠报酬。
4.对文献资料的收集
（1）收集文献资料的范围。文书档案馆（室）应收集并保存的文献资料的范围比较广泛，仅与文书档案有直接关系的便有以下几种：
①文件汇编。文件汇编是利用率最高的文献资料，它主要包括：正式文件汇编、会议文件汇编、法规汇编。
②大事记。它是按年、月、日编写的，其中包括事件，也包括人物。它是从梗概上反映单位真实历史面貌的文献。
③机构沿革表。机构沿革表主要包括机构设置和领导人的配备两个内容。
④传记和回忆录。有反映机关的，也有反映机关某个人的；有机关人员写的，也有社会上其他人员写的。
⑤文集。多系专题性的文章汇编，既有工作经验性质的，也有学术讨论性质的，许多学会都经常编印文集。
⑥机关出版的刊物和书籍。包括底稿、重要的大样和正本。
⑦各种报刊对机关及机关人员的有关反映，如表扬和批评等。既包括现实的，也包括历史的。
⑧志书。有国家的，也有地方的；有综合的，也有单项的。这是依据大量历史文书材料形成的，具有历史凭证的作用。
（2）收集文献资料的方法。收集文献资料应该是及时的，随时随地的。其收集方法大致为以下几种：
①编制。根据机关的既有文书材料，及时地组织人员编制，如机关大事记、机构沿革表和文件汇编等。这项工作需要坐下来看大量的文书材料，很复杂，如不及时编制，日后就更困难了。
②收集。向有关机关、大学、图书馆、研究部门和相邻地区档案馆进行收集。这里主要指复制有关文献资料或目录。
③订购。如有关机关的“公报”、“政报”等，有现实的，也有历史的。
④征购。如有关领导同志的日记、笔记和有关人员保存的有关文献资料等。
三、档案保护的含义
档案保护工作，是指根据档案制成材料的特性及其损毁规律，为保护档案而采取一系列技术方法，最大限度地延长档案的寿命，更好地为社会提供利用的一项专门性工作。档案长远安全留存的要求和档案可能损毁之间的尖锐矛盾，自档案产生以来就一直存在，并且随着档案工作的日益发展而愈来愈尖锐激化，从而决定了档案保护工作的必然产生和发展。档案保护工作是档案工作中的一个重要内容，具有独特的地位。
四、档案保护的任务
档案保护工作的任务，就是最大限度地延长档案的寿命，更好地为社会提供利用。其基本工作内容包括：改善档案保护条件，用科学的方法最大限度地延长档案的寿命；修复破损档案；复制档案等。
1.改善档案保护条件
（1）积极宣传档案对文书材料书写和印制的要求。文书档案的构成材料是文书材料，而文书材料则是由纸张、文字以及书写和机械加工而构成的。因此，对文书档案的保护工作，首先应该从文书材料的形成这一环节做起。
（2）正确认识档案制成材料的特性及其损毁规律，明确自身的工作对象。档案制成材料是记录和体现档案内容的特质材料，它由承受档案内容的载体材料和反映档案内容的记录材料组成。档案的载体材料很多，如古代的龟甲和兽骨，金属和石头，竹、木和丝织品，羊皮、棕榈叶、白桦皮以及沿用至今的纸张，近现代的技术图纸、照片、影片、录像带及机读磁性材料等。反映档案内容的记录材料除用传统的墨以外，还有墨水、油墨、铅笔、印台油、印泥、复写纸及各种感光材料，也有直接借助于载体材料的物理或化学作用反映档案内容的。今后随着科学技术和生产的进一步发展，还将会出现新的档案制成材料。面对如此纷繁复杂的档案制成材料的种类，必须清楚认识其各自特性及损毁原因和规律性，这是采用各种技术方法保护档案的根据，这样也才能减少工作中的盲目性。
2.切实预防档案损坏现象的发生
在档案的保护工作中，以预防为主是极其重要的，因为再好的修补技术也不如原始档案不遭损坏，而且修补又费时、费力、费资。为切实预防档案损坏现象的发生，首先要详细研究档案被损坏的原因及其规律性，进而有针对性地采取有效的防御措施，克服各种损坏档案的有关因素。
3.修复已被损坏的档案
即对已经损坏或存在有不利于永久保存因素的档案进行处理，尽力恢复其历史真实面貌，提高其耐久性。其基本内容包括：
（1）去污。污垢主要有水斑、泥斑、油斑、蜡斑、脂肪斑、霉斑等，可分别采用不同方法去污。
（2）去酸。如用试剂或试纸测出纸张的pH值在5或5以下时，就应对档案进行去酸处理。具体有湿法去酸和干法去酸。其中，干法去酸应用日益广泛，主要有氨气去酸法和吗啡啉去酸法。
（3）档案字迹的显示和恢复。应根据不同情况采用不同方法。
①恢复被污斑遮盖的字迹，可用滤色镜摄影和红外线摄影法。
②恢复因退色而模糊不清的字迹，可用硫化铵显色法、亚铁氰化钾显色法、单宁显色法。
（4）纸张和字迹的加固。具体可用明胶—甘油溶液、乙基纤维素溶液、有机玻璃溶液、聚丙烯酸甲酯溶液等。
（5）修裱。具体方法有：修补（包括补缺或托衬）、托裱（包括单面托裱、双面托裱）、干燥、修整和装订等方法。
五、档案保护的方法
档案的保护，为防止各种损坏，应采取相应的措施。
（1）防止不适当温度的损坏。在温度为14℃～18℃的范围内，对文书档案的保存是最适宜的。为了测量档案室的温度，在室内要装有温度计，并经常观察。当发现温度不正常时，应该立即采取措施，使温度保持在14℃～18℃之间，并采取杜绝或减少热量来源等相应措施，尽力保持档案室的恒温。
（2）防止光的损坏。防御光线特别是阳光对文书档案的损坏，对文书档案主要应采用避光和弱光保存法，灯以白炽灯为宜；如有大量文书档案受潮湿或水浸害时，不要将它放在阳光下晾晒，要在阴凉通风处晾干，或采取烧暖气的方法烘干。
（3）防止不适当湿度的损坏。相对湿度为50%～65%时，对于保存文书档案最为适宜。为了及时并准确掌握档案室的湿度，在室内应该装有干湿球温度计或毛发温度计。如果发现室内温度过高或过低时，则应迅速采取吸水剂、通风和防漏等相应措施，使室内相对湿度恢复到50%～65%之间。
（4）防止火的损坏。防御火灾，对于档案室显得尤为重要。除加强防火宣传外，主要应备足灭火沙箱和对文书档案没有损坏作用的灭火器，如四氯化碳灭火器、二氧化碳灭火器和二氧化碳乙基溴灭火器。
（5）防虫和灭虫。防虫主要是在档案入库前作严格检查，库内外要保持清洁，装具的木料要干燥，无虫蛀现象，并用樟脑精块防虫。灭虫则可采用化学方法或物理方法。化学杀虫法主要是采用熏蒸剂杀虫。目前使用的主要有敌敌畏、溴甲烷、环氧乙烷、磷化铝、硫酸氟等。
（6）防止鼠的损坏。要注意以下几个方面：
①档案室要经常保持整洁，墙壁应坚固平滑。因鼠没有尖锐的爪，不能在平滑物上攀登，这便可以限制鼠的活动范围。
②对档案室内的任何空隙，均应用水泥、铁片或金属塞堵好，尽量杜绝鼠的通道。
③档案室不要靠近厨房和餐厅，也不要存放食品，从食物上消除鼠的生存条件。在没有食物的条件下，鼠一般只能活四五天。
④文书档案室内，一旦发现了鼠的活动迹象，便应立即采取灭鼠措施。可以用捕鼠器进行捕杀，捕鼠器主要有以下三种：简易捕鼠器（鼠笼、鼠夹）、现代化新型捕鼠器——电猫、超声波灭鼠器（又称小电猫）。
（7）防止破裂的损坏。要做好以下几项工作：
①对修裱所用浆糊的要求。浆糊是修裱文书档案所不可缺少的重要原材料，也是整个文书档案工作中的一项重要原材料。长期实践证明，文书档案遭受虫蛀或霉烂，常常是从有浆糊或胶水的地方开始的；有些修裱后的文书档案，时隔不久也会从修裱的浆糊或胶水处自动脱落；也有的文书档案修裱后便起皱、变形。这一切，都是与文书档案工作所用的浆糊质量有直接关系的。因此，为使文书档案能够长期地保存下去，修裱工作所用的浆糊，应该具备以下要求：不生虫；不使文书档案材料起皱、变形；修裱后的文书档案材料能比较柔软；要有适当的黏性，胶粘的速度要适宜。
②对修裱所用纸张的要求。纸张是修裱文书档案所不可缺少的另一重要原材料。根据长期实践证明，不同的纸张有着不同的强度和成分，用之修裱，有的可保持文书档案原来的柔软和形状，有的则可使文书档案材料发硬、起皱、变形。因此说文书档案修裱的质量与修裱所用的纸张也有直接的关系。为保证和提高修裱后文书档案的质量，修裱文书档案所用的纸张，应该具备以下要求：所含有害的化学杂质越少越好；所含破布纸浆的成分越多越好；要薄而柔软、结实，并具有一定的强度；颜色越白越好；做保护层的纸张要有较高的透明度。
③文书档案的修补工作。当文书档案因各种原因出现孔洞、局部腐朽或局部残缺时，为延长文书档案的寿命，进而使之继续发挥作用，对其损坏部分则必须加以修补。修补工作中，应切实注意：修补用纸的纤维方向应与文书档案材料的纤维方向一致，以免起皱、变形；修补用纸的厚薄、浆糊的干稀，应根据文书档案纸张的厚薄而确定。
④文书档案的托裱工作。托裱是加固文书档案强度的又一种有效方法，即在文书档案材料上托上一层适宜的纸。这样，便可以对已破损，或有破损危险，或抗张强度很差的文书档案材料加以保护，并延长其寿命。由于文书档案材料书写和印制的不同，托裱可分为单面托裱和双面托裱。
