一、档案的含义及特点
《档案法》第二条明确规定，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案独有的特性，就是原始记录性，这是档案所具有的最本质特性。了解档案的原始记录性的特点，对于管理档案以及处理与档案工作有关方面的关系有实际的指导意义：
（1）档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效益，后人不能为了迎合现今的某种潮流，或按照自己的观点和需要去篡改档案。
档案工作不是偶然产生的，而是人类社会历史发展的必然产物，并随着时代的发展不断发展、充实。人们在各种社会实践活动中形成的大量文书材料，是各种知识经验的载体。因为文书材料的数量很大，查找利用很不方便，所以必须进行一定的分类整理，这就产生了档案工作。
档案工作，概括地说就是按照科学的原则和方法管理档案，及时、准确地提供档案，最大限度地为党和国家各项工作服务的一种工作，是维护党和国家历史面貌的重大事业。
（2）档案与图书、报刊等资料，一般可根据它们的来源和某些外部标志，识别它是否是原始记录，更主要的是从它们的产生目的上，判别它是否在当时历史活动中直接形成。
同时，在档案馆还需要收藏一些与档案有关的图书资料，以辅助馆藏档案的研究、利用。
二、档案管理工作的内容
档案管理工作的内容，主要有以下几个方面：
（1）文书材料的立卷。机关在日常实践活动中所形成的各种文书材料往往是比较分散的，所以容易散失，原稿和正件也容易分离，任其自然放置下去，不利于日后的查考利用，特别是有关工作人员调动之后则更不便于查找。因此，为了全面地、真实地反映一个机关的历史面貌，及时地将机关在一定时期内所形成的文书材料组成相应的案卷是十分必要的。
（2）档案的收集。收集是档案工作的起点，也是搞好档案服务工作的基础。收集的对象主要是机关各文书处理部门办理完毕、立卷归档的文件。收集工作搞不好，文件归档不齐全、不完整，就不便于利用。
（3）档案的整理。收集起来的档案是大量的，内容繁杂，分类标志也不尽一致，如果不按一定的规则和原则对其加以整理，那么就仍然是零乱的，不便于查考利用。为了满足各有关人员对收集来的档案的利用，档案室对所收集的档案则应对档案的排架方法，保管档案的设备、技术要求和措施等方面，加以科学地整理，使其分门别类，更加系统化。
（4）档案的鉴定。就是审定档案的保存价值，是档案管理工作中的一项重要工作。经过对档案价值的鉴定，可以使档案做到“玉石”分开，避免鱼目混珠，便于按价值大小分别保管。通常的办法是按期限分别保管，将档案分成永久、长期、短期三种保管期限，可使保管工作条理化，充分利用档案进行工作。
（5）档案的统计。就是对档案管理中各方面情况的统计。经过统计，便于掌握档案的全面情况、了解家底，做到心中有数，有利于制定工作计划，也为开展档案利用工作提供了完善的信息和条件。
（6）档案的检索。鉴定之后的档案，无论在质量上还是在数量上，都是相对稳定的。为方便工作人员和读者利用，编写和制作档案的目录以及卡片等形式的检索工具，是十分必要的。没有必要的检索工具，便很难谈得上档案的利用。
（7）档案的管理。管理工作包括档案的分类和科学放置，以及人员的分工。档案的放置要门类清晰，井井有条，并要安全。人员分工就是要建立岗位责任制。只有这样，才便于查考利用，否则便会使整理、鉴定和检索等环节的工作前功尽弃。所以说档案的科学管理是很重要的。
（8）档案的保护。由于自然的和社会的种种原因，档案始终是处于渐变性的损毁过程之中，有时还会遭到突变性的破坏。从社会的需要来说，希望档案能够较为长久而又完好地保存下去。为此，需要采用科学技术，对档案加以有效的保护。
（9）档案的利用。档案利用工作是机关档案管理的一项重要工作。办公室秘书应从本机关的实际出发，开展多种形式的服务活动，如编制一些专题汇编和查考工具等，积极为机关工作服务。若不能或不善于利用，档案也就失去了保存的价值和必要。
三、档案管理工作的性质
档案工作，就其基本性质来说，可以概括为管理性、服务性和政治性。
1.管理性
管理就是指人们根据事物的客观规律、劳动对象和工作特点，运用计划、组织、指挥、协调、控制等基本活动，有效地利用人力和物力，并促进其相互配合，达到最佳的结合，发挥最高的效率，以顺利地达到人们预期的任务和目标。
（1）档案管理工作是按着档案的运动规律和管理原则，运用科学方法技术而实现的。这包括组织档案的集中，进行系统地整理、定期地鉴定、科学地管理和保护，及时地提供利用，等等。哪一项工作都是有规律、有秩序的。
（2）档案管理工作是各种管理科学的有机组成部分。文书档案是各个机关都有的，也是每个学科不可缺少的内容。如公文所形成的档案是秘书管理科学和行政管理科学的一部分，预算所形成的档案是会计管理科学的一部分，设计任务书所形成的档案是建筑管理科学和企业管理科学的一部分，等等。所以说，档案管理工作的管理性是客观的，而且是综合的管理。
（3）档案管理工作是跨越政治和经济、社会科学和自然科学，既属于政治又属于经济，既属于社会科学又属于自然科学的边缘性的管理工作。
档案工作的管理性，要求档案工作人员必须掌握档案学的科学知识，特别是档案管理的理论、规则和方法，积极地学习档案管理现代化的知识与技能，才能适应档案工作的发展。
2.服务性
档案工作属于资料后勤性的服务工作，是通过收藏和提供档案材料这种特定的方式，为党和国家的各项工作服务，为社会主义各项事业服务。
（1）档案管理工作就是为服务而存在的。当然，档案管理工作中也有研究和编著等科学研究性的工作，但是研究的主要目的仍是为了使档案更好地为社会主义现代化建设服务，即为各项工作准备必要的资料，以便随时满足社会主义现代化建设工作的需要。
（2）档案管理工作的服务性是历来就有的，是档案管理工作赖以存在和发展的基本原因。在社会历史发展的各个阶段上，档案管理工作都是为着一定阶级的经济、政治和科学文化事业服务的。
3.政治性
把我国建设成为高度物质文明和精神文明的社会主义国家，既是全国人民的政治任务，也是档案工作的最大政治任务。为社会主义现代化建设服务是新的历史时期档案工作的服务方向。
4.机要性
档案工作的机要性是由档案内容的特点和国家利益所决定的，任何国家的档案工作都有一定的保密要求。
