有人认为时间就是生命，是一个生命成长过程中的主宰；有人总感觉无所事事，觉得时间非常难熬，认为时间是敌人；有人总觉得一天、一月、一年甚至一生倏的一下就过去了，时间太快了，于是把时间视为神秘物；另外有人认为时间是可以为人所支配的，把时间当做奴隶。无论你属于哪种人，无论你把时间看做主宰、敌人，还是神秘物、奴隶，最关键的在于你会不会管理自己，你是否善于对自己的人生作出规划，包括对家庭、工作、健康、娱乐休闲、人际关系、理财和自我成长进行计划和协调。只有先管理好自己，才有可能管理好时间，与时间成为朋友。
1.如何应对各种出其不意的打扰身在办公室，我们主要的精力当然是在工作上。然而来自各方面的打扰无可避免，其中电话和来自上司、下属等的打扰则最为平常，以致有人抱怨难平。对待这样的打扰，有人全面出击来对付，有人消极地应付，也有人视而不见。全面出击的人终会被卷入其中，让自己疲劳不堪；消极应付和视而不见的人有可能错失良机或贻误大事。那么究竟怎样做才算是可取之道呢？无论怎么做，我们的目的都是，将被打扰的时间缩短，将其负面影响减至最少。
为了减少接听和拨打电话的干扰，我们需要运用以下艺术。
第一，事先约定，提前准备。跟你的客户提前沟通好打电话的时间，跟你的朋友、熟人、家人约定好上班时间尽量不打电话，这不是不近人情。这样可以避免你在全神贯注工作时被打断，或在电话急用时占线，或接不到该接的电话，从而减少时间的浪费。
第二，开场白简短而明确。工作之外，我们平常给人打电话大多出于联络感情需要，开场经常是几句或一段寒暄，比如“最近忙不忙啊”、“在哪里发财啊”、“与对象感情进展怎么样了”等。而在办公室场合就应该减少寒暄，尽量从工作角度出发，使用简短而明确的开场白。
比如在办公室里，你需要打电话给某位合作伙伴，不妨开门见山：“您好，我是×××，我给你打电话是因为……”或“您好，我是×××，想就××事跟您……”如果接到陌生人来电，你可以说：“您好！这里是×××。请问您有什么事需要帮忙吗？”或“好久没有收到你的消息了，请问有什么事需要帮忙吗？”等等。
第三，严格围绕主题，控制通话时间。打电话的时候，记得随手做记录，不管是自己的还是代接。以免挂掉电话后忘记了某些细节信息，而不得不重新联系。另外，还需要注意，谈话围绕同一个主题，提醒自己控制时间。有些人一拿起电话就开始喋喋不休，说着说着就偏离了主题。遇到这种情况，你不妨直言：“我想您的时间也是有限的，请说重点部分好吗？”“您看我们今天的讨论是不是先到此为止呢？”
这么做，即使一次电话省下的时间不过2～3分钟，但按照你每天接10个电话来算，一天下来就省了半小时，一个月就可以省出几个小时，这可是非常可观的一笔时间财富呀！
第四，对电话加以过滤。有些电话纯粹是“垃圾信息”，比如保险或其他各种商业名目的推销电话，你应该先看号码大致判断一下，再决定要不要接。在拒绝的时候做到有礼貌，不要给对象留下不良印象。
在工作中被上司、下属、平级同事打扰时，如何应对比较妥当？
首先，来自上司的打扰。来自上司的打扰最难控制也最难拒绝，一般的做法只有接受。如果你恰好身为一名管理者，最好时不时提醒自己，不要随意打扰下属。有一位职员，每当被召唤来到上司办公室时，他都不忘顺手带上一件待完成的工作，如要写的工作报告、检查报告草案、等待阅读的资料等。这么做至少有3个好处，一来有效利用在一旁等待上司打电话或做决策的时间；二来可以提醒上司自己的工作也是非常忙的，希望他可以尽快结束对话让自己回到工作中；三来还可以让主管对自己勤恳的工作态度留下深刻印象。时间管理不单单是一个如何利用时间的问题，里面也渗透了人际交往技巧、为人处世分寸等智慧。再说白点，若想成为时间管理的赢家，你则需要具备一些小小的智慧。
其次，来自下属的打扰。为使下属尽量少打扰你，建议你先考虑下列问题。
（1）你是不是立即回答下属的问话，使他们不至于认为他们必须亲自请示你才能获得回应？
（2）你是不是跟下属明确讲过，让他们可通过便条、邮件等方式提出问题，而不必亲自上门面见？
（3）你是否曾经训练你的助理，将下属的要求或疑问集中起来，然后每天下班前或每星期向你汇报一次？
（4）你是不是每天都确定一个固定时间，专供下属向你提问？
（5）你是不是尽可能地把集体例会列为每日或每周工作的一部分？
如果对以上5个问题你的答案都为肯定或肯定占多数，说明你是一个善于应付来自下属的干扰的管理者。对下属的提问、请求你处理得及时、妥当与否，会透露出你作为领导者的风度和时间意识。好的管理者善于将下属的时间与自己的有机协调起来，他们能做到尊重下属的时间，懂得尊重下属的时间就是尊重下属的人格。
再次，来自平级同事的打扰。对上司的打扰，你通常只能无奈地接受；对下属的打扰，你可以将他的打扰方式加以定型化。可是，要处理同事或同级人员的打扰，恐怕必须多花一点心思才行。以下是你应该牢记的一些要点：
第一，让对方认识到对你的打扰。热心对待同事的请求，积极协助团队成员，这些没错。但是，你应该让他们知道，因为他们的打扰你的工作效率会降低。
第二，自己做到不随意打扰他人。己所不欲，勿施于人。你不希望被经常打扰，别人也不喜欢。首先自己自觉做到，自己工作范围内的事情尽量自己完成。
第三，如果你经常被打扰而又无法控制这种局面，那么反思一下原因。是你不喜欢得罪他人？因为你喜欢参与每一件事？别人经常来询问你的意见，使你觉得自己很重要？你不善于结束他人的来访？你让别人习惯于经常咨询你的意见？你就是喜欢不断地和他人交谈？通过自问，找到混乱局面的根源，然后找出应对之策。
时间管理其实很简单，就是你得清楚自己应该做什么，不能做什么。在某个时刻，当你知道自己应该做这件事情并且必须完成它，那么你应该坚持按照自己的想法去做。当面临各种出其不意的干扰时，你仍要跟自己说“暂时完不成没关系，但今天该做的事我一定按计划做完”。那么多人之所以被各种意外的打扰搞得没有方向，就是因为他们不知道应该做什么，不应该做什么，或者即使明白也没有强迫自己照做。
2.创造一天多于24小时的法则
从早上走进公司大门开始忙碌，直到傍晚下班时，猛一抬头，才发现窗外天色已黑。于是你不由得感叹，一天为什么过得这么快，还有好多事没有处理完呢。看到这段描写，你是否对这种经历很眼熟？在一天快结束时，你听到别人说“真希望一天能多几个小时”或者类似的话了吗？相信肯定有。
然而铁的事实是，我们每天有且仅有24小时。这么说吧，人和人怎样度过这24个小时是完全不同的，关键在于你使用的方式。
然而，我们怎么让一天多于24小时呢？这可能吗？可以告诉你的是，我们不可能有多于24小时的实际时间，但可以通过一些实用的个人时间管理诀窍来创造。只要你愿意用心学习并揣摩，是能创造出一天多于24小时的感觉的。以下逐一为你介绍创造一天多于24小时法则。其中的方法，你可能想到过也可能没有。按照你认同的去做，你每天可能会多出1个小时、2个小时、3个小时，甚至更多时间来。这是个吸引人的话题，不是吗？若能全部遵循，你会发现手头的时间变得很宽裕，你的生活将得到改变。
一天多于24小时法则1：改进你的睡眠
或许你不知道，有些人每晚只需睡3～5小时就完全够支撑白天的体力和精神，是不是很让人羡慕？但另外一些人必须睡够9小时以上才能感觉休息好了。这其中当然有遗传和环境的原因。但是想让我们每个人都减少睡眠，同时又不觉得疲倦依旧有办法可循。做法如下：
（1）多阶段睡眠。这是一位曾被称为“超人”的励志演说家提倡的一种方法，也叫达芬奇睡眠法。这个方法很简单，在一天内安排多个短时间睡眠，而不是一天只睡长长的一个晚上，即多阶段睡眠。建议你每隔4个小时小睡一次，一天睡6次，一次睡30～40分钟。你可以分别在凌晨2点、上午10点和下午2点、6点、晚上10点设定闹钟，闹钟响了就起来，困了再睡觉，不困就别上床。这个办法每周可以为你节约30～40个小时。想想看，如果每星期你都能多出30～40个小时，你的生活会变得如何？当然这个办法不适用于一般人，毕竟充足、高质的睡眠是普通人生活中极其重要的一部分，也是一种享受。如果有人认为自己体力上适应得了这种独特的睡眠模式，那么不妨一试。
（2）在卧室制造安静幽暗的氛围。这有助于增强睡眠。很多人在光线亮、声音吵的情况下睡不好，白白耗费时间。如果你的周遭或邻居实在吵闹，建议试试空气净化器或者噪声发生器。采用较厚或者深色材料做窗帘，以减少或消除来自卧室外的光线。另外，将容易造成刺激的东西（比如电视、电脑）搬出卧室。
优化睡眠节约的时间约为1.5小时。
一天多于24小时法则2：优化你的食谱
人体的消化和排泄所消耗的一个人的能量不少。饮食形式直接影响了人的精力，同时也影响睡眠时间。如果你某段时间暴饮暴食，导致身体急剧发胖，于是身体容易疲乏，需要更多睡眠。正常情况下你睡8小时足够了，然而发胖后却要睡10～11个小时。想想这样的生活，光睡眠一项就白白耗费了你生命中多少时光。优化食谱后你会发现，多吃蔬菜、水果和低油脂食物，你变得比肥胖时有精力，生活呈现出另外一种状态。如果继续改进你的食谱，那么你会在每一天的每个小时里改变你自己。
优化食谱节约的时间约为0.5小时。
一天多于24小时法则3：多头工作并进
同时做多样工作，看起来似乎有难度。如果能同时做两件事，那一天下来就能做更多事情。但是这样做有没有坏处呢？如果你一边在路上开着车一边跟人打着电话，那么这可算不上多头工作的典型。将多头工作看成个人时间管理绝佳途径是要看场合、讲究方法、善于控制的。边打电话的同时可以进行不费脑的活动，比如擦桌子、整理内务、散步等。而写邮件、回复别人信件，或看电视显然是需要活动脑筋的活动，所以不适合在打电话时做。
还有一个很好的多线个人时间管理办法是，把锻炼身体融入平时的工作或生活中。比如早上慢慢跑到公交车站或地铁站，在上班前为自己创造了一个锻炼身体的机会。坐在桌前读书久了或者长期坐在电脑前之后，走到室外甩甩胳膊踢踢腿伸伸腰，乘车时能站着尽量站着——站比坐对身体健康有利，等等。
多头工作节约的时间约为1小时。
一天多于24小时法则4：提高打字速度
这个时代我们离不开电脑，同时离不开的还有键盘。粗略估计，一般上班的人平均每天打字在两小时左右（这不包括财会、文员等有大量打字工作内容的职位）。无论发邮件、聊天、写备忘录，还是写报告、写书评、整理稿件，都需要通过键盘打字。
假设你目前每分钟能打40字，如果提高到每分钟60字，那么仅打字一项你就可以节约33%的时间，如再快一点提高到每分钟80字，那么你会节约出打字时间的一半。也就是说，每天能节约出半小时、45分钟，甚至更多时间。这样下来，你算算1年、3年、10年（别说一辈子）下来，你能省下多少时间。那是相当可观的！然而现实中，能够实现快速盲打并且错误率极低的人并不多。所以，作为打字不快的我们，有必要每天花点时间（几分钟足矣）来提高打字速度。推荐一个打字软件TypingMaster，它便于操作，可以设置为追踪你的实时打字，可以把你常漏掉的字词加入特别训练里，对加快你的打字速度很有帮助。
加快打字速度节约的时间约为0.75小时。
一天多于24小时法则5：提高阅读速度
和加快打字速度同理，提高阅读速度同样会帮你提高效率和节约时间。阅读能力与我们的工作息息相关，浏览报告、读传真、看邮件、审稿、品味自己喜欢的书、看报纸，无论从事何种岗位，无论工作之内还是工作之外，我们每天花在阅读上的时间估计有一到两个小时。
一些长期读书看报的人阅读水平自然不低，然而，大多数人的阅读习惯不够好。比如，逐字逐句，阅读速度慢，为了某一个点而反复阅读，结果降低了阅读兴趣，还花费了大量时间。
为了提高阅读速度，增强阅读能力，建议你采取主动阅读态度。阅读水平低下的原因之一，是阅读时完全处于被动。只有处于主动状态下，大脑才更活跃，大脑活跃才更容易集中精力。我们可以通过记笔记达到这个目标，边读书边做标记，划出重点段落、标注精彩情节等。
提高阅读速度节约的时间约为0.75小时。
一天多于24小时法则6：使用音频学习
一名小编辑打算业余时间多学习学习英语口语。她坚信使用音频教材确实可以增加时间。
使用音频也是多线工作的好例子。她每天都听几个小时的有声书或者有声博客。过去的一年她疯狂地听了大量的书，包括完整版的《MyLife》和《TheWorldisFlat》，这些书她永远没时间坐下来读。此外，她还通过有声博客“参加”了一些会议。
感谢iPod和其他一些MP3播放器，否则用音频学习就没这么容易了。这名小编辑喜欢做的一件事是，出去跑步的同时听一些有声博客或者有声书。她认为这对身体和头脑都是一个锻炼，她坚信今后几年是用音频学习的革命。人们的时间越来越少，读自己需要的信息会消耗更多的时间，而听是个绝好办法，会影响你的生活。
使用音频学习节约的时间约为1.5小时。
一天多于24小时法则7：减少看电视的时间
2005年的一份统计数据表明，我国华北地区人群用于看电视的时间是人均每天195分钟，其他地区人群的收视时间也在2～3小时之间。电视是我们身边最为常见的娱乐消遣方式，我们无须排斥它。一些有深度、知识性或思想性强的电视栏目很有必要一看，自己喜欢的娱乐节目当然也不妨看。但都要注意把握时间的度。
看电视的时间减半节约的时间约为，2小时。
总之，只要你愿意总结和摸索，你会发现更多的让一天多于24小时的方法。当然你会有不同的看法，不过我希望能试验一下。时间是这个星球上最珍贵的东西，在一些方面节约时间那你就可以去做其他的事，那些对你最重要的，有目的的和感到高兴的事。如果大家都这么做，也许，会改变世界。
3.精确计划工作时间
漫漫人生旅途，目标为我们前行的轨迹指明方向，否则就如黑夜中暗行，完全找不着北；也如茫茫大海中的行船，没有灯塔的指引靠不了岸。明确目标之后，接下来该做的是什么？就是计划如何达到目标。无论大的梦想还是小的目标，都是我们在时间之轴上挥洒而成的，因此，对实现目标的行动规划其实是对时间的计划问题。这里谈及的主要是工作目标或说职业目标。
关于如何制定目标并检查计划，我们已在前文进行过详细阐述。光有计划还不够，关键得看接下来的行动。行动是一件了不起的事，我们大家应记住：一是切实实行你的计划和创意，以便发挥它的价值，不管主意有多好，除非真正身体力行，否则永远没有收获。二是实行时心理要平静，估计困难、做好准备、及时调整。这里着重讨论的是把目标正确地分解成工作计划。
把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果，这是有计划、有组织地进行工作的指导思想。具体做法包括5点：第一，将有联系的工作进行分类整理；第二，将整理好的各类事务按流程或轻重缓急加以排列；第三，按排列顺序进行处理；第四，为制订上述方案，需要安排一个考虑的时间；第五，由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，哪些是可以同时进行的工作。美国有位成功学家格林，他在给听众作演讲时，经常开玩笑地跟他们说，美国最大的快递公司——联邦快递实际是他发明的。他说的是事实。20世纪60年代时，格林从事的是在全美各地为公司与公司之间做撮合工作，就是在一定时间期限内，将文件从一个地方送至另外一个地方，他每天都在紧张地赶截止日期。当时格林曾经想到，如果有一家公司，开展一种服务，将重要文件在24小时之内送到任何目的地，那该有多好！这想法在他脑海中驻留了好几年……一直到多年后，一位名叫弗列德·史密斯的人，真的把格林的想法转换为实际行动。而格林却是空想了多年，未付诸任何行动，那么联邦快递的巨大商业成功自然于他没有任何高兴可言。可见，成功地将一个好主意付诸实践，比在家空想出一千个好主意要有价值得多。笔者曾听一位在食品公司工作的朋友讲述过一段工作经历。当时公司面临着新一代的低端袋装面上市。公司决定在一个月时间内，在全国分销商之间开展铺货竞赛，同时进行主打产品某牌干脆面的换卡促销活动。他的上司刘经理宣布完公司的决策之后跟所有下属说，本区域要争取做到最优秀。下面所有的业务代表都嘘声一片，认为那么短的时间里完成两项工作是不可能的。刘经理面带微笑地说：“大家想不想在这次铺货竞赛中拿奖？”下属们异口同声地说：“想。”刘经理应了声“好”，然后吩咐助理小李给所有下属每人发一份《夺奖计划时间安排表》。时间表上的具体安排如下：
早晨6：00，小周和小刘到附近的早市去作展售。到达之前，公司的厢式货车和另两位住在附近的同事准备就位。
早晨7：10，小周和小刘帮助司机布置好展售的工具后吃早餐。
早晨7：30，迅速奔赴附近的小学开展换卡的宣传和卡片兑奖的活动。
早晨7：50，赶回公司开早会，之后带上活动用的奖品、宣传品等以便拜访客户时用。
上午8：30，奔赴各自区域，开展正常的业务拜访工作。
中午11：20，和两位负责邻近区域的同事集中在某学校门口，开始搞活动。
中午12：30，和两位同仁一起午餐，休息。
下午1：30，和两位负责邻近区域的同事集中在第三所学校门口，开始搞活动。
下午2：00，赶回各自区域，开始进行正常的业务拜访。
下午4：30，赶到当天的第四所学校，开始活动。
晚上6：00，回分公司交单，总结，开会。
同时，利用周六和周日的时间，财务人员配合K/A（重点客户）组的同事积极到大型商场超市开展促销活动，而所有业务代表和仓管组的同事则联手开展社区展售活动。
经过周密的时间安排和工作推进，一个月时间下来，零售组8位业务代表和K/A（重点客户）组3位业务代表，加上财务、仓管等其他人员的配合，终于出色完成了目标任务。在常规业务拜访之外，共计搞了24场商场促销活动，38场集市和社区展售活动，115场学校活动，高密度的地面宣传为新品铺货顺利打开了通路。最后到活动截止时间，刘经理在会上兴奋地告诉大家，本区域成功地获得全国铺货银奖。
由以上案例我们可看出，团队要想获得某个项目的成功，离不开严格的时间管理。一个好的管理者，不仅需要做好自身的时间管理，还需要对团队成员的时间进行规划和规范。规划团队成员的时间是指通过对团队工作内容的安排，提升团队的时间效率，使每一个团队成员的工作效率最大化。规范团队成员的时间则是指要求每个销售人员严格按照工作计划，在固定的时间拜访固定的客户，从而使客户形成接受拜访和订货的习惯。
4.让时间在横向空间里扩张
“逝者如斯夫。”通常我们把时间比做流水，因为二者的确有诸多相似之处：永远向前流动，流走了便不可能回来；主要沿着一个方向或路径纵向流动，主要以长度而非宽度来计量。这就涉及本节要提出的“纵向”和“横向”两个时间维度。所谓“纵向”时间，就是时间从过去延续到现在直至将来，像单行道一般向前流动。而另一方面，在相同的时刻里时间在空间上向各个方向扩展，充满在世界各处，这就是“横向”时间。
“横向”时间拥有强大的扩张力，从我们每个人的周围到遥远的边际都被它充满。因此，如果我们善于将时间向横的方向推展，那么“纵向”上被限制的时间便会大幅度地扩张开来。这便是“横向”开发时间的一种策略。那么我们可以怎么做呢？
第一个方面，是积极挑战不同的世界。不同的世界并不就是指外国，也不只限于场所。诸如自己不知道或未曾到过的场所，自己涉猎不多的某些知识领域，自己听说但不了解的某个群体，性质完全不同的工作，行业完全不相关的人，未曾读过的书，未曾做过的游戏，第一次尝到的菜肴……这些都算是不同的世界。
跟不同的世界接触时得到的全新体验会给我们带来强烈的刺激。这种刺激就像一丝丝清爽的风，吹过平静的心，吹落蒙在眼上的翳障，它将让凝滞的时间重新活跃起来。同样的一个小时、一天将因此而灿烂，让人焕发活力与充实感。曾经受过挫折的人，不灰心，不沮丧，置身于另一个新天地，在那儿一切从头开始，最后，终于获得成功。像这种事情，在现实社会中经常发生。有些人为什么能够在新天地里成功发达呢？不只是靠意志和决心。在新天地里，旧时间流走，新时间开始。新时间使他们复生、改变，进而引导他们迈向成功。像这样，出现在新的场所，进行新的接触，品尝新的体验等，都能够扩张时间、开发时间。
第二个方面，是团队精神。如果能够好好运用“团队精神”这种专门技术，管理者所能活用的横向时间，便会飞跃性地扩张。在一个团队中，针对不同职位的人所采取时间管理方式不同，只有将团队成员的优势结合起来，团队效率才能获得整体提升。江先生是某电信公司湖北分公司的一位营销总经理。以前他早晨是这样开展工作的：上班后打开电子信箱查看要做的工作事项，然后对工作事项进行分类。需要直接执行的，就在紧接而来的晨会上布置给对应的人；而不需直接执行的，他就先考虑一下，随后与老总商讨一番再作安排。
这些任务是当天一早或头天晚上北京营销总部下达的。根据传统的制度规定，一般是老总找营销总经理谈话，同时分派任务给他。在营销总经理与老总探讨的过程中，营销部门下面的员工只能是等待。就是说，早晨上班后，因为任务没安排下来，大家手头无事可做，于是谈谈天、说说地，完全没有进入状态。
而经过制度调整后，现在的情况是，江先生可以在得到上级指令后，立即开始制订具体计划，指派下属着手执行，然后再向老总汇报并作商讨。以前下属们的空白时段这下完全被利用起来了。时间就是从这些流程的细节中抠出来的。要搞好团队时间管理，绝不是团队领导或成员都去读时间管理方面的书就可以做到，它靠的是团队绩效的整体推进。在团队或组织中，处于越高职位的管理者越应该注重对自身时间的管理。这不仅仅是因为管理层级受监控的环节更少，更在于管理层级要走出误区：时间管理是针对下属的，而不是自己。
时间作为一个无形的纽带将整个团队或组织联系在一起，计划是团队时间管理的衡量标尺。如果你在计划中仅仅提到“营销经理在出发前安排好业务员的时间”，但没有在计划中安排让业务员拿着一张“当日流程表”去照办，他还是有60%以上的可能忘记预先安排好的时间。这样的现象每天都发生在我们营销组织的各个层级。同时，在执行过程中采用一些工具是保证时间管理的有效手段。如果你想替自己和下属省时间，在执行中一定要准备一些工具性的东西，像刚才说的“当日流程表”就是，再比如一些市场分析工具或其他管理表格，这些日常性的管理工具能够帮助我们的管理者真正地在执行过程中有效地监控整个团队的时间利用的有效性。另外，应对迅速变化的环境，给灵活应变留出充足的时间，甚至是人力、物力上的资源，才能促使任务提前完成。
一个优秀的管理人员，在对团队进行时间管理时，一定要充分估计可能遇到的意外，并提前制订应变的计划或方案，同时预留解决问题的时间并预留一些可控资源。相对于资源的预留，时间预留可控性相对较弱。最佳的时间预留有两种方式：一是提前完成计划中可控部分；二是为整体计划做一定时间的预留。当然，这样的预留，一定是管理者的事情，而不是要告知团队整体人员的，这样可以避免你的下属在执行过程中有所依赖。时间、资源上在做计划之初就有所预留，最终能够让你的团队更具备灵活性，以提高团队对环境变化的应对能力。
第三个方面，善用时间工具。当今科技发达是可以利用的优势，尽量多采用便利的机器、工具，让时间横向扩张。如电话、复印机、电脑、传真机、微博、照片、视频等。越来越先进的工具会大大缩短纵向时间（钟表计时），像利用电话，就可以很快地跟不同的世界或相隔很远的人通话，利用复印机，就可以让更多的人同时阅读到拷贝的文件或信息，还可以做为开发横向时间的硬件设备。管理者应善用这些工具。
5.不要无谓地浪费时间
口中嚷着“忙死了”、“没时间”，却经常把时间浪费在一些无意义的事情上，而本人却完全没有察觉到。这不仅是发生在管理者身上的事，也是普通职场人常有的感受。
我们经常把时间无谓地消耗在莫名的忧虑上。我们会担忧准备不足的事情，如考试演出、工作机会……我们担忧这些事情，是因为我们害怕自己会搞砸。搞砸的原因很多，但归根究底，最可能的、最直接的原因就是准备不充分。没有努力复习，没有努力准备，没有资料，没有经验，没有思想准备，没有投入足够的时间进行练习……那么既然我们准备不足，该怎么做呢？坐在地上紧皱眉头担忧？当然没有用啦！为了弥补因担忧而失去的时间，赶紧行动起来做准备吧。其次，我们改变不了的事情，如别人的看法，如自己天生的缺陷，常常也会成为我们忧虑的来源。其实我们都应明白，这个世界很多事实是你无法改变的。就像有的人天生就喜欢你一样，有的人天生就不喜欢你。不管你多么努力，多么投入地去讨好，不喜欢你的人就是不喜欢你。有时候根本都不是你的问题，就是气场不合。既然改变不了，为什么要去担心呢？担心就能改变了吗？改变不了就放掉它！享受时间，享受自己的生活。
在工作时间，私事有时会成为抢占我们时间的“强盗”。或许你的雇主非常通情达理，从不过多限制员工的自由，他只是希望你们自觉、主动履行自己的职责。或许同时，你性格活泼、开朗，跟你的一些朋友联系密切，他们经常在你工作之时拜访你，或是在你工作行将结束之时找你。更为常见的是，他们会经常在你工作之际打电话给你。事业成功者的身上不会出现这种情况。他们在工作时，是不理会旁人的打扰的，他们懂得将公私分开。一位年轻的市场助理一直得不到提拔，原因在于他妻子每天都在上班时间打电话给他，并且通话时间经常在一个小时以上。因而，在工作之时，最好跟你的亲朋好友保持足够距离，当然偶尔的紧急情况除外。若你有爱管闲事的朋友，不懂得尊重你的工作，你可以温和而坚定地告诉他，自己在“朝九晚五”这段时间内并非可以随心所欲。
当你正在数字或文字的“群山峻岭”中跋涉，几步之差就快登达顶峰之时，或你正在投入地做某件限时完成的工作，“铃铃铃……”的声音徒然响起，你不得不去接电话，于是思路被打断，整个工作进程也随之被打断。等接完电话，你得重拾刚才被打断的头绪才能再次投入进去。
人际交往是生活中不可缺少的一部分，热爱并善于交际是一个人身心健康、个性开朗的表现。除了可以倾心相谈的知己，另外拥有为数众多的其他朋友，交际脉络广泛，不仅是人生一大乐趣，而且是成功人生的重要前提。但是，人际交往是要花时间的，我们应将时间放在值得交往的人身上。休闲、娱乐也是要的，人毕竟不是永动机，不可能永无休止地工作或学习，但也需适度。一个电视节目或电影你实在没从中看出乐趣来，何苦一定陪着别人看下去？并没有外人或外在力量强迫、控制你，你对时间的不可控完全败在你自己的不好意思说出口上。所以，为了不让时间被无谓地浪费，你除了具备精锐的时间意识，还须勇敢地战胜自己的惰性和所谓面子心理。
6.善用集中统筹的策略
又是繁忙的一天，手头一大堆事情等着你处理，就某个选题联系撰稿作者，跟几家设计工作室继续沟通关于某本重点书的修改工作，作者已经交来的稿子要审读，等等。看着这些，你也想雄心勃勃地把它们在下班前统统干完，晚上好好放松一下，可结果经常并不如你所愿。这样的经历你肯定有过。
斯特莱特说：“利用好时间对于我们是最重要的。一天的时间如果不好好规划一下，就会无目的地浪费掉，就会消失得无影无踪，而我们就会一事无成。”通过总结成功人士的经验可以发现，决定人生成功与失败的分界线就在于分配时间。有人问发明家托马斯·爱迪生世界上最重要的东西是什么，他的回答是“时间”。“时间，每天得到的都是24小时，可是一天的时间给勤勉的人带来智慧与力量，给懒散的人只能留下一片悔恨。”这是大文豪鲁迅说过的话。如果愿意静下心稍作思考，你会同意鲁迅的话。人生是由我们在世上拥有的有限时间构成的。我们都说生命宝贵，然而又常常浪费构成生命的时间。有位在汽车公司工作的朋友，他负责华北地区的销售工作。刚接手时，他与所负责地区的汽车行经理还没建立业务往来，于是他每周花大量时间走访他们，目标是了解他们的需求，向他们介绍汽车，与他们拉近关系。
他第一次拜访车行的经理时，会花很多时间与目标客户闲聊与生意无关的事情，比如谈他的业余兴趣，谈他喜欢的高尔夫球等，目的是为全面了解对方。虽然这会花掉他大量的时间和精力，却是有价值的、必须的过程。一旦他与对方建立起了相互信赖的关系，那么便意味着在未来一年中将有许多订单从这位客户身上产生，而这是跟他自己的收入息息相关的。
但如果另一位朋友是一个讨厌高尔夫球的人，让他去陪同一位经理打高尔夫球，再谈上一个小时有关高尔夫球的话题，他肯定忍受不了这种折磨。那么对这位业务员来说，这一小时便属于浪费时间，既不能从精神上有所收获，也不会对业务有任何促进作用。
这是个非常典型的例子，或许有人不以为意。但事实确实如此，许多人在处理日常事务过程中，完全不考虑完成这个任务自己可以得到什么好处。他们以为每个任务都是一样的，只要时间被工作填得满满的，就表示我的时间发挥了价值，我为工作作了贡献。他们愿意做表面看来有趣的事情，而不理会不那么有趣的事情。
杰出人士是不会用这种方法对待时间的，他们必须用分清主次的办法来统筹时间。因为他们懂得如何才叫真正珍惜时间。计划时间是首要的工作，他们通过时间管理，将每一天、每一周，甚至每个月的时间进行有效地合理安排，做自己时间的主人。运用统筹方法进行时间管理，与一个人的逻辑能力、空间想象力、创造力和抽象思维能力有关。时间管理需要一定的训练，如果你没有准备好接受专门训练的话，你将不能成为一个优秀的时间管理者。
统筹方法的主要方针就是集中时间。以下介绍4种集中统筹时间的策略。
第一，培养“顺便思维”，并习惯它。“顺便也看看那个”、“到这儿来了，顺便跟他见个面”、“顺便也把这事查一下”，用这种方式来思考，就称做“顺便思维”。这种思维和做法可以促进时间集中化。
将所有待办事情一件一件单独处理，每件事情都重新起头的做法，效率实在很差。有经验的管理者的做法是，若因工作需要到某地办事，他就把要办的相关的六七件事情整理出来，到时一起办理，这也是采用“顺便”的方式。公司要开一场全体大会，会议的开场时间比较久，那么你就趁等待的时间去公司楼下的书店看一会儿书，或到旁边的展厅看几眼个人画展，到附近的公司会会朋友。一有空闲，就把当时所看所想的写下来。如果这些事都一样一样分开来个别处理的话，光是花在交通上的时间，就不知道要多出多少了。办事情的前后，又浪费掉一些时间，而且还得多花一笔可观的交通费，实在很不划算。
第二，制订一个“时间集中日”。无论工作计划还是其他计划，都集中在某个特定的日子里完成。这是更进一步运用“顺便思维”，而且能更积极、更有计划地让时间加以集中利用的方法。当你确定某天要与某位特定的客户会面，那么你可在这一天中顺便将其他相关工作完成。
第三，将一天中的几件事通通连贯起来。这一点跟“顺便思维”不一样，它是一种在计划阶段就妥善安排时间的方法。例如，现在有开会、接待访客和制作文书3件事情需要完成。首先我们要将各项事件所需要的时间，以及准备的时间计算出来，然后将它们连续地安排在一起。有时候在安排时间计划表时，会将“对方是否方便”列入考虑。因此，往往会产生许多空闲时间和片段时间。一天中，或者是一个礼拜之内，有很多空闲时间的管理者在安排时间计划表的阶段时一定就有问题，在考虑如何活用空闲时间或片段时间之前，就该先考虑如何安排计划，才不会产生这些空闲时间。在这方面下功夫是非常必要的。
第四，不要浪费时间去做毫无意义的事情。让事情集中在特定日期一次完成。有意义或有价值的事情，当然可以每天持续地做。但是，如果像毫无目的地看电视这类事，或者晚上到外面喝酒等，就没有必要持续进行。最好选定某一天，彻底地大看一场，痛饮一番。各位管理者是否可以采取这种方式呢？相信这种方法可以让每天的日子产生起伏，对活用时间、改变心情、精神健康等也将有益。
时间集中化的专门技术，可以应用在各种事情上，就让管理者来想想这两项工作：①新闻记事的裁剪、分类以及粘贴；②印制资料的整理成套、装订以及放入信封中。先说第①项，把一篇报道剪下，然后分类，再贴在剪贴簿上算是完成。完成了一篇后，再去处理第二篇，等第二篇完成，再处理第三篇……像这样的做法，效率实在很低。碰到这种事，首先应该将想归集的全部剪下，然后再将它们分类。分完类后，就可以一块儿粘贴了。像这样，将每个步骤，分别集中完成，跟前一种方法比较起来，可节省1/2到2/3的时间。第②项的方法也是同样的。如果要按类别整理成套，就先将所有资料整理成套，之后，再做其他的步骤，这才是正确方法。有一位交友甚广的大企业的董事长，每当到了岁末年尾时，便要赶场应酬，一连好几天都疲于奔命。这位董事长想，这种事情一定得解决，他终于想到了好点子。这个点子就是租借饭店的场地，开一个年末晚会，虽然需要增加若干开销，而且几乎大半都得自掏腰包，但这个方法却可以使所有的人齐聚一堂，他也只需要应酬一次，就全部解决了。这也属于时间集中化的专门技术。综上分析，正确地统筹时间就等于合理安排时间，合理安排时间就等于节约时间。这其实是要求我们做到讲究用时的科学性、系统性，对时间进行有计划、有步骤地安排；让时间支配既符合身心发展的规律，又能发挥其最大的价值。
7.采用优先事务系统
每天要处理的事情那么多，而时间却是有限的，这就需要我们具有精细排定事务合理顺序的能力。接下来我们谈谈确立优先顺序的问题，然后说明怎样合理地确立优先顺序。有些人的思路是这样：将要做的所有事情分成3个等级，其中10件标为“一级优先”，10件标上“二级优先”，还有20件是“三级优先”。这可算不上正确的优先顺序。
要想在这方面做得到位，首先你得明白，如果我只能做这张清单中的唯一一件事，那么会是哪一件？确定之后，你把这件事排在优先顺序的第一位。接着仔细审视清单其余的事项问自己：如果我只能做这张清单中的一件事，那么会是哪一件？接着再把这件事的优先序排在第二位。沿着这种方式，你继续问自己同样的问题，直到你的清单中的全部事项都确立好先后顺序。这是建立优先事务系统最好的方式。在执行过程中，不允许有两者并列的情况出现，对列表中的每一个事项都排定一个绝对明确的顺序。
假设有这样一个人，他目前的生活现状是：因为体重严重超标了要减肥，戒烟，挤出时间运动，在合理饮食上多花点时间。他将需要完成的这些事列在了清单上，然后问自己：“如果我只能做这个清单中的一件事，那么会是哪一件？”答案必然是保持健康——合理饮食，运动，并且最好是戒烟。如果他不能做到这些，那么他的清单中的其他事项可能永远也不能开始！
然而，确立优先顺序并非一件容易事，这出于两个原因。第一，你对自己建立的优先事务管理系统以及各种事情的优先顺序是否合理，并不能100%地确定。当施密特第一次遇见他的妻子克莱尔的时候，她在一家大的跨国银行工作。在那之后差不多6个月，她提到一件事：“周五我们会进行年度考核。”之前她告诉过施密特那家银行的绩效管理体系，是基于网络平台的360度评估，每个人都会对另一个人进行评估，也同时被同事、上司和下属评估。“你的鉴定结果会是什么样呢？”他问妻子。妻子告诉他，她的谋生途径之一是定期举办为期1～3天的短期培训讲座。每次培训讲座结束后，她都会发放鉴定表单，让同事们填写，她因而总是在被鉴定。但对于施密特提出的“你的鉴定结果会是什么样”，她没有一个清晰的概念，因此她回答说不知道。施密特以为她在开玩笑，于是开始笑起来。但是妻子并没有笑，她说真的不知道她的鉴定结果会是什么，她不知道是否自己会被评为“达到预期”，还是“超出预期”。
那时施密特才意识到，原来大部分人都处在不知所措的窘境之中，他们不知道他们会怎样被评价，因为他们并不真正清楚他们的目标是什么。他们也不知道下面这个问题的答案是什么：“当一年结束的时候，上司怎样才能知道我已经尽我所能地把工作做到最好了？而且不只是做得很好，是出类拔萃呢？”对于你的工作来说，你也需要回答同样的问题，这需要你花时间对目标进行梳理，因为很多组织和上司似乎都喜欢给出模糊的目标，比如“让顾客满意”或者“在预算之内按时完成”。你只有自己多花心思去摸索，直到让这些抽象目标可以被量化的时候，你才算入门。这样，你确立起优先顺序来就会容易得多。可以这么说，只要你和你的上司对目标进行一些梳理，任何人都能做到这一点。
优先顺序确立起来很困难的第二个原因是，缺乏足够的缓冲地带。虽然并非每一件事情都是黑白分明的，但在确立优先顺序的过程中，可以按照黑白分明的标准看待和处理事情。一件事要么比其他事情更重要，要么更不重要，没有中间情况，没有第三种选择。这样一个中间步骤有助于你确立优先顺序。
若要将优先事务管理系统很好地运用于工作和生活实际，你需要有一个正确的心态。首先不要太过追求完美，不要期望事事尽善尽美，有完美主义心理的人经常会有挫败感，容易活在各种压力的重负之下，难以感到轻松。要知道，学习时间管理是一个自我发现的进步过程。在这个过程中，你要学习很多关于自己的事情，仔细看看自己是如何安排每一天的生活的。你接受并初步使用优先事务管理系统一段时间之后，需要定期对自己的思维、行为、习惯作出一些微调。因此，你要经常准备接受改变，改造自己才能达到理想的未来。
