学习目标
公务文书是党和国家机关、人民团体、企业和事业单位等在进行公务活动时所形成和使用的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。本章教学，旨在使学生明确公务文书的概念，理解行政公文的行文规则、格式和写作要求。通过学习，学生必须熟练地掌握常用公文的写法，并能准确熟练地运用其处理公务，为将来走上工作岗位奠定基础。
（第一节）公务文书概述
【知识要点】
公务文书是国家行政机关在进行公务活动时所形成和使用的文书
公务文书具有政治性、权威性、规范性和时效性等特点
公务文书具有特定的行文规则和格式
一、公文的概念
公文是公务文书的简称。公务文书是党和国家机关、人民团体、企业和事业单位等在进行公务活动时所形成和使用的文书。我们这里所说的公文是专指国家行政机关公文。国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》中规定，“行政机关公文（包括电报）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。公文作为公务活动的主要工具，具有以下特点：
（一）鲜明的政治性
从公文的渊源中可知，公文随着阶级、国家的产生而产生，公文始终是国家机器施行权力的一种工具和手段，它反映着统治阶级的意志，代表着统治阶级的利益。今天，公文是传达党和国家方针政策、处理机关行政事务的工具，与党的路线、方针、政策和国家的政务以及法律、法规密切相关，体现出鲜明的政治性。
（二）法定的权威性
法定的权威性是由公文的作者和内容所决定的。行政机关公文有法定的作者，即依法成立并能以自己的名义行使权力和担负义务的组织及其领导者，同时，公文的内容必须是以其名义依法制定发布，代表政府部门的职权和意图，公文一经签发公布，就在它所涉及的范围内具有很强的权威性和严格的行政约束力，所以具有法定的权威性。
（三）严格的规范性
为了维护公文的权威性和严肃性，提高办事效率，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》对公文的种类、公文的格式、公文处理程序等都作了明确的规定，任何发文单位在撰写、处理公文时都必须遵循这些规定，不得自行更改。
（四）较强的时效性
公文是公务活动中用来解决实际问题的手段之一，公文一般都是针对正在办或将要办的事情，针对已经出现或可能出现的问题而制发的，因此具有较强的时效性。
二、公文的种类
按照国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，我国行政机关的公文种类主要有13种：
（一）命令（令）适用于依照有关法律规定公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定：适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复：适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
总之，公文文种是公文的重要组成部分，用以概括表明公文的性质、用途与制发机关的职权范围，文种还决定着公文的结构、格式与语言的运用。正确选用文种对维护行政管理工作的严肃性和有效性、保证受文者准确理解发文者的意图，及时有效地处理公文有着重要意义。那么，撰写公文如何准确选用文种呢？一般来说，我们可以依据行文关系、制发机关的职权范围和行文目的要求来进行选择。
三、公文的行文规则
行文规则是各级行政机关之间互相行文所共同遵守的规程和准则，也是我们学习公文写作必须了解和遵守的规则。国务院在《国家行政公文处理办法》中作了如下规定：
（一）行文应当确有必要，注重效用。
（二）行文关系一般根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
（三）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
（四）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
（五）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
（六）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
（七）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
（八）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
（九）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
（十）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
（十一）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
四、公文的格式
公文的格式是专指公文文种外形结构的组织和安排，包括许多要素以及这些要素在页面上的标识构成。公文格式是公文具有法定的权威性和组织约束力在形式上的表现，是公文区别于其他一般文章的重要标志，也是保证公文质量和提高办文效率的重要手段。
（一）公文用纸、排版规格及印装要求
公文用纸一般采用国际A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
公文的文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写和排版）正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字，要求版面干净，字迹清楚，双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。
（二）公文格式
国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》对公文格式作了如下规定：
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
1.涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
2.紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中，电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
3.发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
4.发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
5.上行文应当注明签发人、会签人姓名，其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
6.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
7.主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
8.公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
9.公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
10.成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准。
11.公文如有附注（需要说明的其他事项）应当加括号标注。
12.公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
13.抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
关于主题词的标注问题说明如下：
为适应办公现代化的要求，便于计算机检索和管理公文，国务院办公厅秘书局特编制了《国务院公文主题词表》，主要用于标引国务院、国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门报送的文件。
《国务院公文主题词表》共由15类1000个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类715个主题词，附表有2类285个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“公交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
主题词的标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如一份文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。
（三）公文中各要素标识规则
国家行政机关公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即154mm）以上的各要素统称为眉首，置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
1.眉首。眉首主要包括以下几项要素：
（1）公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
（2）秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
（3）紧急程度。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第l行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
（4）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm；对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。
联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
（5）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001）不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
（6）签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。
2.主体。主体主要包括以下几项要素：
（1）公文标题。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（2）主送机关。标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
（3）公文正文。主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
（4）附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）
（5）成文时间。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文时间的标识位置见（6）
（6）公文生效标识。公文生效标识包括以下三种情况：
一是单一机关行文。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；
当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。
二是两个机关联合行文。当联合行文需加盖2个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
