重点是准备发言人发言材料。发言材料一是供发言人参考使用，二是根据需要在会上分发。发言材料可简可繁，但一定要全面反映情况、准确表述立场，并经领导审定、统一口径后方能公布。
有时也可准备一些宣传材料，如新闻事件的背景资料、政策法规的说明材料、证人证词、新闻稿等。
7.布置会场
定期召开的新闻发布会可以在固定地点、固定会场举行。
小型记者招待会可将会场座位格局摆成全围式，显得气氛和谐，主宾平等；大型记者招待会设主席台，主宾相对而坐，主席台上方或天幕上要书写会标。为方便记者提问，还要有无线话筒，指定专门的工作人员负责传递话筒。
8.收集媒体的报道
新闻发布会之后，要密切关注媒体的反应，尽可能收集各媒体的新闻报道。
座谈会
座谈会是一种小型围坐式会议，其实务要点如下。
1.发出通知
座谈会通知除了通知时间、地点外，要明确告知与会者会议的内容，有时还要告知与会者同时还有哪些人参加会议，以便做好思想准备和发言准备。除了发书面通知外，还要用电话跟踪落实。
2.会场布置
座谈会会场布置灵活多样，可以采取圆形、方形、长方形、椭圆形、六角形等围坐式座位格局，特殊情况下也可以设计成半围式。
较为重要的座谈会应当悬挂会标，会场内可适当放置饮料和茶水，可使与会者感到亲切、自然。
3.安排好发言
座谈会发言形式有两种：一是自由发言，发言顺序，与会者发不发言、什么时候发言，几位主要发言者，也可以编排好其发言顺序，会者再自由发言。
4.对与会者表示感谢
无论与会者同举办者之间有无隶属关系，示感谢。即事先不规定每人都要发言，也不规定完全由与会者自己决定。
二是事先确定
会上先由主要发言者发言，然后其他与座谈会结束后，最好对与会者的光临表展览会举办展览会常见要点如下。
1.确定展览会的规模
展览会有大型展览会、小型展览会与微型展览会之分。大型展览会，通常由社会上的专门机构出面承办，其参展的单位多、参展的项目广，因而规模较大。因其档次高、影响大，参展单位必须经过申报、审核、批准等一系列程序。小型展览会一般都由某一单位自行举办，展示的主要是代表着主办单位最新成就的各种产品、技术和专利。微型展览会，则是小型展览会的进一步微缩。它只是将其安排陈列于本单位的展览室或荣誉室之内，主要用以教育本单位的员工和供来宾参观之用。
2.确定展览会的时间
根据展期的不同，可以把展览会分作长期展览会、定期展览会和临时展览会。长期展览会，大都常年举行，展览场所固定，展品变动不大。定期展览会，展期一般固定为每隔一段时间之后，在某一个特定的时间之内举行。其展览主题大都既定不变，但允许变动展览场所或展品内容。一般来看，定期展览会往往呈现出连续性、系列性的特征。临时展览会，则随时可根据需要与可能举办。它所选择的展览场所、展品内容乃至展览主题，往往不尽相同，其展期大都不长。
3.展览内容的宣传
为了引起社会各界对展览会的重视并且尽量地扩大其影响，主办单位有必要对其进行大力宣传。主要可以采用举办新闻发布会、发表有关展览会的新闻稿、公开刊发广告等方式。
4.参展单位的确定
主办单位事先应以适当的方式，对拟参展的单位发出正式的邀请或召集。主要方式为刊登广告、寄发邀请函、召开新闻发布会等。发出邀请的同时应将展览会的宗旨、展出的主要项目、参展单位的范围与条件、举办展览会的时间与地点、报名参展的具体时间与地点、主办单位拟提供的辅助服务项目、参展单位所应负担的基本费用等，一并如实地告之对方。
对于报名参展的单位，主办单位应根据展览会的主题与具体条件进行必要的审核。当参展单位的正式名单确定之后，主办单位应及时以专函进行通知。
5.展示位置的分配
在一般情况下，展览会的组织者要想尽一切办法充分满足参展单位关于展位的合理要求。假如参展单位较多，对于较为理想的展位竞争较为激烈的话，则展览会的组织者可依照展览会的惯例，采用下列方法之一对展位进行合理的分配。
（1）对展位进行竞拍。由组织者根据展位的不同，而制订不同的收费标准，然后组织一场拍卖会，由参展者在会上自由进行角逐，由出价高者拥有自己中意的展位。
（2）对展位进行投标。参展单位依照组织者所公告的招标标准和具体条件自行报价，并据此填写投标单，由组织者按照“就高不就低”的常规，将层位分配给报价高者。
（3）对展位进行抽签。即将展位编号，然后将号码写在纸签之上，由参展的每一单位的代表在公证人员的监督之下，每人各取一个，以此来确定其各自的具体展位。
（4）按“先来后到”分配。以参展单位正式报名的先后为序，谁先报名，谁便有权优先选择自己所看中的展位。
6.对展览物品与工作人员的要求
用以进行展览的展品，外观上要力求完美无缺，质量上要优中选优，陈列上要既整齐美观又讲究主次，布置上要兼顾主题的突出与观众的注意力。在展览会上向观众直接散发的有关资料，则要印刷精关、资讯丰富，并且注有参展单位的主要联络方法。
在一般情况下，要求在展位上工作的人员应当统一着装。最好是身穿本单位的制服或者是穿深色的西装、套裙。在大型的展览会上，参展单位若安排专人迎送宾客时，最好请男士身穿西装，女士身着单色旗袍，并胸披写有参展单位或其主打展品名称的大红色绶带。为了说明各自的身份，全体工作人员皆应在左胸佩戴标明本人单位、职务、姓名的胸卡，礼仪小姐可以例外。
在宣传型展览会上，解说的重点应当放在推广参展单位的形象之上。时时刻刻都应大力宣传本单位的成就和理念，以便使公众对参展单位给予认可。而在销售型展览会上，解说的重点则必须放在主要展品的介绍与推销之上。要在提供有利证据的前提之下，着重强调自己所介绍、推销的展品的主要特征与主要优点，以争取使客户觉得言之有理，乐于接受。不可争抢、尾随观众兜售展品，弄虚作假，或是强行向观众推介展品。
7.安全保卫的事项
无论展览会举办地的社会治安环境如何，组织者对于有关的安全保卫事项均应认真对待。在举办展览会前，组织者须主动将展览会的举办详情向当地公安部门进行通报，求得其理解、支持与配合。举办规模较大的展览会时，最好从合法的保安公司聘请一定数量的保安人员，将展览会的保安工作全权交予对方负责。为了预防天灾人祸等不测事件的发生，应向声誉良好的保险公司进行数额合理的投保。在展览会入口处或展览会的门券上，应将参观的具体注意事项正式成文列出，以减少纠葛。展览会组织单位的全体工作人员，均应自觉树立良好的防损、防盗、防火、防水等安全意识，为展览会的平安竭尽全力。按照常规，有关安全保卫的事项，最好由有关各方正式签订合约或协议，并且经过公证。
8.其他各方面的配合
主办单位作为展览会的组织者，有义务为参展单位提供一切必要的辅助性服务项目。否则，不但会影响自己的声誉，而且还会授人以柄。由展览会的组织者为参展单位提供的各项辅助性服务项目最好有言在先，并且对有关费用的支付进行详尽的说明。具体而言，为参展单位所提供的辅助性服务项目，通常要包括下述各项：一是展品的运输与安装；二是车、船、机票的订购；三是与海关、商检、防疫部门的协调；四是跨国参展时有关证件、证明的办理；五是电话、传真、电脑、复印机等现代化的通讯联络设备的准备；六是餐饮以及有关展览时使用的零配件的提供；七是供参展单位选用的礼仪、讲解、推销人员等。
赞助会
赞助，通常是指某一单位或某一个人拿出自己的钱财、物品，来对其他活动、单位或个人进行帮助和支持。在现代社会中，赞助是社会慈善事业的重要组成部分之一。它不仅可以扶危济贫，向社会奉献自己的爱心，体现出自己对社会的高度责任感，以自己的实际行动报效社会、报效人民，而且也有助于获得社会对自己的好感，提高自己在社会上的知名度、美誉度，为自己塑造良好的公众形象。对于商界而言，积极地、力所能及地参与赞助活动，本身就是进行商务活动的一种常规的形式，而且也是协调本单位与政府、社会各界关系的一种重要的手段。所以，赞助一向颇受商界的重视。为了扩大影响，商界在公开进行赞助活动时，往往会专门为此而举行一次一定规模的正式会议。这种以赞助为主题的会议，即为赞助会。
1.赞助的方式
赞助的方式，指的是赞助的具体形式。赞助方式选择得当与否，大都对赞助的效果直接产生影响。根据不同的标准，赞助的方式可有各种不同的划分。其中最为常见的划分方式，有赞助项目和赞助物两种。
（1）赞助项目。赞助项目具体所指的主要是受赞助的对象。在目前情况下，赞助的项目大致上有以下几类。
（1）赞助公益事业。它是指对社会的公共设施、公共活动进行赞助，直接地造福于社会、造福于人民，可赢得公众与舆论的欣赏。
（2）赞助慈善事业。它是指对社会慈善福利组织或慈善福利活动的赞助。既可以向社会表明本单位勇于承担自己的社会义务、社会责任，又有助于获得政府与社会的好感。
（3）赞助教育事业。它是指对教育界的赞助。可以给予教育界以有力的支持，并且为本单位日后的进一步发展培养大量必不可少的后备人才。
（4）赞助科研活动。它是指对科学研究与学术活动的赞助。此举不仅表明本单位对人才与科技进步的重视，而且还可以使自己得到专家、学者的肯定、支持或指导。
（5）赞助专著出版。它是指对确有学术水平的学术专著的出版所给予的赞助。它主要可以表明本单位对知识的无比重视和对学术研究的大力支持。
（6）赞助医疗卫生。它是指对医疗、保健、卫生、康复事业的赞助。它体现着本单位对社会的关怀，同时也是对社会的一种奉献。
（7）赞助文化活动。它是指对文化事业的赞助。它有助于促进我国的社会主义精神文明建设，用高尚的精神去鼓舞人民、教育人民，提高其文化修养与精神境界。
（8）赞助展览画廊。它是指对具有一定艺术品位的非赢利性的展览、画廊的赞助。它体现着本单位的艺术品位以及对艺术界的支持和帮助。
（9）赞助体育运动。它是指对各类体育比赛活动的赞助。体育比赛是当今的社会热点之一，对其进行赞助，往往可使本单位名利双收，一举两得。
（10）赞助娱乐活动。它是指对群众性娱乐休闲活动的赞助。它表达了本单位对广大群众的关怀与诚意，可提高对方对本单位的认同感。
（2）赞助物。赞助物在此特指赞助单位或个人向受赞助者所提供的赞助物品。通常，赞助物可以分为如下四类。
（1）现金。即赞助单位以现金或支票的形式向受赞助者所提供的赞助。
（2）实物。即赞助单位或个人以一种或数种具有实用性的物资的形式，向受赞助者所提供的赞助。
（3）义卖。即赞助单位或个人将自己所拥有的某件物品进行拍卖或出售，然后将全部所得，以现金的形式再捐赠给受赞助者。
（4）义工。即赞助单位或个人派出一定数量的员工，前往受赞助者所在单位或其他场所，进行义务劳动或有偿劳动，然后以劳务的形式或以劳务所得，向受赞助者提供赞助。
2.制订赞助计划
（1）前期研究与赞助计划制订。通常，在接到其他单位、组织或个人的赞助请求后，对于是否应当进行赞助、在赞助时应当采取何种具体形式、具体赞助的财物的数量等，都要进行认真的研究。
一旦决定进行赞助活动之后，即应着手制订详尽的赞助计划。细而言之，赞助的计划实际上是前期研究、论证成果的具体化。根据惯例，它应当是由专司其职的工作部门（如公关部），在进行前期研究、论证的基础上，根据本单位既定的赞助政策和赞助方向，认真制订而成。制订赞助的计划的指导思想为：赞助活动必须同本单位的经营策略、公共关系目标相一致，赞助活动的终极目标应当是赞助单位、受赞助者和社会三方同时受益。赞助政策的制订、赞助方向的选择，均应以此作为指南。在一般情况下，赞助计划需要专人草拟，并经本单位的决策机构批准。
（2）需要进行相关项目的审核。在进行正式的赞助活动之前，对于既定的赞助项目进行审核往往是极其必要的。赞助项目的审核，主要是指赞助单位事先对自己所参与的赞助项目所进行的核定与审查。在正常的情况下，它是由赞助单位专门负责赞助活动的工作部门进行的。对赞助活动的各个具体环节逐一进行细致的分析研究，发现问题，防患于未然。审查核定的重点应当放在如下几个方面：一是要看赞助项目是否符合本单位的经营策略与公共关系目标；二是要看赞助的具体方式是不是合适，赞助的时机是否得当；三是要看赞助将会产生多大的社会作用；四是要看进行赞助之后对本单位会有多大的积极作用和负面影响。
3.现场布置
赞助会通常应由受赞助者出面承办，而由赞助单位给予适当的支持。赞助会的举行地点，一般可选择在受赞助者所在单位的会议厅。亦可由其出面，租用社会上的会议厅。
举行赞助会的主席台的正上方或是面对会议厅正门之处的墙壁上，还需悬挂一条大红横幅。在其上面，应以金色或黑色的楷书书写着“某某单位赞助某某项目大会”或者“某某赞助仪式”的字样。一般来讲，赞助会的会场不宜布置得过度豪华张扬。
参加赞助会的人士，数量上不必过多，群众代表以及新闻界人士参加。赞助者双方的主要负责人及员工代表之外，但要有充分的代表性。除了赞助单位、受赞助会应当重点邀请政府代表、社区代表、
4.赞助会的一般程序
（1）宣布赞助会正式开始。赞助会的主持人一般应由受赞助单位的负责人或公关人员担任。
（2）奏国歌。此前，全体与会者须一致起立。在奏国歌之后，还可奏本单位标志性歌曲。有时，奏国歌、奏本单位标志性歌曲可改为唱国歌、唱本单位标志性歌曲。
（3）赞助单位正式实施赞助。通常是赞助单位的代表首先出场，宣布其赞助的具体方式或具体数额。随后，受赞助单位代表上场，双方热情握手。接下来，由赞助单位的代表正式将标有一定金额的巨型支票或实物清单双手捧交给受赞助单位的代表。必要时，礼仪小姐应为双方提供帮助。在此过程之中，全体与会者应热烈鼓掌。
（4）赞助单位代表发言。其发言内容重在阐述赞助的目的与动机，还可以对本单位的简况略作介绍。
