（1）外国元首、副元首、政府首脑、副首脑、议长、副议长、外交部长、国防部长、总司令或总参谋长、率领政府代表团的正部长、国家元首派遣的特使以本人所担任公职的身份来访时，在重大礼仪活动场所，如欢迎仪式、欢迎宴会、正式会谈、签字仪式，以及其住所和交通工具上可以升挂中国国旗和来访国国旗。
（2）在国际条约和重要协定的签字仪式、国际会议、文化体育活动、展览会、博览会上，可以同时升挂中国国旗和有关国家的国旗。
（3）举行外国政府经济援助项目以及外商投资企业的奠基、开业、落成典礼和重大庆祝活动时可以同时升挂中国国旗和有关国家的国旗。
（4）民间团体在双边和多边交往中举行重大庆祝活动时，也可以同时升挂中国国旗和有关国家的国旗。
2.升挂国旗的规则
（1）旗幅一致。中国国旗与外国国旗并挂时，各国国旗应按照各国规定的比例制作，尽量做到国旗的面积大体相等。
（2）主左客右。在中国境内举办双边活动需升挂中国和外国国旗时，凡中方主办的活动，外国国旗置于上首（右侧）；对方举办的活动，则中国国旗置于上首。即以旗的正面为准，右方挂客方国旗，左方挂主方国旗。这里所谓的主方和客方，不是以活动在哪个国家举行为依据，而是以由谁举办活动为依据。例如，东道国举行欢迎宴会，东道国为主人；与会者举行答谢宴会，与会者是主人。
轿车上挂国旗，在驾驶员左手的一边挂主方国旗，右手一边挂客方国旗。
（3）不能倒挂或任意竖挂、反挂。悬挂国旗一般应以旗的正面面向观众，不能随意交叉悬挂或竖挂，更不得倒挂。有的国家规定，国旗如需竖挂，必须另外制旗，将图案或文字转正。如不加注意随便竖挂，会产生外交麻烦。
（4）在中国境内，多国国旗并挂时，旗杆高度应该一致，但中国国旗应置于荣誉地位：一列并挂时，以旗面面向观众为准，中国国旗在最右方；单行排列时，中国国旗在最前面；弧形或从中间往两边排列时，中国国旗在中心；圆形排列时，中国国旗在主席台或主入口对面的中心位置；升挂时，必须先升中国国旗；降落时，最后降中国国旗。
气氛庄严的会议，如党代表大会、人民代表大会等，在主席台上要以红旗衬托会徽；气氛热烈的会议，如庆功会、表彰会、开工仪式等，可用彩旗布置。
标语的制作要求
把会议口号用醒目的书面形式张贴或悬挂起来，即成为会议的标语。会议标语能直接张扬会议主题，具有显著的宣传效果。会场内外适当的标语同样可以起到烘托会议主题、渲染会议气氛、影响与会者情绪的作用。会议标语的制作应当做到以下几点。
1.切合主题
标语口号是为宣传会议主题服务的，制作时一定要切合主题，体现会议的目标。
2.号召力强
标语口号要有强烈的鼓动性，最好能使人看了之后精神为之一振并产生将口号付诸行动的愿望。
3.简洁工整
实践证明，简洁的标语更能引起与会者的注意，也更容易记忆和流传。此外，标语口号也要尽可能工整，使之朗朗上口，这有助于扩大会议的社会效果。
如何把握会场的整体色彩与色调
不同的色彩与色调能使人产生不同的心理感受。比如红、橙、黄等颜色给人以热烈、辉煌、兴奋的感觉；青、绿、蓝等颜色给人以清爽、娴静的感觉。因此，对于时间较长的会议，会场可用绿色、蓝色的窗帘，布置绿、蓝色的花草、树木等，以消除与会者的疲劳。对于代表大会、表彰庆祝大会，会场的色调布置要鲜亮、醒目一些，以显示热烈、庄严、喜庆的气氛，如在主席台摆一些五彩缤纷的鲜花，两侧排列鲜艳的红旗，周围悬挂一些红底黄字的标语。
会场灯光的要求
灯光的强、弱、明、暗及颜色，会给会场带来不同的视觉效果。灯光布置要注意以下几个问题。
（1）一般情况下，宜使用白炽灯和日光灯作为会场的照明光源。演出用照明一般使用下射式照明灯。
（2）掌握好主席台与台下代表席的光线亮度的比例。由于主席台是会场的中心区域，其照射光线的亮度应当比主席台下稍强，以突出主席台的地位。但为了主席台的领导随时了解台下的情况和反映，台上台下的光线反差不能太大，这一点与舞台演出时的灯光布置有明显的不同。
（3）控制好灯光的入射角度。如天幕的光线不能太亮，否则会使主席台处于逆光的效果，造成主席台上领导人正面形象的模糊，同时也容易使主席台下与会人员视觉疲劳。一般不要开启低角度的光源，因为低角度的光源会改变甚至夸张人物的形象。
（4）如果会议规模较大、规格又高，就需要使用大型照明装置，应考虑在一个大一点的场所举行。如果在大饭店或者专门的会议中心举行，这样的场所一般可以安排大型照明装置或者已有这类装置了。
地毯的铺设原则
地毯的铺设，强调审美功能和艺术性，应根据室内空间的特点，综合考虑家具、陈设等因素，起到烘托室内气氛的作用。
地毯的图案，有素花的、散点状的、几何纹的、网形的、植物纹样的等。用在会议室里的地毯，色彩、图案、纹样不宜太花太杂。当然，如果企业需要在会议室里举行隆重热烈的活动，就适宜用大红色地毯，而用中性或冷色调的地毯就会显得不合时宜。会议室地毯的图案构成宜平稳、安静，在布置的时候，要考虑会议中的礼遇规格、室内的功能要求等因素。地毯的图案一般不宜选用严肃的主题或标志，也切忌选用凹凸重叠、起伏感突出或对比强烈的色彩和纹样，以免给与会者造成不安定的感觉。
一般红色或金黄色的地毯使会议室显得富丽堂皇，驼色和米色地毯使会议室显得幽静、淡雅，给人以安静、恬适之感。会议室地毯的颜色与会议室的朝向也有关系，朝东南方向的会议室，采光面积大，最好选用冷色调地毯，朝西北方向的会议室，则选用暖色调地毯比较好，这样可以为会议室内阴冷的气氛增添温暖的情趣。
地毯铺设有满铺和局部铺设两种形式。满铺的规格要求较高，在会议室一般采用满铺形式。
窗帘的选择
窗帘能调和室内因家具或墙面等直线多的物体产生的生硬感，使呆板的立面产生活泼起伏的曲线美。窗帘既是实用品，又是装饰品，如果在会议室内装饰适当，往往会起到“画龙点睛”的作用。
窗帘具有遮光、调节光线强弱和阻隔户外视线的功用，它增加了会议室内的保密性与安全感。窗帘样式有落地窗帘、半窗帘和全窗帘等多种类型。落地窗帘是与大型窗及落地长窗相配合的大型窗帘，气势宏大，使室内显得豪华、庄重与气派。半窗帘开闭方便，一般安置于窗户的下半部分或横扁型窗户。全窗帘实用、经济、大方，是会议室常用的窗帘。
窗帘可以配套装置，配备主窗帘和副窗帘。主窗帘应设单棉两种。冬季可配挂稍厚的窗帘，如加衬里的丝绒类窗帘，以利于保温、隔寒；夏季则可以选择较轻薄，透气性良好的织物类窗帘。
为会议室选择窗帘前应参考室内装饰色彩的主调，如淡奶黄色墙面适宜配棕色窗帘，湖绿色墙面适宜配浅绿窗帘，乳白色墙面适宜配浅红、浅绿或白色窗帘。如墙面大、窗户小，用对比色也能取得协调效果，像红与绿、黄与紫等。但对比不必过于强烈，过于强烈的色彩对比会给人以杂乱之感。在同一会议室内，最好选用同一色彩和花纹的窗帘，以保持整体美。
窗帘长度以约长于窗台20~30厘米为宜，以免被风吹起，露出窗框。若两扇窗相隔太远，则可以通过两块窗帘将窗连成一个整体。选用落地窗帘则应高出地板一寸左右，其宽度为窗口宽度的1.5~2倍为宜。
会场中的花卉布置
报告桌是会议主持人或报告人所在位置，是整个会场的焦点。但桌上只宜摆放一盆较小的盆花，如文竹、四季海棠、菊花、一品红等。但多数情况下桌上不设花卉，而在报告桌或台的前面放几盆高度为报告台1/2~1/3的花卉，将报告台衬托得更为醒目。
主席台前一般布置一行低矮的（高度约30厘米左右）垂吊的观叶植物，如天冬草，并加入直立型的观花植物，如月季、绣球、旱金莲等，与垂吊的观叶植物相间摆放，使台边富有生气。
主席台后，一般以规则的方式摆放较高大的观叶植物，如棕榈、南洋杉、龙柏等。密度不宜过大，应使墙壁或帷幕稍露为宜。如帷幕颜色极深时，宜选择叶色较浅的植物或观花植物，如海桐（白花）、扶桑等。不论采用哪种花，其高度均应高于台上站立的人的高度，使花与人融为一体。
会场的四角可布置较高的观叶植物，也可利用几架布置观花、观果、芳香或垂吊植物，如一品红、香园、米兰、悬崖菊等，其高度、大小应根据会场四角的具体条件进行选择。
会场两边的窗台，如窗台的高度在人的平视视线中，也可布置一些观叶或观花植物，其高度、大小视窗台的高矮、宽窄而定。
另外，切合主题的花卉布置也很关键，例如过圣诞节可以加上一棵高大的圣诞树和一些圣诞花，再配上一些精美的彩带和气球进行合理搭配，整个会场也会很有气氛的。
工艺品陈设原则
会议室内环境的美化离不开艺术品的陪衬和烘托。室内工艺品陈设可以分为两类：一类是实用工艺品，如陶器、瓷器、玻璃器皿等；一类是观赏工艺品，如书画、挂盘、牙雕、木雕、石雕、漆器、艺术陶瓷、唐三彩、仿古青铜器等。
会议室内工艺品陈设要遵循以下原则：
（1）观赏品的陈设，一定要讲究室内整体装饰风格的和谐，使它们的造型、色彩、质感等因素能与墙面、家具、窗帘等的格调相协调，并能呼应会议主题。
（2）观赏品的陈设宜少而精，宁缺毋滥。
（3）配置工艺品时，要紧密结合室内功能特点。
（4）要讲究构图章法，符合形式美的基本原理，注意均衡、匀称、对比、多样、统一等效果。
（5）要注意视觉效果。观赏品陈设要注意欣赏者的视觉效果，包括考虑欣赏者的站立位置和视野范围等。应把重点工艺品放到视线的焦点上，其高度要与观赏者视线相平；陈设部位要避免大片阴影，以保证观赏者详审细玩。
门厅、入口大厅和过厅的布置艺术
门厅、入口大厅和过厅是会议建筑物的重要部分，是给与会者产生第一印象的重要空间。厅内陈设宜采用有大画面（背景）效果的绿化或艺术品陈设。一些经过精雕细刻、内涵丰富的艺术品不适宜在此处陈设，以免因吸引与会者停留观赏而造成人员拥挤。
门厅、入口大厅和过厅要给人以亲切、宜人、美好的感觉，不论采用什么格调的门厅、大厅和过厅，都适宜布置得明亮舒适。
门厅、入口大厅通常具有交通、服务和休息三种功能。门厅、人口大厅的家具主要是沙发。沙发在休息区域内成组地排列组合放置于门厅的中心或一侧，可以采取不同形式，但都要以不妨碍交通并与门厅大空间相协调为前提。
过厅的功能主要是为与会人员提供在交通流动中驻足的场所。布置力求简洁，墙角适当布置盆景，略作点缀，为平淡的走道增添一点韵味。
（第二节）常见会议实务类举
会见
会见是指双方见面、交换意见，也称会晤，可起到沟通信息、交换立场、联络情感的作用。
1.明确目的和议题
会见对象不同，会见的具体目的也有所不同。政治性会见和工作性会见的目的一般为互通情况、沟通立场、消除分歧等；礼节性和慰问性会见的目的一般是联络感情、鼓舞士气等。
会见的议题要根据会见的性质类型来确定。事先准备好哪些谈，哪些不谈，哪些先谈，哪些后谈。
2.确定会见的规格
会见的规格就是安排什么身份的领导人出面会见客人。确定会见的规格应当考虑下面几点。
（1）来访人身份。一般来讲，出面会见的领导人的身份应当同来访人身份大致相当或高于对方。如客人访问主方的某一个单位，且客人的身份高于这一单位的领导人身份时，这一单位应当安排身份最高的领导人出面会见。如果这一最高领导人因故不能出面会见，应当由其他领导人代表最高领导人出面会见。
（2）对方来访的目的和内容性质。如对方是为解决某些专业问题来访，可由分管领导出面会见。
（3）双方的关系。双方关系密切的，可以派出身份较高的领导人出面会见；双方关系紧张时，可以低规格会见对方。
（4）对方的求见要求。如果对方主动提出会见某领导人的要求，如无特别原因，应尽量满足对方要求；如果不能满足对方要求，应当作好解释。有时，对方并未求见，但为了某种需要，比如表达对特定问题的重视，也可安排较高身份的领导人会见对方。
3.确定陪同人员
除特殊情况领导人需要单独会见客人外，一般还应安排会见的陪同人员。陪同人员的安排要考虑如下因素：一是要考虑与会见时讨论的议题有关，尽可能安排有关专家和主管部门的人员参加；二是要考虑与来访者的关系，陪同会见的人员中如果有对方熟悉的人员，会使会见的气氛更加亲切和谐；三是人数不宜过多。
4.确定记录员和翻译
记录员的职责是真实、完整地把会见时的情况和谈话内容记录下来，以备整理或今后查考。涉外会见还要安排翻译。翻译人员的确定要同客方磋商，可以由主方派出，也可以由客方派出，还可以由宾主双方同时派出翻译人员。
5.确定时间
时间的确定一般要考虑以下几点。
（1）主方出面会见的领导人的工作日程。一般情况下应当优先安排会见客人，但不能影响主方领导人的其他重要公务。
（2）客人的来访活动的日程。应尽可能在事先商定的客人访问日程中会见，尽量避免出现因推迟安排领导人会见而延误客人的访问日程。
（3）会见的性质。礼节性的会见，一般安排在客人到达后的当天或第二天或宴请之前；其他会见，则根据需要确定具体。
（4）如果主方由几位领导人分别会见，还要事先安排好会见的先后顺序。
6.确定地点
会见地点要根据会见的性质来选择，先要考虑在什么地方举行会见最合适，然后再确定具体场所。
（1）会见在一般情况下安排在主人的办公地点举行，如主人的会客室、办公室等。比较重要的会见也可以同客方磋商具体的地点。
（2）召见必须安排在主人的办公室或会客室，以体现召见的性质。
（3）礼节性会见或回拜，则安排在客人的住所进行。
（4）接见下属的地点比较灵活，可根据实际情况而定，可以在室内，也可以在室外；可以在工作现场，也可以在专门的会客厅。
7.求见与通知
求见对方应先打电话征得对方同意，并告诉对方参加会见的自己一方的主要成员和人数；接受求见的一方如果同意，要及时用电话通知对方，并将会见的名单、地点、时间告知对方。
8.现场布置
（1）座位安排。座位的形状有半圆形、马蹄形、直角形、T字形和长方形等，可根据会见的性质、参加的人数和会客地点的设施条件而定。
