与走在世界前列的美国档案工作相比，日本虽是世界经济强国，但其档案工作发展长期处于滞后状态，20世纪70年代才开始掀起建设档案机构的热潮。日本大学的档案机构发端于1963年成立的东北大学纪念资料室（2000年改组为史料馆），此后，东京大学、九州大学以及名古屋大学史史料室相继设立，这些机构虽以校史资料室、史料室、编纂室为名，机构设置之初，其主要业务亦仅为校史资料的收集、整理以及编撰，但到目前已逐渐发展成为学校的档案部门，从事着各项档案业务工作。据1996年成立的以大学史编撰与资料保存为研究对象的日本全国性大学档案机构的专业团体——全国大学史资料协议会的统计，截至2009年10月，日本已有98所大学设立档案机构。2000年，京都大学文书馆即档案馆的成立，标志着日本第一个大学档案管理的专门机构的建立。此后，广岛大学、九州大学、北海道大学等三所大学也相继成立了大学档案馆。
综观日本的大学档案工作，虽起步较晚，发展不快，但它与欧美的大学档案馆相比，除了具有学校档案的收集、整理、保管、借阅等档案馆的基本功能之外，在其功能定位上还有独到之处。
1.史料调查与研究功能。由于日本各所大学的档案机构的前身均为校史编纂部门，所以从设立伊始，就明确将史料的调查与研究视为档案机构的主要功能，其主要内容包括：史料收集与整理的理论与方法研究、对各大学档案机构的调查研究、大学校史研究及高等教育研究等，在校史编撰方面，设置专职专人，定期编撰和出版校史，使校史编撰工作制度化。以东京大学、京都大学以及九州大学文书馆为代表的高校档案机构在史料编纂方面取得了丰硕的成果，例如《东京大学百年史》（共10卷）、《京都大学百年史》（共7册）及《九州大学史料丛书》（共17辑），《九州大学百年史》、《东京大学150年史》也正在编撰中；同时，定期出版专业学术刊物，为档案工作者同行们提供一个发表和交流成果的平台，例如，《东京大学史纪要》（年刊）、《东京大学史史料室新闻》（半年刊）、《京都大学大学文书馆研究纪要》（年刊）、《京都大学大学文书馆通讯》（半年刊）等等。
2.教育功能。九州大学不仅面向入校新生（包括留学生），而且面向报考本校的高中生、预科生，编印了校史教育教材《九州大学的历史》，并且开设了“大学是什么——献给就读于九州大学的同学们”的课程；京都大学将参观大学文书馆作为海外留学生新生教育的一项内容。为强化校史档案的教育功能，2003年12月，京都大学在新落成的该校标志性建筑——百年钟楼纪念馆开设了永久性的校史展览厅，以文件、照片、模型以及声像档案等展示京都大学的百年历史，成为游人们的必经之地。
二、武汉大学档案馆的基本功能现状分析
教育部和国家档案局2008年27号令《高等学校档案管理办法》（以下简称为27号令）第七条明确指出：高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用学校档案的科学文化事业机构。它和一般的档案馆一样具有档案收集、整理、保管功能及由此延伸而来的信息服务功能。
武汉大学档案馆成立于1988年。2000年，原武汉大学档案馆、武汉水利电力大学档案馆、武汉测绘科技大学档案室和湖北医科大学档案室合并成立了新的武汉大学档案馆。自合校以来，她风雨兼程、披荆斩棘，至今已走过十年的艰辛历程，从近十年的实践来看，我校档案馆在收集、保管、开发利用学校档案信息资源方面取得了可喜成效，为弘扬学校办学传统，提升大学文化，凝炼大学精神作了很多工作，但其功能作用的发挥还有些不足之处。
（一）高校档案的保管功能。我馆集中保存了百余年的辉煌校史中存留下来的珍贵档案。自建馆以来，档案馆注重在档案资源建设上从源头抓起，重视档案收集工作，逐步建立起国立武汉大学、私立文华图书馆学专科学校、武汉大学、武汉水利电力大学、武汉测绘科技大学、湖北省立医学院、湖北医科大学、武汉大学（新）等八个全宗，包括党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产与科技开发、出版、外事、财会、人事共十一大档案门类，并基本实现了学校档案的集中管理。同时，以服务学校和社会为宗旨，先后增设了“老照片”、“名人档案”和“实物档案”等门类。截至2009年底，我馆馆藏纸质档案18万余卷、1.6万余件；照片档案近5.5万张；实物档案415件。为方便利用、保护档案原件，我校馆藏存量档案数字化工作也取得了初步成效，截至2009年底，档案目录数据库机读目录数据总量突破100万条，占馆藏档案案卷的85％。
问题：档案来源单一，收集范围仅限于本校，来源渠道基本是本校内设部门、学院的移交档案；档案内容不丰富，特色不鲜明，馆藏档案的结构虽说是八大全宗十一大类，但每年移交入馆的档案基本上以学籍档案为主，据统计，我馆每年接收的学籍档案达1万余卷，几乎占接收档案总量的三分之二，以我馆2009年接收的2008年度的档案数量为例，全年共接收档案8大类、8772卷，其中，教学档案中的学籍档案达6618卷，占总接收量的75.4％，而大量的反映教学成果的教师业绩档案归档移交不全，反映学校历史建筑、杰出校友、名师、领导的个人档案的收集也还未形成制度；宥于经费，对历史档案的征集工作未能广泛开展；档案载体基本上以纸质档案为主，照片档案、声像档案的收集归档移交等还有待与相关部门沟通和协调。
（二）研究功能。近年来，我馆努力改变“重管、轻用、弱研”的传统档案工作模式，主动配合学校中心工作，积极开展校本档案史料、档案管理的理论与方法等的研究。截至目前为止，撰写研究论文近50篇，公开出版发行档案史料4本，约102万字；即将出版发行档案史料2本，约15万字。2009年，我馆在补充、丰富历年校史图片展的基础上，汇编成一本反映武大百年办学历程的校史图集——《珞珈岁月》；同时，启动了《武汉大学年鉴》的编撰工作，首卷《武汉大学年鉴（2008）卷》定于2010年8月正式出版发行；另外，由我馆新老馆长担纲主笔的《湖北省志·教育志·武汉大学志》的编写工作正在有序进行中，将为进一步编写学校校史打下良好的基础。
问题：档案馆的编研工作仅仅停留于保存和展示校史阶段，挖掘和研究校史文化工作还属于薄弱环节；校史的编撰工作缺乏制度化和组织化，目前，权威性、系统性的武汉大学校史有两本，其一为1993年出版、吴贻谷主编的记录老武汉大学百年历史的《武汉大学校史（1893—1993）》；其二为校庆110周年之际，于2003年出版、黄进主编的《今日武大（1893—2003）》，重点阐述了合校后的新武汉大学的学科建设、名师名人、人才培养、科研成果、校园风貌等。我们期待武汉大学120周年校史的编撰工作列入议事日程。
（三）社会教育功能。我馆充分开发利用原始的、鲜活的馆藏档案信息资源，“以档育人”，以多种方式，对广大师生进行爱国、爱校教育和历史科学文化知识教育。近年来，我馆先后承办了“珞珈魂”、“党旗飘扬在珞珈”、“武大与祖国共奋进”、“武大历任校领导”等多项大型图片展；同时，利用校园网建立“武汉大学档案馆”网站，举办了包括“乾隆十五年（公元1750年）武大校园地契”和“张之洞向光绪皇帝奏请创办‘自强学堂’奏折”等在内的网上馆藏珍品展示，以及名人题词、校徽校歌、武大荣誉等十个专题的网上专题展览服务；馆内两名工作人员还开设了以武汉大学校史为主题的公共选修课，面向全校师生员工开展校史校风校情教育。
问题：目前，包括中国在内的世界各国高校都在大力创建校史博物馆或校史馆，而作为百年名校的武汉大学档案馆仍然缺乏一个能够常年展示我校悠久历史的场所。
（四）信息服务功能。信息服务是档案馆工作的根本目的，我馆积极为全校各部门、各院系的行政管理、教学评估以及科研工作提供档案信息服务，为本校学生出国留学、考研、就职提供成绩单及高考录取名册，为国内外高校、企业进行毕业学生的学籍学历认证，据统计，2009年，我馆对外利用各类档案3738人（次），查阅档案8891卷（次）。
问题：信息服务对象局限于本校行政部门的工作人员、编纂本校史志的人员以及本校毕业生，校外利用者极少，信息服务手段单一，服务方式简单，主要是提供借阅服务或外借档案（大部分属于基建档案）服务，复印档案原件、制发原始档案的复制件、制作档案证明是提供利用的主要方式，缺乏咨询、导向性的档案信息服务方式。
（五）组织与协调功能。我馆是中国高等教育学会档案工作分会会员学校，并且承担了湖北省高校档案专业委员会秘书处的日常工作，我馆积极组织和参与学会优秀论文的评选活动，同时，编印学会《简报》（季刊），为广泛交流各会员单位工作信息和学校档案工作经验作了大量工作。
问题：由于受多种因素的制约，协会开展活动较少，即便开展活动，能够参加活动的人员也非常有限，学校档案工作人员与其他校档案馆同行们缺乏交流，与图书馆及其他文献机构间的交流与沟通更为缺乏。
三、武汉大学档案馆功能的拓展与深化
