刘春弟
高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。（教育部，国家档案局。高等学校档案管理办法。2008年8月20日发布，2008年9月1日实施）高校档案馆是永久保管学校档案的基地和专门机构。我国《档案法》第二章第七条明确规定：机关、团体、企业事业的档案机构和其他组织的档案机构或者档案工作人员负责保管本单位的档案；《高等学校档案管理办法》也规定高校档案由高校档案机构保管，从而从法律上赋予了高校档案馆档案保管的职能和责任。因此，档案保管是高校档案馆的一项基本职能和重要职责，是档案馆重要的基础业务工作，档案保管工作的好坏也是衡量档案工作质量的一个重要标志。
一、档案保管工作的内涵
关于档案保管工作的涵义，有些档案学教材中提出广义与狭义之说，认为广义上的保管就是指档案管理，档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。（档案工作基本术语（DA/T1—2000））狭义上的保管是指对已整理好并存入库房及其柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作，即库房管理。（全国高等教育自学考试指导委员会组编。档案管理学［M］。北京：中国人民大学出版社，1999：125）顾名思义，档案保管应该包含“保”和“管”两个方面，“保”在字典中有看守住，使不受损害或丧失的意思，常用词语有保存、保卫、保护等，即我们常说的库房管理。“管”即管理，指主持、负责某项工作。档案的保存、保护是档案保管工作的第一步和首要工作，在此基础上，档案保管还存在对所保存的档案实施一系列的管理活动，如档案的整理、统计、鉴定等。档案整理就是建立和理顺档案实体秩序的过程，这是库房管理的前提和基础；档案统计能有效地了解库房的馆藏，如档案的种类、数量、档案所属历史时间、起止年代、保管期限等信息，这是进行库房管理的必要手段和重要保障；档案鉴定则是定期剔除保管期满且无继续保存价值的档案的有效方法，从而节约档案馆有限的库房、设备和装具等资源，使具有永久保存价值的档案得到更好地保管。所以，档案保管并不是一项孤立的工作，而是一个系统，包括档案整理、鉴定、保护等一系列工作。（茜瑞·卡普兰，布瑟琳·班克斯著；钱建中译。美国档案保管人员的培训［J］。上海档案，1992（1）：49）由此看来，档案保管既不仅仅局限于单纯的库房管理，也非完全等同于档案管理。库房管理是指在库房中进行的一切保管工作。（全国高等教育自学考试指导委员会组编。档案管理学［M］。北京：中国人民大学出版社，1999：128）包括业务管理和技术管理，主要是通过各种档案装具和现代化设备的使用，保证档案在库房中的存放秩序和档案实体本身的完好，从而维护和延长档案的“自然寿命”。库房管理重在档案实体的保存和保护，可以说，档案库房管理是档案保管工作的主要体现形式，这也是人们将库房管理等同于档案保管的主要原因。而根据档案工作基本术语，档案管理活动包含三个部分：一是按照学校归档范围要求接收全校各单位的档案按时或及时入馆；二是对已接收入馆的档案采取的一系列管理活动，如整理，库房管理、统计、鉴定等；三是档案的对外服务利用。但档案的收集和利用明显不属于档案保管工作的范畴，因此把档案保管广义地理解为档案管理也是不确切的。准确地说，档案保管是指档案管理第二部分的内容，所以档案保管工作实际上是针对馆藏档案实体和档案存储介质开展的一系列管理活动。
二、武汉大学档案保管工作现状
（一）武汉大学档案保管模式
通俗地说，档案保管模式是针对档案实体或档案存储介质采取的保管方式。档案保管模式受档案管理体制的制约，并与档案管理体制相适应，同时又具有相对的独立性。《高等学校档案实体分类法》中规定“高等学校档案以高等学校全部档案为对象”，并且还特别指出“关于纳入管理的人事档案的分类编号按《关于印发〈干部档案管理工作条例〉的通知》办理”，这说明高校档案的概念中包括干部人事档案。而《高等学校档案管理办法》（第27号令）增设学生类档案，将学生人事档案纳入到高等学校档案的管理范围和归档范围。因此，高校档案是包括综合档案，干部人事档案和学生人事档案在内的“大档案”。（彭志斌。高等学校档案分级管理研究。档案与建设［M］，2009（11）：20）《高等学校档案管理办法》中规定“高校档案由高校档案机构保管”，而高校档案机构包括档案馆和综合档案室。纵观高校档案馆的档案保管工作，大多采取集中与分散相结合的保管模式，只是集中与分散相结合的方式不完全相同，形式也有所区别。
我校集中和分散相结合的档案保管模式具有以下3个特点：第一，学校档案馆对学校综合档案集中统一管理，并对财务档案之外的所有综合档案实现了集中统一保管。我校档案馆自2000年8月四校合并以后，原四校的档案实体已全部（财务档案除外）集中在一起保存；而合校后新武汉大学的综合档案（财务档案除外）也由全校各个单位定期移交到档案馆，从而全面实现了全校综合档案（财务档案除外）的集中统一保管；第二，学校干部人事档案和学生人事档案分别由学校人事部、招生就业工作处和研究生院负责集中统一管理，这些职能部门的档案室既不是档案馆的分支机构，在业务上也没有接受档案馆的指导；第三，学校财务档案在财务部设财务档案分室集中统一保管。财务档案分室是档案馆的分支机构，但档案馆基本不对其进行业务指导，财务档案的管理依据国家《会计档案管理办法》和《武汉大学会计档案管理办法》进行。
我校的这种档案保管模式与我校的档案管理体制相适应，《武汉大学档案管理办法（试行）》中规定本校档案必须由档案馆实行集中统一管理，但实际上我校档案工作目前只是实现了对综合档案部分的集中统一管理，这还不是完全意义上的集中统一管理。
另外，我校有一些院系所也根据自身的条件和需求设立了院系档案室（或资料室）以保存本单位在日常的管理、教学和科研等活动中形成、但不属于学校档案馆规定的移交范围的档案，我们称之为自存档案，截止2008年底，校内各单位自存档案有10万多卷。对于这些院系所的自存档案，档案馆也没有将其纳入到档案馆的管理体制和保管体系。院系所自存档案是学校档案资源体系的一个重要组成部分，将其排除在学校管理体制和保管体系之外，不利于维护学校档案的完整与安全。
（二）武汉大学档案保管工作成就
档案馆作为集中统一保管全校综合档案（财务档案除外）的专门机构，承担着繁重的保管任务。前文曾提到，档案保管工作的实质就是对馆藏档案的管理，包括库房管理、档案整理、统计、鉴定。所以档案保管工作实际上包含了档案馆的所有基础业务工作。合校后重组的档案馆对档案实行集中统一保管，经过近10年的努力，档案馆在档案保管工作方面做了大量的工作，使档案保管工作发展到今天的科学、规范、有序的局面。
1.制定了《武汉大学档案管理办法》、《武汉大学档案实体分类实施办法》、《武汉大学文件材料归档范围和档案保管期限表》、《武汉大学档案馆档案安全保密制度》、《武汉大学档案馆库房管理制度》、《武汉大学档案馆档案鉴定销毁制度》等一系列相对完备的档案管理制度，并设立了档案管理室，专门负责档案的接收、保管和利用，档案库房实行专人负责制度，从而从制度上和人员上为档案保管工作的顺利开展提供了强有力的保障。
2.积极改善档案保管条件，基本实现了档案管理现代化。特别是从2004年以后，争取到学校领导和财力的大力支持，加快了档案保管条件的改善和建设进程，迄今为止，所有库房已经配备了密集架、除湿机、温湿度计，安装了空调、防火烟雾报警系统和防盗监控系统，为电子磁盘、电子光盘档案购置了防磁柜，为破损档案配备了缩微设备、数字化扫描仪等进行复制备份保存，为电子数据的保存准备了专用的服务器机房和专用移动硬盘，彻底改善了档案保管条件，档案保管工作步入现代化的轨道。
3.档案整理、统计和鉴定等各个环节的工作都有了较大较快的进展。合校后，档案馆重新进行了全宗划分，并根据《武汉大学档案实体分类实施办法》重新设置档号，使档案的整理工作有了良好的开端，10年来档案馆不仅完成了每年新进馆档案的整理任务，还抽时间、甚至利用节假日对原四校的档案和积存的文件材料进行了全面彻底的清理和整理；档案统计工作繁琐细致，耗时费力，却又意义重大。合校以来，档案馆进行了两次大规模的档案统计工作，对每个全宗和每个库房进行逐卷逐件的核对和统计。另外，馆里对新进档案的登记、年终统计也非常重视，对每个库房的进出情况以及进出档案的种类和数量也随时登记和记载；档案鉴定工作也取得了突破性的进展，2009年我馆开展并完成了原武汉大学1949—1984年的所有上级来文的鉴定销毁造册工作，共计1849卷，35384件；同年财务档案分室也对合校前原武汉大学、水利电力大学、湖北医科大学三个校区1990年以前的到期会计档案（主要是会计凭证）开始进行鉴定销毁造册工作，并完成销毁鉴定造册7996册（盒）。
通过这些措施的实施以及坚持不懈的执行，档案保管工作逐步走上了科学、规范、有序的轨道，并为我馆顺利通过各种考核和评审作出了突出贡献。档案馆于2000年被评为“湖北企业、科技事业档案工作百强单位”，2001年和2005年被湖北省档案局评为“全省档案系统先进集体”，2001年、2002年分别通过国家档案局、湖北省档案局和湖北省教育厅联合组织的档案管理国家二级、国家一级评审，2008年被评为AAA级档案工作规范管理单位。这些成绩的取得，档案保管工作功不可没，而这一系列的成绩又为今后档案工作的进一步发展奠定了良好的基础。
（三）武汉大学档案保管工作存在的问题
1.档案馆的现有地位使学校档案的完整与安全缺乏根本保障。我国档案法第二章第六条规定“国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划、组织协调、统一制度，监督和指导；县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”。这一规定说明主管所辖区域内档案工作的档案部门必须是行政管理部门或至少具备行政管理部门的职能。第七条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。这一条主要说明了机关、团体和企事业单位档案机构的具体职责。依据档案法的规定，高校档案馆作为全面主管学校档案事业和档案工作的档案机构，应该是学校的档案行政管理部门，负责对学校的档案工作统筹规划、组织协调和指导监督，同时保管本校的档案。而2008年教育部第27号令则将国家教育委员会第6号令中规定的高校档案馆的行政管理职能抹去，使高校档案馆仅仅成为学校的一个档案保管和提供服务利用的业务部门。
