6．内部通讯
内部通讯是一种重要的信息传递方式，尽管它的利用率远远没有达到应有的程度，但是，它却是发布所有那些简短、但却必不可少的消息的最佳途径，例如让人们知道重新装修前台的计划，或者是表彰优秀雇员的计划。它还是大肆宣扬好消息的极佳方式。
书面沟通具有有形展示、长期保存以及可作为法律防护的依据等优点。一般情况下，发送者与接受者双方都拥有沟通记录，沟通的信息可以长期保存下来。如果沟通中的任意一方对信息的内容有疑问，事后的查询是完全可能的。对于复杂或长期的沟通来说，这一点尤为重要。例如，一个新产品的市场推广计划，可能需要几个月的大量工作，以书面的方式记录下来，可以使计划的构思者在整个计划的实施过程中有个依据。此外，书面沟通是把沟通的内容写出来，这就会促使人们对自己要表达的东西更加认真地思考。因此，书面沟通还具有周密、逻辑性强、条理清楚等优点。书面语言在正式发表之前能够反复修改，使作者所要表达的信息内容被充分地表达出来，减少了情绪、他人观点等因素对信息传达的影响。书面沟通的内容易于复制、传播，这对于大规模传递来说，是一个十分重要的条件。
在企事业单位，副职与上下级进行书面沟通时，还需要注意以下技巧：
1．明确书面沟通的目的
所谓书面沟通的目的，是指沟通者期望通过书面沟通实现的目标。书面沟通的目的不同，所采用的写作方法、写作风格和写作格式也就不同。比如通知和邀请函，二者的沟通目的，一个是通知，一个是邀请，写作格式和风格差异很大。从语气上讲，后者比前者就要委婉客气得多。常见的沟通目的有提问、分析、解释、指示、说明、说服、批评等。
2．分析读者需求信息
如今，信息泛滥，如果管理者不太清楚读者的信息需求，就有可）能把自己所知道的、与之相关的信息都罗列在文件里。这样既无法突出我们的真实目的，也增加了读者的阅读难度，甚至让他们生厌。因此，书面沟通时要明确读者需求，把读者最想知道，最能达到沟通目的的材料保留并凸显出来，然后把不相关的内容统统去掉。
3．注意书写语气
在书面沟通中，对方不能借助于肢体语言和声音的语气语调来判断我们的信息强度以及想法，因此在理解上可能出现偏差：简短的句子会因缺乏客套而被认为无礼，无心的玩笑会让对方认为粗俗，简洁的信息可能因简单而被忽略。所以，在书写时一定要斟酌一下你的文字是否准备无误地表达了你的意思，对方收到后会作何反应。另外，可以用“我”、“你”、“我们”等人称代词帮助读者把你的文章连接起来，使文章更直接、清晰、有说服力。
4．使用主动语态
为了增强文章的说服力，要使用主动语态的动词，而避免用被动语态，这就如同演员与剧本的关系一样，主动语态的句子总是将“演员”推向前台，让你掌握更多的主动权。
5．突出你的重要信息
有两种方法可以突出你的重要信息：第一种方法是使用短词、短句以及短的段落，一般而言，较短的段落是突出你的主要观点的位置；第二种方法是把重要的信息放在该段的重要位置，而且通常是要放在段落的开始句上，而不要跟在诸如“当、在……之后、而、因为、不论怎样、因此、如果”这类词后面。另外，我们也可以对重点句和重点段进行着重性标注，如加下划线，加粗、变色等。
25．不能接受批评
情景故事：
姜士杰很高兴，终于进了他仰慕已久的一家著名的外资公司，当上了部门副经理。可进去不到一个月就被老总当众骂了一顿，过了一个星期，又被老总劈头盖脑地吼了一通。几个月下来，他已记不清被老总教训了多少次。姜士杰发现，老总不只教训自己一个人，还有不少同事也经常被他骂，中午大家一起吃饭时，都一起发泄对这个老总的不满，不时还听到有些同事有离去之意。但姜士杰从来没有发现老总骂自己所在部门的副经理老杨，而且见到老总跟他说话时态度总是很好。不过听其他同事说，老总以前也骂他，在一次他们发生冲突后，就再也没有骂过他了。
姜士杰很喜欢现在的工作内容，有更大的客户，所做的工作更专业，有机会发挥自己的专长，但实在不知道怎么面对这个老总。头几次被老总骂，不出声，由他骂；后来发现挨骂越来越多，觉得是不是不应该这样做“沉默的羔羊”，表明自己的清白和看法说不定会更好，所以有时反驳几句。但这种挨骂的状况始终没能改变。刚好半年，姜士杰就辞了职。
辞职不久，姜士杰听说老杨升职做总监了。一年后，那个老总升任南中国区的总经理，老杨也被提升为公司的副总。
问题分析：
同一个公司，同一个老总，为什么结局截然不同的呢？与上司和谐相处的能力是其中一个关键的因素。
遭到上司的批评、甚至是不公正的批评，是我们每一个人无可避免地会遇到的一个问题，如何应对上司的批评、特别是不公正的批评，则是对我们的职场情商的一个很大的考验。
副职讲堂：
谁都不敢保证在职业生涯中不会挨上司的批评。很多副职领导在受到一把手批评时，往往是把一把手的话当成了“耳旁风”，对批评置若罔闻，我行我素，甚至当面顶撞。这样的态度最让领导恼火。
受到上司批评时，反复纠缠、争辩，希望弄个一清二楚，这是很没有必要的。确有冤情，确有误解怎么办？可找一两次机会表白一下，点到为止。即使上司没有为你“平反昭雪”，也完全用不着纠缠不休。如果你不服气，发牢骚，那么，你这种做法产生的负效应，足以使你和上司的感情拉大距离，关系恶化。当上司认为你“批评不起”、“批评不得”时，也就产生了相伴随的印象——认为你“用不起”、“提拔不得”。
当然，公开场合受到不公正的批评、错误的指责，会给自己造成被动。但你可以一方面私下里耐心做些解释，另一方面，也用行动证明自己。当面顶撞是最不明智的做法。既然是公开场合，你下不了台，反过来也会使上司下不了台。
受批评，甚至受训斥，与受到某种正式的处分、惩罚毕竟是很不同的。即使是受到错误的批评，使你在情感上、自尊心上、在周围人们心中受到一定影响，但你处理得好，不仅会得到补偿，甚至会收到更有利的效果。相反，过于追求弄清是非曲直，反而会使人们感到你心胸狭窄，经不起任何误解。
上司批评或训斥下属，有时是发现了问题，促进纠正；有时是出于一种调整关系的需要，告诉受批评者不要太自以为是，或把事情看得太简单；有时是为了显示自己的威信和尊严，与下属保持或拉开一定的距离；有时“杀一儆百”、“杀鸡吓猴”，不该受批评的人受批评，其实还有一层“代人受过”的意思……搞清楚了上司是为什么批评，你便能把握情况，从容应付。
当你挨了上司的批评时，应该认识到，无论多么优秀、杰出的人，总免不了会受上司的批评。第一次受批评的感觉肯定不好受，可是无论如何你都必须通过这一关。因为这也是一种沟通方式，更是一个机会，必须抓住这个机会给他留下好印象。
作为领导，由于处于特殊的地位，因此具有许多特殊的本能，如“教训本能”。所谓“教训本能”，就是爱教训人。从教训人这种本能上来体现出自己是上司。虽然这种“教训本能”是不令人喜欢的，然而，它却是在一定范围内存在的，只能正确对待之。应因势利导，化消极因素为积极因素，化对己不利为对己有利。
因此，只要不是有意侮辱，我们均可采取心中坦然、态度冷静的办法，千万不要当做一件了不起的大事，白天苦思冥想，晚上辗转反侧，搞得心情不快，精神恍惚，那就错了。上司教训下级是领导的“职责”，一般领导是不会计较的，过些日子他或许早已忘了，或你改正了，他也不当回事了。另外，有的领导认为你年纪没有他大，职位没有他高，批评如同规劝，是对你的爱护和关心。正是那种不批评你，而把你“晾”起来的局面才是可怕的。
这个时候你不妨换成这个角度来想，认为他是在培养自己、教育自己，在给自己面子。而且也要认为在众人当中，只有自己才值得特别地被上司批评，在所有职员里是最有前途的，更可以认为“他对我充满期待”而感到骄傲。因为，在任何单位，最没有前途的人，就是被上司忽视的人。你被上司批评，正是他重视你，最起码也是没有忽视你的一个很好证明。
松下幸之助年轻时在第一线工作时常严责员工，而且当时是血气方刚的时候，他不是把犯错误的下属叫来私下里悄悄劝告，用那种不痛不痒的教训法；而是当着大家的面，拍桌子大骂。后来公司的规模扩大，公司数增加之后，松下无法注意到每一位下属了。这么一来，就只能责备责任较重的人了。所以，不知什么时候开始，公司里竟产生了“挨过老板骂，就算成人了”这种话来。因此被松下责骂的人高兴，周围的人也认为“太好了，你也终于挨骂了，可成人了”而一起高兴，互相勉励。
接受批评实际上也是副职领导与正职领导之间的一种沟通。当他开始批评你的时候，也就代表他已经开始将你视作真正的工作伙伴。此外，上司批评的内容之中也多半透露着他的本意和大量的实务知识，应心平气和地细倾听，别漏掉这些有用的情报。
因此，不要讨厌或害怕挨批评。实际上，长年累月地领别人的薪水做事，不可能连一次批评也没有挨过。你应该好好利用这些机会，把接受批评当成一种重要的沟通方式，并能采用诚恳的态度给上司留下良好的印象。
做上司的，总希望得到部下的信赖和敬爱；身为部下的应该懂得这一点。让上司觉得他是被信赖和敬爱着，最直接地表现是部下很愿意听他“教训”。一个不愿接受责骂的下属，通常不是极优秀的人才，就是不被重视的人。“责骂”事实上也含有忠告、指示和鼓励的意味。因此，当上司发火并责骂副手时，副手要做出这样的行动，心存感谢，低首倾听。同时眼睛不可随意飘动，姿势要始终保持如一。这一招百试不爽，这样即使真有过错，上司也会原谅你。
如果上司的责骂中有所教训时，要把被指责事项逐一复诵，并尽可能地陈述善后对策或改善方法，诚恳地请求上司给予指导。并在弥补错误后对上司的训示加以感谢颂扬一番。相信你的上司一定会飘飘然。下属能接受教训、理解自己的“苦心”，且积极地谋求改善，还对教训心存感谢，这是再高兴不过的事了。在这一瞬间，上司深切地感受到了自己的价值，并且得到指导别人的成就感和满足感。
如果做副手的人在面对上司的教训时，表现一副很不耐烦的态度或有一句没一句地辩驳，不仅无法理会上司的真心真意，还会招惹上司的嫌恶，一点好处也没有，更有甚者，会当着其他下级的面，自恃有理与上司大声争论，面红耳赤，结果可想而知，上司即使能容得下你，也会怀恨在心，最终受害的一定是你。
其实，一切关键是个心态问题。面对上司的斥责时，自己的心情应当保持冷静，既然上司已经斥责了，还是干干脆脆地道歉吧！这才是下属应持的可爱态度。别人指责你的缺点和错误时能够自我反省的人，才能提升自己的人格，同时也是个有内涵的人。
26．直接顶撞领导
情景故事：
某公司销售副经理业务能力不错，但他是个牛脾气，常常得理不饶人，由于他深得上司赏识，大家对他也是忍气吞声。但万万想不到，他竟然敢吃了豹子胆，在公司众多员工面前顶撞起上司来。
原来，他联系到一笔业务单子，对方来电话时，他在外地出差。回来后公司文秘忘记告诉他这件事，直到他打电话过去才知道别人已经等他不及，另外找了供货方，还说早就让文秘转告你马上联系。由于公司业务人员的主要收入是销售提成，所以文秘的疏忽被他看成是在拿他的钱！在公司例会上，他将这个问题提出来，向女秘书发难。那个女秘书是上司眼前的红人，哪里吃他这一套，和他争论起来。上司制止了好几次，他居然越来火越大，骂起人来，终于上司震怒了，当场要他另谋高就。
问题分析：
商场如战场，军令如山倒。上司就是指挥官，他的威严不言而喻，特别是那些私营企业，上司直接就是你的饭碗，顶撞他的下场只会自己倒霉。客观地说，上司的权威也不是他自封的，而是在大风大浪里自然形成的。公司尤其是那些新公司也需要上司的权威，他是凝聚力、效率的保证。
作为一名员工，你要弄明白，一点业绩和上司的威信孰轻孰重，千万不要公然顶撞他，否则吃亏只有你自己。
副职讲堂：
不管是当任何人的下属，如果挨骂，或受到警告、指责缺点时，大家心里都会不痛快。
所以，如果有人当面斥责你，你就会生气，认为“不必你说我也知道，”并且怒气冲天，脸红脖子粗，这也难免。如果这时你不去压抑怒火，而冲动行事，事后你一定会后悔。所以，当你想要发怒时，最好在心中默念：“等一等！”，这句“等一等”，就是要你忍耐的意思。有人建议，这时最好把火柴棒放在手上和裤袋中，一支一支地把它折断，就可以抑制怒火。这是一种气氛转换法。当你将挨骂时，或正在挨骂时，不妨使用这类方法，可以平息怒气。
较为积极的人，可能被骂之后就没事了。但是消极的人，一旦因被斥责而感到屈辱，不但不会发脾气，反而会产生“唉，我真不行”的想法而灰心。
无论是强者或是弱者，自己的心情不能被别人的斥责所扰乱，而应当保持弹性，经常保持冷静，挨骂时只要低头认错就好。
上司被下属反驳是件难堪的事。然而下属被上司斥责则是理所当然的事。既然上司已经斥责了，还是干干脆脆地道歉吧！这才是下属应有的可爱态度。别人指责你的缺点和错误时能够自我反省的人，才能提升自己的人格，同时也是个有内涵的人。所以，挨骂反而能促使你进步。
人非圣贤，孰能无过。同样，上级领导者是人不是神，由于领导活动的复杂性，上级领导者也有说错话、办错事的时候。作为下级领导者，本着对事业认真负责的态度，对上级的缺点、错误提出批评并帮其改正也是应该的。但既要达到治病救人又不伤害上下级之间的感情，就需要讲求批评的技巧，即注意批评的时间、地点、方式、方法，否则，将会适得其反。
1．确定批评的时间
在工作中与上级发生冲突、产生分歧，可以进行辩论，但如果上级怕失面子、情绪比较激动、心情欠佳的时候，就需要自己委屈、忍耐一下，等到他情绪稳定、头脑冷静、心情舒畅时，在平和的气氛中阐述自己的意见，以取得沟通。
