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第10章 员工应具备的工作能力(4)

麦克斯·韦尔意识到,如果自己继续在政坛混下去,情况只会越来越糟糕,1979年,麦克斯·韦尔看准时机,毅然退出政坛,并果断地收购了英国印刷公司,配合当时雷厉风行的撒切尔夫人,以奸雄的本色与强悍的印刷工会对抗,在短短数年间转亏为盈。1984年,他又以一亿英镑的巨资收购了《镜报》集团。继而他横渡大西洋,到纽约抢夺《每日新闻报》,终于成立了麦克斯·韦尔通讯公司,实现了他多年的梦想。

事业有成者的特质之一,就是对自己十分有信心。

能够抓住最佳时机的人,下决心时十分果断,而且在执行过程中决不轻易更改决定,不管外界环境如何恶劣,他都能用勇气去坚守。这样的人不仅能够抢占先机,而且还能创造出越来越多的机会。

当一个机会出现时,或许你还没有做好准备,面对这种情况,会有两种不同的选择,有的人尽可能地补足准备不足的地方,但前提是尽可能快地占有时机;而另外一种人则认为时机在等着自己。然而,正如台湾著名作家林清玄先生所说一样:有的事情,你错过了一回,就错过了一辈子。或许这样的时机在你的一生之中只有一次,而你错过了这一次,即便以后你作好了种种准备,也变得毫无价值。如果你总认为自己弱小、无能、会失败、低人一等,那么你就注定要成为一个平庸的人。

但是,换一种思维方式,觉得自己很重要、能力很强、属于第一流、工作必定成绩显著,如果你这样想,你将会获得成功。

得心应手处理好杂难文件

刚刚工作的人,终日埋在文件堆里,却发觉根本没有完成任何大文件。

那么请坐下来检讨一下,并不是你的工作能力有问题只因为能力根本没有发挥。有可能是你的组织能力欠佳,所以被琐事围困,那么请你参考以下方法:

买一本小型的记事簿,最好小到可以放到口袋里去,在开会、午饭甚至坐车时,只要想起一些工作上的细节、意念或行动,都要立即记下来,每天晚上睡觉前,重新温习一下,按事情的重要性编排成第二天的工作顺序表。第二天,你就可以按本子办事了。

其次,使你烦扰的比如日常的报告、备忘、信件和刊物等,它们一般会堆积在你的周围,使你感到烦闷,何不尝试以下的办法:

每一张经过你办公桌的纸张,只能有四种命运——丢掉它、送给另一位同事、存入档案或立即行动。

那么你的办公桌才得以好好的清理,你才能专心做应该做的工作。将计划变成事实是有法可依的。首先你要清楚你要得到怎样的成果,并反问:这目标是否切合实际?对公司有没有好处?

对你的前途有没有影响?答案不是负面的,就是说你选对了。接着找到适合人选,或许你有许多同事,可是每个人都有其长处,且一个任务并不需要所有人都去做,择人而委任才是有效的方法。

目标鲜明,又有恰当人选,下一步就是清楚地让执行者知道你的要求,让他正确地朝目标迈进,并让他多提出建议,尤其是工作时遇到困难时,好灵活地有所改动,迎合需要。

制订行动进度表,能使你有系统地了解整个计划,那是累积经验的好办法,请别忘了考虑一下其他的成果,做到一举数得,才是真正好的计划。

根据进度表,虽然小节不需你操心,但了解全盘情况则是你的责任。还有,请考虑各个方面的反映,对执行者的表现表示一下欣赏。一件任务的成功,是不可能只归功于你一个人的!

要防止文件堆积,你需要在收到文件的当时,马上决定其“去向”,当所有文件“归其所属”,办起事才会容易,并且不会遗漏了。

比如,把文件分成两类:

第一类是可以立即抛掉的。若你是那种稳健人物,未行动前,可以问问自己:“扔掉这份文件,最坏的结果是什么?其他部门有副本吗?若再有需要,可以找回这个信息吗?”

有了答案,你就清楚怎样去做了。而某些与你没有直接关系的文件,赶快把它转交有关部门或同事。

第二类是要立即处理的文件,将它们全部放到“待处理”的文件架,不要扔在办公桌上,不然容易出错。同时无论多忙,应花时间去“招呼”它。有些文件要保留,以便将来翻查它,若你暂时没有时间,也要把它放人注明“资料的文件架上。平时要联系的人,如老板、秘书、客户等,先设计一系列的文件夹,将与他们有关的文件放入,准备随时取用。

有的白领人士优柔寡断,也不知怎么去克服它。下面是一些解决办法:

如:这项计划是否值得投资?

第一,写下所有好的与坏的可能性。可以加点想像力逻辑学,甚至不合逻辑的,以防挂一漏万。将每一个可能性详细分析,要是想来想去它只具有一个好处,那它就不值得你再伤脑筋了。

第二,计算每一个可能性。翻一下过去类似的经验,你有什么新看法或新念头?写下到底你希望借此计划得到些什么好处,再研究一下每个计划能够达到你需要的何种程度?经过以上的区别,就能选出最有价值的可能性了。

这时可以让选择变成决定,将其他可能性忘掉,将你的精力放到这个决定上。

有时,一个可能性计划能否实现,与你对它的信心程度有很大关系,以及你如何去实践。如果你不立即行动,什么计划也只是空中楼阁。

在你放假的日子里,工作应该如何分配?那些重要工作能否交给他人去做?

请先将工作分门别类。将那些文件批改、存入档案等琐事,交给同事去办吧,反正都是琐事,与权力无关,也对职位无直接影响。

但是,一些重要的事,如某项任务的计划书,下一年度的财政预算等,最好由自己去做;如果假期比较长,不能留待放完假后才做,可先将它交给得力助手做,但最后的决定仍由自己控制。

假期完了,当你发现交出去的工作全部做妥当,并且某同事似乎把工作当作分内事,没有交还给你的意图,又该如何是好?

若对方是你的直辖员工,爽快地问他,做过一次有没有困难,顺便告诉他,谢谢他的帮忙,下次由你自己做好了。若是他并非你的下属,可向他的主管要求收回任务,但要表现得自然客气。

不要让案前堆积信件、便笺。每天要清理一次,因为许多事情是需要立即进行的,不应搁置,一旦遗漏就会后悔莫及。当拆阅时,应立刻分类,可以丢弃的、应该人档案的或者编入办事日历……工作就会一天天顺畅地进行了。

努力地做好你该做的事

卡耐基在教学中发现了一个重要的问题:大多数学生对未能接受大学教育都深感遗憾。他们似乎认为,未读大学是他们事业前程的一大障碍。为解决学生们的这种忧虑,卡耐基讲过一个连小学都没读完的男人奋斗成功的故事。

他的家境赤贫,连父亲去世后买棺材的钱都是邻居亲友凑齐的。父亲亡故后,他母亲在制伞工厂上班,每天工作10小时,下班后,还带些按件计酬的工作回家做,一直忙到晚上11点。

在这种境遇中成长的他,少年时有一次参加附近教会举办的话剧演出,他觉得很有趣,从而决心要学好演讲,这次偶然的机会,成为他日后从政的契机,30岁时终于当选为纽约州议员,但当时他尚欠缺履行议员职责的准备。

由于他的文化水平很低,所以,工作中碰到很多困难。当他阅读必须付诸表决的冗长而复杂的议案资料时,他完全莫名其妙,有如面对一种难辨的古文字一般。再有,虽然他从未踏进森林一步,却被选为森林法立法委员,而从未跟银行打过交道的他又被选为银行法立法委员会的一员。

这不得不使他感到懊悔烦闷,真想辞职不干。但他终究未辞职,其原因乃是不愿让母亲知道他无法胜任议员职务这件事。面对此种困境,他没有退却,他认识到不必为自己菲薄的知识而难过,只要发奋图强就可以弥补一切。他下定决心,每天学习16个小时,对一切问题都感兴趣并加以钻研。不懈地努力终究使他从地方政界要人变成全国性的政治家。

《纽约时报》曾盛赞他是纽约最受欢迎的公民。这个不凡的人就是亚当·史密斯。

从这件事中,我们能学到什么呢?亚当·史密斯不为自己的无知而伤悲不止,而是努力自学,忘掉自己未上过小学的耻辱。自学10年后,史密斯已是纽约州政治事务的最高权威,获得了无数的荣誉:连选为四届纽约州长,六所大学——包括哈佛大学和哥伦比亚大学,都曾给这个小学都未毕业的男人赠与名誉学位。

卡耐基告诫学生们:“每一个人都不必为自己没受大学教育,或者有过某些过错与损失而悲伤不止;相反,你们应该更加努力地去接受现实生活中的每一件事。事情已经发生了,无论你怎样悔恨和叹息都是没有用的。你惟一可做的是轻松愉快地接受它,更加努力地做好你该做的事。”

不可轻视的“第二职业”

下班后重返课堂,业余时间出入“充电”场所,这是许多城市青年的“第二职业”。

据北京团市委有关部门的一项调查显示,约有六成以上的年轻人在业余时间选择了“再学习”。对一个人来说,从终身的角度出发,“充电”也是一项不断完善自身、逐渐适应社会的个人工程。那么,对一个刚刚踏上工作岗位的年轻人来说,业余时间“充电”该如何筹划呢?

一般说来,学校毕业后踏上工作岗位,这是事业的起步,同时也是“充电”的开端。业余时间“充电”越早越好。这就是说,在落实了工作岗位后,不要以为就万事大吉,而应当把提高自己的文化素质和专业技能的档次放在议事日程上。你现在的综合素质也许能适应目前工作的要求,但必须有超前意识和为将来更大发展作准备的“储备”观念;目标明了,你的“充电”才有后劲。

在自己原有的基础上提高一步,与社会对岗位的要求相吻合,这是业余“充电”要把握的一个原则。具体说来,有了高中文凭,你得去读大专或大学文凭,有了大学文凭,你得去读研究生课程,研究生毕业的,你得有再读博士的打算。同样,对从事技术工作或技术操作的人来说,也有一个不断提高技术档次的问题。当然,有时候会处于两者都需要的境地,得并肩前行。

另外,要处理好适应目前工作的“充电”与为未来发展奠基的“充电”之间的关系。自然,在选择“充电”项目时,先应当着手于适应眼前的工作,着眼于未来的发展,能将两者融合起来、互为阶梯,那就再好不过了。如一位某公司总经理的秘书,将来想从事营销和广告策划工作,那么她业余“充电”,先选择了“文秘”专业,然后进行了“公关”和“营销”方面的培训,就选择得比较合理,有利于层层推进,不断接近既定目标。

目前社会上提供“充电”的学校和培训部门多如牛毛,有教育部门办的业余大学,有社会力量办的艺术、技艺学校,也有个人出资办的培训机构,还有自学考试辅导班等等,而且内容应有尽有课程都面向市场。这种多元的进修机构,为“充电”带来了方便,选择性也大为加强。

但对个人而言,还得根据自己实际情况进行选择,如果单位允许,集中一段时间学习当然是一件美事。但大多数情况下,利用晚上和双休日参加“充电”是目前许多业余进修学校提供的主要方式。如果时间不允许,那么选择自学考试方式,也不失为一种化零为整的办法。这种方式学习时间自由,灵活方便,学得扎实,但相对来说学习难度增大,需要付出更多的心血。短期培训班,相比更有弹性。

业余“充电”的时间、地点会有局限性,但由于社会教育提供面的扩大,或许这并不难解决。

在目前自我“充电”强调通用性和工具性,也是很自然和适时的。电脑和外语,被人称为跨入新世纪的“通行证”,这两种“工具性”学科在当今和未来社会中的地位是很重要的。计算机风靡社会的速度之快,介入人们工作、生活的范围之广,出乎人的意料,尤其是上网“冲浪”和信息“下载”让人感到世界在变大也在变小,因此,学会基本的计算机操作方法,这是现代年轻人生存所必须的。另外,与国际交流的频率与密度的增大,学一点外语也是年轻人应当走的一道“坎”,因此,年轻人把眼光放远,应当把计算机操作在手里,把外语练在口中,成为“世界公民”。

任何一项“充电”总有局限性,光依赖培训机构,或仅仅从培训机构获得新知,是远远不够的。因为培训教育,内容往往会滞后而已授课范围有限。所以,在参加集体式的“充电”之余,挤出时间为自己开“小灶”,即在接受社会培训的同时,注重自我更新和自我学习是十分必要的。有一位白领男士说得好:课堂“充电”是“高压电”,能更集中;而在家学习,犹如是“变电站”,输“电”及时。从长远看,学习社会,更需要个人理性地长久地不间断地学习,这个学习知识的“小灶”即使到了多媒体传授的“电脑煲”盛行阶段,也是不能丢弃的。

“充电”是一种长远的人生准备,是精力、时间、金钱的投资性付出,是一种提高型的输入。对年轻人来说,“充电”与赚钱从长远看并不矛盾,但在具体进行中也许会有冲突。遇到这种矛盾,要看具体情况,既不必采取放弃赚大钱的机会而上学去“充电”,也不能为了蝇头小利而迟迟不落实“充电”的计划。因为,一旦“充电”成功,毕竟像储蓄一样,有了“准备金”后的发展将会制造更大的赢机。

“充电”,最好既同社会需求相适应,同时也与自己兴趣相一致。这样所获得的“充电”效率和生活乐趣会更多。

“充电”,不仅要考虑现在的生存质量,也要考虑未来的发展前景。所以,“充电”是有点儿超前、有点儿积蓄、有点儿拼搏的自我完善行为,它的回报会在未来兑现。

§§§第四篇 自我约束

——社交能力

一个企业不能缺少足够的与外界的交流。一个企业就是一个系统,一个生命体,它必须进行与外界的物质或精神交换,进行新陈代谢。这种交流既包括正式的工作上的交往,如接待上级视察、到下级单位参观、与同级单位联合举办活动等,也包括因服务于工作而产生的对外交往需求,如承办职工福利、解决职工的生活困难、购地买房等。这表明,与外界交往是一个单位健康发展不可或缺的重要因素。

同事之间纷争多

与同事相处,应该真诚,当他工作上有困难时,你应该尽心尽力予以帮助,而不是冷眼旁观,甚至落井下石;当他征求你的意见时,你不要给他发出毫无意义的称赞;当他在无意中冒犯了你,又没有跟你说声对不起时,你要以无所谓的心情,真心真意原谅他,如果今后他还有求于你时,你依然要毫不犹豫地帮助他。

有人会问:“为什么我要待他这么好?”答案是:因为你是他的同事。你每天白天一大半的时间都是跟他们在一起,你能否从工作中获得快乐与满足,与你朝朝暮暮相处的同事有很大关系。当你在办公室里,没有人理你,没有人愿意主动跟你讲话,也没有人向你倾吐谈心时,你还会觉得你的工作有意思吗?

一般来说同事之间有一点竞争、有一点摩擦是很正常的现象。但是我们要懂得如何把这种摩擦降到最低限度,应该学会怎样把这种竞争导向对自己有利的方向。

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