所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会人等)。
印、信管理制度
企业印、信管理制度
全厂的公章、介绍信制发、公章档案的建立分别由××、××负责。
厂党委和党办公章介绍信由××负责管理，厂行政和厂办公章、厂长名章、介绍信由××负责管理，印信管理人员应对印、信使用的正确性负责。
凡以厂党委或厂行政名义上报的各类文件、资料需要盖章，必须由厂长、党委书记或厂领导在发放单上签字或当面指示，机要秘书方能同意使用公章，并应留下底稿和两份印好的以备存档和借阅。
发给各部门的印章及业务专用章，由各单位负责人和专职业务管理，应分别对所管印章使用的严肃性、正确性负责。
公章的销毁，必须经××××批准，有两人以上监销并做好登记。
各部门出差人员需开具介绍信，必须按出差管理的有关规定分别由部门负责人或主管领导签字，印信管理人员在盖章前，必须认真审核用信用章手续是否完备。若手续不全，用印、用信领导批准不符或与政策相违背，印信管理人员有权拒绝办理。
严禁开具空白介绍信，用便函开出的证明必须一式两份经备存查。
印信应严加保管，如有失职、差错、丢失或违章乱用，一经发现，需追查有关人员的责任并按章惩处。
报刊、邮件、函电收发制度
企业报刊、邮件、函电收发制度
全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发。
外发函、电要求：
1各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室，分别填写挂号、平信、电报外发登记表。
2每天下午××点以前，厂收发室应将当月外发函、电清点、累计送交邮局寄发。
外来邮件管理：
1外来邮件一律经厂收发室签收分发。
2凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。
3一般公启函、电和厂内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。
4私人不明平信一律放到信架(信袋)内，由个人自取。
5不论公私邮件收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原因。
6凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件，超期罚款，收发室概不负责。
报刊订购与收发：
1报刊订购
(1)订购时间:上半年
下半年
(2)订购手续:不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价，确认无误后，当面缴款开票，公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续，归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，尚须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。
2报刊收发
(1)收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。
(2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误，收发员清点分发报刊时间为××小时，任何人不得进入收发室。
(3)每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。
(4)各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电、领取时，要对照分发清单点检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记，当面未提出，则视为分发无差错。
收发员应坚守工作岗位，节假日、星期日应有人值班，休星期日应采取换休形式。
收发室内外应经常保持整齐清洁。
收发室由××部门负责管理，其工作质量由××部门进行检查、考核、并承担责任。打字、油印工作制度
企业打字、油印工作制度
凡以厂部或党委名义上报下发的文件、报表工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定，以及厂领导批准翻印的文件、材料均属打印范围。
由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全厂性的月(季)生产、工作计划和一个时期全厂性的工作安排以及重要专题会议的纪要等，也应安排打印。
不需上报的各部门的工作计划，临时性工作安排，非全厂性活动讲课提纲，非上报的一般表格、一般技术资料和便函都不属打印的范围。
凡需打印的文件、资料定将其底稿首页附上“发文单”经主管部门负责人审查同意并经××审核修改、统一编号，有关部门会签，分管厂领导签发，方能交付打印。
打字员接稿后，应认真检查文件签发手续是否完备，书写是否工整，是否符合文件归档要求等，对发文手续不全，书不符合要求的文件，打字员有权拒绝打印。
打字室要建立打字登记簿，对各类文件材料按规定内容和要求统一登记，并根据厂安排的轻重缓急次序，进行打字，打字时要做到快速、准确、排版合理美观、用力均匀。
打字员要严格遵守保密制度，不得将打字的内容向外泄露，与工作无关人员不得进入打字室、油印室。
打字员要爱护打字、油印设备和物品，按规定做好维护保养和物品领用登记费用统计工作。
文稿打完后，打字员要把原稿和打字清样交给两办秘书或拟稿人校对，校对者校完后在原稿上签字，以示负责。
凡是以党委、厂部名义上报下发的文件材料(见第一条范围)分别由两办或拟稿人负责校对，由厂办打字室负责油印、装订，达到字迹清晰、版面清洁、装订整齐，由两办机要员上报下发，以部门名义下发的生产工作计划安排，专题会议纪要，由归口部门负责校对，油印、发送。
两办秘书对文件的差错情况，要进行登记考核。
油印文件要严格按照审批份数印刷，油印者不得私自增加份数或私自留存，油印底板和废页、余页应及时销毁。
总机管理制度
企业总机管理制度
总机房是全厂通讯联络的机要重地，无关人员未经批准不得进入机房。
话务员在值班时，应坚守岗位，做到:
1接、转迅速、准确;
2值机用话简炼、清晰，回话礼貌、耐心;
3认真做好原始记录和数据统计工作;
4精心操作，爱护制备，每天上班前、下班后做好机房、机台清洁工作;
5作好交接班和长话记录；
6严格遵守保密守则，不窃听电话，不泄漏机密。
凡因公需要挂长途电话的部门和个人，必须先到××履行登记手续，填写登记卡，经批准后，总机房才能办理，未经批准，话务员不得擅自挂长途电话。
原则上不挂接私人和外单位人员长途电话，特殊情况，需到××履行登记批准手续，并到财务部门办理交押金手续后，总机室才予挂接，通话结束后凭总机回单到财务部门结清费用。
机房内不准抽烟、喧闹和闲谈，不准将易燃易爆物品带入机房，不准干与工作无关的其他事情。
话务员应经常检查机台完好状态，发现故障无法排除应及时报告电话维修员和领导。
话务员应定期进行用户访问，不断改进服务质量。
电话维修人员须按规定定期对机房各种设备进行维护保养，并做好记录，保证线路畅通。
××应经常对总机的通讯情况和邮电局转来的各类长途电话情况进行检查。
电话机线管理制度
企业电话机线管理制度
我厂通讯设备及线路的维护保养工作应严格遵循邮电部电信总局关于市内电话用户交换管理的有关规定。
机线维护人员应熟悉并掌握本厂使用机线设备的性能、结构原理及其测试、调整、维修技能。要严格按照邮电部电信总局关于《市话用户交换机技术维护标准和周期》的规定，切实做好机线的经常性维护保养工作。
机线维护人员应与话务人员密切合作，共同努力，使通讯设备、仪器、工具经常保持整齐清洁，完整无损，性能良好，运行正常。
××应负责组织领导适时编制年度、月度通讯设备线路的维护修理计划，报有关主管部门归口平衡，并组织督促机线维护人员按时完成维修计划。
机线维护人员应认真作好日常维护保养工作的原始记录积累，保管好通讯设备及维修情况的技术资料。
主要原始记录应包括:
1工作日记;
2各种障碍记录;
3维修作业计划(年度、月度);
4机历卡、用户卡片;
5蓄电池充放电记录;
6其他有关原始记录。
主要技术资料应包括:
1有关设备维护说明书;
2机房电力布线系统图;
3电缆、杆线、分机设备布置图;
4维修情况记录。
各单位话机安装、拆迁，应书面向××提出申请，经××批准后，由机线维护人员负责装、拆、迁，并开具内部协作加工单，按实核算材料、工时费用，交财务转财。
机线维护人员应随时将自己的去向(工作地点)用电话告知总机房，以便在通讯设备发生故障，可随时召唤，尽快处理。
电话使用规定
电话为办公配备、使用。因私事打市内电话不得妨碍联系公务。
禁止员工为私事挂发长途电话。违者除补交长途电话费外，给予罚款处理。确有急事者，应先请示部门领导同意，并按邮电部门规定交长途电话费。
联系业务时应尽量减少挂发长途电话，降低费用。计算机管理制度
总则
随着科学技术的发展，对企业经营管理工作的要求也越来越高，计算机对企业进行管理，是提高工作效率和管理水平、实现企业管理现代化的途径，在企业生产经营中推广应用计算机管理，对增加工厂经济效益将起积极的促进作用。
计算机的管理和使用归口管理单位:
1微型以上档次的计算机管理单位为企业管理科。
2过程控制的计算机(主要指单板机)管理单位为总师办。
（以下内容不包括实时控制用单板机）
管理员职责:
1负责计算机运用的长远计划。
2根据资金的安排，负责机器及外设、备件的计划、采购。
3负责软件的开发规划制定，组织开发成果鉴定。
4与教育部门合作，组织计算机技术培训。
5对分散使用的计算机进行不定期的检查。
硬件使用:
1各单位使用计算机，需提出上机申请，经批准后按规定机型、外设使用。
2上机申请分为:单次上机、每月定时上机、每日定时上机三类。
3软件开发，上机时间较多的单位，可以申请配置机器。
软件管理:
1各单位需开发的应用软件，应向企管科提出申请。
2应用软件的开发分为自力开发、协作开发、委托开发三类。
3企管科负责与外单位在有偿或对等的基础上进行软件交流。
软件开发任务书的编制与审批
编制依据
1厂部对软件开发的总体及项目的要求;
2各单位要求开发的项目;
3设备及软件开发人员的能力。
任务书内容:
1软件名称;
2软件应能达到的技术性能;
3软件的操作环境;
4更高层次软件对开发软件的要求;
5工作进度计划;
6设计组织机构、人员安排、协作单位情况;
7经费预算。
任务书的审批:
设计任务书编制完成后，由企管科组织有关科室进行审议认定可行后由企管科科长批准。
软件鉴定
鉴定资料:
软件鉴定前，必须向鉴定小组提供下述资料（其中3-7项资料各二份）。
1设计任务书;
2软件实现的功能;
3使用机型，对外存外设的要求，软件支撑环境;
4软件设计的流程图;
5源程序清单;
6数据库结构;
7标准化室审议报告;
8用户意见书。
鉴定小组的组成与鉴定程序:
1鉴定小组成员由厂长、企管科、计划科、财务科、总师办、标准化室等单位负责人组成;厂长任组长;
2鉴定的议程:
(1)软件设计者对软件的介绍;
(2)宣读标准化审查报告;
(3)用户代表发言;
(4)操作示范;
(5)讨论鉴定结果及提出进一步修改的建议;
(6)通过鉴定报告，鉴定小组成员并签字。
鉴定后的工作:
1整理资料、存档;
2将鉴定会的意见反馈到各有关部门。
软件的维护与完善：
1软件开发人员对开发的软件要经常维护和不断完善，并对软件操作者和后续开发人员进行业务指导;
2完善的软件年底应向计算机管理人员提供修改的程序清单。
操作证管理
操作证由企业管理科统一归口管理，每年审核一次。
办理操作证由本人申请，单位领导同意，通过应知应会考试，成绩合格者才能发给操作证。
申请操作证的人员应掌握一种或一种以上的计算机语言，了解计算机结构和操作规程。
操作人员能按操作证规定的机型、外设操作。
